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1、会计继续教育 会计电算化 第二章 会计软件的操作要求 课件 作者： 日期：2 第二章会计软件的操作要求 电算化会计核算基本流程通用账务处理模块基本操作通用会计报表模块的基本操作工资、固定资产核算模块的基本操作应收、应付模块基本操作第一节电算化会计核算基本流程 一、手工会计核算流程缺点：数据大量重复信息提供不及时准确性差工作强度大二、电算化会计账务处理流程（一）系统初始化系统初始化主要包括建立账套、设置操作员及权限、设置会计科目等内容。（二）日常账务处理流程日常账务处理主要是根据提供的会计业务资料，利用会计核算软件完成凭证录入、审核、修改、查询、记账和结账工作。1.编制记账凭证编制记账凭证可以采
2、用以下几种方式。（1）手工编制完成记账凭证后录入计算机。（2）根据原始凭证直接在计算机上编制记账凭证。采用这种方式应当在记账前打印出会计凭证并由经办人签章。（3）由账务处理模块以外的其他业务子系统生成会计凭证数据。例如，由固定资产核算模块根据预定的折旧资料自动生成的计提折旧凭证。采用这种方式应当在记账前打印出会计凭证并由经办人签章。2.凭证审核在电算化环境下，凭证审核是由负责审核的会计人员审核已输入计算机的记账凭证。会计核算软件可根据审核情况进行自动控制，已通过审核的凭证，不能由凭证录入人员直接进行修改。未通过审核的凭证，不能进行记账。3.记账在电算化环境下，记账是由有记账权限的人员，通过记账
3、功能发出指令，有计算机按照记账程序自动进行的。电算化会计核算流程中的记账有以下特点：（1）记账是一个功能按键，由计算机自动完成相关账簿登记；（2）同时登记总账、明细账和日记账；（3）各种会计账簿的数据都来源于记账凭证数据，记账只是“数据搬家”，不产生新的会计核算数据。4.结账手工会计核算流程中，结账工作环节，工作量大且复杂。电算化会计核算中，由于可以一次性预先定义账户结转关系，因此结账工作可以作为一个步骤由计算机在较短时间内同时自动完成。在会计期末，对指定月份进行结账。如果该月有尚未记账的凭证，则不允许结账。上一个月未结账，下一个月不能记账。结账后，不能再输入当月的记账凭证。三、电算化会计报表
4、处理流程会计报表第一次使用时，也存在报表初始化的问题。所谓报表初始化，就是新建报表、定义报表格式、设置报表参数、定义报表取数公式和定义表内及表间的勾稽关系。完成报表初始化后，报表的日常使用主要有报表编制、报表汇总、报表查询和报表打印等。电算化会计报表处理流程的内容包括：（1）报表格式定义；报表格式定义主要包括涉及报表表格、定义单元属性等，通过设置报表的表样可以确定整张报表的大小和外观。其设置的具体内容一般包括：设置报表尺寸、定义报表行高列宽、定义组合单元、定义单元属性等。（2）报表公式定义；由于各种报表之间存在着密切的数据间的逻辑关系，所以报表中各种数据的采集、运算的勾稽关系的检测就用到了不同
5、的公式。主要有取数公式、审核公式和舍位平衡公式定义。（3）报表数据生成。四、电算化会计核算流程与手工会计核算流程的区别一句话：只要凭证正确，在软件的帮助下，会计人员轻松的就可以完成记账等一系列工作。第二节通用账务处理程序模块基本操作账务处理模块是会计信息系统的核心和基础（大脑）。一、系统初始化系统初始化是会计电算化非常重要的一项工作，它是整个会计电算化工作的基础。系统初始化主要包括以下内容：（一）建立账套新建账套是在建账向导的指引下进行的，通常确定账套号、账套名称、账套路径、记账本位币、科目级次与编码长度、会计期间以及账套启用日期等。会计软件具有多账套管理功能，但是账套号必须唯一；账套名称是用
6、于识别账套所属的会计主体，在输出凭证、账簿和报表等会计资料时可直接调用，所以一般使用单位名称；账套路径是指账套文件在计算机存储器中的存储位置；科目级次和编码按照“遵循统一规定，考虑实际情况，同时留有余地”的原则进行设置，一般应按行业预置会计科目；会计软件一般提供多种会计期间界定方式，我国规定会计年度实行公历年度，会计期间一般采用自然月份，账套启用会计期间即指开始电算化工作的期间，由单位根据实际情况设置。建账过程中设置的基础参数对整个账套至关重要，某些参数一旦没置，在完成新建账套后将无法修改。因此必须结合实际情况，认真仔细做好新建账套工作，保证建账过程正确无误。（二）设置操作员及其权限岗位及其权
7、限设置一般在系统初始化时进行，平时根据人员变动可以进行相应调整。操作员的设置及其权限管理，应按照内部控制制度对岗位分工的要求，严格贯彻不相容职务分离的原则，授予不同用户相应的操作权限。操作员设置是为了解决“谁”可以合法的进入会计电算化系统。会计软件一般都有一个默认操作用户，如“Admin（用友）”、“Manager（金蝶）”等，首次进入通常只能以默认操作用户登录，然后可根据需要进行增加、修改或删除用户组及其用户等操作。为了防止非法登录，保障系统安全，在实际工作中，每一个操作员都应该设置登录密码并定期或不定期更换。权限设置是为了解决操作员可以“干什么”的问题。所有操作员都只能在授权范围内操作，绝
8、不允许越权操作。一般账套主管（电算主管或会计主管）拥有账套的最高操作权限。（三）设置辅助核算项目会计核算软件在一般会计核算的基础上，还提供辅助核算功能。对于需要进行辅助核算的各类项目，应当事先进行设置，将各个项目类别和具体项目的信息录入计算机，才能在其他设置和日常核算中使用项目信息。辅助核算项目一般包括部门设置、项目档案设置、往来单位设置等。（四）设置外币及其汇率对于有外币收支的单位，应按照实际外币收支增设相关外币币种及其汇率，以便于进行外币原币核算和期末的调汇工作，全面反映会计主体的经济业务。（五）设置会计科目主要有如下内容：1.会计科目设置原则目前通用会计核算软件一般都提供了符合国家会计制
9、度规定的一级会计科目，而明细科目则由用户根据各企业情况自行确定，确定原则如下：（1）一级会计科目名称必须要符合国家会计制度规定的标准，明细科目名称要通俗易懂、易记、好用、易推广；（2）设置会计科目要考虑到与会计核算软件其他功能模块之间的衔接，在账务处理模块中，只有末级会计科目才允许有发生额，才能接收其他模块转入的数据；（3）设置会计科目必须满足会计报表的编制要求，凡是报表中所用数据，需要从账务处理模块中取数的，必须设定相应的科目；（4）设置会计科目要注意保持科目间的协调和完整，不能只有下级科目，没有上级科目，既要设置一级科目，又要考虑明细科目，以提供总括和详细的会计核算资料；（5）设置会计科目
10、要注意保持相对的稳定。2.会计科目设置内容（1）会计科目编码。手工方式下，会计科目通常采用文字的形式来表示，这种用文字表示的形式对计算机处理来说存在着诸多不便，用科目编码的形式便于反映会计科目的性质，也便于电算化的账务处理。如表所示。电算化表示手工账表示科目编码科目名称名称注释2221应交税费应交税费一级账户（总账账户）222101应交增值税应交税费-应交增值税二级账户（明细账户）22210101进项税额应交税费-应交增值税（进项税额）三级账户（明细账户）22210105销项税额应交税费-应交增值税（销项税额）三级账户（明细账户）22210106已交税金应交税费-应交增值税（已交税金）三级账户
11、（明细账户）设置会计科目编码的时候要注意以下问题：必须按照科目级次的先后次序建立。首先应该从一级科目开始，逐级向下设置明细科目；科目编码必须唯一，不能重复，也不能为空，其结构必须与账套参数中会计科目编码方案一致；科目编码通常用数字（或英文字母）等来表示，不得使用一些无意义、无秩序性的字符，如&、空格等，以利于科目按科目编码进行排序检索；科目编码必须与科目名称一一对应。（2）会计科目名称。会计科目名称是指会计科目的汉字名称。科目名称用汉字、英文字母、数字等符号表示。科目名称与科目编码不同，科目编码是供计算机系统使用的，而科目名称则是企业与外部交流信息所使用的标志，是在证、账、表上打印的标识。在设
12、置科目名称时应注意：科目名称不能为空；科目应避免重名，以免影响科目运用的准确性；科目名称的设置必须严格按照会计制度（会计准则）的规定，做到规范化、标准化。（3）科目类型。科目类型是指该科目属于资产、负债、共同、所有者权益、成本和损益类中的哪一类。科目类型是计算机自动识别科目进行汇总管理的依据。在财政部颁发的会计制度（会计准则）中，会计科目编码的第一位就标识了科目类型，其中科目编码首位为1、2、3、4、5、6，分别代表资产类、负债类、共同类、所有者权益类、成本类和损益类科目。（4）科目属性。科目属性也就是用户根据本单位的核算和管理的需要来设置科目的相关性质。包括设置会计科目的余额方向，设置外币核
13、算科目，设置数量核算科目，以及对需要进行部门核算、项目核算等专项核算的会计科目进行辅助核算设置。3.会计科目设置注意事项增加科目时的注意事项新增科目为明细科目时，其上级科目必须存在，否则会导致明细科目没有上级科目；如果一个科目是明细科目，且已经有发生额或余额产生时，则不能再为该科目增加下级科目，只能在年初时进行调整，否则会导致上下级科目金额不符。修改科目时的注意事项科目一旦使用，科目代码不能修改。科目如果已经有余额、发生额，表明已有业务发生，即使涉及该科目的记账凭证还没有记账，也表示该科目已使用；如果一个科目有下级科目，科目代码不能修改，否则会造成其下级科目没有对应上级科目的错误；若科目设有辅
14、助账，辅助账使用后科目代码也不能修改。如果修改，将造成其辅助账信息不完整的错误。删除科目时的注意事项科目已经使用，就不能被删除；科目有下级科目时，也不能被删除。如果删除，会造成其下级科目没有对应的上级科目的错误；若科目设有辅助账，当辅助账启用后科目不能删除。（六）录入科目期初余额。为了保证会计电算化中的数据能与手工方式下的数据衔接，保持账簿数据的连续性和完整性，在应用会计电算化系统之前，需要将经过整理的手工账目的期初余额录入到会计电算化系统中。在录入科目期初余额时要注意如下问题：1.若企业是年初建账，则期初余额等于年初数；2.若企业是年中建账，则应先将各账户此时的余额和年初到此时的借贷方发生额与累计发生额计算清楚，也就是说，此时录入科目期初余额时
