人力资源部是服务部门

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1、第 10 章人力资源部是服务部门 215 第 10 章人力资源部是服务部门 转眼间，李璐到 HG 公司已经一年多了。在这一年多的时间里，通过自己的不懈努力， 李璐学习了很多的人力资源管理知识， 并将这些知识应用到日常工作中。 特别是通过 Excel 这个给力工具的辅助，李璐总是能保质保量地完成领导交办的各项任务，得到领导和同事 的肯定。 在公司的一次人事调整中， 经部门主管张新的推荐， 李璐成为了人力资源部的副主管， 协助张新管理人力资源部的工作。李璐深知人力资源部是一个服务部门，既要为公司的人 力资源需求服务，也要为全公司所有工作的人员做好服务。如对员工的入职、转正、合同 签订、福利等做好服

2、务，让员工能感觉到公司对其的关怀。 10.1混乱的员工信息表 虽然是个副职，大小也算是个领导。领导与普通职员在工作中考虑的问题就是不同， 原来做普通职员时，李璐只要把自己负责的工作做好，再完成领导临时安排的一些任务之 后，就不用再想什么。可是现在不同了，不但要指导部门同事完成具体的工作，还需要站 得更高，去发现工作中的问题，并想办法进行改进。 李璐在查看已有的员工信息表时就发现了很多问题，如图 10-1 所示。 图 10- 1员工信息表 在图 10-1 所示的员工信息表中，李璐发现几个方面的问题： 菜鸟的 Excel 智慧职场路 216 部门名称混乱：如本来是一个部门的，却用多种表示方式输入，

3、如“人资部”和“人 力资源部” ， “第一店”和“第 1 店” 。这些名称虽然我们可以辨识并知道其含义，但 是 Excel 会将这些看成是不同的内容，在今后汇总查询时将得不到正确的结果。 职务名称混乱：和部门名称类似， “员工”和“职员”混用。 身份证号码错误：身份证号码只能是 15 位或 18 位，可表格中有的身份证号码明显位 数不足。 年龄错误：员工的年龄没有设置为自动更新，有的还显示为去年的年龄。这种滞后的 数据将为统计造成差错。 发现问题，就应马上解决问题。李璐找来负责员工信息管理的何声志，将发现的问题 给他讲了，让他尽快纠正这些问题。 10.2限制输入数据 第二天，何声志将修改后的员

4、工信息表发给李璐，并走过来说： “我改了近一天时间， 在修改的过程中发现有时由于输入失误，还是会造成错误的数据，有没有办法限制输入， 让错误的内容输不进去。 ” 李璐： “当然有，要使控制表格中输入的数据，有事前控制和事后检查两种方式。事 前控制可以使用 Excel 的数据有效性功能，当输入的数据不符合要求时，给出提示。 ” 10.2.1设置数据有效性条件 何声志： “数据有效性功能我知道一些。 ”说着，他开始对部门名称进行操作。 （1）单击选择 C2 单元格，在功能区“数据”选项卡的“数据工具”组中单击“数据 有效性”按钮，打开“数据有效性”对话框，如图 10-2 所示。 图 10- 2数据

5、有效性 （2）在“允许”中选择“序列” ，在“来源”中输入公司目前的部门名称“总经办, 第 10 章人力资源部是服务部门 217 人资部,财务部,开发部,市场部,第一店,第二店” ，并选择“忽略空值”和“提供下拉箭头” 两个复选框。 （3）单击“确定”按钮后，选中 C3 单元格后，其右侧就会出现下拉箭头，单击下拉 箭头就出现了如图 10-3 所示的列表。 图 10- 3下拉列表框 李璐： “对，这样就可以限制不合要求的数据输入了。 ” 何声志： “可是，这种方式在图 10-2 中输入部门名称，这部分内容太长了。 ” 李璐： “可以引用单元格区域， 即先在一片单元格区域中输入部门名称， 然后在图

6、 10-2 的来源部分引用这片单元格区域就可以了。 ” 10.2.2名称让 Excel 更智能 李璐话锋一转，接着说： “不过，将单格格区域定义为一个名称，然后在图 10-2 中直 接引用名称，更简单，更灵活。 ” 何声志： “名称？每个单元格都有一个名称啊，如 A1、B2 这些就是单元格的名称。 ” 李璐： “ 名称是 Excel 的一种特殊称呼，可对一片单元格区域定义一个名称，在需 要使用这片单元格区域的地方，直接使用这个名称就可以了。这和 A1、B2 有相似之处， 不过，Excel 中的名称具有更强大的功能，除了对单元格区域定义名称之外，也可以对公 式、一个数值、一串字符定义名称。 ”

7、1定义名称 何声志： “怎么定义名称？” 李璐： “可以使用很多方法定义名称，一般采用的操作步骤如下。 ” （1）在工作表中选择需要定义名称的一片单元格区域，如图 10-4 所示。 菜鸟的 Excel 智慧职场路 218 图 10- 4选择单元格区域 （2）在功能区“公式”选项卡的“定义的名称”组中，单击“定义名称”按钮，打 开“新建名称”对话框，在“名称”中输入“测试数据” ，在“引用位置”将自动显示上 一步选中的数据区域，如图 10-5 所示。 （3）单击“确定”按钮完成名称的创建。 （4）创建好名称之后，就可以在工作表中随时调用了，例如，在 D2 单元格中输入以 下公式： =SUM(测试

8、数据) 即可对 A2:B6 单元格中的数据进行求和。 图 10- 5新建名称图 10- 6使用名称 2用名称设置数据有效性 何声志： “哦，我知道了，用名称代替原来单元格区域的引用。在数据有效性的来 源处也可使用定义的名称。我来改一下员工信息表中 C2 单元格的数据有效性设置。 ” （1）在工作簿中新建一个名为“参数”的工作表，在 A 列输入部门名称，如图 10-7 所示。 （2）选中 A2:A8 单元格区域，在功能区“公式”选项卡的“定义的名称”组中，单 击“定义名称”按钮，打开“新建名称”对话框，在“名称”中输入“部门名称” ，在“引 用位置”将自动显示上一步选中的数据区域，如图 10-8

9、 所示。 第 10 章人力资源部是服务部门 219 图 10- 7部门名称图 10- 8新建名称 （3）单击“确定”按钮完成新建名称。 （4）切换到“员工信息”工作表，选中 C2 单元格。 （5）在功能区“数据”选项卡的“数据工具”组中，单击“数据有效性”按钮，打 开“数据有效性”对话框，将“来源”中原来输入的内容删除，重新输入“=部门名称”， 如图 10-9 所示。这样， “来源”框中的内容就简洁多了。 图 10- 9数据有效性 （6）单击“确定”按钮，返回工作表进行测试，可以看到，与原来未使用名称时的 效果相同。 李璐： “在员工信息表中如职务、学历这些都可以在参数表中输入，然后定 义为名

10、称，然后在员工信息表中通过数据有效性来引用这些数据，这样，就可大大减 少输入带来的错误了。 ” 10.2.3智能的名称定义 何声志： “在数据有效性功能中使用名称是比较方便。可是，我还有一个疑问，例如， 在部门名称这里，如果公司增加一个部门，我又得重新把部门名称这个名称重新定义 一下？” 李璐： “可以这样，只需要修改一下名称引用的单元格区域，表格中的其他地方都不 菜鸟的 Excel 智慧职场路 220 需要改，在下拉列表中就可以看到新增的部门名称了。这种方法对于变动不频繁的名称定 义可行，但是，在有些情况下，名称引用列的数据变动比较大，这时可采用另外一种方法， 定义动态变化的名称。 ” 何声

11、志： “名称的定义也可以动态变化？” 李璐： “对，前面提到过，不仅可以将单元格区域定义为名称，也可以将公式定义为 名称。因为公式的计算结果是变化的，所以名称的定义也就是可变的了。就以部门名称 为例来看看动态名称的优势。 ” （1）在功能区“公式”选项卡的“定义的名称”组中，单击“名称管理器”命令按 钮打开如图 10-10 所示的“名称管理器”对话框。可看到在名称列表中显示了前面定义的 “部门名称”这个名称的信息。 （2）单击选择“部门名称” ，再单击“编辑”按钮，打开如图 10-11 所示的“编辑名 称”对话框，可对名称进行修改。 图 10- 10名称管理器图 10- 11编辑名称 （3）在

12、“引用位置”中原来是引用一个单元格区域，将其修改为以下公式，则名称 就具有了动态数据功能： =OFFSET(参数!$A$2,COUNTA(参数!$A:$A)-1) 何声志： “我测试一下。 ” （1）何声志在“参数”工作表中添加了一个部门名称“第三店” ，如图 10-12 所示。 （2）切换到“员工信息”工作表，单击 C2 单元格右侧下拉箭头，在下拉列表中果然 可以看到新增的部门名称“第三店” ，如图 10-13 所示。 第 10 章人力资源部是服务部门 221 图 10- 12增加部门名称图 10- 13下拉列表中的新增内容 （3）将“参数”工作表中 A9 单元格的“第三店”删除， “员工信

13、息”工作表中的下 拉列表框中也没有了“第三店”这个部门了。 何声志： “嘿，真神了。但是，这个公式是什么含义？” 李璐： “在公式中用到了两个函数。下面分别介绍这两个函数的作用。 ” COUNTA 函数用来计算单元格区域中不为空的单元格的个数， 在公式中将计算 “参数” 工作表中 A 列不为空的单元格数量。 OFFSET 函数在公式中起主要作用。这个函数以指定的引用为参照系，通过给定偏移 量得到新的引用。返回的引用可以为一个单元格或单元格区域。并可以指定返回的行数或 列数。这个函数的参数比较多，使用方法如下： OFFSET(reference, rows, cols, height, widt

14、h) reference 作为偏移量参照系的引用区域。在以上公式中指定为“参数!$A$2” ，表示以 A2 单元格为参照系。 rows 和 cols 表示相对于参照系的行、列偏移量。在以上公式中未指明数据，表示偏移 量为 0，即行、列都没有偏移。 height 和 width 用来设置所要返回的引用区域的行数和列数。在以上公式中 height 设 置为 COUNTA(参数!$A:$A)-1， 即设置返回的引用区域的行数为 A 列非空单元减 1 （减 1 是因为从 A2 单元格开始返回数据） 。 了解 OFFSET 函数和 COUNTA 函数的作用后，就知道了在上面公式定义的返回的单 元格区域引

15、用是从 A2 单元格开始，行数为 A 列非空单元格数量减 1。 何声志： “知道了，当在 A 列中输入新的部门名称后，COUNTA 返回的数就会增加， 所以 OFFSET 函数返回的引用也会增多。 ” 李璐： “对，知道这个公式的含义之后，也就知道了这个公式也有缺陷，就是要求在 A 列输入部门名称时，各行之间不能留有空格，否则在下拉列表中显示的数据就会不全。 ” 何声志已经搞懂了动态名称的定义方法，根据员工信息表中需要用到的数据有效性设 置内容，在“参数”工作表中输入了“职务” 、 “学历” 、 “民族” 、 “婚姻状态”等数据，如 图 10-14 所示。 接着打开“名称管理器” ，将“参数”

16、工作表中新增的几列都定义为动态名称，得到 如图 10-15 所示的名称列表。 菜鸟的 Excel 智慧职场路 222 图 10- 14参数图 10- 15名称管理器 接着，何声志在“员工信息”工作表中为对应列设置了数据有效性功能。 10.2.4限制身份证号码的位数 何声志： “对于身份证的位数该怎么限制呢？” 李璐： “限制身份证的位数也是通过数据有效性条件来设置，在数据有效性设置中可 通过自定义方式使用公式来验证。 ” （1）单击选择 E2 单元格。 （2）在功能区“数据”选项卡的“数据工具”组中，单击“数据有效性”按钮，打 开“数据有效性”对话框，在“允许”下拉列表框中选择“自定义” ，下方将显示“公式” 输入框，输入以下公式： =OR(LEN($E2)=15,LEN($E2)=18) 如图 10-16 所示。 在上面的公式中用到了两个函数，这两个函数的作用是： LEN 返回文本字符串中的字符数。 OR 函数中可以有多个参数，任何一个参数逻辑值为 TRUE，即返回 TRUE；所有参数 的逻辑值为 FALSE，即返回 FA