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1、事半功倍 -PowerPoint 制作技巧讲座（二 ） 主讲人：王 静 编辑日期：2011年10月20日 授课日期：2011年10月21日 大纲 二 让你的PPT讲故事 三 让你的模板与众不同 四 横竖都有理的表格表达 五 趋势图的表达 六 如何SHOW出PPT 二 让你的PPT讲故事 1）多用简单句 一）不简单的简单完整句 6/6法则 只用简单词，不用完整句,每页不 多于6行字，每行不超过6个单词 30 法则 每页总共不超过30个单词。 字数越少， 视觉冲击力 越强。反正 还要讲，要 具体解释， 所以没必要 什么都写。 流 行 说 法 论据 反 方 观 点 查阅前期工作 只有简单词和图无完整
2、结论的 PPT没有参考价值 事后阅读PPT 需要PPT里有完整的观点，清楚 易懂 简单完整句 是满足要求 的最好形式 。 仅几个关键词容易引起误解完整句节省听众理解时间完整句解放自己 例：表1-1 短语与简单句对比 短语完整句 项目背景项目在总结前期工作 的基础上进行 项目计划项目计划制定得仔细 周到 项目实施项目实施中得到了各 方面的支持 项目进展项目中收获酸甜苦辣 项目结题项目圆满完成 一）不简单的简单完整句 2）完整你的 简单句 示例 短语：项目管理 （project management) 句子：管理项目 （manage project） 句子结构完整， 一个句子中 有一个谓语 观点明
3、确 示例 Rehearsal (彩排） Importance of rehearsal (彩排的重要性） Rehearsal is important (彩排很重要） Rehearsal is very important (彩排非常重要） Rehearsal is very important to build up confidence (彩排对提高自信心很重要） 示例 8月份销售报表 8月份销售报表超 额完成计划的5% 一）不简单的简单完整句 2）完整你的 简单句 句子结构完整， 一个句子中 有一个谓语 观点明确 简单 1）句式简单、字数少，一行 能写下的完整句。如果是中文， 用32号字
4、体，大概可以写下18 个字，包括标点；如果是24号 字体，大概可以写下25个字。 英文用28号字，约50个字母。 2）不产生歧义，有自己的观点。 简单完整句决定这整个PPT的 效果，以及用PPT做报告的质 量，绝对不能忽视。不要迷 恋KISS原则（keep it simple and stupid) 。 过度形式上 的simple带来 的是stupid,甚 至可怕的后 果。 2003年2月，“哥伦比亚”号航天飞机在返航时失 事解体，7名机组宇航员全部遇难。美国宇航局随 后进行了深入调查，当时把事故原因作为调查重点 ，结果发现，发射升空时航天飞机外部燃料箱泡沫 绝缘材料脱落击中了左翼，给返航埋下
5、隐患。而这 一问题，在飞机起飞之前就已经被观察到。波音公 司所作的评估报告以PPT形式提交给了美国航天局 ，但是因为PPT中没有使用简单句，存在的隐患没 有得到重视，最终导致了这场灾难。 资料图片：失事的美国哥伦比亚 号航天飞机7名机组人员。 非简单完整句“击落”航天飞机 资料图片：美国空军在哥伦比亚号解体前一分 钟拍摄到的图片。 SOFI: spray on foam insulation, 喷涂保温隔热泡沫，就是它造成了机翼上的洞。 波音公司的20余页评估报告中的一页 Review of Test Data Indicates Conservatism for Tile Penetrati
6、on The existing SOFI on tile test data used to create Crater was reviewed along with STS-87 Southwest research data significantly Crater overpredicted penetration of tile coating significantly Initial penetration to described by normal velocity Varies with volume/mass of projectile (e.g., 200ft/sec
7、for 3cu.in) Siginificant energy is required for the softer SOFI particle to penetrate the relatively hard tile coating Test results do show that it is possible at suficient mass and velocity Conversely, once tile is penetrated SOFI can cause significant damage minor variations in total energy (above
8、 penetration level) can cause significant tile damage Flight condition is significantly outside of test database Volume of ramp is 1920cu in vs 3cu in for test 测试数据的评估指出要用保守主义对待隔热瓦的撞击 值得关注，现存的隔热瓦上的泡沫涂层测试数据被crater模 型用STS-87西南研究数据所评估 Crater 模型严重地预测了隔热瓦的穿透性 被正常速度描述的最初穿透结果 不同体积、质量的抛射体（如体积3立方英寸以200英尺/秒运动
9、） 需要巨大的能量来软化隔热层颗粒，从而穿透相对硬的隔热瓦包层 测试结果的确显示了有足够质量和速度的可能性 相反地，一旦隔热瓦被穿透，泡沫涂层就能造成巨大的破坏 总能量（在穿透水平之上）的微小波动就能造成重大破坏 飞行条件已严重地超出了测试数据库 碎片是1920立方英寸，而非测试中用的3立方英寸 波音公司的20余页评估报告中的一页 该PPT页情况分析 优点：大量使用完整句 缺点：1）结构不简单，使用复杂语法结构 2）观点不明确，让看报告的人不知所以。此为致命处。“碎片 是1920立方英寸，而非测试中用的3立方英寸”到底想说明什么问题？表达 什么观点？ 3）前后矛盾，整个PPT不能有效的 讲述故
10、事；并且有很多前 后矛盾的地方 修改如下： 测试模型恐无法正确模拟穿透性的 严重程度，故需谨慎处理！ 隔热瓦的泡沫涂层数据超出了Crater模型及STS-87西南数据研究范围 -真是碎片为1920立方英寸，运动速度8.3英尺/秒。 -实验碎片为3立方英寸，运动速度200英尺/秒 1920立方英寸 8.3英尺/秒 3立方英寸，200英尺/秒 （示意图，未显示真实比例） 基于模型测试条件，结果证明须谨慎考虑安全性能 测试结果显示碎片质量和速度有可能穿透隔热瓦包层 一旦隔热瓦被穿透，总能量的微小波动就能造成重大破坏 因结果超出模型范围，测试结果仅供参考 二）骨灰级的PPT结构总分总 第一个总：概述
11、第一部分内容 第二部分内容 第三部分内容 第四部分内容 概述 第x部分内容 第一分论点 第二分论点 第三分论点 第四分论点 二）骨灰级的PPT结构总分总 第一个总：概述 概述。 第一部分内容 第三部分内容 分论点1 分论点1 分论点2 分论点2 第二部分内容 分论点1 分论点2 分论点3 概述页里，设置3-5 条要点比较合适，每 一条的层次不多于两 层。 二）骨灰级的PPT结构总分总 分：把你的分论点做成页标题 跨地区项目之特点1 参与项目的人员和部门众多 二）骨灰级的PPT结构总分总 分：把你的分论点做成页标题 跨地区项目之特点2 不同的文化、语言和时区会导致交流 困难 lo r 明 天 跨
12、地区项目之特点3 传统项目组织结构不适用于跨地区项目 二）骨灰级的PPT结构总分总 第二个总：概述 回顾内容 recap 整理逻辑 logic 提出最终结论conclusion 计划下一步工作 next step 寻求反馈 feedback 三 让你的模板与众不同 1）模板里的小细节和大学问1 PPT页按页 码布局、功 能来分类 首页 概述页 章节页 内容页 结束页 首页显示题目和作者，让听众明白要 讲什么，谁来讲，演讲者所在单位 概述页是希望听众在正式内容前有一个全局观 篇幅较长的PPT中间要加一些过渡的章节页 引到听众到下一部分的内容 内容也要多用简单完整句，表达明确的观点 和听众最关心的
13、内容 最后，千万别忘了感谢你的听众 放到结束页中。 1）模板里的小细节和大学问2 首页尽显个人修养 要体现出制作者和制作团队的精神风貌 There is no 2nd chance to make first impression. (没有第二次机会给别人第一印象。） 首页是张嘴说话前给人的第一印象。 所需细节： （1）大标题抓住听众眼球 （2）副标题说明具体内容 （3）人名显示团队精神 （4）及时修改日期和添加单位标志，表达对听众的尊重 1）模板里的小细节和大学问3 结构变活，要靠概述页和章节过渡页 1）目录页标题或章节页标题：要用最简练的话概括内容，提示 听众进入下一部分 2）内容简介：用
14、简单完整句把整个PPT或者一章的各个分观点 说清楚 3）进程指示标志：可以吧概述页和章节过渡页做在一起用。先 做个目录页，然后每到新的一章，就把目录页在显示一下，同事 用动画或者方框把要讲的下一章突出出来。 最出彩 4）时间分配：告诉听众每一部分安排的时间，非常有效。 1）模板里的小细节和大学问3 让内容页清晰完整 1）章节标志和本页观点 （1）缩小标题的字号（2）用图片代表主题 2）核心内容 （1）观点一定要单一 （2）各个要素一定要一致， 包括：字体、字号、颜色的一致 。页边距一致。提示符一致。语言风格一致 （3）注释 如果引用了别人的观点或者工作，特别是正式的报 告，一定要注明出处信息。
15、1来表示对原作者的尊重；2来避免了 抄袭他人的嫌疑 （4）页码 可加可不加 结束页要表达一颗感恩的心 感谢支持者，感谢观众参与并引导观众提问 二）省心型模板简单不“撞衫” 1）给现成模板做个整容小手术 cn/templates/CT101172622052.aspx 2）让模板有些新变化 1）给现成模板做个整容小手术 二）省心型模板简单不“撞衫” 二）省心型模板简单不“撞衫” 2）让模板有些新变化 二）省心型模板简单不“撞衫” 添 加 标 题 添 加 副 标 题 第一类模板 几何图形的组合 添 加 标 题 添 加 副 标 题背景拆开后，是几个几何图形的组合 页标题 .内容 原来的模板 页标题
16、.内容 .内容 页标题 在主题里改变颜色 和字体 在母板里改变一些 设计元素 改变颜色 改变颜色 把分隔栏下移 点 击 插 入 标 题 内容 第二类 使用照片做模板 几何型背景有很多优点，但是难以通过模板烘托主题，也 不能体现作者的风格。所以用照片做模板，以增加质感， 体现个性。 主标题 副标题 提防两个陷阱提防两个陷阱 1) 不要把图片做成水印作为背景， 费力不讨 好; 2) 不用很炫的模板作为背景 三个贴士 1) 设计模板并不难，并不是专业设计人员的 专利； 2) 一个自己设计的模板能更好地为我所用； 3）高明的PPT作者是在无数“很土”的PPT 基础上锻炼成长起来的。 四 横竖都有理的表格表达 1）表格是PPT的天敌 2）别把Excel表格原样贴过来
