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1、第三章 行政管理制度为实现办公规范化、程序化、制度化，进一步加强管理与协调，明确办公流程与程序，提高办公质量与效率，保障和促进公司战略目标的实现及各项业务的持续稳定发展，特制定本制度。各地公司行政部负责本制度的组织实施和监督管理，公司行政部负责监督各地公司的落实及具体条款的修订与解释工作。第一节 资产管理1、基本规定1.1固定资产：固定资产是指可供长期使用，并在使用过程中始终保持其原有实物形态的劳动资料和其他物质资料，其使用期限较长（两年以上）和单项价值均在2000元以上者。1.2低值易耗品：指单位价值在2000元以下或使用年限比较短（两年以内）的物品。2、IT办公设备的配置原则2.1基本原则
2、以网络自动化办公的先进理念为出发点，尽量采用多功能一体设备联网使用，减少不必要的单机设备，筹建店的IT办公设备，由公司集中采购。2.2笔记本电脑2.2.1除财务部外，公司编制内员工配置个人笔记本电脑，不配置台式电脑；各地公司可以购置两台公用笔记本电脑；高管按相关规定执行；2.2.2公司员工须签订服务协议书，自签订之日起，在公司工作满两年后，所购笔记本电脑归个人所有；工作满五年后，可申请更换新的笔记本电脑；其间如发生内部工作调动，本人可携带笔记本电脑至新的工作岗位使用，但所属单位5年内不得再为其配备其他电脑；如员工在两年协议期内离职或被辞退，须归还公司承担的笔记本电脑总价60%费用；笔记本电脑的
3、保管和维护由个人负责，如丢失或损坏，责任及费用由个人承担；2.2.3购置及报销标准：公司编制内员工配置个人笔记本电脑，其主板、硬盘、内存和电池等配置应达到目前主流品牌的较高配置水平，必须具有无线上网功能；单价不超过10000元的，公司承担60%费用，个人承担40%费用；单价超过10000元的，公司承担6000元费用，其余费用由个人自行承担；公司公司不统一采购，在申请得到批准后，员工自行在上述标准范围内，到正规电子商场采购并开据发票；公司正式员工购买的笔记本电脑，在达到上述配置标准并按要求提供发票的条件下，与公司人力资源部签订协议书后予以报销，涉及所有权等事宜，均以协议书签订之日为准；2.2.4
4、未转正的员工，需待转正后再申请报销；2.2.5各地公司购置的公用笔记本电脑，单价不超过7000元；一台培训专用，由人力资源部培训主管保存；一台会议专用，由行政部行政专员保存；其他部门可临时借用，但不得长期借用或保存；个人不得借用。2.3网络及弱电设备2.3.1范围：电话、监控、报警、视频、广播、线缆等；2.3.2须将相关设备的使用目的、使用要求、设备配置清单、预算价格以及供应商联系信息，报公司信息部审核；2.3.3信息部对各部门、各地公司所呈报资料进行审核，审核通过后，方可进行设备采购；2.3.4相关设备到货后，须经公司或各地公司信息部验收，验收合格方可支付货款。3、申请流程3.1固定资产3.
5、1.1固定资产的购置实行“预算审批制”，即所有资产购置依据制定的年度固定资产预算及预算审批进行有计划地购置；3.1.2申请部门填报固定资产购置预算审批表，并逐级获得有效签批。3.2低值易耗品3.2.1由领用部门填写低值易耗品预算审批表，并获得部门负责人签批；3.2.2将部门负责人签批的低值易耗品购置预算审批表提交至行政部负责资产采购的人员；4、购置流程4.1行政部负责所有固定资产及低值易耗品的购置；4.2行政部收集并汇总各部门获得有效签批的固定资产购置预算审批表、低值易耗品购置预算审批表；4.3将汇总后的固定资产购置预算审批表、低值易耗品购置预算审批表通过OA逐级上报并获得有效签批；4.4价值
6、在2万元以内（不含）的资产及易耗品，行政部应依据“货比三家”的原则购置；对于价值超过2万元的资产，须严格按照公司规定进行招标购置。5、资产管理5.1责任制5.1.1总经理负责领导本公司固定资产的管理工作；5.1.2公司配备给个人使用的办公设备，实行使用人负责制的管理办法；5.1.3行政部负责固定资产的实物管理、维修管理及资产的保险工作。5.2日常管理5.2.1固定资产实行编号和统一标识管理，由行政部会同财务部，在固定资产交付使用的当天，进行登记、编号，并贴上统一标识；5.2.2对于专人使用的固定资产，如个人使用的电脑等，依据“谁使用、谁保管、谁负责”的原则，责任到人；对于公用固定资产，如公用的
7、多功能一体机、数码摄影和摄像机等，由行政部负责并将责任落实到个人；5.2.3资产的租赁、出借、抵押、担保、调入、调出、报废等，必须由使用部门提出书面报告，并办理相关审批手续；5.2.4各部门有义务维护其所负责的各项资产，对本部门在账的物品，各部门应根据实际情况，制订相应的管理办法和措施，确保本部门的资产安全；5.2.5各部门内部使用的非固定资产类数码办公用品，如移动硬盘、数码相机、录音笔和U盘等，均由部门经理签收领用并负责，可指定部门内专人保管；5.2.6如发生资产短缺、损毁、丢失等，均应根据行政部的签收领用记录，由责任人按照财务部核定的物品折旧价赔偿。5.3维修管理5.3.1一般维修：使用部
8、门提出维修计划，并填写办公设施维修申请单，报行政部批准后方可维修；5.3.2重大维修：重大设施设备维修需报总经理批准后，方可进行维修。第二节 公文管理1、基本规定1.l公文种类：决定、决议、通告、通知、通报、请示、报告、批复、批示、纪要等，尤以通知、决定、请示、报告和会议纪要最为常用；1.2拟定原则：坚持实事求是，一事一议，简明扼要，标题清楚、观点明确、条理清晰、层次分明、语言措辞准确规范；1.3纸张要求：编辑和打印公文时，统一采用A4型纸；1.4字体要求：红头公文标题使用二号或三号宋体，加黑；正文使用四号宋体，其他公文根据需要可作调整；1.5排版要求：红头公文标题可分一行或多行居中排布，回行
9、时，要做到词意完整、排列对称、间距恰当。2、公文管理2.1公司及各地公司行政部是公文管理的流转部门，由专人负责公文的编号、存档、发布和流转工作；2.2发文需经公司总经理签批，由行政部负责发布；2.3审批纸质文件，应明确签署意见，并签名、标注审批日期；2.4文件编号具有唯一性，格式为：文件类别+流水号。电子公文与纸质公文均需要按照公文编号规则进行编号，纸质公文需交档案保管员存档以备后查；2.5公文编号原则2.5.1编号采用实号（如：l号）；2.5.2公司：*总字【】号；2.5.3各地公司：*（地域简称）字【】号；2.5.4总部各部门：*总（部门简称）字【】号；2.5.5各地公司各部门：*（地域简
10、称）+（部门简称）字【】号。2.6未经审批，任何部门和个人不得擅自在OA、RTX和其他文件平台上发布涉及到公司经营管理方面的言论；2.7公文若需要加盖公章，申请人则必须严格履行公章审批手续；2.8所有公文（除财务凭证外）原则上均通过OA审批、发布，特别重要的公文需打印并由相关签收人员流转会签，由档案管理员负责保管；2.9红头文件发布须经分管系统副总裁审批后下发。3、工作总结和计划3.1公司各部门及各地公司均应定期向公司行政部报送工作计划和总结；3.1.1半年度、年度工作总结及计划按照通知所规定的时间、格式和相关审批要求报送，不得擅自更改；3.1.2按照规定格式制作月度、季度工作计划及总结，并分
11、别于每月25日前和每季度最后一个月的25日前报送，提交季度工作总结的当月可不提交月工作总结；3.1.3每周五下班前按照统一格式报送当周的工作简报，报送内容仅限本周工作重点，提交月度总结的当周可不提交周工作简报。3.2各业务系统须将相关总结及计划报送至总部相应各部门；3.3周、月和季度的工作总结及计划模版由公司行政部统一设计下发；3.4公司及各地公司行政部分别负责总部和当地各类工作计划及总结的汇总整理工作，并发送给相应的管理层；3.5公司及各地公司行政部负责季度、年度工作计划和总结的印刷、装订成册、存档和发放工作。4、公文审批时限除涉及审批的事项，公司内部各类公文的审批时限不超过72小时，在规定
12、时限内，审批人必须与报批人、相关部门和上级领导充分地沟通，以确定采取批准、转发或者退回等处理方式加以处理。第三节 档案管理1、基本规定公司及各地公司须对所有能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、实物、声像、报表等资料作归档整理。2、归档范围2.1公司设立、变更的申请、审批、登记及终止、清算等方面的文件材料；2.2公司各类重要会议材料、内部法规性、政策性文件、大事记、年报、发展规划、工作总结及计划、政府机关发布的其他重要文件；2.3年度计划、统计报表、财务会计预算报表及说明、月报表和季度报表；2.4劳动人事、工资、法律、外联事务管理（含礼品接收、领用登记）等方面的文件材料；2.5各类合同、契约
13、及招投标文件等；2.6公司各项有关经营管理方面的文件材料；2.7其他具有保存价值的文件材料，包括决议、决定、条例、规章制度、工作计划、工作总结及各类会议纪要等；2.8反映公司各项活动及发展轨迹的各类媒体报道、文字、实物、图片、声像等一切有效记录资料；2.9各地公司定期移交的其他业务档案。3、日常管理3.1公司行政部为档案管理指导部门。档案管理员：公司各部门负责人指定专人（可兼职）为档案管理员。3.2档案管理员须对具有保存、利用价值的文件资料立卷、分类、归档，并确保资料的全面性和完整性；3.3原则上运用电子信息系统对档案进行管理，提高档案管理安全性及管理效率；3.4所有档案的借阅均须按规定履行借
14、阅手续，未经允许，任何人不得复制、外传，使用完毕后及时、完整归还；3.5为巡免文件档案的长期积压，每季度定期清理过期、失效的纸质文件，超过三年时效的即可确认、批准后销毁。3.6所有电子文件资料均须采用定期刻录光盘的方式进行存储。第四节 印章管理1、基本规定范围：公司有效印章为公司公章、法人代表手章、财务专用章。2、印章的使用2.1所有人员须严格遵守用印审批流程；2.2使用人须填写用印申请单，并详细注明各项内容，逐级获得所在部门负责人、分管副总经理、公司总经理的批准；不符合上述要求的用印申请，印章保管人有权不予加印；2.3加盖印鉴后，除各类归口存档的合同、文件外，其他证明、信笺等，行政部要复印、
15、建档保存；2.4未经允许，不得将公司公章带到办公区域以外使用；如因特殊情况需要携外使用，则必须经由总经理书面批准，并由行政部专人随行予以加印，其他人员不得动用印鉴；如为行政部需携带外出使用，必须两人以上随行。3、印章的保管3.1印章管理实行专人保管制；3.2总经理为公司印章保管的第一责任人，可分别指定专人保管并备案；3.3公司公章由主管行政工作的副总经理保管，财务专用章和法人代表手章则由财务部指定专人保管，不得擅自更换保管人；3.4印章保管人应配置专属保险柜进行保管；3.5如印章保管人因出差、休假等原因不在岗时，应在出差或休假申请中注明临时印章保管人，一同经OA报上级领导审批，并在得到批准后进行临时印章交接，做好书面记录；此间发生的任何印章方面的问题，由临时印章保管人负责；3.6印章保管人对印章的安全负有直接责任；发现印章丢失或被盗后，保管人应立即报告公司主管领导，并按规定到政府主管部门申请作废。4、印章的收缴、报废4.1印章破损、遗失或因机构变更、撤销等原因不能继续使用时，应及时履行收缴或报废手续；4.2按要求收缴或报废的印章应在公司行政部的监督下，由统一收缴、保管或报废，并做好记录。第五节 名片管理1、基本规定
