《接待小结》由会员分享,可在线阅读,更多相关《接待小结(10页珍藏版)》请在金锄头文库上搜索。
1、1、由本地区(单位)负责外事工作的领导牵头建立一个有专职陪同人员、专业对口业务人员、谈判人员、翻译、保卫和后勤等方面人员组成的接待班子。2、将洽谈的项目或技术资料、图纸事先译成中文,供有关人员事先消化并全面掌握。3、外商或外国专家来或回国时,应安排职位相同的人迎送,并协助办理有关手续。抵达后应由负责人出面接见。来、去时,由接待单位负责宴请。4、在安排好外商或外国经济专家(包括家属)的食、宿、行、工作场所、文娱活动的同时,还应搞好安全保卫、环境卫生等工作。5、涉外交往中,不要主动赠送礼品。外国专家在华期间结婚、过节、生日等,经组织批准可以个人或集体的名义赠送适当的纪念品。为做好团结工作,我方人员
2、可同外国专家正常往来.6、有关人员应虚心向外国专家学习有关理论知识和管理经验,学习、消化有关技术、资料。这是第二次与他会面, 第一次在香港, 因为时间有限,只大概的谈了一些王里论上可能涉及到的基础的东西, 这一次时间稍多, 确定了双方合作的可行之后, 他特地飞到我们工厂所在地,详细探讨细节, 我说想说的就是一点第二次接待他的过程中一些感触.客户所经营的產品在美国除了沃尔玛之外,其它大型超市都有他產品的影子. 可以说是一个很大的客户, 我就不细讲我们谈判需要克服哪些困难, 相信同行们接触过客户的都清楚一些. 美国人很认真, 很严谨, 做事很谨慎, 而且不喜欢听王里由,一件事忄青办不成就办不成,
3、他不要听太多的because,but;时间观念很强, 每次来访行程表安排得很紧密;在投入一项新的產品到市场之前, 分析得相当透彻, 包括这个新產品进入市场的可行忄生, 有哪些亻尤势,哪些劣势,哪些消费君羊体,以及如何发展这行业的市场, 所有前景都分析过了. 讲得头头是道, 你不得不心生佩服; 我印象最深刻的是他讲了一条关于他们公司员工的生存王里念, 有三个字:1.go2.do3.be这是什么意思呢?go代表着go out,dont wait, just do yourself;do 代表着create,be则意味着be all you can be,如果你能成为一个工程师, 为什么要让自己做工
4、人呢? 还说一些例子如苹果公司,微软的不断创新,和相互之间的竞争,才能让他们如今这么成功等等, 听完他的一席话,真是让我受益菲浅, 尤其是那三个单字,我还要求特意记下来,回到公司后,跟BOSS讲了, BOSS也很重视, 要我保持整王里,下次开会的时候讲给大家听, 呵呵说亂了, 请谅解!如何接待客户电子商务网络营销的客户成交率大概是10%,而来到展厅拜访的客户成交率却高达40%.(只代表我自己的总结) 所以,能够从国外到你这里来的客人,成交几率是非常大的,如果你想在接待客户方面游刃有余,大大增加成交,网上很多关于如何接待外商的“技巧”,什么商业礼仪啦,各国禁忌啦等等.说句不好听的纯属蒙人看热闹的
5、。做生意本来就忙得够呛,第一次接待外商又紧张,还去记这些繁琐的不知所云的东西,累不累啊?.商业礼仪现在广交会上有多少人还傻乎乎西装革履? 各国禁忌世界开放性的今天,来了个俄罗斯客户结果一看是穆斯林移民, 或者美国的新兴犹太人, 你说禁忌什么?一 心理准备:调整好心态没有什么好准备的,外国人也是人,有些人的素质还相当差,就是跟咱中国农民起家的批发户一样,见多了就,没感觉了,就平时怎么跟人说话就怎么跟他们说就行。外商不是来做慈善外交的,而是来跟你合伙赚钱的,赚钱永远是第一。外商心里具体在琢磨什么,你猜不到也没必要去猜,只牢记一点,大家合作赚钱,这样心态就平和了,不卑不亢。抛开这些不切实际的东西,
6、放松自己, 做个真实的而不是装模作样的人, 往往更能赢得外商的尊重,把事情办好-外商和我们一样,愿意跟一个看上去比较稳重地道,而不是一个跑前跑后、慌张亢奋的家伙做生意。STEP ONE:心理的准备。二行程安排 同客户商讨参观访问行程表, 同工厂(公司接待部门)沟通, 一切敲定之后, 发送邮件货传真让客户确认, 同时让工厂做好接待准备。既然是来赚钱,而不是来旅游观光,商务性的、务实的、紧凑的行程安排总是最受欢迎的。大摆宴席以及陪他们旅游反而不一定能促成交易。因此,事先跟外商详细商量好他的行程,但外商访厂/公司阶段的安排则最好由你自己做出, 看哪些产品和车间, 扬长避短, 把你想展示给外商的东西充
7、分安排进去。可以征求外商的意见,也可以把自己设想成外商,“如果我到一个陌生国度的陌生供货厂去考察,希望看到什么?”实际到访的时候,严格按照行程计划来做(甚至故意严格去做也无妨),常能给外商以好印象。-道理很简单,采购商并不讨厌古板的供货商,最怕说了不算、无明确计划的厂家。STEP TWO:如果可以,实现跟客人商量好行程安排,至少应该知道客人来中国的时间和班次和联系方式。三公司信息的把握这个前面已经说过,你首先应该对公司产品,生产流程,技术参数了解了才有可能带领客人参观。STEP THREE:事前最好准备一些关于公司的英文介绍,整个生产流程的英文,省的到时候翻译出现困难。另外,对于一些客人可能问
8、到的问题要提前准备好。四 客人信息的打探1、了解客户,包括客户的详细联系资料,公司背景,公司实力,经营状况,经营范围,客户此次来访的目的,主要对什么感兴趣。还包括外商公司的股份结构,经营现状,技术水平,近三年的资产负债数字。2详细了解外商的谈判代表的具体情况,包括年龄,学历,爱好,身体健康状况,他在外商公司中的位置,他在经商履历中的业绩,他对投资项目的兴奋点。 3 调查客户性质:客户来之前你就需要对客户进行一些评估,是哪国人?是零售还是批发?网站是什么内容?针对于哪些产品?区域市场在哪等等。4 了解客人的宗教问题,以方便接待。多了解客人国家习俗,习惯和喜好,注意细节,对自己所在城市文化以及景点
9、也尽可能多了解,对本国文化当然应该多了解,客人问及时至少也应知道一点,不要这些都能赢得客人对你的尊敬。 不仅在工作上,在其它方面都是这样。STEP FOUR:了解客人公司及其本人的信息,更能达到知彼!五 准备接待材料和工作(STEP FIVE)1 参观和谈判可能用到的物品:数码相机、预先准备好的CD盘刻录的产品目录和企业介绍(包括你们常用的付款方式,生产周期等),产品册子,易于携带的小样品;色板,计算器,尺,笔记本,订书机,图册还有针对性的报价单。记得要在客人来之前回顾一下以前的来往邮件,作好基本的准备。一个专门的记录本子,计算器,价格表,记录本子 最好选用有活页的夹子。过一段时间可以整理一下
10、,但是,已经记录的不能随便扔掉,整理好备查。2、公司大厅的欢迎客户来访之类的接待牌, 让客人感觉其受到重视。提前告诉前台接待有XX公司客来访,若接待能记住来访的客人名字就更好了。3、会议室的安排,谈判资料的预备,包括企业演示文稿的准备,以及相关需要展示客户的文件资料以证明公司实力。企业演示文稿内容要美观详尽,至少包括:企业的竞争优势,市场分析, 往年的业绩清晰的组织结构图,客户服务流程,企业服务标准,投诉渠道,处理流程研发队伍的实力, 历史荣誉,开发的项目介绍,实验室的参观,负责人的资力介绍, 荣誉证书,各种认证4 事先准备好接机牌,公司大厅接待牌,打扫公司接待谈判室,样品卡的准备,客人感兴趣
11、的其他产品的准备。5 咖啡茶及一些小食品糖果的准备。6 客人小礼物及样品的准备。7提前确定与外商谈判的三个方案,最佳方案,折中方案和妥协方案;准备好为达到上述三个方案的策略和手段。注意:有时候需要打印接待通知,下发给相关部门或工厂!8 对附近娱乐设施及购物休闲设施 要了解。六 接机和酒店安排1、确认时间,确认酒店,拿接待牌并提示客人,在机场迎接;车上和客户所聊话题可以是轻松愉快的,比如讯问客户旅途状况,简洁城市特色或者文化特点等(STEP SIX)2 如果没有实现商量好,可以在车上问客人的行程打算,然后再具体定,一般是先把客人送到你预定的的酒店,有时候是客人自己预定。和客户敲定酒店星级,房间(
12、一人一间,还是share room, 楼层,吸烟区和非吸烟区等等细节, 酒店挑选上要注意, 很多酒店号称5星, 结果连3星的水平都没有, 然后就近安排(距离工厂近的地方或者距离机场近的酒店), 安排妥当以后, 告知客户具体饭店地址电话. 一般是先接送至酒店后, 将访问时行程和工厂资料等文件交给客户, 敲定第二天参观访问事项, 也有客户直接先去工厂参观, 务必提前让工厂准备.(STEP SEVEN)3、如果是客人先休息,那离开前先确定去酒店接客户来公司的时间;有时候客人直接去参观。(STEP EIGHT)注意:与外商协商确定谈判的日程安排,对各个时间段的衔接要精确和细致,如在哪个酒楼吃饭,吃什么
13、菜等等。一般的外商对午餐很随便,一份盒饭也可以!七 安排参观和谈判1 第二天准时至酒店接客户(不同国家的客户对时间的观念会有不同, 我方一般提早10分钟在酒店大堂等候。(STEP NINE)2 接到工厂或者办公室之后, 根据行程表进行参观访问和会谈, 安排专人记录会议内容,如果第一次接触, 应安排多媒体会议室, 双方可以用投影幻灯对各自的企业进行介绍。(STEP TEN)3 谈判谈判技能主要是练出来的,不是学习或者理论可以造就的。你需要多与人交流,包括多去一些市场进行买卖训练,甚至讨价还价的训练。谈判的基础上互信互利,要保证自己的盈利基础上想办法为客户盈利是很重要的。谈判的顺序,参观公司工厂的
14、顺序,陪同人员的级别,产品介绍的专业性和正确性,务必给客人留下专业的好印象,切忌不能一问三不知,当然这些都来源于平时工作经验的积累和学习。(STEP ELEVEN)4,一定要随身带着笔记本随时记录客户的要求,询问的款式,以便在邮件回访时有针对性。让所有客人了解自己公司的操作方式,能使客人更倾向于合作,对于敏感问题保持沉默,矜持的习惯应该避免。更不要对客人撒谎,自己是工厂,自己制造产品。客人的一些评估方式关键是在于如何和你合作,你如何和他互动操作等,你的产品质量竞争优势和你交货期稳定性等。5 聊天,这很重要,几句话就打消他的矜持。讲的内容可以是汇率,建设,基金,家庭,房价,收入等成人问题。通过这
15、些对对方性格充分了解,然后在谈生意时在有分歧的地方进行具体交流。6 打印谈判报价单或合同给客人。(STEP TWELVE)7 客人走时要送到门口,当然最好是送到电梯口,等客人上了电梯,道了再见,电梯门关上后再回到办公室。实际操作中直接去一起吃饭了!(STEP THIRTEEN)pengpunker 中级会员 来自 上海状态 离线 #2使用道具发表于 2008-9-16 12:56 资料 个人空间 个人短信 加为好友 只看该作者 八 餐饮安排1访问洽谈结束,仍有时间,可以征询外商意见,并主动提出宴请。宴请时,人越少越好。如果你英语很好,则无妨;英语不大好的,尽量避免什么特色菜-这类菜往往很诡异,而且颇费时间,等待的冷场尴尬局面,会让宴会成为一种折磨,无论对你或对外商。2总之,以“大家一起做生意”的平常心态,而不是“接待贵宾”的夸张方式,去接待你的第一个到访外商,事情会更好办。3.客人来到公司的时候,我们带他到会议室或者展厅里面就座的时候,不妨询问下:Can I bring you something to drink?(您想喝点什么?)或者简单点:coffee or tea?(咖啡还是茶?)如