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1、科技文件管理一、科技文件概念： 是记录和反应科学技术活动，传递科技思想的文字、图表、声像等文件材料的总称。理解：1.是人们在从事科技、生产活动中产生、形成的，是科技、生产活动全过程的真是记录和反应。明确科技文件产生、形成的领域，有助于区分科技文件与一般文件材料的界限。2.是科技、生产活动的直接记录。直接记录和反应科技、生产活动的全过程和结果，是第一手材料，有助于科技文件和科技资料的区分。3.是处在科技活动的现实使用过程中，还没有转化为科技档案。是指导科技、生产、建设活动的一句，具有现行效用，有助于了解科技文件盒科技档案是同一事物的两个不同发展阶段。4.科技文件的产生与形成，是以国家的专业技术政
2、策、标准、规范为指导，是以有关行业、企业的标准化、规范化制度为依据的，凡是定稿的科技文件，一般都要履行严格的审签程序。二、科技文件的基本类型：1、图样科技文件：机械制造也基本图样（零件图、装配图、总图、安装图、系统图、表格图、外形图等）、建筑工程图样（总平面图、平面图、泡面图、立面图、大样图、竣工图）、其他专业性的图样（地质图、气象图等）2、文字科技文件：机械工业产品文字材料（设计任务书、技术协议书、技术条件、研究试验大纲、研究试验报告、标准化审查报告、试制总结、鉴定书等）、基本建设工程文字材料（设计任务书。可行性研究报告、设计概算、工程预算、开工报告、施工组织设计、竣工决算、竣工报告等）、其
3、他方面的文字材料（科学研究、地质文字材料等）3、其他形式的科技文件：配套目录、图样目录、明细表、汇总表、装箱单、设计变更单、工艺卡片、设备保养记录卡、设备事故记录单、工程验收单、材料试验等。4、非纸质载体的科技文件：电子文件（图像文件、多媒体文件、数据库文件、计算机程序、光盘等）、声像文件（录音、录像及样品、试验等非纸质载体类型的各种科技文件）三、科技文件的特点：1、专业技术性：任何一项科技活动都是在一定专业分工的范围内进行的。2、成套性：在科技活动中围绕一个独立的工作项目所形成的全部科技文件的总和。（一个新产品的研发与试制、一个工程项目的设计与施工、一个课题的研究等）任何项目都是以一个独立的
4、对象进行的，一个项目内各个阶段、程序之间都存在有机联系，而项目内各阶段、程序之间同样存在有机联系，只有成龙配套才能准确的反应项目工作的全过程。在文件整理、保管及利用等方面起着重要的规定和制约作用。3、更改性：科技文件在各个专业领域的活动中，处在形成、使用的动态过程中。如一个产品或建筑工程在生产和建设的过程中，为满足用户的需要，而进行工艺、设计的改性，这就要对相应的科技文件进行不断的修改、补充，从而准确反映产品、工程等客观变化的实际。4、通用性：个科学、专业的相互依赖性增强和标准化工作的不断发展，给科技文件的通用性奠定了基础。如标准化很高的电子和机电产品，在其产品系列范围，大部分零件可以互换通用
5、。利用原有的科技文件，不仅可以提高产品质量，而且可以加速、缩短产品研制的周期。如建筑工程设计部门，新设计一个项目工程，经常套用已有的科技文件，特别是套用标准设计图纸的情况更多。5现实性：是科技文件从某项科科技、生产活动的开始到完全结束，都自始至终发挥着作用，它指导现实的科技、生产活动，如实地记录和反映科技、生产的全过程。是领导决策、制定方案，指导科研、设计、生产活动的依据。四、科技文件的编制：1、科技文件编号：由代字和代号组成，代字统一用汉语拼音字母，代号用阿拉伯数字。1）科技文件编号方法：两种基本类型，项目结构编号法和分类编号法A.项目结构编号法：在一定的项目范围内（一个产品型号或一个项目工
6、程），按照科技文件所反映的隶属关系、结构关系及有机联系进行编号。包括产品隶属编号法和工程结构编号法。产品隶属编号法：是按照产品结构的关系，在产品范围内进行编号。如一个产品由若干部件和零件组成，而科技文件的编号，就是按照这个产品及其各个组成部分的隶属关系进行编号。 零件k528.1-001 零件 k528.1-002 零件 k528.1-003产品k528部件k528.1 产品型号-结构组成部分代号-零件序号工程结构编号法：也叫工程设计编号法。指在具体的工程项目范围内，按工程项目的设计过程和内在联系进行的编号。工程项目代号 2001设计阶段（施工图设计）代码2001-s 专业（结构）代号2001
7、-S-J 属类（基础部分）代号2001-S-J .1设计顺序号2001-S-J.1-002 B、分类编号法：是将一个专业、一个系统或一个企业的全部科技文件（如产品、工艺装备、建筑工程全部科技文件），按其性质、特点、用途、专业采用十进制分类方法进行编号。这种要按预先编制好的分类方案进行，实行全国同行业统一分类，一般由专业主管部门编制的。2）科技文件编号与科技档案编号的区别：区别：科技文编号是单份文件或单张图纸为单位进行的，科技档案的编号是以保管单位（案卷）为单位进行的。联系：科技文件编号是编制科技档案号的基础，科技档案编号可利用科技文件编号的一部分。2、科技文件更改方法1）工业产品科技文件的更改
8、方法:A.底图的更改：划改（将底图上需要改动部位的尺寸、文字等用细实线划掉，在改动部位右上方填写新内容，并标注更改标记，注明更改次数和该次更改的处数，更改完成后在底图右下角的更改标记栏内填注更改的名称、代号、更改内容、日期、姓名）如：表示某张底图第二次更改了一处。 60 更改前 70 B1 60 更改后刮改（将底图需要更改部位的内容，用刮削的方法将原来内容去掉，然后填注新内容，并填上更改标记，更改完成后在底图右下角的更改标记栏内填注更改的名称、代号、更改内容、日期、姓名）如表示某张图纸第一次更改了二处。 960 更改前 A1 A2960更改后B.复印图的更改底图划改，对复印图也相应划改或晒印新
9、图，旧图作废。底图刮改，对复印图一律更换新图，旧图作废。五、科技文件审签程序：1、设计-科技文件产生后，在提交审查前，设计人员应该对科技文件认真复查，经确认无误后，签字。2、描图-在描图员描制样图后，应对所描绘的底图认真检查经确认与原图、无误后，签字（CAD绘图不存在此程序）3、校对-在设计、描图完成后，由设计人员、描图人员互相检查、校对，发现问题，及时更改。4、审核-由主任设计员或主任工程师负责对全部图样和科技文件进行技术审核。5、工艺审核-工艺部门按照工艺要求及生产、施工条件对科技文件进行审查，以弥补设计上对工艺考虑不足的缺陷，且对设计结构技术要求提出更改建议。6、标准化审查-标准化部门根
10、据有关的标准进行审查，审查是否贯彻现行标准和有关技术政策，以保证科技文件的质量，并提高其标准化程度。7、会签-组织设计、生产、施工等各有关专业部门共同审查科技文件，以减少差错，审签部门或人员对会签的科技文件有关部分的正确性和完整性负责。8、审批-由设计师对重要的科技文件进行审查，对设计上的重大技术问题负责审定，并由总工程师批准执行。机械产品科技文件的审签程序：序号科技文件名称设计校对组长工艺审查标准化审查室主任总设计师1总装配图12345672图样目录12343图样明细表12344产品技术条件1234565图样封面123456组件图1234567产品工艺汇编12348产品研制总结1234569
11、标准化审查报告12345六、科技文件管理措施：1、“三纳入”和“四同步”管理三纳入：将科技文件的形成和积累纳入科技、生产、基建工作计划；纳入科技、生产等工作程序；纳入有关部门和人员的工作职责；四同步：下达任务的同时提出文件材料归档要求；检查计划进度同时检查文件材料形成情况；评审鉴定成果同时验收鉴定文件材料的完整、准确、系统情况；上报登记和评审奖励科技成果及科技人员提职考核时，档案部门同时出具专题归档情况证明材料。2、将科技文件的形成，积累列入考核范围3、应从归档的角度对科技文件标准执行情况进行监督、检查。七、科技文件的整理主要内容：对形成的科技文件进行鉴别；把鉴别后应归档的科技文件组成保管单位
12、；对组成的保管单位进行编目和装订。1、科技文件的鉴别工作：完整性鉴别（在整理归档前，首先应按项目收集齐全，完整成套，不能缺项，归档率=实际归档的科技文件总数/应归档的科技文件项目总数*100%，完整率=实际归档的文件份数/应归档的文件份数*100%）、准确性鉴别（一是科技文件应该同它所反映的科技、生产活动的对象一致；二十同一个项目的科技文件之间在内容上保持一致，如底图和蓝图保持一致，相关的图纸应保持一致，准确率达到要求，准确率=实际归档的文件准确份数/应归档的文件准确份数*100%）2、科技文件的立卷：归档的科技文件不应是一堆杂乱无章的材料，也表示单份文件或单张图纸，而是经过系统整理、组成的保
13、管单位。是科技文件整理的核心内容，此项工作应由有关科技部门承担。1）复制图的折叠：将案卷内不同尺寸的科技文件按要求折叠为统一的幅面（图纸A4）。对图纸幅面为A4规格的集中折叠方法：需要装订成册的复制图：首先沿短边方向折叠，再长边方向折叠 5 1 2 3210不装订成册的复制图：两种方法，可以沿短边方向折叠，或沿长边方向折叠成A4规格，使标题栏露在外面。2）组织案卷：案卷的基本特征：是一组具有有机联系（本质特征，不是毫无相关的文件材料的随意组合）、价值和密级大体相同的科技文件材料的集合体。案卷内的科技文件有一个相对的数量界限。文件页50A4-150A4张（包含折叠的）。在一个案卷内当价值和密级放
14、生矛盾时，应以保持文件有机联系为主，要在维护文件有机联系的前提下，再考虑按不同价值组成案卷，价值小的服从价值大的，保管期限一律从长（定期：10、30年，永久）采用卷、册、盒保管，A1-A5平放，大于A1的要卷放。组卷要求：科技文件内容必须要准确、真实，应齐全、完整（不要重复），载体和书写材料要符合耐久性要求。组卷方法：产品、设备仪器文件（特别是图纸部分），按其不同的部件、结构、系统分别组卷。基建工程的科技文件，按不同专业分别组卷。如建筑、结构、电气、水暖等不同专业组成，各专业的科技文件是有机联系的，可分别组卷。产品、设备（一机一档）、基建方面的文字材料或管理性的文件材料，按照其反应不同问题、名称，分别组卷。对于同型号的多台设备随机文件，不必每台复制一套组卷、归档，只需归档一台全部随机文件材料，其他设备的案卷，注明这些随机文件在哪一卷即可。随着产品和设备的更新、改进，工程或设备维修、管理，会形成和补充一些新材料，不必对前期已形成并已组织好案
