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1、任务11 商函,2,一、什么是商函,作为商务世界有效的沟通渠道，商务信函在商务活动中起着越来越重要的作用。除了礼貌性的登门拜访外，信函也是必不可少的沟通方式，可以说每一笔交易的达成都少不了商务信函的往来。因此,如何最大限度地发挥商务信函的作用，以便获取最大的经济效益就成了销售人员所关注的大事之一了。,3,同其它信函一样，商业信函也是一种具有习惯格式的文体。信文又称信笺。它记载商业业务的具体事宜，是商业信函的核心部分。信文内容多种多样，其表达既灵活，又有一定的格式。一般由信头、标题、行文对象、正文、附件、生效标识六个部分组成。,CORRECTNESS,CLEARNESS,COMPLETENESS
2、,CONCRETENESS,CONCISENESS,COURTESY,CONSIDERATION,7C,7C,二、7C原则,商务的信函与买卖双方的权利、义务、利害关系、企业形像等息息相关，是制作各种商业单据的依据，以及进行商业活动往来的重要凭证。准确无误是商业信函写作中最最要的原则。 商务信函应确保信函所涉及的信息、数字、事实准确无误。因此，在进行商业信函写作中应反复审核相关信息，如：收信人的职称、姓名、地址、交货时间、地点、货物品质、颜色、尺码、单价、总价、包装等。,正确（correctness）,清楚（clearness）,清楚原则包括两个方面的内容， 一是写信者在拟文前知道自己要写什么；
3、 二是对文收到信函时可以完全了解写信者要表达的意思，不会产生误解。 这就要求写信者头脑清楚、条理清晰、表达准确，避免使用一些含混不清、模棱二可的词汇。,完整（completeness）,一封完整的商业信函应该是对对方提出的问题逐一回答，而且对自己要表达的重要信息说明清楚。信函的完整性有助于建立良好的企业形像，节省双方的商务往来时间而达到预期的效果，避免因重要信息不全而引起不必要的纠纷。,具体（concreteness）,具体原则是指信函中涉及的内容要言之有物，信息要详实具体、丰富生动，表达要完整。,简洁（conciseness）,简洁是指用最少的语言表达最丰富完整的内容，并且不影响信函的礼貌性
4、。简洁使信函更加简明有力。商务英语信函的格式要简明扼要，语言要通俗易懂，内容要精练丰富。这要就要写信者在行文过程中尽量选用单间、易懂、朴素的词汇，采用简洁，直接的句子。 例： 关于贵方要求延期支付5月7日到期的货款一事，现在很高兴的通知您，在对这件事经过慎重考虑后，公司同意多给贵方30天的宽限期来支付款额。,公司已同意多给贵方30天的时间来支付5月7日到期的货款,礼貌（courtesy）,为了建立、保持一个友好贸易关系，商务信函往来一般要注意礼貌原则，以理待人。具体的礼貌原则基本包括这样几个方面：遵守国际商务往来惯例；尊重对方风俗习惯；语言表达要客气有分寸，避免使用命令口气；多用友好、肯定的语
5、气，尽量用委婉语气指出对方不尽人意的地方，复信要及时。,体谅（consideration）,体谅是指以对方利益为出发点，站在对方的立场周到、细致的考虑问题，以便得到对方的好感而达到所预期的目的。体谅原则是商务交往中为了促成交易所使用的一种技巧。 例: 你在8月24日的订单里忘记注明旅行车的颜色。,请让我知道您喜欢哪一种颜色的旅行车，以便我们立即将订货 发出。,常见的信纸规格有以下几种：185*260mm（16K）、210*297mm（A4）、216*279.5mm（信纸）。一般的信纸采用80克100克的普通纸即可。,商务信纸信封,三、商函的信纸及信封,信纸中的设计要素通常包括企业标志、中英文名
6、称、标准色、联系方式、装饰纹样等。设计要素的组合与名片、信封的设计可取其风格样式一致。但需要注意的是，设计时，在信纸上要留够功能区域的面积，不可让设计要素将书写位置占去太多，使得信纸失去了原有的功能。,商务信纸信封,商务信纸信封,信纸的一般折叠法是文字向外，先直后横，或先横后直。信笺顺折向上最为适合，因为收信人拆信后，抽出信笺便看见自己的名字。写文言书信时，最好注意这一点。寄往欧美国家的信笺，信纸折叠方式为一分为三地横折。先折信纸的下端，后折信纸的上端，以便收信人拆信后，打开信纸便可看到自己的名字。,信纸折叠方法,折叠信笺的常规方法有： 一是先将信笺三等分纵向折叠，然后再将其横折，并令其两端一
7、高一低。此法叫作“以低示己法”，意在表示谦恭之意。 二是在折叠信笺时，有意将收信人姓名外露。它叫“外露姓名法”，可令收信人产生亲切感。 三是先将信笺纵向对折，随即在折线处再往里卷折1厘米2厘米宽，最后再将其横向对折。此法叫作“公函折信法”，多用于因公通信。,信纸折叠方法,四、商函格式精析,（一）信头 信头一般都是事先就印好的，它表示发信人公司行号名称及地址，使收信人一看就知道发自何方、何处，也便于复信时参考。包括发信人的姓名、地址、网址、电子信箱、电报挂号、电话号码。有的信头还包含公司负责人的姓名和职务职称。,（二）标题 通常采用“关于*的函”,（三）行文对象 开头写收信人或收信单位的称呼。
8、称呼要单独占行、顶格书写，称呼后用冒号。,（四）正文,发函缘由,发函事项,希望或要求（结尾应酬语）,向收信人问候；写信的事由，例如何时收到对方的来信，表示谢意，对于来信中提到的问题答复等等；,该信函要进行的业务联系，如询问有关事宜，回答对方提出的问题，阐明自己的想法或看法，向对方提出要求等。 如果既要向对方询问，又要回答对方的询问，则先答后问，以示尊重；,提出进一步联系的希望、方式和要求。,22,例 如： 推销产品： 我们从获知贵公司的名称，不知贵公司对此类产品是否有兴趣。 寄发资料： 为使贵方对我方各种款式的产品有一初步了解，今航邮奉上我方目录和一些样品资料，供您们参考。,附寄资料： 随函附
9、上本公司新出款式的样品，请查收。 随函附上合同第号两份，希查收。请会签并寄送我方一份备案,自我介绍： 请容我们自我介绍，我们是首屈一指的公司。本公司经营这项业务已多年，并享有很高的信誉。 我们的产品质量一流，我们的客户一直把本公司视为最可信赖的公司。,（五）附件 商业信函常见的附件有报价单、产品介绍或说明书、订购合同、发货通知单、产品质量检验书等，用以证实信文所写的各种论点，或作为商业业务往来的确认手续。,（六）生效标识 1、署名 署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。 以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。 重要的商业信函，为郑重起见，可加盖公章。,2、日期 写信日期一般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商业信函的日期很重要，一定不能遗漏。,课堂练习,p177P178练习题1、2,
