办公教程

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1、创建中的【中国 DG 服务公司】 刘英虎 电 脑 使 用 与 维 护 基 础 电 脑 使 用 与 维 护 基 础 教材说明 本教程为上海百时电器有限公司需用电脑办公的同事， 教材内容凭个人理解实验，如发现教材中有错误之处，请及 时反映，以便更正，同时对有误导的地方说声抱歉。 各位在阅读的过程中，如因需要跳节选读，可在目录中 找到要看的主题内容，用鼠标左键点击或按住键盘上 Ctrl 键 +左键点击可直接跳转到要看的具体内用 （根据 office 版本及 设置不同而异） 。如现在直接点击或按住键盘上的 Ctrl 键再 点击阅读必看说明就可以跳转到本教材说明，相反在具体内 容标题上同样操作可以回到目

2、录。 对于不了解的地方或感觉对自己有用的地方，可以边看 边学习操作，这样效果更好。 最后希望本教程能给你的办公带来帮助，同时因本人水 平有限，文中难免有些“别”字，望大家多体谅。另外，因 电脑的系统千差万别，有些操作步骤或提示有少部分不同， 大家结合实际情况多多摸索探讨，谢谢阅读。 目录 教材说明：.写在前面的话，阅读必看说明阅读必看说明 第一节：文档共享 1.直接设置共享 2.使用办公软件实现共享（推荐） 第二节：.打印机共享 1.服务器设置 2.客户端设置 第三节：.防毒软体升级 1.为什么要升级 2.没开通网路的同事如何升级 第四节：.资料的保存 1.文档资料的保存 2.邮件资料的保存

3、第五节：办公软件的应用 第六节：电脑日常维护 后续 第一节：文档共享 1.直接设置共享 工作中我们经常有需要将自己的某些资料共享给别人（让 其他的同事可以看到并打开、编辑、修改） ，或者共享别的同事 的资料（要看到其他同事指定的资料）进行查看、编辑等作业， 以实现资源共享。首先我们 windows 自带的功能直接设置共享， 要共享给其他同事看的资料存储主机视为所要共享资料的服务 器（为方便说明我们现在把它编号为“A”电脑） ，其他同事要看 此共享资料的 N 个主机视为客户端 （为方便说明我们现在把它编 号为“b、c、d、e.”电脑） ，其共享关系如下图： 资料共享源（服务器） 客户端电脑 客户

4、端电脑通过网路集线器，共享有 A 电脑（服务器）指定 的文件夹里的文件，有服务器指定对应客户端响应权限（查看、 修改及删除） 。 比如 A 电脑要想将硬盘分区 D 盘的文件夹生产报 表里的文件给客户端分享，打开 D 盘，找到生产报表文件夹， 右键点击，选择共享选项，如下图： A 电脑 b 电脑 c 电脑d 电脑 e 电脑.电脑 选中共享选项后会出现一个新的对话框，如下图： 在上图中选中共享此文件夹，在权限中可以编辑客户端共 享权限（查看、编辑、删除） ，也可针对某客户端进行权限编辑。 这里需要注意的是，当文件夹设置共享后，其中的所有文件夹及 文件其它客户端均可共享， 而且只要连接此集线器上的电

5、脑都可 通过网路看到打开。 客户端要想看到网路上共享的资源，可以通过开始、运行 里输入服务器及共享源电脑的 IP 地址，在输入 IP 地址时前 面加上参数，如本机的 IP：192.168.0.10，输入时就要输 192.168.0.10 输入完整后， 按回车键， 正常十秒钟内就可以打开服务器 （共 享源）电脑，并可看到其共享的文件夹，进行需要操作.，如过 长时间打不开或有错误提示，抱歉请联系网管或维护商。 2.使用办公软件实现共享 除了上述的方法外， 我们也可以同过 【办公软件】 实现共享， 如下图点击【协同网络】按钮， 打开协同网络面板，如图： 依次在【我的电脑】里找到要共享给其它客户端的文

6、件夹， 右键点击，选中共享选项，如图： 在打开的对话框中选中共享此文件夹，如图： 依次如下操作： a、将默认的共享去掉 默认共享对号去掉 添加共享人 添加人员后释放相应权限 b、添加共享人员 c、依次选中添加的共享人员进行权限设置 d、应用后确定退出 这样对应的人员可以通过协同网络找到共享源人员，看到 指定给你看的文件夹，如下图： 这样共享的资料有共享源人，设定什么人员可以看到，及其 它相应的权限设置。 第二节：打印机共享 1.服务器设置 连接打印机的电脑我们视它为打印机服务器， 首先在服务器 上要正确安装对应的打印机驱动程序，并对其做正确的设置， 之 后在打印机管理对话框中， 按照第一节中直

7、接设 置共享的方法将对应的打印机设置为共享，共享名随便，不需要 做什么权限设置，如下图：依次选中共享此打印机、应用、确定。 另外要想设置的共享打印机让其他客户端可以正常连接使 用，还要做些调整，这些网管或维护商都会做好。 2.客户端设置 打印机服务器做好了共享设置后， 客户端可以在开始运行里 输入打印机服务器的 IP 地址，参照第一节的直接设置共享，右 键点击对应的打印机，选择连接，按提示就可以完成安装网络打 印机。 第三节：防毒软体升级 1.为什么要升级 这里我们首先来了解一下防毒软体的原理， 防毒软体之所以 可以起到防毒的功能， 是因为它的病毒库里已经将所有的病毒格 式都写进去了，这样假如

8、它检测到了对应格式的文件或程序， 就 能进行相应保护电脑功效。而病毒如同计算机的软、硬件一样， 更新非常的快，有人做过统计，一个新的病毒出来后，对应的防 毒要推迟几周后问世，而相应的 windows 补丁，长的要几个月才 可以出来。在防毒软体病毒数据库里假如没有新病毒的“格式”， 那么防毒软体就不能识别，也就不能对电脑进行保护了，而防毒 软体的升级就是主要升级病毒数据库。 这样为什么要升级防毒软 体就不用再多做叙述了吧！ 正常防毒软体通过 Internet 互联网可以自己检测更新，出现 提示后，如需手动选择，选更新、升级之类的选择就可以了， 多 说是不用干预的。 那么不能上 Internet

9、互联网的同事如何升级呢？ 2.没开通网路的同事如何升级 没有开通 Internet 互联网的同事，可以通过办公软件、网络协 同、 共享服务器、 BS-AD01 下的同事分享乐园里的更新病毒库文 件中找到离线升级包，本人会在这里不定期的更新离线包，在安 装的使用中如有任何问题，联系本人。 第四节：资料的保存 1.文档资料的保存 编辑后的文档如何保存大家都会，但保存到哪里，却有小小 的学问。大部分同事习惯也为了方便将文档甚至文件放在桌面 上，这样也许方便了，但其负面影响也很大： a、电脑桌面不整洁，视觉效果不好； b、容易误删除； c、一旦系统崩溃，给维修带来麻烦，甚至导致丢失，磁盘 损坏一般从系

10、统盘开始及桌面文件会丢失； d、最大的影响就是严重影响电脑速度。 所以本人建议对部分资料需要做历史存档的， 可以通过办公 软件、协同网络、共享服务器、BS-AD01、在对应部门【数据】 文件夹中上传，即做到了储存，又做到了不占用本机磁盘空间， 而且也相对保险。 2.邮件资料的保存 部分同仁使用邮件软件，如 Foxmail、Outlook 等，这时就 要注意，对需要做历史资料及证据保存的邮件进行命名另存， 平 时工作中对不需要的邮件进行及时清理， 避免邮件过多影响电脑 的正常运行，在软件中也可以设定将邮件保留在服务器上。具体 一些技巧大家在办公中自己摸索， 如果大家有好的办公诀窍也可 以同过办公

11、软件上传到【同事分享乐园】里，供大家相互学习。 第五节：办公软件的应用 功能简介 佳亿办公梦之队(OfficeDreamTeam)是一个智能协同管理平 台，主要包括即时通信、邮件系统、文件共享、信息发布、知识 管理、项目管理、协同网络、系统管理、OA 系统等模块： 即时通信：大文件即时传输、文件夹传输、状态管理、拖 放、Ctrl+V、照片设置、群组管理、消息管理 文件共享：支持分布式、多服务器文件共享，可基于部门、 角色、个人灵活设置下载、上传、编辑、删除权限 邮件系统：群发消息、离线发送、回执、回复、转发 信息发布：企业风采、部门管理、软件下载、信息发布、 任意定义共享目录树、权限设置 知识

12、管理：新员工入门指南、质量管理、项目管理、知识 树、问题求助和解答 项目管理：过程管理、文档共享、任务分解、项目周报、 项目档案 协同网络：文件共享、分布式管理、协同设计、协同投标、 灵活设置 系统管理：用户管理、权限管理、工作组管理、部门人员 管理 工 具：邮件提醒、备忘录、员工论坛 OA 系统：主页、个人办公、企业风采、信息发布、公文管 理、行政办公、人事管理、知识管理、系统管理、联机帮 助 OA 系统 另外有 B/S 架构、支持流程审批、个性化功能的 OA 系统，主 要包括主页、个人办公、企业风采、信息发布、公文管理、行政 办公、人事管理、知识管理、系统管理和联机帮助，功能丰富。 项目管

13、理 项目管理是指广义的项目，不仅是指工程、设计、开发等项 目，也指市场活动、企业文化等等，只要涉及多人协同或过程控 制，都可适用。 该模块对于过程控制、知识共享、团队协同、提高生产力具 有非常显著的作用， 管理员可根据单位实际情况在服务器设置项 目模板，可支持任意类型的项目，项目 WBS 结构也可任意定义。 在定义项目模板时，除了设置常见的 WBS 结构外，还可以设 置项目进度、项目周报、贯标文件、共享区、交换区等任何目录。 如在项目进度节点，用户可上传 WORD、EXCEL 或 Project 附件， 在项目周报节点，可按实际规定定期上传附件。 技巧：为了查询方便，可在关键字栏目用空格隔开输

14、入多个 关键字，如某项目的启动评审会议纪要：启动 评审 会议 纪要。 协同网络 在实际应用中，每个终端用户普遍存在文件共享的要求：将 自己机器的某个文件夹共享给相关人员阅读或下载， 但并不开放 给其它人员。Windows 网上邻居的文件共享功能显然就无法满足 要求，而且操作不便。 通过客户端的协同网络功能，每个终端用户可架设分布式的 个人文件夹共享服务，可基于部门、角色、个人灵活设置下载、 上传、编辑、删除等功能。实践证明，协同网络功能在项目组、 工作组成员用于协同设计、协同工作时非常适用，大幅度提高了 沟通效率。 1、即时通信 支持大文件即时传输 支持文件夹传输 状态管理，提供上线、离开、忙

15、碌、隐身、出差等常用 状态 支持群组管理和消息记录管理 支持表情和字体定义功能 支持拖放、Ctrl+V 等快捷操作 管理员可设置员工照片 2、邮件系统 支持超大附件，文件传输快速 支持个人、部门、小组、广播通知等方式 联机与脱机皆可发送消息，同时支持消息群发等 支持回执和查看对方阅读记录功能 支持回复、转发和再次发送功能 有新消息后，系统自动友好提示 3、信息发布 企业风采： 企业介绍、 领导致辞、 组织架构、 企业文化、 企业大事记、获得荣誉、人才招聘 部门管理：综合部、市场部、人力资源部、财务部、 项 目管理部、设计一部、设计二部、设计三部等 软件下载： 操作系统、 办公软件、 病毒防治、

16、 工具软件、 汉字输入、媒体播放、其它软件 信息发布：公司通知、公司新闻、部门通知、ISO9001、 规章制度、行业动态、培训资料 可任意定义共享目录树，最多支持 100 级子目录 可进行权限设置，包括读取、新建记录、新建子目录、 删除子目录及记录、完全控制五种类型 4、知识管理 新员工入门指南：企业文化、规章制度、福利待遇、 业 务流程、用车申请、图书借阅、专业知识 质量管理： 质量目标、 质量方针、 质量手册、 程序文件、 管理评审、质量考核、绩效考核 项目管理：项目管理流程、项目管理工具、项目管理模 版、经验案例、项目考核办法 市场部知识树： 部内事务：月度例会、会议纪要、绩效考核、个人 资料、个人总结 市场商务：会务策划、活动策划、会务接待、会议 组织、经验交流 公共资源：收费标准、合同模板、结算模板、函件 模板、结算模板 市场策略：竞争对手、季度报告、经营分析、业务 预测、市场信息 投标相关：资质文件、获