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1、圣元环保股份有限公司ERP系统物资管理操作手册1、 物资管理业务流程1.1采购管理业务流程采购管理是对产生需求、需求申请、采购申请、采购订货、到货接收、发票核对的一系列采购活动的监督和管理。采购是由于对物资的需求而产生的，发电企业对物资的需求主要来自以下几个方面：机组大小修、机组日常维护及消缺、常用备品备件及材料的补库、日常办公用品及劳保用品的需求。需求产生以后，需求部门向采购部门提交需求申请反馈需求信息，采购部门结合实际情况进行采购申请的编制，再经过多家供应商的询价、比价过程，最终确定中标供应商后生成采购订单。待供应商交货时，进行采购收货。收到供应商开具的发票后，进行发票核对。采购管理就是对
2、以上一系列活动的管理、跟踪及控制。1.2库存管理库存管理是指物流过程中对物资入出库的管理。它是发电企业物资管理的重要组成部分，是企业各个业务活动的交汇点。在发电企业生产经营活动中，库存管理既必须保证生产、检修对备品备件、材料以及劳保办公用品的需求，又直接影响采购业务的发生。盘活发电企业流动资金，加快资金周转，在保障供给的前提下，最大限度地降低库存资金占有率，这就是库存管理的目的。库存管理主要包括采购入库管理、领料出库管理、调拨入出库管理、其它入出库管理、退货管理、退料管理、报废管理、盘点管理、领用成本管理等业务。传统库存管理存在以下问题：不能及时获取库存信息。在发电企业生产经营活动中，由于对库
3、存信息不了解，生产部门为了应对生产检修任务，进行需求申请时，通常都会在实际需求的基础上多申请一些，从而造成库存金额的不断膨胀。库存信息不够准确。由于没有严格的管控，领料或者入库时，对业务数据记录不够准确，很容易造成库房账面信息与实物账不一致。欠缺库存分析手段。没有良好的库存分析手段，无法给管理决策提供有效的信息支持。2、 业务操作2.1需求申请需求申请是各个分公司或业务部门专工申报物资需求计划的模块。需要领用物料，不管仓库有没有该物料，都需要填写需求申请单。需求申请业务主要包括物料需求申请、需求申请处理、需求申请关闭、需求申请查询和新物料申请。2.1.1物料需求申请2.1.1.1业务流程l 计
4、划技改申请流程： 专工申请分厂部门负责人分厂副总分厂总经理集团运管中心分厂采购员l 紧急零星申请流程： 专工申请分厂部门负责人分厂副总分厂总经理分厂采购员 【单价小于500，总金额小于3000 专工申请分厂部门负责人分厂副总分厂总经理集团运管中心分厂采购员 【单价大于500，总金额大于3000l 建设类申请流程： 专工申请（金额和数量）分厂总经理采购（分厂或者总部采购）总部专工审核总部基建部经理财务部总部副总采购员l 行政申请流程： 申请分厂总经理总部部门负责人总部办公室（主任）分厂采购员。2.1.1.2业务操作在物资管理-需求申请-物料需求申请模块，点击“新建”按钮，新建一张需求申请单，并填
5、写工厂、申请部门、申请日期、需求日期等信息。在下面列表栏目填写需要申报的物料。可以在物料编码栏填写物料名称，鼠标左键双击进行模糊查询，如果查询不到可以减少查询的文字。点击“选中”按钮或者双击，可以选择物料。填写需求数量、单价等信息。如需填写多条记录，可以点击“新增”按钮进行增加。填写完毕之后，点击“保存”按钮，并在“提交”的下拉按钮点击“提交”进行提交。提交下拉按钮中，正常情况下使用的按钮包括“提交”、“退回”、“转交”、“撤回”、“流程跟踪”。提交：将流程提交到下一步处理。退回：在处理时将单据退回到上一步或者前面的处理人。转交：可以将单据转交给他们代为处理。撤回：提交后下步处理人未处理之前，
6、可以进行撤回。流程跟踪：可以跟踪当前的处理流程。可以点击图形跟踪，进行流程图跟踪，可以追踪目前单据的处理进度。最后一步处理人提交后，流程结束。2.1.2需求申请处理（采购员使用）需求申请流程结束后，需要采购员对需求申请进行处理，以确定采购或者使用库存。专业名词解释：自动分配：系统自动按照仓库现有可用库存进行分配。库存充足时，使用库存进行分配；库存不足时，优先使用库存，剩余部分分配到采购；没有库存时，自动分配到采购。手工分配：手工进行需求的分配。可以在库存充足时将物料分配到采购。利库：字面意思：利用库存，是指库存提前占用。系统秉着“先申报先领用”的理念，将库存提前占用，以免发生申报时有库存，领用
7、时没库存，或者我申报形成的采购，采购回来的东西被他人领用。只有点击“利库”后，物料才能被采购或领用。选中需要处理的物料，点击“自动分配”或者“手工分配”进行分配。点击“利库”按钮下拉“确认”按钮进行利库确认。2.1.3需求申请关闭（采购员使用）已申报的物料后续不需要进行采购或者领用，可以在需求申请关闭模块进行关闭。点击“查询”按钮，查询出需要关闭的需求申请。点击“关闭”按钮，填写关闭原因，进行关闭。2.1.4需求申请查询可以查询所申报的物料，目前的处理进度。执行状态：已完成：代表该物料已完成领用。采购申请：代表该该物料的采购流程已走到采购申请。采购订单：代表该该物料的采购流程已走到采购订单。收
8、获入库：代表该该物料的采购流程已走到收货入库。领料申请：代表该该物料正在走领料申请。需求申请申报的物料，在分配数量有数值时，可以开领料单进行物料领用。分配数量为空时，代表该物料已经完成领料或者正在进行采购，无法领用。2.1.5新物料申请在物料需求申请时，查询不到所需要的物料，则代表系统物料库中没有该物料，需要使用新物料申请，将此物料添加到物料库中，之后才可以进行物料需求申请。点击“新建”按钮，打开新物料申请模块，填写物料相关信息，物料相关信息必填项：物料名称、规格型号、计量单位。填写完毕后提交。2.2采购申请采购申请业务主要包括采购申请、请购单调度和采购申请查询。2.2.1采购申请2.2.1.
9、1业务流程l 运营计划类技改类采购流程： 采购员询价结果提交总部采购部门负责人（可以改金额填备注等等）财务审核主管总部副总采购员。l 运营零星紧急类采购流程： 采购员询价子公司财务审核主管采购员。【单价小于500，总金额小于3000 采购员询价子公司财务审核主管总部副总采购员。【单价大于500，总金额大于3000l 行政类采购流程：采购员询价采购部办公室审核财务部分管行政副总（副总）采购员建设类采购流程：采购员询价采购员 2.2.1.2业务操作在物资管理-采购申请-采购申请模块，点击“按需求申请编制”按钮，选择需要采购的物料，并填写询价后采购员自己确定的供应商，单价，金额，并填写采购分类、采购
10、部门等信息，在“备注”中填写询价结果。点击“确定”按钮生成采购申请单。在附件中可以上传详细的询价单。确认无误后，点击“提交”按钮，提交到下一步。后续流程流转过程中，不允许修改单据信息，如果对单据有意见，可以根据实际情况选择“退回”或提交，并在处理意见中填写相关意见。最后一步处理人提交后，流程结束。2.2.2请购单调度在采购申请的物料尚未生成采购订单时，可以对申请单进行调度、调整、关闭或生成采购订单等操作。“调度”可以修改供应商、采购员、采购部门等信息。“调整”可以修改需求日期、计划到货日期、数量、备注等信息。如果采购申请中的物料后续不再采购，可以将对应的物料的请购单进行关闭。2.2.3采购申请
11、查询在查询中输入相应的查询条件，可以查询采购申请的状态及相关信息。执行状态：采购申请：申请的物料处于采购申请流程中。采购订货：申请的物料处于采购订单流程中。采购收货：申请的物料处于采购收货流程中。已入库：申请的物料已经走完采购流程并且入库。2.3采购订单采购订单业务包括采购订单和采购订单查询2.3.1采购订单2.3.1.1业务流程2.3.1.2业务操作点击“按采购申请编制”按钮选择需要生成采购订单的供应商，点击采购申请单选择需要生成订单的物料，核对相关信息后，点击“确定”按钮生成采购订单。对订单进行核对后，点击“提交”按钮提交到下一步。最后一步处理人提交后，流程结束。2.3.2采购订单查询可以
12、选择相应的查询条件对订单信息进行查询。2.4采购收货采购收货业务包括采购收货、采购入库及采购收货查询。2.4.1采购收货2.4.1.1业务流程采购员进行登记，库管员组织验收。2.4.1.2业务操作点击采购收货单下拉“按采购订单编制”按钮打开采购收货单生成模块选中需要收货的物料，核对本次收货数量（可修改）填写仓库等信息，点击“确定”按钮，生成采购收货单核对无误后，点击“提交”按钮提交到下一步最后一步处理人提交后，流程结束。2.4.2采购入库在采购收货单流程结束后，库管员可以点击采购收货单上面的“其他操作”按钮下拉的“直接入库”按钮进行物料入库在弹出的页面点击确定后形成入库单2.5领料出库领料出库
13、业务包括领料单、领料单查询和领料出库模块。2.5.1领料单2.5.1.1业务流程2.5.1.2业务操作打开领料单模块，点击“按需求分配开”按钮选择需要开领料单的需求申请单，点击“需求申请单明细”确定领料数量并填写开单日期后，点击“确定”按钮生成领料单生成领料单后点击“提交”，将流程提交到下一步。最后一步待处理人提交后，流程结束。2.5.2领料出库在领料单流程结束后，库管员可以点击“出库信息”按钮下拉的“直接出库”按钮进行物料出库。在弹出页面点击确定后生成出库单2.5.3领料单查询领料单查询可以查询到相应领料单的信息及领料状态选择查询条件，点击“确定”，如：2.6采购结算采购结算业务主要包括购货
14、发票核对，主要用于采购员登记发票。2.6.1在购货发票核对模块点击“新建”按钮，生成购货发票核对单据填写相关信息后点击保存，点击“核对”按钮在本次结算数量中填写本张发票包括的物料对应的数量，本发票未包含的物料不填写点击“保存”后生成购货发票核对页面，点击“确认核对”按钮对发票进行确认重新打开，明细记录中可以显示发票包含的物料。2.7存货核算存货核算业务主要用于记录库存金额账。主要包括收货单稽核入账、购货发票稽核入账和领料单稽核入账。收货单稽核入账用于将已入库收货单进行估价入库。购货发票稽核入账用于将发票进行记账，发票入账后会与收货单进行红冲核销，修正库存金额。领料单稽核入账用于将出库记录进行记账。领料单稽核入账前要确保对应物料的收货单已入账。三个模块稽核入账操作相同，下面以领料单稽核入账为例：选中需要稽核入账的收货单，双击打开，点击“编辑”可以修改记账日期点击“入账会计单位”，可以填写或修改会计单位点击“审核入账”可以将单据进行入账如果收货单信息发生变化，可以点击“重新认定入账要素”按钮将稽核单据重新生成
