会计档案管理.

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1、会计档案管理,会计档案及其特点 会计档案管理制度 会计档案归档 会计档案整理 会计档案排列 会计档案编号 会计档案编目 会计档案销毁 会计档案移交,会计档案及其特点,会计档案是指会计凭 证、会计账簿、财务 报告等会计核算专业 材料，是记录和反映 单位经济业务的重要 史料和证据。上述概 念包含两层含义：,1.会计档案是会计核算的产物。,会计档案主要指会计凭证、会计账簿和财务报告等。财务会计管理活动中形成的会计工作政策法规、预算、计划、总结、 请示批复、制度办 法等不属于会计档 案范畴。,2.会计档案是重要的凭证和史料。,会计档案以丰富的数据信息记载着各单位经济活动，具有很强的凭证性，不仅是各单位

2、经济业务活动的重要依据，而且对保护国家财产，执行国家财经纪律起到监督作用，此外还是研究经济发展史的珍贵史料。 会计档案有以下四个特点:,1.会计档案形成范围的普遍性。,无论国家机关、社会团体、企业事业单位，以及按规定应建立账户的个体工商户和其他组织，凡是 具备单独会计核算 的单位，都会形成 会计档案。,2.会计核算材料之间的连续性。,从会计核算过程看，先有会计凭证；然后依据会计凭证填写会计账簿；最后，根据账簿汇总编制会计报表，进行财务说明与分析，形成财务报告。以上三者各工作环节紧密相连，环环相扣，互相制约。会计核算材料之间的连续性超过了其他种类的档案文件材料之间的联系。,3.会计档案类别的稳定

3、性。,会计工作种类繁多，有单位预算会计、工业会计、农业会计、商业会计、银行会计、税收会计、总预算会计等，虽然遍布于各个领域，但是其基本内容成份主要有三个方面；即会计凭证、会计账簿和财务报告。这种类别的稳定性是会计档案区别于其他档案种类的重要标志之一。,4.会计档案外在形式的多样性。,会计专业的性质决定了会计档案形式的多样化。会计账簿有订本式、活页式、卡片式三种。财务报告因为有文字、表格、数据等，出现了8开、16开或A4的纸张规格，以及会计电算化打印输出的会计核算材料等。会计凭证在不同行业，其外形更是大小各异，长短参差不齐。,会计档案管理制度,会计档案管理制度由两部分组成：一是档案法、会计法中的

4、有关会计档案管理的条款；二是国家和省级财政部门与档案行政管理部门联合制定的会计档案管理办法等规定、规范、标准：,1.会计法,1985年制定，1999年10月修订通过的会计法，对建立会计档案工作，制定会计档案管理办法，配备会计档案管理人员，以及违反会计档案管理规定所应承担的法律责任等作了明确的规定。,2.会计档案管理办法,财政部、国家档案局1984年6月制定、1998年10月修订的会计档案管理办法，对会计档案的归档、保管、利用，鉴定、销毁、移交及会计电算化档案等管理工作做了全面的具体规定。,3.福建省会计档案基础工作规范,2000年10月福建省财政厅、省档案局根据会计档案管理办法，结合我省会计档

5、案工作实际，制定了福建省会计档案基础工作规范，进一步统一了全省会计档案的整理、归档、保管、利用、鉴定、销毁等工作规范和程序。,4.会计档案案卷格式,档案行业标准会计档案案卷格式 （DA/T 392008）规定了会计档案卷盒及其有关表格的项目设置、规格、质量要求，适用于各级各类机关、团体、企业事业单位和其他组织。,会计档案归档,会计档案归档是指财会部门将办理完毕且具有保存价值的会计核算材料经系统整理后移交档案室或档案馆保存的过程。为了保证会计档案收集的齐全、完整与准确，必须建立严格的会计档案归档制度。会计档案归档制度包括：归档范围、归档时间、归档要求三个方面的内容。,（一）会计档案归档范围,1.

6、会计凭证。 会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明，是登记账簿的重要依据，是会计核算活动中最初形成的、重要的核算材料。会计凭证按填写程序和用途可分为原始凭证、记账凭证、汇总凭证和其他会计凭证。,2.会计账簿。 会计账簿是以会计凭证为依据，连续系统地记录和反映各项经济活动过程和结果的簿籍，是编制财务报告的重要依据。会计账簿是会计核算的主要材料，按其用途可分为：总账（也称总分类账）、明细账（如现金出纳账、银行存款账、经费支出明细账等）、固定资产账、辅助账簿（也称备查账簿）、其他会计账簿等。,会计账簿的外形一般有订本式、活页式和卡片式三种。订本式账簿，是指账簿在启用之前，已将账页统一编号装订

7、成册的硬皮本账簿。活页式账簿和卡片式账簿是将账页放置于活页夹中或卡片盒内的账簿，这两种账簿便于记账人员的使用，但账页不固定，容易散失或被抽换。,3.财务报告。 财务报告是根据日常会计核算材料定期编制的书面报告，它由会计报表、会计报表附注和财务情况说明书组成，是综合反映一定时期的资产负债和所有者权益状况、以及某一特定时期经营成果和现金流动情况的书面会计文件，是非常重要的核算材料。,财务报告的种类较多，按报告编制的时间分，有月度、季度、年度财务报告；按报告编制单位分，有单位财务报告、汇总财务报告；按报告的内容或名称分，有企业的资产负债表、利润表、现金流量表、行政事业单位的经费执行报表、资金活动报表

8、等；按报告的服务对象分，有内部报告和外部报告。,4.其他核算材料。 其他核算材料是指银行存款余额调节表、银行对账单等。银行存款余额调节表是补充性的说明材料，银行对账单是各单位核对银行账目的重要依据。此外，还有会计档案管理中的会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等，也属于会计档案归档范围。,（二）会计档案的归档时间,会计档案的归档时间，是指会计机构将会计核算材料整理后，向本单位档案机构移交的时间。会计档案管理办法规定：“当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。”,（三）会计档案的归档要求,1收

9、集、整理应符合规范。 应归档的会计核算材料要求齐全、完整，准确，分类清楚，组卷合理，排列系统，案卷题名简明确切，装订美观结实，编目科学清晰，便于查找利用。,2.保持原封装。 移交归档的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构经办人员共同拆封整理，以分清责任。,3.签章项目要完整。 会计凭证封面、财务报告封面、备考表与会计账簿启用表、经管人员一览表、账户目录等应按规定，由经手人、会计机构负责人（会计主管人员）、主管会计工作的负责人、单位负责人签字盖章，设置总会计师的单位还须由总会计师签名并盖章。,4.严格办理交接手续。 会计档案归档时，会计机构和档案

10、机构必须逐卷认真清点，一一核准后，交接双方应按规定要求在会计档案移交清册上履行签字盖章手续，移交清册应明确交接人员、时间、数量，交接双方应各存一份。,会计档案整理,会计档案整理就是将零散和需要进一步条理化的会计核算材料，通过分类、组卷、排列、编目，组成一个有序体系的过程。,（一）会计档案由谁整理,会计档案的整理要坚持由会计机构负责整理的制度。会计档案管理办法规定：“各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。”,会计人员对会计核算材料的真实准确负有法律责任，会计人员进行会计核算材料的整理，既是会计人员职责和职业的要求，也是会计档案的管理特点

11、。档案人员（指档案机构的人员）可参与会计档案的分类、整理方案的确定并进行档案业务指导，但不应介入会计核算材料的分类、组卷工作，更不能采取包办代替整理组卷。,（二）会计档案分类法,会计类型分类法即以会计类型为标准，对会计档案进行分类的方法。如分为税收计划、税收会计、经费会计、单位预算会计等。 会计年度分类法，即以会计年度时间为标准，对会计档案进行分类的方法。,会计形式分类法，即以会计凭证、会计账簿、财务报告、其他会计核算材料等会计档案形式为标准，对会计档案进行分类的办法。 会计机构分类法即是以会计核算组织机构为 标准，对会计档案进行分类的方法。 会计档案保管期限分类法即以会计档案保管期限为标准，

12、对会计档案进行分类的方法。,会计档案分类一般不单独使用一种分类方法，而是将两种或两种以上的分类方法联合使用，称之为“复式结构分类法”。如：年度 形式 保管期限分类法，形式 年度 保管期限分类法。,某行政机关2015年度会计档案,会计凭证,会计账簿,财务报告,其 它,保管期限,保管期限,保管期限,保管期限,保管期限,保管期限,保管期限,保管期限,年度 形式 保管期限分类法,（三）会计档案保管期限的划分,会计档案保管期限划分的依据是会计档案管理办法有关规定和会计档案保管期限表。 1.会计档案保管期限的规定。 （1）保管期限的种类。会计档案的保管期限分为永久、定期两类，其中定期保管期限分为3年、5年

13、、10年、15年、25年5类。,永久保管期限的档案主要是年度决算财务报告以及会计档案保管清册和销毁清册。这些档案在各单位构成比重小但价值大。 25年保管期限的档案主要包括现金出纳账、银行存款账以及税收日记账等。 15年保管期限的档案在各单位构成比例最大，数量多，主要包括：各类凭证、总账、明细账、日记账以及档案移交清册等。,10年保管期限的档案包括：国家金库编送的各种报表及缴库退库凭证、各收入机关编送的报表、行政单位和事业单位决算、税收年报（决算）、国家金库年报（决算）、基本建设拨、贷款年报（决算）、税收会计报表（包括票证报表）。 5年保管期限的档案包括：银行余额调节表、银行对账单、行政单位和事

14、业单位的月度、季度财务报告等。 3年保管期限的档案包括：企业的月度、季度财务报告等。,（2）保管期限的计算。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起，保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管期限原则上应当按照会计档案管理办法附表所列期限执行： 各单位会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的，可以比照类似档案的保管期限办理。,企业和其他组织会计档案保管期限表,财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计 档案保管期限表,注：税务机关的税务经费会计档案保管期限， 按行政单位会计档案保管期限规定办理。,（三）会计核算材料的组卷方法与要求,会计核算材料的组卷，首先应当按照会计档案的

15、分类方法，把会计核算材料按不同类别分开，其次，在每一类别的材料中区分不同的保管期限；第三，按形成的时间顺序，结合材料形成数量的多少，组成若干保管单位。,会计凭证的组卷,会计凭证需按月分开组卷，根据每月凭证的多少组成一卷或数卷。不同月份产生的凭证不能组合在一个案卷里。 1.检查。会计人员在月份结账后，先区分不同凭证类别，再按凭证编号顺序排列，第三，对各类凭证进行认真检查。检查内容有五个方面：,(1) 对原始凭证进行复核审查，确认真伪； (2) 凭证编号有否漏号或颠倒； (3) 所附原始凭证票据或附件折叠、粘贴是否整齐规范，一般原始凭证和附件要折叠成略小于记账凭证的长、宽度。 左上角的两条边、 线

16、要直，无毛边， 呈直角；,(4)对于一些不便随同记账凭证一起装订或保管价值明显不同的原始凭证，比如涉及外事、末了债权债务、工资名册等，应单独抽出装订和保管，并在原记账凭证上注明抽出凭证的名称、数量及其去向； (5)各类凭证区分是否准确。,2拆除金属物，修补破损： (1)去除凭证上的大头针、回形针、钉书钉。 (2)破绽的票据和附件要修补粘贴，重要内容残缺的，要查清内容及时补齐，并在备考表或空白处说明情况。 3.装订。会计凭证装订时应加封面和封底，并用棉线在会计凭证的左上角装订，凭证厚度以不超过2厘米为宜。,4.包角盖骑缝章。会计凭证装订好后，应用封纸包角，并在包角处盖上骑缝章。,5.填写凭证封面。封面项目包括单位名称、会计凭证名称、时间、册数、册次、记帐凭证起止号、记帐凭证数、附件数、会计凭证总数、会计主管、装订人、装订时间、备注。,会计凭证封面,会计凭证封面,（1）单位名称：填写形成会计档案的单位名称，必须用全称或通用简称。如“中国共产党中央委员