档案分类与整理讲解

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1、档案,管理,一分公司：郭倩,档案整理工作,一、定义 档案整理工作，是指将处于零乱状态的和需要进一步条理化的文件经过分类、组合、排列与编目，达到系统化的过程。是一项重要的基础工作。 档案整理方法： 以件为管理单位,二、一般程序,档案整理工作的流程，主要包括 区分全宗-全宗内档案分类-按件装订-件的排列与编号-编目-排架等步骤。 1、区分全宗：将文件按不同的形成机关、组织或个人分开，以避免不同机关形成的文件混合在一起 2、全宗内档案分类：把一个单位内的全部档案按其在来源、时间、内容和形式上的异同，分门别类，并按照一定办法排列。,3、立卷：将归档文件按一定特征分门别类地组成档案的基本保管单位案卷。包

2、括文件材料的组合、卷内文件的排列、拟定案卷标题和装订等。 4、案卷的排列：将案卷按年度、组织机构或问题等标准系统排列，以固定案卷序列。 5、编目：以一定形式揭示和介绍档案内容与形式特征的工作，包括填写卷内文件目录、备考表、案卷封面和编制案卷目录或归档文件目录、档号等。,档案保管的原则,建立与维护档案存放的秩序 延长档案寿命 防止档案损坏 有据可依,档案整理工作的原则,已办理完毕的，有保存价值的 遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系 区分不同价值 便于档案的保管和利用,保持文件之间的有机联系,是指文件在产生和处理过程中所形成的固有关系，主要表现在文件在来源、时间、内容和形式等方面的联

3、系。 如：一个单位及其内部机构 一定的历史阶段、一个年度 一项特定的活动、处理一项业务、进行一次调查、承办一个案件、召开一次会议 不同的文种、载体材料等,区分不同价值,区分归档范围内不同文件的价值，划定不同的保管期限。 如：保存价值大重点整理和保管 保存价值小根据条件区别对待 无保存价值不需归档、销毁,便于档案的保管和利用,是档案整理工作的基本出发点和根本目的 当与保持文件之间的历史联系发生矛盾时，应充分考虑档案保管和利用的方便,第一讲,文件的,归档,归档文件 立档单位在其职能活动中形成、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。特别要注意对单位会议记录的归档 归档文件整理 将归档文件以

4、件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。,件归档文件的整理单位。 一般以每份文件为一件； 文件正本与定稿为一件； 正文与附件为一件； 正文与文件处理单等为一件； 原件与复制件为一件； 转发文与被转发文为一件； 报表、名册、图册等一册（本）为一件； 来文与复文可各为一件。,第一点注意平时收集，即平时将某次会议或处理某件事、解决某个问题所形成的文字材料收集起来； 第二点注意年终收集，即年终要把本单位收发文本上作了登记的全部文件材料收集起来；,归档文件的价值鉴定,第二讲,有价值,反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

5、,三、文件修整,一般包括： 对破损文件进行修校； 对字迹模糊或易褪变的文件进行复制； 去除文件上易锈蚀的金属物； 对过大的文件进行折叠。,四、文件装订,归档文件应按“件”装订 “件”内排序 正本在前，定稿在后； 正文在前，附件在后； 原件在前，复制件在后； 转发件在前，被转发件在后； 复文在前，来文在后； 不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。,对齐方式 1、装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐，便于将来翻阅利用。 2、采用左上角装订的，应将左、上侧对齐。 3、采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。,装订方式和用品：常用的有三种 1、线装：缝纫机轧线 2、粘接式：包角 3、变形材料：不锈钢夹、

6、燕尾夹、塑料夹 符合档案保护要求，降低成本、简便易行,五、归档文件的分类,（一）分类方法：年度分类法、机构/问题分类法、保管期限分类法 （二）分类方案： 1、年度机构（问题）保管期限（例1、2） 2、年度保管期限（例3） 3、保管期限年度机构（问题）（例4） 4、保管期限年度,例1：2001年：办公室永久、长期、短期 人事处永久、长期、短期 管理处永久、长期、短期 2002年：办公室永久、长期、短期 人事处永久、长期、短期 管理处永久、长期、短期,例2：2001年：党群类永久、长期、短期 业务类永久、长期、短期 行政类永久、长期、短期 2002年：党群类永久、长期、短期 业务类永久、长期、短期

7、 行政类永久、长期、短期 例3： 2001年：永久、长期、短期 2002年：永久、长期、短期 2003年：永久、长期、短期,例4：永久：2001年办公室、人事处、管理处 2002年办公室、人事处、管理处 2003年 长期：2001年办公室、人事处、管理处 2002年办公室、人事处、管理处 2003年 短期：2001年办公室、人事处、管理处 2002年办公室、人事处、管理处 2003年,六、归档文件的排列,是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。 事由原则 结合时间、重要程度 会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列,（一）同一事由内的归档文件排列 按文件形成时

8、间的先后顺序； 按文件的重要程度排列。 （二）不同事由间的归档文件排列 按不同事由形成时间的先后顺序排列； 按事由的重要程度排列； 按事由具有的共同属性分别集中排列。,七、归档文件的编号,归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。 归档章必备项目为：全宗号、年度、保管期限和件号；选择项目为：机构（问题）。 全宗号是档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代号； 年度指归档文件的形成年度； 保管期限是按照文书档案保管期限表给归档文件划定的； 件号指归档文件的排列顺序号。,填写归档章项目时应使用符合档案保护要求的字迹材料 加盖归档章的时间 归档章格式（

9、如图）,八、归档文件的编目,归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录 归档文件目录由二部分构成： 归档文件目录 归档文件目录封面,归档文件目录,归档文件应逐件编目，目录中一件只体现一条条目。 如：来文与复文件为一件时，只对复文进行编目。 归档文件目录各项目应体现归档文件的内容和形式特征，方便检索和利用。 归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。,归档文件目录 机构：办公室,归档文件目录用纸采用国际标准A4型纸横排或竖排 归档文件目录应打印装订成册并编制封面 归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目,归档文件目录封面,九、归档文件的装

10、盒,装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒，填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等内容。 装盒的要求： 不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒； 不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒； 分机构（问题）的情况下，不同机构（问题）形成的归档文件不应放入同一档案盒。,档案盒封面,档案盒盒脊,备 考 表,十、排架,档案按分类方案 如年度机构（问题）保管期限 或年度保管期限机构（问题）从上到下、从左到右的顺序排列上架, 也可将历年档案统一按保管期限分别排架。,个贷档案卷内目录,参保管理档案卷内目录,特种载体档案的整理,一、照片档案的整理 （一）基本概念 1、照片档案：是指机关或个人在社会活动中直接

11、形成的，对国家和社会有保存价值的，以感光材料为载体，以影象为主要反映方式，并辅以文字叙述的记录材料。 2、芯页：用以固定照片或底片，并标注说明的中性偏碱性纸质载体，是照片册、底片册的组成单元。 （二）照片档案的组成 由底片、照片、文字说明三个部分组成,（三）照片档案的收集,1、本单位在工作活动中产生的具有凭证和参考价值的照片； 2、本单位领导活动的照片，社会知名人士在本单位工作、学习的照片； 3、本单位向有关单位提出内容和要求，组织拍摄或征集的照片； 4、本单位工作中选用的外单位的照片。 （四）整理原则 保持照片档案的有机联系，便于查找和利用。照片的底片应单独整理并存放在专门制作的底片册里，照

12、片及其文字说明一同整理并存放在照片册里。,(五)保管期限与密级,保管期限是按照片、底片的价值划定的存留年限，分为永久、长期、短期三种。具体按照国家档案局关于机关档案保管期限的规定执行。 密级是指照片、底片保密程度的等级。密级的划定按照保密法及其实施办法执行。,底片的整理,1、底片的整理可按年度问题分开，其次是进行底片编号。底片号格式：全宗号-保管期限代码-张号。 2、可以以一张底片或一组底片为一个保管单位，编一个顺序号。如果是一组底片编一个顺序号，则在一组内每张底片上再编一个分号。 3、底片号可用铁笔横向刻写在胶片边处，但不能损伤影像。 4、将底片放入乳胶袋，在乳胶袋右上方空白处标明底片号。

13、5、按底片号顺序将乳胶袋依次插入芯页，并在芯页的插袋上标明底片号。,照片的整理,1、一般应按照片反映的内容或专题来进行分类，使同一内容或同一性质事物的照片归入同一类中，保持其内在的联系。 2、照片分类以后，按照重要程度或时间顺序进行排列，按序嵌进影集。 3、照片的编号，以影集每页从上到下，自左至右依次编流水号。格式：全宗号-保管期限代码-册号-张号； 全宗号-保管期限代码-张号。 4、照片的分类号、序号以及底片号等除在文字说明栏中写清外，每张照片的背面都应写明，以便查找利用。,文字说明的编写,1、照片的说明，主要包括符号说明、文字说明及拍摄时间和摄影者。 2、符号说明包括照片号、底片号和参见号

14、。其中参见号是指与本张（组）照片有联系的其他档案的档号。 3、照片的文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素 4、编写文字说明要综合六个要素，概括地揭示照片影象所反映的全部信息，其次要语言流畅，文字简洁。 5、编写说明一般以单张照片为单元，而对由若干联系密切的一组照片应编写一个总说明，其中的每一个单张还需编写的分说明。总说明在该组照片的第一张照片的上方书写，分说明则一律在每张照片的正下方或者左侧、右侧书写。,数码照片的整理：实行“双套制”保存。冲印具有代表性的数码照片按照传统照片整理方法进行整理、编写说明等，形成的全部数码照片配上文字说明刻成光盘进行保存。,二、磁带、录音带、录像带、光盘的整理,在不同载体形式分类的基础上，按其包含内容所形成的先后时间顺序逐件编号，可跨年度编制流水号，并编制目录，目录应包括序号、内容、形成日期、保管期限、备注等项目。 三、实物档案的整理 包括奖牌、奖状、奖杯、锦旗、纪念品、废旧印章等，可以总的编一个大流水号，并编制实物档案目录。,讲课到此结束 谢谢！,