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1、交流 档案科技成 果推介 电子文件元数据分类与方案设计对策研究 文田雷 北京市档案局于2 0 1 4 年承担了国家档 案局科技项目“ 电子文件元数据分类与方 案设计对策研究” 课题， 形成了电子文件 和电子档案元数据两分法 ( 即对象元数据 和事件元数据) 的管理理论和 北京市电 子文件和电子档案元数据分类方案 等重 要研究成果。 该课题于2 0 1 5 年1 2 月通过了 国家档案局鉴定委员会的评审。 鉴定委员 会认为， 该课题的科研成果具有较高理论 价值， 对北京市电子文件和电子档案元数 据管理以及数字档案馆建设实践具有指 导作用， 对其他地方相关工作的开展也有 参考借鉴意义， 其科研成果
2、具有较强的可 操作性， 对推进电子文件和电子档案元数 据相关标准规范的制定和实施具有重要参 考价值。 该课题荣获2 0 1 6 年度国家档案局 优秀科技成果二等奖。 研究内容 根据调研已有的标准和学术研究项 目来看， 对于电子文件和电子档案元数据 的分类研究表现出以下3 个特点： 一是概 念涉及内容范围广； 二是电子文件和电子 档案元数据的种类和层级繁多； 三是电子 文件和电子档案元数据随着保管和利用而 不断增加。 可以说， 现有成果对于电子档 案真实性、 凭证性保障及长期保存有效利 用并不都是最佳选择。 设计电子文件和电 子档案元数据的最佳分类方案是关于电子 6 2 m 档案 2 0 1 7
3、 4 文件和电子档案元数据研究的重点和关 键。 北京市档案局根据北京市电子文件和 电子档 案管理的基本现状， 专题 攻关电子 文件和电子档案的元数据分类方法， 以及 各类型电子文件和电子档案的元数据项最 优集合， 破解当前元数据分类不够清晰、 项 目繁杂难以落地执行的难题。 该课题设计并构建了 “ 对象元数据” 和 “ 事件元数据” 两分法， 探索设计了当前 常见的文本类、 图像类、 影像类、 声音类电 子文件和电子档案的对象元数据项和事件 元数据项， 形成了重要的科研成果 北京 市电子文件和电子档案元数据分类方案) 。 方案统一 了国内电子文件和电子档案元数 据在分类方法和管理模式上的争议，
4、 填补 了图像类、 影像类和声音类3 类电子文件和 电子档案元数据方案的空白， 优化了 文书 类电子文件元数据方案( DA T 4 6 ) 在实 践中存在执行不便的元数据项选择。 1 元数据两分法基础理论研究 元数据是电子文件和电子档案管理工 作重心之一， 这是毋庸置疑的。目前， 国内 档案界对元数据的概念边界、 分类思路、 管理方法等方面的认知和理论并不统一， 各地区的具体实践也各有特点。 如何科学 设计和解释电子文件和电子档案元数据的 基础理论， 逐步形成统一的理论体系和一 致的认知， 进而快速推动电子文件和电子 档案管理工作又好又快发展， 是我国档案 界当前一项重要的工作。 在课题组组长
5、陶水龙发表的 ( 电子档 案元数据分开管理研究论文的指导下， 课题明确了对象元数据和事件元数据的两 分法， 界定了它们的概念与主要作用。 ( 1 ) 对象元数据 对象元数据是指电子文件形成过程中 产生的， 由信息系统自动生成且不可人工 干预的， 直接关系电子文件和电子档案凭 证性的元数据项， 对象元数据应封装在电 子档案身份证中。 可以看出， 对象元数据的基本特 征： 是电子文件形成过程中产生的， 由信 息系统自动生成且不可人工干预的元数据 项； 对象元数据的核 功用： 直接关系电 子文件和电子档案的凭证价值和真实性， 在这里谈到的凭证价值和真实性主要聚焦 在文件的依法合规问题； 对象元数据的
6、 管理原则： 封装在电子档案身份证中， 与电 子档案身份 证一体化管理。 ( 2 ) 事件元数据 事件元数据是指电子文件归档和电子 档案管理过程中产生的， 对电子档案溯源 起重要作用的， 由信息系统自动生成或人 工录入的元数据项， 事件元数据以结构化 的数据形式存储在数据库中， 并通过电子 档案目录与电子档案的内容信息和电子档 案身份证进行有效关联。 可以看出， 事件元数据的基 本特 征： 是电子文件归档和电子档案管理过程 中产生的， 由信息系统自动生成或人工录 人的元数据项 ， 事件元数据 的产生阶段和 允许由人工干预是其与对象元数据最主要 的特征区别； 事件元数据的核心功用： 对 电子档案
7、溯源起重要作用， 这就意味着事 件元数据的选择不应聚焦那些对电子文件 和电子档案起到凭证性保护作用的项目； 事件元数据的管理原则： 以结构化的数 据形式存储在数据库中， 并通过电子档案 目录与电子档案的内容信息和电子档案身 份证进行有效关联， 为了避免电子档案身 份证在元数据不断增加的管理过程中重复 封装， 事件元数据采取在数据库中单独管 理并与电子文件和电子档案内容信息挂接 的管理方式， 不再做封装一体化管理。 2 元数据 分类方案设计 ( 1 ) 分类方案支持 更多的数据类型 文书类 电子文件元数据方案( DA T 4 6 ) 仅仅局 限于文书类 电子文件的元数 据。 鉴于目前我 国党政机
8、 关公文处理 的特 点， 能够通过信息系统正式签发文书类 电子文件的单位并不多， 因而当前产 生的 真正 意义 的电子 文件 和 电子档 案可能更 多地集中在图像、影像和声音等部分， DA T 4 6 并未覆盖这三部分的电子文件和 电子档案， 所以各地区在实践中往往使用 内部暂定的元数据方案执行。 课题明确了电子文件和电子档案元数 据 分类方 案的边 界， 形成了重要 的科研成 果 北京市 电子文件和 电子档案元数据分 类方 案 。 元数据分类方案分别按照文本 类、 图像类、 影像类和声音类4 大常见类型 的电子文件和电子档案进行了元数据的方 案设 ( 2 ) 分类方案的设计更加易于落地 文书
9、类电子文件元数据方案 ( DA T 4 6 ) 中罗列了8 8 项文书类电子文件所需 要 留存的元数据项 ， 涵盖 了电子文件形成 阶段 、 电子文件归档阶段 、 电子档案在 档 案室的管理阶段、 电子档案移交接收阶段 和电子档案在档案馆的管理阶段等电子文 件和电子档案全生命周期的5 个主要阶段。 但在国内各地区的实践过程中， 普遍反馈 DA T 4 6 的执行存在一些不便之处， 有些 是因为各党政机关和国有企事业单位信息 系统先于该标准建设完成， 如严格按标准 执行 会出现地 性 的信息 系统 ： 次开 发 行为， 总体成本投入巨大， 档案行政管理 部门难以硬性推动； 还有一些是 因为在深
10、入研 究DA T 4 6 之后， 结合本地区、 本单 位、 本系统 、 奉行业实际， 认为其中的某些 必选 和可选 项 目并不会实际产生， 或并没 有保存的必要。 基于元数据的两分法理 论， 北京市 电子文件和电子档案元数据 分类方 案 在 设计 过程中充分考虑可操作性、 便于执行 性和科学合理性， 力争使其具备更好的易 用性。 其中， 文_本类对象元数据共计2 2 项、 图像类对象元数据共计2 3 项、 影像类对象 元数据共计1 9 项、 声音类对 象元数据共计 7 项 ； 文本类、 图像类、 影像类、 声音类事件 元数据共计l 4 项； 必选的元数据 项总计约 4 0 项、 可选的元数据项
11、总计约3 9 项， 新定义 了一般为可选、 在特定条件下为必选的元 数据项总计约7 项。 在课题研 究过程中， 注重联系实际， 将 北京 市电子文件和电子档案元数据分 类方案 纳 入北京数 字档案馆 ( 北京 电子 文件中心) 项目建设体系进行验证， 并作为 项目建设所需遵 循的核心制度使用， 为项 目建设提供 殳 计蓝图。 主要创新 1 理论创新 该课 题 首创性地提出了电子文件和电 子档案元数据按两分法 ( 即对象元数据、 事件元数据) 进行分开管理的基础理论， 结合电子文件和 电子梢案管理的特点、 联 系北京数字p 案馆 ( 北京电子文件中心) 项 目建设实际， 提 J ， 对象元数据和
12、事件元 数据 的楱 【 功用和管理原 。 2 全面，I 生 创新 该课题 的研究成果 北京 市电予文件 和电子档案元数据分类方案 充分考虑电子 文件和电子档案的形成和管理现状， 对文本 类、 图像类、 影像类和声青类4 类最常见的 电子文件和电f档案进行了深入分析， 结合 各类型电子文件和电子档案的形成环境、 技术特点， 分别梳理 _r 托 鲜明、 专业对口 的对象元数据和事件元数据项， 使 北京市 电子文件和电子档案元数 据分类方案覆 盖了目前党政机关和国有 事业 位普遍 形成的主要电子文件和电子档案的类型， 方 案的指 导性更强、 参考意 义更大。 3 实践创新 该课 题根 据对北 京 市
13、和各 档 案移 交单位 、 市和区档 案馆现行信息系统的调 研结果 ， 充分考虑 北 京市 电了文件和 电 子档案元数据分类方案的可操作性、 便 于执行性和科学合理性， 在保障元数据项 可充分表达对象元数据、 事件元数据含义 时， 对元数据项进行了合理优化， 最终选 定的项目既满足现行信息系统的摹本现 状 ， 又兼顾 未来 段 时期 的发展 需要， 降 低 _r 各 单位 信息 系统 的改造量 ， 使 北 京 市电予文件和电子档案元数据分类方案 在 实际工作中更 易于落地 ， 也更易于被 文 件和档案管理人员及技术人员所接受。 应用前景 该课题通过调研国内外电子史件和电 子档案元数据的研究和使
14、用情况， 分析并 提出科学的电子文件和电子档案元数据分 类方法及元数据项选取标准， 并将研究成果 北京市电子文件和电子档案元数据分类 方案 运用到北京市电子文件和电子档案 管理工作以及北京数字档案馆 ( 北京电子文 件中心) 建设项目中， 为 仃 各级电子文件形 成单位和国家综合档案馆 提供 电子文件和 电子档案元数据管理的规范化支撑。 课题研究成果有望引领北京市电。 - 文件和电子档案元数据管理工作迈入科学 化 、 规范化 的管 理阶段， 并引导北 京市 电 子文件管理联 席会议 、 各级档案移交单位 和各级国家综合档案馆在政策制定、 发展 规划 、 信息 系统建设 等方面逐步进入一个 良眭的可持续发展时期。 课题研究成果对 北京市的实际工作具有极强的指导意义， 同时对其他地区开展电子文件和电子档案 元数据管理工作具有参考价值， 在国内具 有较大的普遍适应J生和借鉴意义。 划 作者单位 ： 北京2 0 2 2 年 冬奥会和 冬残 奥会组织委 员 会、 北京市档案局 责任编辑： 田小燕 4 - 2 O I 7 山 挡臻 63
