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1、1,后勤管理实务,观念之革新,(1) 不正确的观念: a 管理杂务的部门 b. 不重要的部门 c. 只会花钱的部门 d. 没有绩效的部门 e. 冗员的部门 f. 任何人都会做,基础管理培训,2,(2)更新观念 : a. 重要的后勤支持部门 b. 企业经营管理的直接参与部门 c. 实施企业资源高效整合的重要部门 d. 高效优质服务是提高全员士气的重要因素 e. 后勤服务水平是企业竞争力的重要标杆 f. 成功的总务人员需具备良好的专业学能 (3) 服务理念及敬业精神: a. 积极主动 b. 优秀的执行力 c. 良好的协调力和统筹力 d. 诚恳踏实 e. 坚持原则 f. 持续学习,后勤管理实务,3,
2、后勤管理的一般范畴 一般行政 文书管理 物资采购与管理 固定资产管理 庶务工作 工作环境 宿舍管理 膳食管理 涉外作业 警卫管理 服务台接待管理 公关管理 环境安全 消防管理.治安秩序.劳动安全,后勤管理实务,4,(1) 需具备之本质学能 a.企业整体活动及经营目标之了解 b.企管知识之持续学习 c.法规、法令之熟悉 (2) 工作方法 a. PDCA工作循环 b. 目标管理 c. 成本之观念 d. 效率 e. 合作和协,二、本质学能及工作方法,5,2.功能性制度体系的建立,6,2.信息管理 (1) 建立档案管理制度 (2) 定期整理(过期文件之清除) (3) 文件制式化(A4为主最佳) (4)
3、 制定保存期限 (5) 集中管理 (6) 分类编号管理 (7) 调阅管制 (8) 无纸化管理,7,3.保存期限 原则上可区分为永久保存、保存十年、保存五年、保存三年、保存一年等五大类，参照如下：,8,1.事务用品之种类 (1) 非消耗性物品 a.办公设备：桌、椅、柜、电话、传真机、复印机、个人计算机等。 b.研发行销用品：研发或品管部门的实验器具、计测计及行销部门搬运用品等。 (2) 消耗性物品 a.消耗用品：制造部门及办公室之器具、工具、消耗品等。 b.印刷品：空白窗体、公文纸张、传票、卷宗夹、宣传品、说明书等。,二、事务用品采购与管理,9,2.事务用品采购 (1) 事务用品采购作业流程,1
4、0,(2) 事务用品采购管理重点,11,1.固定资产之定义 税法规定2000元以上，使用年限2年以上者列入资本支出。 一般企业以2000元为基础较多。 2.固定资产之种类 有形资产：土地、建物、设备、机器、车辆、工具、器具、杂项购置。 无形资产：专利权、商标权、著作权、营业 权等,三、固定资产管理,12,3.财产管理作业重点,13,参、庶务环境,一、工作环境 1.办公室管理 办公室令人困扰问题，依日本能率协会问卷调查，依序为 文书档案管理 空调 配线 办公设备 照明 安全 2.厂房环境管理 同办公室管理方式，除注意空调、照明、安全三项，并注意噪音、振动问题,14,3.工作环境管理重点,15,1
5、.宿舍管理之观念 (1) 确保劳动力充足，减少人员流动率 (2) 女性员工夜班加班之安全 2. 员工宿舍分类 (1) 主管宿舍：依职业或眷属之需要提供单户、单人房或双人房。 (2) 员工宿舍：一般员工依需要情形申请分配 (3) 外劳宿舍：另行就外籍劳工提供宿舍集中管理,三、宿舍管理,16,3. 宿舍管理重点,17,一、警卫管理 1. 警卫管理方式 (1) 公司员工担任：国内企业早期警卫均属由公司 a. 优点：属公司之一份子，向心力强，便于直接管理，并可做其它职务支持及调迁 b. 缺点：专业性不足，并常因人情门禁松散或成为员工聊天休息场所 (2) 保全公司：现国内企业已多采保全公司担任 a. 优
6、点：有较充足专业训练，门禁管理严格 b. 缺点：成本较高，且为间接透过保全公司管理保全人员,肆、涉外作业,18,2. 警卫管理重点,19,1.访客之类型 (1) 预定来访之访客，与公司人员约定好之访客 (2) 没有约定，但对公司有益之访客 (3) 没有约定，且对公司无益之访客 2.接待人员应就不同类型访客采不同应对方式 (1) 应请各单位人员事先连络服务人员，告知来访者姓名、人数、时间、招待地点等以利于接待作业 (2) 应告知接待人员与公司友好厂商名称，以做适当应对接待 (3) 不知名厂商或访客意图不明，应训练接待人员应对方式及连络总务人员处理,二、服务台之接待管理,20,3.接待管理重点,2
7、1,1. 企业公关之对象 (1) 政府机关、学校、慈善单位、福利团体、研究单位 (2) 财团、公众团体、交易往来厂商 2. 企业公关之目的 (1) 希望社会大众对企业保持良好的印象与风评之活动 (2) 向社会大众提供企业信息之管道 (3) 与各机关企业建立良好之互动关系及友谊,三、公关管理,22,3.公关管理之作法及重点,23,一、员工上班的目的：生活安定。 安全无忧、身心健康的工作是生活安定的要件 安全卫生管理：为防止职业灾害，保障劳工安全与卫生 二、职业意外伤害分类 劳委会分类：职业意外伤害可分为坠落.滚落、跌倒、冲撞、物体飞落、物体飞落、物体倒塌.崩塌、被撞、被夹.被卷、被切割、擦伤、采
8、踏(踏穿)、溺毙、与高温低温之接触、与有害物之接触、感电、爆炸、物体破裂、火灾、不当动作、其它不能归类、公路交通事故、铁路交通事故、船舶.飞机交通事故、其它交通事故等23类。 三、安全、卫生设备规定： 工厂法第四十一、四十二条，工厂应具备 a. 安全：工人身体上、工厂建筑上、机器装置、防火防水灾之设备 b. 卫生：空气流通、饮料清洁、盥洗及厕所、光线、防卫毒质之设备。,伍、环境安全,24,五、劳工安全卫生管理重点,膳食管理,管理原则 管理要点,26,陆、总务行政人员如何协助企业降低成本,27,四、需遵照办理之相关法规 a. 劳动法 b. 劳动法施行细则 c. 公司法 d. 社会保险条例 e.
9、社会保险条例施行细则 f. 劳动安全卫生法 g. 劳动安全卫生法施行细则 h. 劳动安全卫生组织管理及自动检查办法 i. 消防法 j. 精密作业劳工视机能保护设施标准 k. 工业安全标示设置准则 l. 危险性工作场所审查暨检查办法 m. 锅炉及压力容器安全规则 n. 劳工健康保护规则 o. 童工女工禁止从事危险性或有害性工作认定标准 p. 爆竹烟火制造业安全设施标准 q. 危险性机械或设备代行检查机构管理规则 r. 国务院或劳动部门相关行政解释、命令,现 场 管 理 实 务,一、现场主要工作 二、现场人員管理 三、现场物料管理 四、现场设备管理 五、现场品质管理 六、现场环境管理 七、现场工序
10、管理 八、现场信息管理 九、现场布局管理,总 纲：管理（作业）的总则,1. 我（部门或个人，下同）的工作绩效目标是什么？ 2. 我的职责和权限是什么？ 3. 我的各项工作流程是否已明确规定？ 4. 我的各项工作方法是否已规定，并能经济的达到既定目标？ 5. 是否具备相应的客观证据，以证实我的工作绩效或工作过程？ 6. 当异常发生时，我清楚该如何运作？并努力寻求改善对策？,注：上述要求均应书面化、文件化，众所周知,1、品质： A：按标准作业书的标准要求作业； B：进行工序诊断，预防不良发生； C：尽可能改善工序布局，提高工序能力； D：将以往的经验、教训，反馈到新机种里； 2、降低成本： A：在
11、标准工时内，完成生产数量； B：减少材料、设备的在线库存量； C：进行经济动作分析，减少作业工时； D：杜绝滥用办公经费； E：杜绝各种白干、瞎干、蛮干的行为；,一、现场管理工作的主要事项：,一、现场管理工作的主要事项：,1、品质： A：按标准作业书的标准要求作业； B：进行工序诊断，预防不良发生； C：尽可能改善工序布局，提高工序能力； D：将以往的经验、教训，反馈到新机种里； 2、降低成本： A：在标准工时内，完成生产数量； B：减少材料、设备的在线库存量； C：进行经济动作分析，减少作业工时； D：杜绝滥用办公经费； E：杜绝各种白干、瞎干、蛮干的行为；,3、确保交货期： A：编定生产日
12、程，作进度管理； B：适当调节工序，平衡工时； C：确保材料准时到位； 4、确保人身安全： A：强调安全守则，必要时可强制执行； B：必要时请专家会诊，提出改善方案； C：定期检查各种安全防护措施有无失效； D：万一发生事故，第一时间内组织拯救，并向上司报告； E：照明、温湿、噪音、气味符合要求； 5、提高士气： A：制定鲜明的奖惩制度，鼓励提合理化建议； B：以身作则，率先示范，发挥领导效应； C：关心部署身心健康，维系良好的人际关系； D：鼓励部署自修求进，相互学习，并适时奖励； E：不遗余力推进5S活动；,二、现场人員管理,1、新人需要耐心指导： 第一步：消除新人的心里紧张。可先找一两个
13、轻松 的话题，打消新人的紧张心理，心里一旦 轻松，培训也就成功了一半。 第二步：解说和示范。将工作内容、要点、四周环 境逐一说明，待对方大致有印象后，实际 操作一遍做示范。 第三步：一起做和单独做。先让新人跟着一起做，然后 在一旁观看新人单独做。 第四步：确认和创新。 1、作业是否满足标准作业书的要求； 2、能否一个人独立工作； 3、有无其他偏离各种规定的行为；,2、发出指令不可抽象： 没有具体内容的指示，使部下无所适从，要么不去做， 要么靠自己的想像发挥来做，必然导致作业结果出现 偏差； 出指示要有6W2H（何事WHAT、何故WHY、 何人WHO、何时开始和结束WHEN、何地WHERE、 为
14、谁FOR WHOM、如何HOW、 成本MUCH）方面 的具体内容，这样作业人员才知道自己的作业目标是什么 3、注意缺席顶位： 有许多作业不良，就是由于顶位人员不熟练而造成的。平 时有计划地培养全能工，是填平缺席陷阱，避过危机的有 效方法之一，并要对顶位工序重点确认。,5、调动每一个人的积极性：,健全的奖惩制度是基础，高明的指示、命令是调动积极性的关键；管理人员在安排部下工作时，不能只是简单地甩下几个指示、命令，要想办法诱发部下参与的积极性才是。积极性一旦调动起来，再棘手捣乱难题都能得到圆满的解决。管理人员要做到： 1、赋予动机； 2、经历促成长； 3、评价反馈；,要 我 做,我 要 做,制度,
15、8、情报交流要顺畅：,情报交流的成败与否，取决于是否准确发出，以及对情报内容是否接收、理解、共鸣，情报交流充分，执行才不会偏离要求。 管理人员需注意： 1、说明前因后果； 2、不要抱住“官本位”不放； 3、点“题”之前要过渡； 4、闻“过”即改； 5、“改弦易辙”时要说明；,9、褒贬部下要看时机：,表扬时要注意： 1、不漏听、不漏看、不忘记部下取得的成果； 2、要及时在众人面前表扬； 3、可以借助他人来表扬； 4、莫要夸大其实； 5、莫要瞒上欺下； 6、莫要哗众取宠； 7、莫要夜朗自大；,批评时要注意：,1、就事论事，切莫言及他人他事； 2、批人要留“皮”，不往死里整； 3、切忌“四”不： 1、不听部下解释，揪住就批，有理没理先骂一顿再说； 2、不给挽回机会，一错就批。根本不理会最终结果； 3、不再信任，错一回批一次，以后就不再使用该人； 4、不采取相应的实际处罚，每次都停留在口头上；,10、管理人员要有问题意识：,做为一个管理人员要时刻意识到： 1、靠老经验已经无法应付的工作是否增多？ 2、是否认为世上只有自己的专业高？ 3、是否不愿与其他部门更多地沟通？ 4、计划中途变更的次数是否增多？ 5、多品种，少批量，短交期的生产任务是否越来越
