OFFICE培训教程

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1、OFFICE简述 nOFFICE系列软件是微软公司为方便 WINDOWS用户的日常办公需求而开发的一 个实用性软件。 nOFFICE系列软件在现有ERP操作系统、企 业管理软件系统飞速发展的今天仍然发 挥着巨大的作用；甚至部分程序编制者 都要借用其中的部分设计理念来增加自 身系统的可操作性。 EXCEL基本操作培训教程 EXCEL基本操作 n常用功能介绍 n快捷键的使用 n特殊功能介绍 n打印功能介绍 n日常问题处理 EXCEL基本操作常用功能介绍 之 EXCEL单元格定位 nEXCEL单元格格是根据座标理论设计而成 ，其横向的单元格称为“行”（行用数值 表示），其纵向单元格称为“列”（列用

2、英文字母表示）；当我们在表述一个单 元格的位置时使用“列”的英文字母+“行” 的数值进行描述。 n例如：C4，D16，G7等 EXCEL基本操作常用功能介绍 之 EXCEL单元格公式设置 n通过对EXCEL单元格定位的了解，我们就可以 根据一般的数学原理设置一些简单的公式，用 于计算。 n例如：我们要在H5单元格内求得E2与G3单元格 内数值的和，就直接在H5单元格内输入“ E2+G3”就可以了。 n注意：设置公式时必须先输入“=”号；在公式 输入完毕后必须按回车键方可使公式有效（此 处使用鼠标结束公式设置不可行）；公式可以 有效复制并拖动。 EXCEL基本操作常用功能介绍 之 EXCEL单元

3、格公式设置 n在单元格公式设置中可以使用函数，我 们在工具栏中看见的 图标实际上就是 一个求和函数。 n由于函数较为复杂，因此本教程中只阐 述常用的平均值(AVERAGE)、IF函数的使 用，大家如果需要了解更多的函数使用 方法请到互联网上搜索更多的教程。 EXCEL基本操作常用功能介绍 之 EXCEL单元格公式设置 n平均值函数：在需要 求取行或列多项单元 格中数值的平均值时 首先必须选定一个空 白单元格，然后点击 工具栏中“插入”的“ 函数”选项，会弹出 一个如图所示的菜单 ，选择上面用红色标 注的选项后点击确定 即可。 图 一 EXCEL基本操作常用功能介绍 之 EXCEL单元格公式设置

4、 n图中上方红色所标识的为数据区域栏，此部分可 根据自身需要选择不同的数据区域进行求值。 n区域选定后计算结果将显示在下方，然后直接点 击确定就可完成操作。 图 二 EXCEL基本操作常用功能介绍 之 EXCEL单元格公式设置 nIF函数：IF用中文表述即 为“如果”，此函数用途广 泛，可对数值和文本进行 运算或判断以求得数值或 文本是否能够达到使用者 需要的函数。 n首先必须选定一个空白单 元格，然后点击工具栏中 “插入”的“函数”选项，会 弹出一个如图所示的菜单 ，选择上面用红色标注的 选项后点击确定即可。 图 三 EXCEL基本操作常用功能介绍 之 EXCEL单元格公式设置 n图中Log

5、ical_test栏应输入单元格所需满足的条件（ 如：C2+C3=2）；Value_if_true栏表示如果单元格满 足在Logical_test栏输入公式的结果后应显示的值； Value_if_false栏表示如果单元格不满足在 Logical_test栏输入公式的结果后应显示的值. 图 四 EXCEL基本操作常用功能介绍 之 EXCEL单元格公式设置 n在录入公式和所显示的值时必须注意以 下几点： n1、在Logical_test栏中录入公式时必须 记住几个运算符号：=表示大于等于， =表示小于等于，表示不等于；其录 入的方式与编程相同，与日常使用的符 号不同；其余的符号使用正常的方式录

6、入即可。 EXCEL基本操作常用功能介绍 之 EXCEL单元格公式设置 n2、在Logical_test栏中录入公式时，如 果单元格的值为文本格式，则必须在值 前后加“”号（例如：D5”是”） ；在 Value_if_true栏和Value_if_false栏录 入文本格式的值时也必须在值前后加“” 号。 n3、在某个单元格中录入违反数学规则的 公式将会显示 出错信息，此时可使 用IF函数解决此种现象。 EXCEL基本操作常用功能介绍 之 EXCEL单元格公式设置 n4、在Value_if_true和Value_if_false栏中不 但可以录入值，也可以录入公式。（例如： IF(D25/D2

7、31,D25/D23,D25/D30)，此公式的 意义在于假如D25/D23的结果不等于1，如果满 足条件则显示D25/D23的结果，如果不满足条 件则显示D25/D30的结果） n5、以上介绍的IF函数只能针对单个或多个单 元格的数值以及单个单元格的文本进行公式设 置，如要对多个单元格的文本进行设置必须使 用嵌套函数，即多个函数公式重叠设置，具体 操作请大家在互联网上搜索相关信息学习，此 处不再深入讲解。 EXCEL基本操作常用功能介绍 之 单元格格式设置功能 图 五 n图五所示为单元格设置功能，其打开方 式为：选中所需设置的单元格或区域后 单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“设 置单元格格式

8、”选项即可。 n单元格设置功能包括：数字、对齐、字 体、边框、图案、保护六项。 EXCEL基本操作常用功能介绍 之 单元格格式设置功能 EXCEL基本操作常用功能介绍 之 单元格格式设置功能 n数字功能中的所有选项皆用于设置单元格内数 值的属性。 n例如：将单元格内的数值设置为“会计专用”后 ，数值将由原来的常规状态转化为“￥12,345 ” 的状态。 n例如：将单元格内的数值设置为“文本”格式后 ，数值将无法按照常规状态求和。此时应特别 注意的是：常规状态下单元格内的数值前输入 零值是不起作用的，因此单元格设置为“文本” 格式后可在单元格内输入任意零值而不必遵循 常规状态下的规则。 EXCE

9、L基本操作常用功能介绍 之 单元格格式设置功能 n对齐功能中所有选项皆用于设置单元格 内数值的展现方式。 n其中：水平对齐、垂直对齐功能用于设 置数值在单元格中所处的位置是靠左、 居中或靠右；文本控制中的自动换行、 缩小字体填充用于改变数值在单元格中 显示的方式；文本控制中的合并单元格 则用于合并不同的单元格，增大数值显 示空间。 EXCEL基本操作常用功能介绍 之 单元格格式设置功能 n字体、边框、图案功能主要用于对单元 格显示数值的美化。 n字体功能中可选择数值的显示大小、书 体以及颜色、下划线等表示方式； n边框功能中可选择单元格外部边框的显 示形式、边框线的粗细以及单元格内是 否使用线

10、进行划分； n图案功能中能对不同单元格进行不同的 图案设置。 EXCEL基本操作常用功能介绍 之 图表功能 nEXCEL中的图表功能主要用于分析数据，其打开方式是 在工具栏中的“插入”中选择图表选项，根据图表向导 进行操作。 图 六 EXCEL基本操作常用功能介绍 之 图表功能 n根据图二所示，一般情况下于图表向导的标准 类型选项内选择图表类型，特殊图表类型需要 在自定义类型中进行选择。 n图表类型选择完毕后直接点击“下一步”进行操 作。 EXCEL基本操作常用功能介绍 之 图表功能 n在数据区域内选择数据 范围：点击图中右下侧 用红色标注的按钮，选 择数据范围后仍然点击 此按钮导入数据区域。

11、 n导入数据区域完毕后点 击系列选项。 图 七 EXCEL基本操作常用功能介绍 之 图表功能 n首先在系列选项中进行 选择，然后在名称选项 中直接录入或点击按钮 选择，确认图表中所表 示数据的名称； n在分类（X）轴标志选 项中直接录入或点击按 钮选择，确认图表中横 座标表示数据的内容； n最后选择下一步进行操 作。 图 八 EXCEL基本操作常用功能介绍 之 图表功能 图 九 EXCEL基本操作常用功能介绍 之 图表功能 n如图九所示： n在图表标题栏中输入图表名称； n在分类（X）轴选项栏中输入图表 横向数据所表示的名称； n在数值（Y）轴选项栏中输入图表 纵向数据所表示的名称。 EXCE

12、L基本操作常用功能介绍 之 图表功能 图 十 EXCEL基本操作常用功能介绍 之 图表功能 n如图十所示： n若在数据标志选项中选择值一栏时 ，图表所对应的数据将显示在图表 中每个相应节点处。 EXCEL基本操作常用功能介绍 之 图表功能 图 十一 EXCEL基本操作常用功能介绍 之 图表功能 n如图十一所示： n在数据表选项中选择显示数据表选 项，则图表所对应的数据将显示在 图表下方，与图表成为一个整体。 n至此，一张完整的图表已制作完毕 。 EXCEL基本操作 之 快捷键的使用 n快捷键的定义：快捷键顾名思义是 在操作时为方便使用者所设置的， 能快速达到使用者需求的一种键盘 组合键方式。

13、n快捷键的意义：快捷键能大大提高 使用者的操作效率，至少提升一倍 ；所有使用者应该习惯于制表时左 右手同时操作。 EXCEL基本操作 之 快捷键的使用 n常用快捷键介绍： nCtrl+A：选中所有区域； nCtrl+Z：恢复上一步操作； nCtrl+S：保存； nCtrl+D：将所选定区域第一个单元格的 数值及格式复制到下面所选择的单元格 （注意：只能纵向复制，横向复制无效 ）； EXCEL基本操作 之 快捷键的使用 n常用快捷键介绍： nCtrl+X：剪切； nCtrl+C：复制； nCtrl+V：粘贴； nCtrl+W：关闭工作表； nCtrl+：将光标向右移动到有数值的单 元格； EXC

14、EL基本操作 之 快捷键的使用 nCtrl+：将光标向左移动到有数值的单元格 ； nCtrl+：将光标向下移动到有数值的单元格 ； nCtrl+：将光标向上移动到有数值的单元格 ； nCtrl+Home：将光标移动到表格顶部； nCtrl+End：将光标移动到表格顶部； nCtrl+F：弹出查找、替换菜单； EXCEL基本操作 之 快捷键的使用 nCtrl+Shift+：光标将以起始单元格为 准向左选中所有有数值的单元格； nCtrl+Shift+：光标将以起始单元格为 准向右选中所有有数值的单元格； nCtrl+Shift+：光标将以起始单元格为 准向下选中所有有数值的单元格； nCtrl+

15、Shift+：光标将以起始单元格为 准向上选中所有有数值的单元格。 EXCEL基本操作 之 快捷键的使用 nEXCEL的查找、替换功能能够在大量 的数据中以最快的速度找到或替换 相应的数值。 图 十二 EXCEL基本操作 之 快捷键的使用 n如图十二所示：EXCEL的查找和替换功能 组合在一个模块中，使用者根据不同的 需求进行选择；查找时必须注意：先输 入需查找的内容，然后选择选项中“查找 范围”内的设置，其中包括“公式”、“值” 、“批注”三类；可以根据自己需要选择 单个查找或全部查找（一般情况下使用 单个查找，全部查找后只显示查找结果 存在的单元格位置）。 EXCEL基本操作 之 快捷键的

16、使用 n替换功能在使用前必须首先录入查找内容（即 更改前显示的内容），然后录入替换内容并选 择查找范围，可逐个替换或全部替换。 图 十三 EXCEL基本操作 之 特殊功能介绍 nEXCEL中有部分未被经常使用的功能，因 此在许多教材上没有具体的操作讲解， 但此部分功能的效率是非常强大的，使 用者在了解此部分功能后可大大提高工 作效率。 n特殊功能中主要介绍在工作中最有效的 三种：分类汇总、数据有效性序列的使 用、数据透视表。 EXCEL基本操作特殊功能介绍 之 分类汇总 n分类汇总是在EXCEL表中存在大量杂乱数 据时，根据数据之间存在的部分相同属 性进行归类汇总的功能。 n主要作用：使混乱的数据有序、分类排 列，方便进行数据分析。 n在分类汇总前必须首先对数据进行排序 ，因此先介绍排序功能。 EXCEL基本操作特殊功能介绍 之 分类汇总 n在分类汇总前必须首先对数据进行排序 ，其作用主要是为了使存在相同属性的 数据能够集中在一起，保证分类汇总的 准确性。 n在EXCEL工具栏中有 这样两个按钮； 表示数据按照从小到大的顺序进行纵向 排列