台北喜来登酒店财务部

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1、葉予舜 彙編 1 財務部門工作說明目錄財務部門工作說明目錄 一. 財務部組織結構圖 P.2 二. 工作說明 1.財務長 . P.3 2.財務經理 . P.4 3.會計主任 . P.5 4.收入會計組長 . P.6 5.支出會計組長 . P.7 6.支出會計 . P.8 7.總出納 . P.9 8.餐廳出納 . P.10 9.出納組主任 . P.12 10.薪資管理員 . P.14 11.發款員 . P.15 12.傳票之種類及說明 . P.16 13.會計組業務檢查表 . P.17 14.信用主任 . P.18 15.徵信組工作報告 . P.20 16.保管組織功能運作 . P.23 17.堪

2、用物品處理準則 . P.26 18.成本控制組長 . P.27 19.食物成本控制員 . P.35 20.飲料成本控制員 . P.37 21.驗收管理辦法 . P.38 22.品儲員 . P.42 23.夜間稽核員 . P.46 24.櫃檯出納 . P.50 25.電腦中心簡介 . P.52 葉予舜 彙編 2 財務部組織圖財務部組織圖 財務長 秘書 財務部電腦中心稽核中心 商店街 服務中心 經理 主任 組長 辦事員 禮品店 售貨員 副理 主任 經理 副理 襄理 襄理 分析員 驗收組 主任 保管組 主任 成本控制 主任 徵信組 主任 出納組 主任 會計組 主任 應付帳款副主任副主任驗收員副主任

3、食品倉庫 應收帳款 食品控制員 徵信組 總出納 飲料控制員 資產控制員 飲料倉庫 一般倉庫 營業器皿 倉庫 工程倉庫 收款中心 餐廳出納組 收入稽核組 夜間稽核組 發票組 薪資組 葉予舜 彙編 3 工 作 說 明 A-1 (一) 日期: 職務：財務長 部門: 財務 工作概要： 1. 財務長是本酒店總經理的財務顧問，必須全盤瞭解本酒店的全部工作和財務。 2. 他必須擔任各部門主管的協調人，協調會計作業程序與作業程序間的關係。 3. 他必須能綜合管理並且將所有的細部會計工作，分配給他的部屬，並且負責管理會計部的人員。 4. 他必須與本酒店的行政部門合作，根據本酒店提供的資料，準備年度預算 。(盈餘

4、報告現金流動， 特別修繕及保養費用，資本收回及其他奉總經理交辦的各項之工作計劃可行性研究）。 5. 他必須檢討每日報表，向本酒店提出實收和估收間的差額。 6. 他必須負責在限期前提出所有的會計或財務報告。 7. 他必須審核每月的財務報表，如發生任何不尋常的差額或交易，應立刻通知本酒店並採取補救措施。 8. 他必須注意所有的定期支出( 各種服務協定，設備費，營業費等 )都是及時支付，並給與本酒店充分 的時間瞭解是否有充夠的資金來支付這些費用。 9. 他必須經常比較實際支出和預算是否吻含，如果單項支出發生差額時，應立即向本酒店報告，採取 補救措施。 10. 他負責向各政府機關提出各種賦稅報告。 職

5、 責： 1. 以會計部首席代表的身份，代表會計部參加總經理及各部門主管的工作會報。 2. 審核並研判會計制度及程序。 3. 負責聘用或解聘會計部人員，以及定期考核會計部職員。 4. 負責監督及管理採購部。 5. 瞭解客房部及餐飲部有關職員規劃及薪俸成本等工作，與本酒店各部門主管一起編製年度預算，必 要時修改預算。 6. 負責提出正確的每月及年度財務報告，以及奉總經理指示在限期前提出其他的會計資料。 7. 決定工作的先後秩序，在預算支出內報銷實際支出。 8. 檢討財務報告，比較實際支出與預算支出如發現任何不尋常的差額應立刻向本酒店報告，採取補救 措施。 9. 監督向各政府機關提出各種稅務報告，並

6、且繳納稅金，監督提出折舊及耗損時間表。 10. 與總經理共同批准旅館內使用之各項會計表格。 11. 根據中華民國政府頒佈的有關稅務法令，監督收藏及銷毀會計紀錄。 12. 依據總經理的指示，執行其他財務及會計工作。 葉予舜 彙編 4 工 作 說 明 A-2 (二) 職務：財務經理 日期: 向財務長負責 部門: 財務 工作概要： 財務經理必須熟悉手冊中的所有會計及作業程序。他必須熟悉所有的會計職務，必要時指揮，建議及協助會計 與財務部的工作人員，他必須詳細瞭解帳務報表，及如何提出收費，現金收入，退費，支出會計, 轉帳傳票等 表格, 他將使用這些轉帳傳票，準備一般資料，向本酒店提供每月的財務報告。

7、他必須熟悉所有的每日報表程序，他必須監督所屬向各政府機關提出稅務報告。 工作及責任 1. 財務長休假或者請假時，擔任會計及財務代表參加總經理及各部門主管的工作會報。 2. 從工作中瞭解會計手冊中所列的會計及財務人員職務。 3. 瞭解前廳及餐飲部門工作程序。 4. 瞭解職員計劃及提出工作時間表。 5. 協助並訓練會計及財務部人員。 6. 向財務長提出會計及財務部門工作人員的困難 ，並且向各部門主管提出有關各部門報給會計及財務部門資 料上發生的問題。 7. 向財務長提出建議，如建議調整會計部門工作人員的工作量，或建議使用新表格及工作程序。 8. 審核餐飲收入稽核表及夜間稽核表是否遵照作業程序填寫，

8、是否正確及管制效果及追蹤辦理。 9. 提出付款會計，薪俸，收費及現金收入，退費傳票的工作流程，並且留存轉帳傳票準時提出本酒店每月份 的財務報表。 10. 整理及監督每月月底的存貨進貨情形，如物料管理員，飲料管理員沒有遵守物料管制規定，立即向會計部 門主管報告。 11. 監督及審核每日銀行結餘報告。 12. 協助會計主管部門提出年度預算的資料。 13. 每月為會計主管準備各種資料的分析，向本酒店各經理每月提列報告。 14. 為會計部門主管提出特別報告。 15. 與本酒店及外聘的稽核人員合作，減少稽核費，並執行各項建議。 16. 監督每兩個月銀行發生的錯帳。 17. 和銀行討論帳務情形。 18.

9、監督提出折舊時間表。 19. 監督所屬向各政府機關提出營業及賦稅報告。 20. 注意本酒店向外租用或出租，房舍，器材，設備時，必須辦理保險以消除本酒店對租用財物應負擔之民事 葉予舜 彙編 5 賠償責任。 21. 參加每月財務報表的準備工作。 22. 安排下述各單位的工作流程並監督： A.應付帳款 B.應收帳款 C.薪俸組 D.總出納 23. 監督及協助財務長提出： A. 各轉帳傳票的總分類帳 B. 固定資產表 C. 其他明細分類帳 24. 執行會計部門主管要求的其他工作。 葉予舜 彙編 6 工工 作作 說說 明明 A-3 （三） 日期 : 職務：會計主任 部門 : 財務 基本功能： 1. 運用

10、會計原理建立總會計制度。 2. 建立帳號及記錄，監督部屬的各種簿記工作，如出帳，支出，稅金，薪資及建立存貨和採購方面的會計管 制辦法。 職務關係： 1. 向本酒店財務長副財務長負責。 2. 監督收入會計，總出納，發款員及出納等人的工作。 工作及責任： 1. 運用會計原理建立資產，負債及營業記錄等系統。 2. 準備及向政府機關提出其他定期和特別報告，並且申報退稅。 3. 準備每月的財務報告。 4. 向本酒店提出各項報告，作為決策的參考。 5. 審核契約，訂單及轉帳傳票，並且提出報告，在出帳前檢核每一筆交易。 6. 協調並改進會計人員的工作，以建立統一的作業程序。 7. 訓練，監督，考核會計人員，

11、定期提出工作時間表供會計人員遵行。 8. 建立會計作業程序手冊。 9. 建立會計職掌手冊。 10. 調查客人帳單或信用卡上發生錯帳的情形，並且提出書面更正。 11. 執行本酒店要求的其他工作。 葉予舜 彙編 7 工 作 說 明 A-4 （四） 日期： 工作職務：收入會計組長 部門：財務 向會計主任負責 工作概要： 收入會計組長負責應收帳款的協調與管制，必須熟悉前廳作業程序，及本酒店客人及市區營業應收分類帳的作 業程序，必須每日結算收入帳款，負責適當時機正確提出所有客人的帳單，負責提出應收帳款的 預收分析。 工作及責任： 1. 熟悉本酒店前廳出納程序及夜間稽核程序。 2. 瞭解本酒店客人及市區應

12、收帳款分類帳作業程序。 3. 取得前應提供的資料，並且使用本市營業總分類帳管制表，將各項資料加以分配捆紮。 4. 使用計算機計算每一捆的金額，如金額總數和總進帳吻合，將全部資料送交操作員登錄 5. 檢查會計計算機上每一捆的金額總數是否與市區分類帳管制卡各捆管制表上的數字相吻合。 6. 監督提出應收支付帳的預收表。 7. 結帳時監督客人帳單的郵寄。 8. 依據本酒店作業程序，計算並提出旅行社的紅利。 9. 建立所有偶發及定期付款的支付記錄表。 10. 具備使用電子計算機（COMPUTER）的知識。 11. 必要時協助其他有關的會計工作。 葉予舜 彙編 8 工 作 說 明 A-5 （五） 日期：

13、職務：支出會計組長 部門：財務 向會計主任負責 工作概要： 支出會計組長需全盤瞭解會計表，並且將所有的發票編列正確號碼，如果他對帳號的分配發生疑問，應該向會 計主任請示，如何正確的分配帳號。 支付帳號 : 會計組長必須審核發票，使用計算機加出來的數字是否吻合，每月份獲得帳號後，應儘速提出所有應付款支票 的傳票，有發票文件，呈請本酒店財務長代總經理核發，發後立即開支票，支票每次連正本共準備三份，支票 正本送賣方付款，副本第二聯送賣方依據數字號碼歸檔，副本第三聯按照號碼先後順序捆好，每週至少送交電 子計算機員整理一次，每月由銀行將傳票及其他有關文件，依據號碼歸檔。 餐飲號碼： 審核餐飲賣方發票時，

14、使用“ 每日採購及發出記錄表，核對每日發票的正確性，收到每日採購及發出記錄 表 後根據每日分類將賣方發票依據賣方的公司名稱筆劃順序及日期排列歸檔，將整個月的採購發票歸檔以後， 可以隨時依據筆劃從檔案中取出賣方發票。將賣方發票依照日期先後排列，然後計算賣方發票的總金額，核對 與賣方報告是否相符合，與每月最後一日不符合的發票可以加上或減去，經批准後將賣方發票註記適當的帳號， 並且對每一名賣方做好一張支票傳票，正確寫明支票上面的金額。 工作及責任： 1. 處理賣方發票，準備付款。 2. 檢核支出會計準備的所有支票，後呈請會計部門主管及總經理簽字。 3. 與總出納經常一起檢查銀行結餘，並且將結果通知會

15、計部門主管,以免開發出去的支票金額超過每日銀行中 的結餘。 4. 將資金及賣方發票蓋印後分發給採購部，及各部門主管批准，再列入會計帳內，收到後處理發票準備付款。 5. 檢查每日食品發票，累積到月底計算，收到食品供應表後，計算發票並且比較總金額, 如果相符, 處理各表 準備付款。 6. 將每日採購及發出記錄建檔。 葉予舜 彙編 9 7. 審核前廳對長途電話及電報的管制，是否與每月的發票相符。 8. 訓練新的支出會計員。 9. 協助對發生問題的帳目去函索取各種資料，與記帳經理協調辦理這項業務。 10. 經 過批准後，給與客人或員工津貼及折扣。 11. 協助信用部經理並與其合作收帳。 12. 瞭解如何操作電子計算機（COMPUTER）。 13. 協助處理其他相關的會計工作。 葉予舜 彙編 10 工 作 說 明 A-6 （六） 日期： 職務: 支出會計 部門：財務 向支出會計組長負責 工作概要： 支出會計必須瞭解會計表並能簡易打字以便開發支票，他必須非常瞭解支