高效会议管理综述

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1、高 效 会 议 管 理 20120831 张晓彤 讲师简介：张晓彤 （跟本课程相关的三个思考） n教育背景： 英语 心理学 n工作背景： 2年中学班主任 10年外企 1年民企 n现在： 培训师 咨询顾问 “客串”心理咨询师 琢磨新话题： 1，80后90后员工的“ 管”和“理” 2，心理解压中的“压” 和“力” 管理在“心” 救火与火源 精细化管理 个性化管理 引子：关于 会议管理的 小科普 自我检查及 行动计划 会议前 会议面面观-会议种类，成本等 会议效率不高的原因及解决方案 开会前的准备 会议中 会议管理“硬”技巧 1.如何做开场白 2. 如何分配发言时间 3. 如何掌握议事进度 4. 如

2、何处理会议中的“问题”员工 5. 如何处理与会者间的冲突 6. 如何避免团体会议中的误区 7. 如何达成决议决策方式 8. 如何圆满结束会议 会议管理“软”技巧-同理心，倾听 会议后 会后跟进 会议评估 管理者的10个角色 人际关系类角色 傀儡 领导者 联络员 信息类角色 监听员 传播者 发言人 决策类角色 创业者 对付麻烦者 资源分配者 谈判者 正式的权力和地位 引子：关于 会议管理的 小科普 时间管理项目管理压力管理 引子：关于 会议管理的 小科普 紧 急不紧急 重 要不重要 重 要 紧 急 重 要 不紧急 不重要 不紧急 不重要 紧 急 轻 重 缓 急 矩 阵 I I MM P P OO

3、 R R T T A A NN C C E E URGENCYURGENCY A A B1B1 B2B2 C C 时间管理在 会议管理中 的应用 举 例 说 明 紧 急不紧急 重 要不重要 干扰、电话 某些信件、报告 某些会议 迫在眉睫的事 符合别人期望的事 做计划，长远规划 人际关系的建立 准备工作 预防措施 提升自己的能力 抓住新机会 忙碌琐碎的事 广告函件，邮件 某些电话 闲聊天 找东西 等人 紧急状况 迫切的问题 限期完成的工作 计划好的会议 A A B1B1 C C B2B2 每一个象限的结果？ 紧 急不紧急 重 要不重要 短期行为重点 可能出现危机 看不到长远目标 觉得是牺牲者，失

4、控 人际关系淡漠或崩溃 远景，长远规划 生活工作平衡 自律 控制性强 很少出现危机 完全无责任心 失去工作 事事依赖别人 事事需要指示 压力 自我爆炸 危机 救火 A A B1B1 B2B2 C C l时间性压力源 n工作过多 n缺乏控制 l遭遇性压力源 n角色冲突 n问题冲突 n行为冲突 l情境性压力源 n令人不适的工作 环境 n快速的变革 l预期性压力源 n令人不快 的预期 n担忧 压力管理在 会议管理中 的应用 应对压力的3种基本技巧 n变革策略（enactive strategy） -消除或减弱压力源 n主动策略（proactive strategy） -增强个人自身的弹力 n被动策略

5、（reactive strategy） -学习暂时性的应对方法 会议前 会议面面观-会议种类，成本等 会议效率不高的原因及解决方案 开会前的准备 n会议的意义 n会议的目的 n会议的种类 n会议成本计算 会议面面观 引子：关于 会议管理的 小科普 会议的意义 n会议的能力是现代人必备的团队工作能力. 一夫当关的英雄时代已过去,我们必须与他 人愉快的合作才能顺利成事.会议正是团队 合作最常用的沟通协调方式 n是一个集思广益的渠道 n电子方式无法完全替代 会议的目的- 为什么而开会？ l开展有效沟通 l咨询传达 l监督员工工作进展 ，协调工作矛盾 l达成决议与解决工 作问题 l决策与资源共享 l开

6、发创意 l激励团队士气 l巩固主管地位 l？-激励某员工？ n按开会目的分 n固定的团队会议 n临时处理突发事 件的会议 n宣布人事安排, 讲解政策的会议 n当众表扬或批评 别人的会议 n集思广益的会议 n按人数分 n团体会议 n1对1会议 n按开会方式分 n面对面会议 n电话会议 n视频会议 会议的种类 什么样的会议最难开？ 你 的 时 间 值 多 少 ？ n时间成本：参加会议的人数X（与会者的准备时间+与会者的 旅行时间）+会议秘书工作时间+会议服务人员工作时间 n如果时间成本不太直观，则转换成金钱成本：开会的时间 成本X与会人员平均每小时的薪水 n直接的会议费用=会议设施租用费+会议场地

7、费+旅费+食宿 费+文件准备费 n效率损失：开会时，主管人员必须离开自己的工作岗位，这 可能造成公司整体管理效率的损失 n因不及时接听重要客户的电话而损失一大笔生意 n不能及时处理客户的投诉而得罪一批客户 n不能及时解决自己管辖范围内的突发事件而停工停产 会 议 成 本 计 算 L我们公司的主管都不知道何时是开会的最好时机。 L许多重要的会都安排在周五下午开，或硬要安排在事务特多 的周一开。 L许多主管对何时开会几乎都不征询员工的意见。这使得我们 疲于奔命，甚至得延后或放弃参加其他会议。 L有些“必须到会”的员工，因为已经跟重要客户或政府官员 约好见面，根本不能出席，这使得讨论很难进行。 L而

8、到场的人往往有不是跟议题最有直接关系的人，所以准备 也不充分或者根本来不及准备。 L因此会议就常在毫无章法的状况下进行，甚至毫无意义地延 长时间，即使有决议，质量也很低。 现在这家公司是我任职过的第四家公司，我的工资一家一家 增加，职位一点一点上升，可是开会的情况却是家家相同， 没有因换公司而有所改善。所以我敢说， 大多数的公司会议都是有问题的，甚至是错误的大多数的公司会议都是有问题的，甚至是错误的。 会议效率不高的原因及解决方案 茫 盲 忙 会议百态 n开会比较烦，比较烦： n列出8-10点你认为会议效 率不高的原因 n挑出这些原因的轻重缓急 ，选出前3个你认为最重 要的原因 会议效率不高的

9、原因 离题？ 一言堂？ 主持人 不会主持？ 时间拖太久？ 会议没目标？ 闲聊的太多？ 过多或者杂乱 的开会资料？ 外部干扰太多？ n不茫然事先建立会议规范 n时间，地点，开会对象，主持人技能， 参会者技能，准备工作，开会的原因， 目的，结果 n不盲目会议中讲究科学方法 n主持人的科学方法 n与会者的科学方法 n不瞎忙会后核查并进行预防性管理 找出会议效率不高前三个原因 逐个改善 n高效会议的八大特征 n只在必要时才召集的 n好好筹划过的 n拟订和分发了议程表的 n遵守时间的 n一切按部就班的 n请了最有经验的和有才能的人出席的 n作出评论和归纳的 n记录所有决定，建议和负责人的 建立会议规范

10、开始 v欢迎 v会议目的 v议程 v具体时间 安排 v规章制度 议程1 v分享话题及目标 v交换信息 v产生主意 /做决定 v确认行动 v总结 2 3 结束会议 v总结 v安排下次会议 跟踪 v备忘录 v跟踪计划 固定的会议流程规范 会议准备 一共多少正方形 4个障碍影响了结果 n时间紧 n任务重 n没准备 n有压力 开会前的准备工作 n高效率的会议在你宣布开始开会之前 就开始了！ Failure to prepare, is the preparation for Failure！ 准备工作失败了， 就是准备着失败！ nWhy:会议的目的 nWhat:讨论的话题 nWho: 参加者 n确认与

11、否/事先准备 nWhen: 日期及开始/ 结束时间 nWhere: 地点及设备 nHow:Ground Rules 规章制度：手机，准时等 n其它：交通，住宿等 开会前的准备工作-1H5W 开会前的准备工作 1 决定开会是否是一个最理想的办法 2 决定你希望从会议中得到的成果 3 制定数量化的目标 4 选择参加会议的人 5 制定议程及选择日期时间和地点 6 要求参加者准备的资料 7 自己要准备什么资料 8 决定策略 9 预计由谁去跟进 10委任秘书 开会前的准备工作 n高效率的会议在你宣布开始开会之前 就开始了！ Failure to prepare, is the preparation f

12、or Failure！ 准备工作失败了， 就是准备着失败！ 李嘉诚：当你提出困难时，你也 应该提出解决的方法 n李嘉诚开会很快，要求45分钟结束，这是 因为他要求大家必须先做功课。 n李嘉诚说：“我不喜欢人说些无聊的话。开 会之前，我会预先几天通知各人准备有关 资料。到开会时，他们已预备了所有的问 题，而我自己也准备妥当了。” n因为有了准备，才不会在开会时只说问题 有这么棘手，而不去找应付之道。 需要开会吗? n不需要,如果: n已经按惯例每周聚会一次 n没什么特别的事情要讨论 n还有比开会更好的方法 n会议成本太大 n你是唯一做决策的人并且 知道该怎么做的人(开会让 他人参与只能把问题搞乱

13、) n一定要开会,如果: n必须把信息同时传 达给很多人 n要让别人参与决策 以集思广益 n听取部门汇报工作 n有些事情需要当众 表扬或批评 n你给小组委派任务 作为主持人，开会前需要思考 会议中 会议管理“硬”技巧 1.如何做开场白 2. 如何分配发言时间 3. 如何掌握议事进度 4. 如何处理会议中的“问题”员工 5. 如何处理与会者间的冲突 6. 如何避免团体会议中的误区 7. 如何达成决议决策方式 8. 如何圆满结束会议 会议管理“软”技巧-同理心；倾听 1.如何做开场白 2.如何分配发言时间 3.如何掌握议事进度 n如何处理会议中的“问题”员工 1.如何处理与会者间的冲突 2.如何避

14、免团体会议中的误区 n如何达成决议决策方式 1.如何圆满结束会议 会议管理“硬”技巧 n定义：3-5分钟的谈话，系统，简洁 及有明确宗旨 n内容：开会目的，时间安排，议事方 式，纪律规则等 n程序：概观会议进行程序；提供跟讨 论有关的资训；规范议程；指定会议 记录者；征求对议程设计的意见 如何做开场白 介绍中说些什麽？ START开始:问好 SELF关于自己:自我介绍 SUBJECT主题: “各位能从今天的会上听到什麽？” OBJECTIVE目标:今天的会议目标是- STRUCTURE结构:我们将按照如下的结构进行- 开场给与会者一个听你说话的理由 Whats In It For Them?

15、n100分钟的会议 n谁往往是发言最多的人 n对议题较熟；地位高，声音大；负担较多的 行政责任 n100分钟应该怎样分配？ n80%真正开会；15%同时沉默；5%抢着发言； n如果100分钟分给10个人，每人只讲10分钟；如 果主持人滔滔不绝，其他人无机会 n尽量保证发言均等 如何分配发言时间 20/80！ n语言 n你讲得非常好，那你对XX问题怎么看？ n你讲得非常好，旁边这位怎么看？ n请用5分钟时间说一下（一般会用几分钟？ ） n非语言 n手势 n姿势 n眼神 n面部表情 如何掌握议事进度 推诿责任！ u极好争辩 u跑题 u顽固份子 u过分健谈 u询问你的观点 u沉默不语 u发牢骚 u完

16、全错误 u表达不清 u私下谈话 u漫无边际 我愿意聊天 我比你懂! 如何处理会议中“问题”员工 冲突的二维模型 决断不决断 不合作 合作 *竞争(暴力) *回避 *妥协 *协作 *迁就(适应) 决断-满足自己的要求 合作-满足对方的要求 如何处理与会者间的冲突 处理冲突的大忌 n建议举行一个你可 能不是主持人的求 借方法会议 n引导双方攻击你 n缩小问题的严重性 n换话题（如要求帮 助解决你自己的问 题） n当双方争执时，表 达不愉快的情绪 n听完陈述后就没词了 n向双方之一表示赞同 n阻止对方宣泄，建议 双方冷静下来后再谈 n认为双方都有错误， 指出两者各自存在的 问题 如何避免团体会议讨论中的误区 n集一思考（团体思维） n是指在团体内部，人们在决策及思考问题时由于过分 追求团体的一致，从而导致团体对问题的解决方案不 能