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1、档案管理系统软件功能需求分析 档案管理系统软件功能需求分析目录2功能和性能要求.42.1档案数据采集与加工模块.42.1.1档案接收系统.42.1.2数据移植.52.1.3馆藏历史档案数字化.52.2档案数据存储及管理模块.52.2.1档案信息标准化管理.52.2.2档案分类.62.2.3档案数据著录.62.2.4档案信息鉴定.62.2.5.存储管理.62.2.6目录管理.62.2.7信息统计.62.2.8报表打印.62.2.9实物条码管理.62.3档案数据查询利用模块.62.3.1档案信息开发.72.3.2综合智能查询.72.3.3档案借阅管理.72.3.4支持网站信息发布.72.4系统维护
2、模块.82.4.1系统维护主要要求.82.4.2基础数据维护.82.4.3权限管理系统.82.4.4用户管理.82.4.4数据备份与恢复.92.4.5信息加密.92.4.6版权保护.92.4.7日志管理.92.4.8档案综合管理.92.5系统帮助模块.91主要功能描述档案管理系统应具备档案的综合管理功能。系统涉及的范围应涵盖档案管理活动中需要用计算机进行管理或处理的所有环节，包括对档案数字化工作中的扫描、数据转换、修版、文字识别(OCR)、正文录入、校对、著录、审核等处理环节的管理功能；文件或材料收集；档案整编（数据采集、类目设置、分类排序、数据校检、目录生成、数据统计、打印输出等基本功能，并
3、能实现根据主题词（或关键词）及分类号自动标引的功能）；检索查询；借阅管理；档案利用；档案编研；辅助实体管理(包括对档案征集、接收、移交以及档案鉴定、密级变更等进行相应的管理或处理)。主要功能一是通过与公文管理子系统的连接实现综合办公系统的收、发文在流转结束后进行预归档，通过系统提供的数据接口，将需要归档的信息传输至档案管理系统。二是通过对已有馆藏文书档案、科技档案、财务档案、声像档案、照片档案、人事档案和实物档案等的数字化，实现档案的全面自动化管理和提供不受用户站点限制的网络查询利用服务。根据当前IT技术在档案行业的应用潮流，参照国内数字化档案馆的应用需求，档案管理系统应包括以下几个方面的模块
4、：档案数据采集与加工模块档案数据存储及管理模块档案数据查询利用模块系统维护模块系统帮助模块2功能和性能要求档案管理系统按照信息流的过程应分为五个功能模块：档案数据采集与加工、档案数据存储及管理、档案数据的查询利用、系统维护管理和系统帮助。其功能涵盖对非数字化档案的数字化转化、数字档案信息的采集、处理、存储，应用程序的维护和对转化后的所有数字档案的归档、组织、发布、利用等过程。2.1档案数据采集与加工模块档案数据采集与加工模块承担各类数字档案的采集并发出存储指令。数字档案的包括馆藏档案数字化、接收直属各单位档案部门档案（或目录）以及面向社会征集的档案和其它档案信息。能实现多种方式文件的输入采集。
5、2.1.1档案接收系统把OA系统中形成的档案文件的条目信息和原文一同转入档案管理系统，经过档案人员，形成电子档案以供查询、利用，实现文档一体化。l档案人员可以利用系统提供的立档单位已的卷内文件和待编目的案卷功能中的添加、删除、加入当前卷、撤出当前卷、拆卷和编目等操作，对立档单位提交的文件、档案、资料进行存储和归档（分类组卷）。l对于跨年度而尚未办结的档案，可通过手工设置自动转入下一年度进行归档。档案员对已录入档案目录、从其它系统自动导入档案的各类目录信息的进行。完毕的档案目录根据档号组成原则自动生成档号、馆号，入相应的档案目录库。生成各种统计报表。（2）面向社会或个人接收的档案信息：它们主要是
6、社会上个人通过某种方式移交的档案信息，可以是目录和文件,也可以只是目录。2.1.2数据移植从旧档案管理系统中移植档案资料数据信息。通过数据转换功能可以自动读出老数据库中的字段结构，让管理人员自己选择老字段对应新库中的那一个字段，从而一一建立其字段间的对应关系。根据设定的转换条件将记录自动转换到新的档案管理系统中。2.1.3馆藏历史档案数字化馆藏资源数字化是指对档案资料，包括纸质档案资料、视频资料和音频资料，对它们进行数字化加工。（1）纸质公文档案的OCR与原件影像扫描、采集、著录纸质文件的扫描需要考虑速度、识别率和影像的清晰度，同时在原文件的影像信息入库前，需要对信息进行防伪处理,如加入水印等
7、。（2）照片的与扫描、采集、著录A、标准：图片采集工具支持多种图片格式，包括BMP、TIFF、GIF、JPEG、TGA、E、D、PIC等格式，自动生成缩略图。并具有校正、去黑边、去斑等图像处理功能。B、要求：对图片的著录项目（包括照片内容）要全面，检索和使用要方便，在转入转出数据库的过程中，照片同其著录信息不能分离。（3）多媒体影像档案采集与著录A、标准：视频文件采集应支持高低码率同时输出，采集过程支持自动关键帧提取，生成影像高无损压缩。B、要求：提供数字流媒体的采集、非线性平台，对于数字流媒体可以轻松实现浏览、检索和自动播放。（4）其他档案类型数据库的转入A、标准：支持各种主流数据库的转入转
8、出，能实现跨平台的操作。B、要求：适应性强，可以借鉴第三方程序，完成不同种类数据库的转入或数据字段的抽取工作，可以灵活设置数据库中字段，便于接受数据库相同但字段结构不同的数据库。2.2档案数据存储及管理模块档案数据存储及管理主要是对采集过来的信息进行整编、分类、维护等处理，将大量无序的档案信息有序化。要兼容新、老归档文件规则。可以自由适应分散整编、集中整编和混合整编的整编方式。主要包括：档案信息标准化、分类及主题词标引、元数据录入、鉴定、存储管理、目录管理、信息统计、报表制作、信息备份。2.2.1档案信息标准化管理保证档案的真实和完整，可读性，要符合国家和国际的有关技术标准。对档案著录信息符合
9、中华人民共和国档案著录规则。2.2.2档案分类根据现有馆藏和有关规定对档案、图书资料可进行自动分类和手工分类，分别建立目录库。2.2.3档案数据著录档案员可对已录入档案和从其它系统自动导入档案的各类信息的进行整编，包括按有关著录规定进行自动获取著录和手工补充著录。对移交过来的档案进行验收，合格的给予签收，不合格的由移交人重新。完毕的档案根据档号组成原则自动生成档号入库。2.2.4档案信息鉴定电子档案的鉴定，包括内容鉴定和技术鉴定两方面。内容鉴定包括价值鉴定、开放鉴定、真伪鉴定和销毁鉴定。技术鉴定的任务是对电子文件的各方面技术状况进行全面检查，包括对文件信息真实性、完整性、可读性分析以及对文件载
10、体性能的检测。2.2.5.存储管理采用足够容量的存储介质，保证系统运行的速度。加强数字档案信息的安全，选择安全存储的数据库，保证数字档案的原始性和真实性。2.2.6目录管理目录是文件信息的分类方式，目录管理包括目录完整性维护、目录权限设置、目录清单维护。2.2.7信息统计信息统计是对系统中的基本数据进行汇总，要求能按规定的时间、型式自动生成各种统计报表。2.2.8报表打印功能：1）能够，按规定的时间、型式自动生成、打印各种规定的统计报表、目录。2.2.9实物条码管理传统手工模式下调阅档案，需要借助档号找到档案在库房的位置。通过计算机管理可以采用条码扫描，条码打印等设备，快速准确鉴别档案实物，实
11、现一份档案一个条码。2.3档案数据查询利用模块档案数据的查询利用包括档案信息开发、综合智能查询、支持网站信息发布等系统.2.3.1档案信息开发档案信息的开发是实现档案资料充分利用的重要手段。在信息开发过程中能提供规范化的编研模板和流程，以提高信息开发的效率和质量。另外对馆藏数字档案或编研档案可根据情况进行版权保护工作或加注版权信息。专题库管理：专题库是对编研成果的汇总，对其管理的功能包括制作专题目录，管理各专题的名称、时间、期限、专题类别、状态、创建者、参与者等信息，并提供增加、修改、删除、查询专题等功能。素材库管理：根据编研需要，从系统目录结构的档案库或从档案库外通过输入、扫描、摘录等方式得
12、到素材，并提供素材描述信息的输入、修改、删除等功能。2.3.2综合智能查询查询是档案业务中最常见的服务方式。为了提高档案的查询效率和查询准确率，应具有以下功能。（1）具有档案查询、全文检索能力的授权功能。档案管理员可以授权哪些人可以使用查询和全文检索功能，可以查询哪一级别的文件，经过授权的人员可以根据权限查询和检索相应的文件。（2）全文检索功能要包括基于关键词的全文检索、自然语言检索和相似性检索的全方位智能检索，分别代表不同层次的检索需求(词、句、篇章)。2.3.3档案借阅管理档案管理员记录用户要借阅的档案类型、是否已归档、借阅案卷、借阅日期、借阅者、借阅期限和同意借阅领导的签字等信息，检索到
13、用户所需的档案进行借阅登记，并打印借阅单。归还管理归还管理可对用户归还的档案进行登记，同时更改系统中所记录的档案所剩份数，并提供续借功能。同时需要具有设置利用者填写档案利用效果表单后，才能完成归还手续办理操作的功能。l催还管理由于用户借阅和归还都进行了登记和管理，所以系统可以通过催还管理对过期未还的档案或已借出若干天的档案进行统计、自动提醒和打印催还单。l借阅统计系统对档案的借阅提供各种统计方式，并可随时打印统计结果。l预约管理用于处理用户在网上预约的档案，为用户办理借阅手续。2.3.4支持网站信息发布档案系统网站是档案管理系统对外的门户，用户能够通过Inter浏览器检索阅读、下载数据库中的档
14、案目录信息、内容信息以及相关图形图像信息、语音视频信息。2.4系统维护模块系统维护管理模块是为了保证本系统在安全的环境下正常运转，并对各个模块进行支持。2.4.1系统维护主要要求l档案类型可以自由定制。l档案管理的层次可以自由定制。l档案录入的信息（数据库结构）可以自由定制。l用户的录入及检索界面可以自由定制。l录入方式可以自由定制。l档案的分类表可以自由定制。l统计报表设计自由定制。l用户对档案的操作和使用权限可以自由定制l数据转换2.4.2基础数据维护基础数据维护是维护系统各业务模块正常运行的基础数据。这些基础数据包括辅助字典、实体分类表、主题词表、档案类别表、全宗表、立档单位名录等。2.
15、4.3权限管理系统权限管理模块和系统各业务模块密切相关，下面说明系统的权限功能要求。系统由用户操作，用户登陆时首先要进行身份认证。身份认证后，可确定用户属于哪一种角色：1、从权限对象上系统管理员：权限。档案管理员：权限。外部用户：权限（如检索和馆外利用等）。领导：功能。2、从权限内容上分功能权限和数据权限。两部分权限要相互独立。3、从数据操作上在数据权限中，又分查询、修改和原文权限。2.4.4用户管理系统的用户应分为三类，分别是：管理员、普通用户和赋权人。只有在用户管理中登记过用户才能进入本档案管理系统中。2.4.4数据备份与恢复为保障网络功能的安全实现和数据库本身的安全，软件需要具备备份与恢
16、复、遭遇异常情况报警等功能，能够在较短时间内恢复正常运行。具有对系统和数据定时自动备份的功能。光盘制作2.4.5信息加密具有对传输数据进行加密的功能。2.4.6版权保护为了维护立档人的合法权益，对发布的图片、文档等资料加入图示等标志，以防止他人非法盗用，也可通过加入徽标和数字水印加以保护。2.4.7日志管理为了对用户的操作进行监控，防止用户进行非法操作以及遇到故障时可根据日志信息进行部分恢复操作。日志包括登录日志、原文日志（系统日志）、2.4.8档案综合管理包括：设备管理：库房管理：资料管理：制度管理：管理网络图：档案接收统计：对接受移交档案进行统计。2.5系统帮助模块系统在此功能中为用户提供查阅系统使用说明书、国家标准档案著录规则、国家标准档案文献主题标引规则、科技档案案卷构成一般要求、电子文件标准格式实例等帮助功能。 档案管理系统软件功能需求分析目录2功能和性能要求.42.1档案数据采集与加工模块.42.1.1档案接收系统.42.1.2数据移植.52.1.3馆藏历史档案数字化.52.2档案数据存储及管理模块.52.2.1档案信息标准化管理.52.
