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1、Excel2003函数完全手册一函数应用基础 1.函数和公式 (1)什么是函数 Excel函数即是预先定义,执行计算分析等处理数据任务的特殊公式以常用的求和函数SUM为例,它的语法是“SUM(number1,number2,.)”其中“SUM”称为函数名称,一个函数只有唯一的一个名称,它决定了函数的功能和用途函数名称后紧跟左括号,接着是用逗号分隔的称为参数的内容,最后用一个右括号表示函数结束 参数是函数中最复杂的组成部分,它规定了函数的运算对象顺序或结构等使得用户可以对某个单元格或区域进行处理,如分析存款利息确定成绩名次计算三角函数值等 按照函数的来源,Excel函数可以分为内置函数和扩展函数
2、两大类前者只要启动了Excel,用户就可以使用它们;而后者必须通过单击“工具加载宏”菜单命令加载,然后才能像内置函数那样使用 (2)什么是公式 函数与公式既有区别又互相联系如果说前者是Excel预先定义好的特殊公式,后者就是由用户自行设计对工作表进行计算和处理的公式以公式“=SUM(E1:H1)*A1+26”为例,它要以等号“=”开始,其内部可以包括函数引用运算符和常量上式中的“SUM(E1:H1)”是函数,“A1”则是对单元格A1的引用(使用其中存储的数据),“26”则是常量,“*”和“+”则是算术运算符(另外还有比较运算符文本运算符和引用运算符) 如果函数要以公式的形式出现,它必须有两个组
3、成部分,一个是函数名称前面的等号,另一个则是函数本身 2.函数的参数 函数右边括号中的部分称为参数,假如一个函数可以使用多个参数,那么参数与参数之间使用半角逗号进行分隔参数可以是常量(数字和文本)逻辑值(例如TRUE或FALSE)数组错误值(例如#N/A)或单元格引用(例如E1:H1),甚至可以是另一个或几个函数等参数的类型和位置必须满足函数语法的要求,否则将返回错误信息 (1)常量 常量是直接输入到单元格或公式中的数字或文本,或由名称所代表的数字或文本值,例如数字“2890.56”日期“2003-8-19”和文本“黎明”都是常量但是公式或由公式计算出的结果都不是常量,因为只要公式的参数发生了
4、变化,它自身或计算出来的结果就会发生变化 (2)逻辑值 逻辑值是比较特殊的一类参数,它只有TRUE(真)或FALSE(假)两种类型例如在公式“=IF(A3=0,A2/A3)”中,“A3=0”就是一个可以返回TRUE(真)或FALSE(假)两种结果的参数当“A3=0”为TRUE(真)时在公式所在单元格中填入“0”,否则在单元格中填入“A2/A3”的计算结果 (3)数组 数组用于可产生多个结果,或可以对存放在行和列中的一组参数进行计算的公式Excel中有常量和区域两类数组前者放在“.”(按下Ctrl+Shift+Enter组合键自动生成)内部,而且内部各列的数值要用逗号“,”隔开,各行的数值要用分
5、号“;”隔开假如你要表示第1行中的567889和第2行中的907680,就应该建立一个2行3列的常量数组“56,78,89;90,76,80 区域数组是一个矩形的单元格区域,该区域中的单元格共用一个公式例如公式“=TREND(B1:B3,A1:A3)”作为数组公式使用时,它所引用的矩形单元格区域“B1:B3,A1:A3”就是一个区域数组 (4)错误值 使用错误值作为参数的主要是信息函数,例如“ERROR.TYPE”函数就是以错误值作为参数它的语法为“ERROR.TYPE(error_val)”,如果其中的参数是#NUM!,则返回数值“6” (5)单元格引用 单元格引用是函数中最常见的参数,引用
6、的目的在于标识工作表单元格或单元格区域,并指明公式或函数所使用的数据的位置,便于它们使用工作表各处的数据,或者在多个函数中使用同一个单元格的数据还可以引用同一工作簿不同工作表的单元格,甚至引用其他工作簿中的数据 根据公式所在单元格的位置发生变化时,单元格引用的变化情况,我们可以引用分为相对引用绝对引用和混合引用三种类型以存放在F2单元格中的公式“=SUM(A2:E2)”为例,当公式由F2单元格复制到F3单元格以后,公式中的引用也会变化为“=SUM(A3:E3)”若公式自F列向下继续复制,“行标”每增加1行,公式中的行标也自动加1 如果上述公式改为“=SUM($A$3:$E$3)”,则无论公式复
7、制到何处,其引用的位置始终是“A3:E3”区域 混合引用有“绝对列和相对行”,或是“绝对行和相对列”两种形式前者如“=SUM($A3:$E3)”,后者如“=SUM(A$3:E$3)” 上面的几个实例引用的都是同一工作表中的数据,如果要分析同一工作簿中多张工作表上的数据,就要使用三维引用假如公式放在工作表Sheet1的C6单元格,要引用工作表Sheet2的“A1:A6”和Sheet3的“B2:B9”区域进行求和运算,则公式中的引用形式为“=SUM(Sheet2!A1:A6,Sheet3!B2:B9)”也就是说三维引用中不仅包含单元格或区域引用,还要在前面加上带“!”的工作表名称 假如你要引用的数
8、据来自另一个工作簿,如工作簿Book1中的SUM函数要绝对引用工作簿Book2中的数据,其公式为“=SUM(Book2Sheet1!SAS1:SAS8,Book2Sheet2!SBS1:SBS9)”,也就是在原来单元格引用的前面加上“Book2Sheet1!”放在中括号里面的是工作簿名称,带“!”的则是其中的工作表名称即是跨工作簿引用单元格或区域时,引用对象的前面必须用“!”作为工作表分隔符,再用中括号作为工作簿分隔符不过三维引用的要受到较多的限制,例如不能使用数组公式等 提示:上面介绍的是Excel默认的引用方式,称为“A1引用样式”如果你要计算处在“宏”内的行和列,必须使用“R1C1引用样
9、式”在这种引用样式中,Excel使用“R”加“行标”和“C”加“列标”的方法指示单元格位置启用或关闭R1C1引用样式必须单击“工具选项”菜单命令,打开对话框的“常规”选项卡,选中或清除“设置”下的“R1C1引用样式”选项由于这种引用样式很少使用,限于篇幅本文不做进一步介绍 (6)嵌套函数 除了上面介绍的情况外,函数也可以是嵌套的,即一个函数是另一个函数的参数,例如“=IF(OR(RIGHTB(E2,1)=1,RIGHTB(E2,1)=3,RIGHTB(E2,1)=5,RIGHTB(E2,1)=7,RIGHTB(E2,1)=9),男,女)”其中公式中的IF函数使用了嵌套的RIGHTB函数,并将后
10、者返回的结果作为IF的逻辑判断依据 (7)名称和标志 为了更加直观地标识单元格或单元格区域,我们可以给它们赋予一个名称,从而在公式或函数中直接引用例如“B2:B46”区域存放着学生的物理成绩,求解平均分的公式一般是“=AVERAGE(B2:B46)”在给B2:B46区域命名为“物理分数”以后,该公式就可以变为“=AVERAGE(物理分数)”,从而使公式变得更加直观 给一个单元格或区域命名的方法是:选中要命名的单元格或单元格区域,鼠标单击编辑栏顶端的“名称框”,在其中输入名称后回车也可以选中要命名的单元格或单元格区域,单击“插入名称定义”菜单命令,在打开的“定义名称”对话框中输入名称后确定即可如
11、果你要删除已经命名的区域,可以按相同方法打开“定义名称”对话框,选中你要删除的名称删除即可 由于Excel工作表多数带有“列标志”例如一张成绩统计表的首行通常带有“序号”“姓名”“数学”“物理”等“列标志”(也可以称为字段),如果单击“工具选项”菜单命令,在打开的对话框中单击“重新计算”选项卡,选中“工作簿选项”选项组中的“接受公式标志”选项,公式就可以直接引用“列标志”了例如“B2:B46”区域存放着学生的物理成绩,而B1单元格已经输入了“物理”字样,则求物理平均分的公式可以写成“=AVERAGE(物理)” 需要特别说明的是,创建好的名称可以被所有工作表引用,而且引用时不需要在名称前面添加工
12、作表名(这就是使用名称的主要优点),因此名称引用实际上是一种绝对引用但是公式引用“列标志”时的限制较多,它只能在当前数据列的下方引用,不能跨越工作表引用,但是引用“列标志”的公式在一定条件下可以复制从本质上讲,名称和标志都是单元格引用的一种方式因为它们不是文本,使用时名称和标志都不能添加引号3.函数输入方法 对Excel公式而言,函数是其中的主要组成部分,因此公式输入可以归结为函数输入的问题 (1)“插入函数”对话框 “插入函数”对话框是Excel输入公式的重要工具,以公式“=SUM(Sheet2!A1:A6,Sheet3!B2:B9)”为例,Excel输入该公式的具体过程是: 首先选中存放计
13、算结果(即需要应用公式)的单元格,单击编辑栏(或工具栏)中的“fx”按钮,则表示公式开始的“=”出现在单元格和编辑栏,然后在打开的“插入函数”对话框中的“选择函数”列表找到“SUM”函数如果你需要的函数不在里面,可以打开“或选择类别”下拉列表进行选择最后单击“确定”按钮,打开“函数参数”对话框 对SUM函数而言,它可以使用从number1开始直到number30共30个参数对上面的公式来说,首先应当把光标放在对话框的“number1”框中,单击工作簿中的“Sheet2!”工作表标签,“Sheet2!”即可自动进入其中,接着鼠标拖动选中你要引用的区域即可接着用鼠标单击对话框的“number2”框
14、,单击工作簿中的“Sheet3!”工作表标签,其名称“Sheet3!”即可自动进入其中,再按相同方法选择要引用的单元格区域即可 上述方法的最大优点就是引用的区域很准确,特别是三维引用时不容易发生工作表或工作簿名称输入错误的问题 (2)编辑栏输入 如果你要套用某个现成公式,或者输入一些嵌套关系复杂的公式,利用编辑栏输入更加快捷 首先选中存放计算结果的单元格;鼠标单击Excel编辑栏,按照公式的组成顺序依次输入各个部分,公式输入完毕后,单击编辑栏中的“输入”(即“”)按钮(或回车)即可 手工输入时同样可以采取上面介绍的方法引用区域,以公式“=SUM(Sheet2!A1:A6,Sheet3!B2:B
15、9)”为例,你可以先在编辑栏中输入“=SUM()”,然后将光标插入括号中间,再按上面介绍的方法操作就可以引用输入公式了但是分隔引用之间的逗号必须用手工输入,而不能像“插入函数”对话框那样自动添加二函数速查一览 (一)数据库函数 1.DAVERAGE 用途:返回数据库或数据清单中满足指定条件的列中数值的平均值 语法:DAVERAGE(database,field,criteria) 参数:Database构成列表或数据库的单元格区域Field指定函数所使用的数据列Criteria为一组包含给定条件的单元格区域 2.DCOUNT 用途:返回数据库或数据清单的指定字段中,满足给定条件并且包含数字的单元格数目 语法:DCOUNT(database,field,criteria) 参数:Database构成列表或数据库的单元格区域Field指定函数所使用的数据列Criteria为一组包含给定条件的单元格区域 3.DCOUNTA 用途:返回数据库或数据清单指定字段中满足给定条件的非空单元格数目 语
