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1、盖勒普工程咨询（上海）有限公司文 件 编 号GLP/QP-2013版 本A/0页 次文件名称质量程序文件发 行 日 期2013.8.1修 改 日 期质量程序文件制 订： 汪佳蕾审 核： 沈浩玮 批 准： 版次修订内容修订日期修订者程序文件目录一览表序号名 称编 号一文件控制程序GLP/QP-01二记录控制程序GLP/QP-02三管理评审控制程序GLP/QP-03四人力资源控制程序GLP/QP-04五与顾客有关的控制程序GLP/QP-05六内部质量体系审核程序GLP/QP-06七不合格品控制程序GLP/QP-07八采购控制程序GLP/QP-08九纠正和预防措施控制程序GLP/QP-09十服务质量
2、检查与考评程序GLP/QP-10十一设计和开发控制程序GLP/QP-11一、文件控制程序1 目的为使公司各类文件统一、规范、有序、有效控制，确保本公司各部门所使用的文件是最新和有效的版本，特制定本程序。2 范围本程序规定了文件的范围、编号、编制、评审、批准、更改和再批准、发放、作废以及外来文件的识别与发放。本程序适用于本公司与质量管理体系有关的文件控制。3 职责3.1 总经理批准并发布质量手册和程序文件的批准、发布。3.2 管理者代表负责质量手册和程序文件的审核，负责组织有关人员对文件进行评审。3.3 人事行政部负责所有受控的发放、回收、销毁及原稿文件的保存。3.4 各部门负责相关文件的编制和
3、使用保管，部门负责相关文件的批准。4 工作程序4.1 文件的编号（详见本程序附录）4.2 文件的编写4.2.1 质量手册和程序文件由管理者代表组织人员编写。4.2.2 服务标准由人事行政部负责组织人员编制。4.2.3 其他管理文件由相关责任部门组织编写。4.2.4文件格式要求统一，由人事行政部指导各部门编写。4.3文件的编写4.3.1质量手册、程序文件由管理者代表审核，总经理批准。4.3.2检验规程由人事行政部负责人审核、批准。4.3.3其他管理文件由相关部门负责人审核、批准。4.4文件的分发4.4.1受控原稿在发放前，由人事行政部文件管理员对文件的完整性进行检查。4.4.2人事行政部将文件统
4、一编号，在受控清单中登记。4.4.3人事行政部根据文件的使用要求进行文件复印，在复印文件的封面加盖“受控” 印章，并根据文件的发放对象进行统一编制文件发放编号，以便于文件的追溯。4.4.4文件领用人在文件和资料发放回收记录表上签名，领取注明发放编号的文件。4.4.5 当使用人的“受控”文件破损严重，影响使用时，应到管代办理更换手续交回破损文件、补发新文件。新文件的发放编号仍用原文件的编号。破损文件由文件发放者收回后，加盖 “作废”印章，按本程序有关规定处理。4.4.6 当文件使用人不慎将“受控”文件丢失后，应按规定办理申请领用手续。文件管理部门在补发文件时，应给予新的发放编号并注明丢失文件的发
5、放编号作废。必要时将丢失文件的发放编号及时通知各部门防止误用。4.4.6 非受控的发放，由文件发放部门加盖 “非受控”章，经管理者代表批准后发放，“非受控”文件一律不予修改。4.5文件的评审和修改4.5.1 每年由管理者代表组织人事行政部和各部门结合内审和管理评审的结果对现有质量管理体系文件进行评审，确认文件的适用性。4.5.2当文件需要修订时，由使用部门填写文件修订申请单，经原文件批准部门审核批准后，由原编制者实施文件的更改。修订后须再次得到批准才能下发。4.5.3文件更改后，由文件更改部门将文件和文件更改通知单送交人事行政部统一分发。4.5.4 文件更改后，原文件由人事行政部全部收回，按本
6、程序相关要求予以处理。4.5.4 文件修改内容少于40个连续字的采用划改，即将原文划掉修改。如修改内容超过40个字（不含40）或修改超过3次（不含3次）进行换页。4.6 文件的作废4.6.1 文件经多次修改或文件需进行大幅度修改时，应进行换版。原版文件收回作废，换发新版本，原则上3年换版一次。4.6.2 作废的文件（包括破损、换页的）由人事行政部按受控发放回收登记表收回，并报管理者代表批准后，在文件上加盖 “作废”印章，统一销毁。需要作为作废参考保留文件的，应加盖红色“作废保留”印章后方可留用。一般留用的文件应为原版文件。4.7 文件的管理4.7.1 文件的使用部门应妥善保管所有在用的有效版本
7、文件。4.7.2 文件经审核批准后，由人事行政部列入现行受控的受控清单，并定期检查各现行文件的有效性，确保文件保持清晰，易于识别和检索。4.7.3 计算机输入的文件随时存入软盘，由人事行政部保存并作好受控标识。4.7.4 需临时借阅文件的人员须经人事行政部负责人批准后方可借阅。借阅者应按期归还文件，若到期不还，由人事行政部收回，原版文件一律不外借。4.8 外来文件的控制4.8.各职能部门负责对各自外来文件的收集，将已收集到的外来文件交管代分类编号并进行登记，对其中的标准及法律法规，应在记录中注明，以便易于识别和检索。4.8.2 外来文件的原件，由人事行政部负责归档保存，对需要使用外来文件的人员
8、，采用复印件并加盖 “外来文件”印章予以识别。4.8.3 外来文件的分发，由人事行政部负责，领用人须登记签字。4.8.4 外来文件，特别是涉及产品特性的国家、行业标准（验收准则），由人事行政部定期到标准主管部门复核有效性。原标准已更改无效的，购回新标准。作废的原标准文件参照程序相关要求规定处置。4.9 归档文件应为原版文件，由人事行政部负责。5 引用文件5.1 记录控制程序6 质量记录6.1 文件发放回收登记表6.2文件修订申请单6.3文件受控清单6.4文件和资料更改申请单6.5外来文件清单附：文件编号规则1.质量手册 GLP / QM-2013 编写年份 质量手册 企业代码2.程序文件GLP
9、/QP-01 (QP：程序文件代号、01：程序文件编号)3.其他质量文件GLP/QD-01 （QD：管理文件代号、01：管理文件编号）4.质量记录QC-.-01 （QC：各项职能记录代号；-. 对应条款号；-01：质量记录编号）二、记录控制程序1 目的为了提供符合要求和质量管理体系有效运行的客观证据，为了保持记录清晰，易于识别和检索，特制定本程序。2 范围本程序适用于证明产品符合要求和质量体系有效运行过程中产生的全部记录。3 职责3.1 人事行政部负责质量记录的编号、处理。3.2 各部门负责相关质量记录的编制、填写、收集、保存、归档、移交和处理。3.3 管理者代表负责监督、审查质量记录控制的实
10、施情况。3.4 质量记录的填写人员对所记录的数据、文字负责。4 工作程序4.1 质量记录的编制和编号4.1.1 质量记录由相关责任部门编制，经人事行政部审核，管理者代表批准后复印使用。4.1.2 质量记录的编号：在记录左上角编号标识，编号方法执行文件控制程序附件规定。4.2 质量记录的填写和更改4.2.1 质量记录应按规定格式填写，要求字迹清晰，内容真实可靠，便于收集、整理和分析。4.2.2 质量记录的内容不得随意更改，如记录者笔误，则在记录的原处划改，加盖红色“更正”印章或签名。4.2.3 质量记录需要更改时，应由管理者代表提出，经总经理审核，管理者代表批准后进行更改，人事行政部在记录清单备
11、注栏中注明。4.3 质量记录的收集和管理4.3.1质量记录由各部门自行收集、保管设专人负责。保管方式便于存取和检索。本公司的质量记录目录，由人事行政部负责编制并填写记录清单。4.3.2 本公司内部人员借阅某部门质量记录时，须经本部门负责人审核，总经理批准。4.3.3 当合同有要求时，在商定的期限内，质量记录可给顾客或其代表评价时查阅，但必须经总经理批准后方可借阅。4.4 质量记录的归档和贮存4.4.1 人事行政部负责质量记录的归档，以及归档质量记录的贮存保管。4.4.2 各部门对保留在本部门的质量记录应妥善保管，贮存场所要通风、干燥，以防变质、损坏和丢失。4.5 质量记录的处理4.5.1 质量
12、记录保存期限，见记录清单。4.5.2 超过保存期的质量记录由各职能部门提出，经人事行政部审核，管理者代表批准后，由人事行政部负责统一销毁。5 引用文件5.1文件控制程序6. 质量记录6.1 记录清单三、管理评审控制程序1 目的规定并实施管理评审，由管理者代表定期组织对质量体系进行有效评审以保证质量体系持续有效和适用，满足质量方针和目标的要求。2 范围适用于公司管理评审的全过程。3 职责3.1总经理负责主持质量管理体系的管理评审。3.2 管理者代表负责编制管理评审计划，并报总经理批准。3.3 管理者代表应负责向总经理报告质量管理体系的运行情况，并协助总经理进行管理评审。3.4 各部门负责提供与本
13、部门有关的管理评审资料，并负责落实评审中提出的改进措施的实施。3.5 管理评审后的改进监督由管理者代表或人事行政部负责。4 工作程序4.1评审策划4.1.1总经理/管理者代表主持评审工作。4.1.2组成评审组，评审组人员由总经理/管理者代表选定。4.2评审频度：一般情况下，评审频度为每年评审至少1次，当出现下述某一种情况时，可及时展开评审：a)外部环境发生重大变化，如市场形势，社会要求等；b)在发生重大质量事故或用户索赔事件后；c)在组织机构调整或进行了二次内部质量体系审核后；d)质量体系发生重大变化时；e)当客户投诉突然增多时；f)其他认为有评审需要时；g)当有需要采取纠正和预防措施时。4.
14、3评审过程4.3.1总经理对下列各项作出决策：a)决定评审时机；b)确定评审目的；c)确定评审重点；d)决定自己或委托管理者代表进行评审；e)评审范围：应包括公司的质量体系、产品和过程。4.3.2由管理者代表于一周前制订管理评审计划，提交总经理批准。4.3.3由管理者代表组成评审组及确定小组成员。4.3.4通知有关部门准备接受评审。4.3.5实施评审a)调阅评审所需的质量体系文件和记录；b)深入现场进行必要的专题和专项调查；c)对必要产品和活动的质量进行核查；d)必要时召开讨论会，根据内容要求，邀请各部门经理及有关人员参加，听取各方面的意见和反映。4.3.6评审应重点考虑以下内容：a)质量体系的组织、要素、文件、程序和有关标准、规范，是否正确并能适应本公司面临的环境；b)现有质量体系运行的结果，能否实现与达到质量目标和经营目的；c)组织机构、各级管理者，是否能适应体系功能发挥的需要；d)内部审核的结果，
