项目五信息与调研工作

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1、项目五 信息与调研工作 学习目标 1.能够及时准确地搜集有效信息。 2.能够对信息进行加工处理，提取有用信息。 3.能够按要求做好调查研究的各项工作，掌握调查研究的方法。 4.能够对调查的数据进行分析，掌握分析数据的方法。 任务一 信 息 处 理 任务情境 风光公司是个大公司，国内外都有业务，资料很多。公司的李总： “小王，你到市场部去把公司在国内外的地接公司的所有资料找来，做 个整理，第一，这些公司的性质；第二，各个公司接团的分成比；第 三，各个公司的服务质量。” 思考：如果你是小王，你将如何整理这些资料？ 任务一 信 息 处 理 任务分析 一、信息工作的基本要求 1.及时 2.准确 3.充

2、足 4.适用 任务一 信 息 处 理 二、信息工作的特点 1.指导性 2.变易性 3.广泛性 三、信息工作的重要意义 (1)信息是秘书人员辅助领导决策的依据。 (2)信息是秘书人员处理日常事务的依据。 (3)信息是秘书人员起草文书的基础。 (4)信息是秘书人员协助管理、协调关系的依据。 任务一 信 息 处 理 四、信息工作的基本程序 1.信息收集 (1)信息收集的类型 根据搜集途径的不同划分为正式途径搜集方法和非正式途径搜集方 法。 根据信息搜集者的显隐特征划分为公开搜集方法和秘密搜集方法。 (2)信息收集的范围 (3)信息收集的8个渠道 (4)信息收集的方法 任务一 信 息 处 理 观察法。

3、观察法就是指通过现场的观察来搜集公关信息的方法。观 察法大多是在观察对象没有任何觉察的情况下进行的，因此较为客观 。但它只能了解被观察对象的行为活动，而不能看出被观察对象的内 心世界和了解被观察对象的动机、态度、打算等，因而显得不够深入 。此外，观察法不仅适用于对人的观察，而且适用于对物的观察。 询访法。询访法是信息收集中最为常用的方法之一，它是指信息收 集者通过提问请对方作答来获取信息。询访法按其所采用的方式与手 段可分为面谈询访、电话询访、书面询访等。 任务一 信 息 处 理 问卷法。信息收集的问卷法是指由收集者向被收集对象提供问卷并 请其对问卷中的问题作答而收集公关信息的一种方法。问卷是

4、信息收 集的一种重要工具，它的形式是一份精心设计的问题表格。美国社会 学家艾尔巴比称“问卷是社会调查的支柱”。 量表法。量表是适用于较精确地调查人们主观态度和潜在特征的工 具，它由一组精心设计的问题构成，用以间接测量人们对某一事物的 态度、观念或某一方面所具有的潜在特征。 购买法。信息收集的购买法是指花一定的代价，通过购买有关信息 载体而收集公关信息的方法。它是组织获得外部信息的常用方法之一 。 检索法。信息收集的检索法就是利用信息资料检索工具，从现成的 信息资料文档中查检有关信息资料的方法。 任务一 信 息 处 理 交换法。信息收集的交换法是指组织的公关信息部门以自己拥有的 资料、样品等与有

5、关对口单位进行相应的交换，从交换得来的资料、 样品等信息载体中获得所需信息的一种方法。 2.信息的加工处理 (1)信息加工的方法 归纳法。筛选合并同类项专题信息，此法便于领导深入了解研 究某一方面的问题。 浓缩法。在保证信息量不变的前提下，将长信息压缩成简短信息。 通常动态性信息宜短，调研、经验等信息材料可长些。 纵深法。“打破沙锅问到底”，沿纵向一层层、一步步、一环环深透 揭示问题。 任务一 信 息 处 理 扩充法。对残缺不全的原始信息加以补充，使之成为完整有用的信 息资料。 对比法。将纵向比较和横向比较两种方法结合起来。此法反差鲜明 、印象强烈。 转换法。将较抽象的内容转换成人们容易理解的

6、事例。此法一是转 换对象之间要有可比性，二是转换对象要通俗易懂。 图表法。一目了然，易传易用。 剪接法。多用于动态性信息的加工。要求确定好信息主题，并正确 选材、剪接。 (2)信息简报 任务一 信 息 处 理 3.信息的传递 (1)秘书信息传递的对象 为本级领导了解情况、正确决策、指导工作提供信息。 为上级领导了解情况、正确决策、指导工作提供高层次信息。 为下级机关和基层单位提供信息。 (2)信息传递的要求和方式 秘书机构提供信息服务必须符合“四性”要求，即有很强的针对性； 在内容上要有多样性；在时间上要把握适时性；十分注意信息提供的 保密性。 信息提供方式有简报、电报、传真、网络、电话、音像

7、制品等。 任务一 信 息 处 理 4.信息的存储 (1)存储的信息必须是已认真筛选、加工、整理过的信息，一般具有准 确性、完整性、系统性，能对利用者起到参谋、咨询、顾问的作用。 (2)信息存储的5点要求:认真筛选、科学分类、系统完整、坚持不懈、 便于检索。 (3)信息存储的方式：计算机存储；信息简报存储；多媒体存储(包括用 多媒体计算机存储和用多种媒体存储)；以纸为载体的信息资料存储。 5.信息的利用 任务一 信 息 处 理 任务一 信 息 处 理 任务实施 1.信息收集 任务情境中要求的国内外地接公司的所有资料，这些资料公司内部有 ，不需要自己去网上另外寻找。风光公司是个大公司，国内外都有业

8、 务，资料很多，小王可以抱回一大堆资料，仔细研究。 2.信息整理 小王应先把资料归类，分为国内和国外两类；接着按公司的性质即国 有、集体、私营、三资等分项找；再一一翻看这些公司的具体资料， 主要是看与风光公司的分成比以及有无投诉等质量问题。 任务一 信 息 处 理 3.信息传递 在领导要求的时间内，根据领导的具体要求，递交阅读形式方便的参 考资料。 4.信息利用 信息收集整理后，领导就能利用信息更好地决策。 任务二 调 查 研 究 任务情境 近几年来，乌鲁木齐职业大学拖欠学费现象非常严重，累计拖欠 金额已逾百万元，且有继续上升的趋势。陆校长、艾尔肯书记等校领 导对此问题非常重视，下决心加以解决

9、。这天，校长、书记请党政办 朱主任及秘书谢军、马明、米吉提共同商量，请他们四位先讲讲看法 ，帮助出出点子。秘书米吉提第一个发言。他是南疆人，知道许多学 生的家庭在经济上确有困难。据此，米吉提向校领导建议，将学生所 欠学费统统免掉。秘书谢军谈了不同的看法。他认为大多数欠费学生 并非家长没有准备学费，而是学生把应交学费的钱用于个人消费了。 据此，谢秘书建议学校作出决定，凡欠学费数额较多的学生，下学期 开学时必须交清，否则不予办理报到注册手续。秘书马明则认为，此 问题很复杂，解决难度太大。 任务二 调 查 研 究 他主张将“旧账”先“挂”起来，从下个学年开始不准发生新的欠费；至 于陈欠的学费问题，留

10、待以后再说。党政办朱主任发言说，三位秘书 的分析都有一定道理，但对拖欠学费这个老大难问题的成因都说得不 够准确和全面，因而所提办法并不完全可行。随后，他讲了自己的意 见。两位领导、三位秘书听后都很赞成。 思考：你知道党政办朱主任的思路和意见大致是什么吗？ 任务二 调 查 研 究 任务分析 “没有调查就没有发言权”，要解决一个问题，前期的调查研究很重 要。那么如何去调查研究呢？调查研究的前期准备包括哪些呢？用什 么方式方法去调查研究呢？ 一、调查研究前需要了解的信息 1.选题 2.准备相关材料 (1)有关调研课题的党的方针政策、法律法规、上级指示、群众反映。 (2)有关调查内容的理论、经验、动向

11、。 (3)学习和熟悉有关业务知识。 (4)可供使用或参考的原有调研资料。 任务二 调 查 研 究 3.制定调查研究的计划 (1)调查的目的和要求(要求高度概括、简明扼要)。 (2)调查的范围和对象(要求宽窄得当、选好对象)。 (3)调查的时间和步骤(要求选准时机、预定进度)。 (4)调查的方式和方法(要求做到全面、重点、典型、抽样调查相结合) 。 (5)调查的组织和分工(要求配强力量、明确分工、高效有序)。 任务二 调 查 研 究 二、调查研究实施中需要了解的信息 1.实施调查中遵循的指导思想 (1)遵循唯物辩证法的认识论和方法论，坚持实事求是的思想路线。力 求“客观、真实、准确、全面”。 (

12、2)坚持群众路线的工作方法。要向被调查者即群众学习、求教，要平 等、谦虚、诚恳待人。 (3)坚持认真负责、深入细致的态度和作风。切忌走马观花、浅尝辄止 、模糊肤浅。 (4)坚持“四个结合”：点面结合；定性与定量结合；直接与间接结合； 信息与调研结合。 任务二 调 查 研 究 任务实施 1.调查研究前需要准备的信息。 2.调查研究的主要类型 (1)普遍调查，简称普查。 (2)典型调查。 (3)个案调查。 (4)重点调查。 (5)抽样调查。 3.调查研究方法 (1)文献法。 (2)观察法。 (3)访问法。 (4)问卷法。 任务二 调 查 研 究 (1)从何处入手解决部分学生拖欠学费的老大难问题这个

13、选题使您 想到些什么？是否至少想到了以下几点？ 此课题的目的，即要解决的问题，是部分学生拖欠学费的问题。 要摸清拖欠学费的学生现状(数量、分布、父母工作与就业状况和待 遇与发展状况、学生把学费花了等情况)。 搞清问题主要存在于何处。 如何解决。 (2)明确了选题需要准备的材料后，搜集相关材料；学习和使用有关的 知识，比如说，事前先初步了解学生和学生家长的性格、爱好、家庭 住址、收入情况等信息，才能更好地与他们交谈。然后组织调研队伍 ，进行资料、信息、物资、金钱的准备，安排时间和步骤，最后拟写 调查提纲。 任务二 调 查 研 究 2.确定调研的方式和方法。 3.整理调研的信息。 4.对策研究。

14、5.综合提炼，拟写调研报告。 任务三 调研数据分析 任务情境 严蓉是中国互联网络信息中心的总经理秘书，总经理需要了解中 国现在网络购物用户特征，包括网龄、性别、学历、年龄、学生/非学 生用户、月收入等基本情况，他把这项任务交给了秘书严蓉，并要求 严蓉进行数据分析。 思考：如果你是秘书严蓉，你将如何做好这项工作？ 任务三 调研数据分析 任务分析 一、调研数据分析研究的方法 1.静态研究法 (1)比较研究法 (2)度量研究方法 (3)系统研究法 2.动态研究法 任务三 调研数据分析 二、调研数据分析的目的和作用 (1)及时搜集所要了解现象的真实资料。 (2)客观描述所要了解现象的现实状况。 (3)

15、正确解释所要了解现象的本质属性。 (4)科学预测所要了解现象的发展趋势。 (5)中肯提出改进所要了解现象的对策方略 表格 任务三 调研数据分析 任务实施 一、对网络购物调查方法的说明 表格 任务三 调研数据分析 二、网络购物用户特征 1.网龄 表格 任务三 调研数据分析 09(157-175)P19 xhf_Embed_14.jpg 2.性别 任务三 调研数据分析 表格 4.年龄 表格 3.学历 任务三 调研数据分析 表格 6.月收入 表格 5.学生/非学生用户 任务三 调研数据分析 表格 课 后 训 练 一、基础题 1.说说信息工作的基本程序。 2.调查研究的类型与方法有哪些？ 3.调查研究

16、数据分析有哪些基本方法？ 二、案例阅读分析 分析讨论： 1.卢主任的信息很及时，试从信息搜集、加工、处理方面设想一下卢 主任此前信息工作的流程。 2.小张对信息工作应该做哪些深层的思索？ 三、技能训练 1.李虹在上海易达贸易有限公司担任办公室秘书，该公司主要从事家 用电器的营销。 课 后 训 练 (1)市场活动信息 (2)市场情报 (3)目标完成情况分析 (4)市场统计分析 (5)订单统计分析 (6)客户验收报告 (7)客户服务通知 (8)客户服务统计 (9)客户投诉报告 (10)客户反馈信息 (11)退货清单 (12)客户联系人 课 后 训 练 (13)客户统计分析 (14)经销商资料 (15)科研机构资料 (16)最新动态 要求： a请将上述信息资料分类存储。 b将上述信息资料进行手工存储。 c将上述信息资料进行计算机存储。 d将上述信息资料进行电子化存储。 2.下面是关于保健品的一份调查材料，以小组为单位，经过小组成员 的共同讨论与分析，写