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1、时间管理探索 1 时间管理的概念 时间管理的误区 时间管理的原则 时间管理的方法 时间管理的技巧 目录 时间管理探索 2 请闭目1分钟思考这个问题 如果您的余生只剩下三天, 您会做那三件事情? 朱自清的匆匆 去的尽管去了，来的尽管来着；去来的中间，又怎样 的匆匆呢？早上我起来的时候，小屋里射进两三方斜斜的 太阳。太阳他有脚啊，轻轻悄悄地挪移了；我也茫茫然跟 着旋转。于是洗手的时候，日子从水盆里过去；吃饭 的时候，日子从饭碗里过去；默默时，便从凝然的双眼里 过去。我觉察他去的匆匆了，伸出手遮挽时，他又从遮挽 着的手边过去。天黑时，我躺在床上，他便伶伶俐俐地从 我身上跨过，从我脚那边飞去了。等我睁
2、开眼和太阳再见 ，这算又溜走了一日。我掩着面叹息。但是新来的日子的 影儿又开始在叹息里闪过了。 时间管理探索 3 什么是时间? 时间是一种特殊的 资源 时间的四项独特性 : 供给毫无弹性 无法蓄积 无法取代 无法失而复得 什么是时间管理? 小案例: 如果银行每天早晨向你的帐号拨款 8.64万元。你在这一天可以随心所欲， 想用多少就用多少，用途也没有任何的 规定。条件只有一个:用剩的钱不能留到 第二天再用，也不能节余归自己。前一 天的钱你用光也好，分文不花也好，第 二天你又只有8.64万元。请问:你如何用 这笔钱? “时间管理”探索的 是如何减少时间浪 费,以便有效地完 成既定目标;时间 管理的
3、对象不是“ 时间”,而是针对 时间进行的“自我 管理”。 所谓“时间浪费”， 是指对目标毫无贡献 的时间消耗。 所谓“自我管理”是 指抛弃陋习,引进新的工作 方式和生活习惯,包括设立 目标,制定计划,分配时间, 权衡轻重,下放权力,加上 自我约束和持之以恒。 时间管理探索 4 时间管理的发展 便条及核对单 日历及记事本 重要及紧急的 管理自己 l备忘录型 l顺其自然,不追求什么 时间做什么事 l随身携带,随身检查 l未完成的任务顺延 l规划与准备 l规定什么时间 做什么事 l讲究效率,责任 l以效率为中心 l制定短，中，长期目 标，确立价值观 l编制优先顺序 l利用计划，组织在最 短的时间里做
4、最多的事 l最重要的事先做 l多方面平衡 l改变思想而非行为 时间管理探索 有人曾统计过一位72岁的老人怎么花费他的一生? 寻求事业、家庭与社会生活 平衡的需要 信息爆炸 竞争的压力 客户对品质的要求 5 时间管理的重要性 时间管理探索 6 误区(1)工作缺乏计划 1.因过分强调“知难行易”而认为没有 必要在行动之前多做思考； 2.不做计划也能获得实效； 3.不了解做计划的好处； 4.计划与事实之间极难趋于一致，故对 计划丧失信心； 5.不知如何做计划; 工作缺乏计划将导致: 1.目标不明确 2.没有进行工作归类的习惯 3.缺乏做事轻重缓急的顺序 4.没有时间分配的原则 时间管理探索 7 误区
5、(2)组织工作不当 组织工作不当的几个方面: 1. 职责权限不清，工作内容重复; 2.“事必躬亲，亲力而为”; 3.沟通不良; 4.工作时断时续; 对管理者而言，经常容易犯的错: 1.担心部属做错事； 2.担心下属表现太好； 3.担心丧失对下属的控制； 4.不愿意放弃得心应手的工作； 5.找不到合适的下属授权。 时间管理探索 8 误区(3)时间控制不够 1.习惯拖延时间; 2.不擅处理不速之客的打扰; 3.不擅处理无端电话的打扰; 4.泛滥的“会议病”困扰; 5.有求必应，不好拒绝别人的请托; 时间管理探索 9 误区(4)整理整顿不足 1.办公桌的杂乱无章与办公桌的大小无关，因为杂 乱是人为的
6、。 2.“杂乱的办公桌显示杂乱的心思”是有道理的。 3.套用“帕金森定律”“工作将被扩展，以便 填满可供完成工作的时间”。可导出“文件堆 积定律”“文件的堆积将被扩展，以便填 满可供堆积的空间。” 时间管理探索 10 误区(5)进取意识不强 主要表现在以下几个方面: 1.个人的消极态度; 2.做事拖拉,找借口不干工作; 3.唏嘘不已,做白日梦; 4.工作中闲聊; 时间管理探索 11 1.目标要体现自己的价值观 2.了解自己的状况 3.制定具体的目标 具体的(specific) 可衡量的(measurable) 可达到的(attainable) 相关的(relevant) 有时间限制的(time
7、-bound) 基本原则(1)明确目标 时间管理探索 12 1.将有联系的工作进行分类整理。 2.将整理好的各类事务按流程或轻重 缓急排列。 3.按排列顺序进行处理。 基本原则(2)有计划,有组织地进行工作 时间管理探索 重要不重要 紧迫不紧迫 ?A(1st重/急)?B(2nd轻/急) ?C(3nd重/缓)?D(4nd轻/缓) 重要不重要 紧迫不紧迫 紧急状况 迫切的问题 限期完成的工作 计划好的会议 做计划，长远规划 人际关系的建立 预防措施 提升自己的能力 忙碌琐碎的事 广告函件，邮件 某些电话 闲聊天 干扰、电话 某些信件、报告 某些会议 迫在眉睫的事 如果现在完不成，或 不能尽快完成，
8、将完 全抵消或减少做这件 事的好处 如果做它能为达到工 作目标增加很大的好 处及价值 13 基本原则(3)分清工作的轻重缓急 给它许多时间 立即就做！ 控制花在这些任务上的 时间 当所有重要且紧急的事 做完后再做 给它很多时间 计划好你将何时 做 现在就做 给少量的时间 时间管理探索 14 巴列特定律(也称80/20原理): 总结果的80%是由总消耗时间中的20% 所形成的。 按事情的“重要程度”编排行事优先次序的准则是建立在 “重要的少数与琐碎的多数”的原理的基础上。举例说明 ： 80%的销售额是源自20%的顾客； 80%的电话是来自20%的朋友； 80%的总产量来自20%的产品； 80%的
9、财富集中在20%的人手中； 基本原则(4)合理地分配时间 时间管理探索 15 1.人与人之间协作的必然性; 2.尊重对方的时间安排; 3.与对方达成一致意见; 基本原则(5)与别人的时间取得协作 时间管理探索 16 1.明确工作任务截止时间; 2.给重要的工作留大块儿的时间; 3.直截了当处理紧急事务; 4.控制花在不重要的事务上的时间， 即使它们很紧急; 5.不能按期完成时,一定要和相关部门取 得联系,将影响缩小在最小范围。 基本原则(6)制定规则,遵守纪律 时间管理探索 17 一个好的日历 主要核对单 每天的计划 方法(1):善用时间管理工具 所有你要做的事情清单 长期和短期都列出来 勾画
10、出轻重缓急 大任务列出分步或留出 足够空间 每天结束前做 从你的核对单中选出 标出轻重缓急 不要超出计划 时间管理探索 18 方法(2):分析自己使用时间的方式和状况 时间管理探索 19 确立目标； 探寻完成目标的各种途径； 选定最佳的完成方式； 转化成月/周/日的工作事项； 设置控制点(milestone) 1.可以及时发现问题,及时解决; 2.可以发现和纠正各种偏差,及时修正计划; 方法(3):计划你的工作,工作你的计划 时间管理探索 20 韩非子八经中有曰: 下君,尽己之能 中君,尽人之力 上君,尽人之智 重要的事情要逐渐地交给信任的部属; 方法(4):善用灌能:授权给部属 时间管理探索
11、 21 技巧(1):良好的时间管理来自于计划 耗用时间 好不好 P D C A 耗用时间 Plan(计划) Do(执行) Check(检查) Action(行动) 时间管理探索 22 让高价值活动充实每一天； 坚持重点,排除外界干扰； 设定最后期限,合理安排事情的进展; 将大项目分解,逐步完成; 高效运用自己的黄金时段; 奖励自己,始终保持积极进取的态度; 技巧(2):如何处理高价值活动 时间管理探索 23 授权或分派出这些活动; 降低自己的标准,不要追求完美; 放弃既没有价值又浪费时间的事; 将它们汇总,集中时间处理; 技巧(3):如何处理低价值活动 时间管理探索 保持桌面整洁 按项目分类 把主要的任务放手边 浪费时间 节约时间 24 技巧(4):省时之道浪费时间vs节约时间 浪费时间 没预见到 一直等到最后一刻 节约时间 定好计划 合理确定轻重缓急 浪费时间 对别人承诺过多 “YES” 学着说“NO” 或讨价还价 节约时间 浪费时间 经常干扰别人 定好约会 节约时间 时间管理探索 如何让自己更轻松? 你可以很轻松的,如果- 重视计划 区分轻重缓急 削减不必要的工作 授权 25
