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1、福建幼儿师范高等专科学校声像档案管理办法（草案）第一章 总 则第一条 高校声像档案是指单位或个人在教学、科研、管理等活动中，通过摄录或扫描形成的具有保存价值的音频、视频、图片等电子档案。声像档案具有生动形象的特点，可为教学、科研、管理提供生动形象的依据和凭证。声像档案同其它载体档案一样，也是高校各项活动的真实历史记录，是学校的宝贵财富。第二条 为建立、健全我校声像档案管理，提高声像档案质量，保证声像档案的齐全、完整和准确，使声像档案能更好地为我校各项工作服务，根据中华人民共和国档案法、电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）、照片档案管理规范（GB/T 11821-2002）、档
2、案著录规则（DA/T18-1999）等标准，结合本单位实际，制定本办法。第二章 声像档案管理基本原则第三条声像档案材料的形成、积累、归档是我校各部门的工作职责之一。学校各部门要根据声像档案载体的特点把声像档案工作纳入自己的管理制度中，大力开发信息资源，为提高本校的教学、科研和管理工作水平服务。 第四条 声像档案工作实行集中统一管理的原则，由校图书馆集中统一管理。为了保证电子声像档案的完整与安全，丰富我校图书馆馆藏，全校凡有形成和产生电子声像档案的单位，均应按图书馆的统一规定和要求，做好电子声像档案的收集、整理、归档工作。第五条 各单位应将在各项活动中形成的声像材料的收集、归档工作纳入各部门的职
3、责范围，明确专人负责。摄录人员在材料完成后应及时向图书馆归档，任何部门和个人不得据为已有。第六条 学校各部门负责人负责本部门归档的声像材料的审核工作，部门负责人把握不准的，需提交分管领导审核。产生声像档案的各部门应指定专人负责声像档案的收集、整理和归档工作，各责任人员应在部门负责人指导下，监督、协助摄制采集，做好声像档案的平时积累工作，接收本部门人员交来的声像材料，检查是否完整、准确、系统，报部门负责人审核，审核后形成的声像档案经整理立卷后，应上载至图书馆的“艾思迈非书资源管理系统”，并按归档要求刻录成光盘材料向校图书馆移交，由图书馆实行集中统一管理。第七条 图书馆技术部负责对非书资源管理系统
4、中归档的声像档案数据进行备份。第八条 为确保学校对声像档案材料管理工作的落实、各部门声像载体材料形成后，必须向图书馆归档，由图书馆出具证明后，财务部门方受理报销事宜。第九条声像档案工作应列入学校的重要工作，在经费、库房、存储设备和人员配备等工作条件上予以保证。第三章 电子声像档案的归档范围第十条 声像档案归档范围1、名人类：包括学校历届校长、书记、著名教授以及国内外具有一定影响的知名人士的照片、音/视频等；2、中央、省、市领导同志来我校视察、检查和指导工作的照片、音/视频等；3、学校召开的各类代表大会及重要会议，如：党代会、教代会、职代会、先进集体和个人表彰大会、运动会、文艺演出会、各种纪念日
5、庆祝活动以及传达全国性重要会议的照片、音/视频等；4、由学校主办、承办的各种重要的教学、科研、管理类会议以及各项活动，由本校主持召开的重要的各种学术会议视频等；5、外事活动的视频。包括各种国外代表团来访、外籍人员来校活动，授予外国专家、学者名誉教授、客座教授、名誉顾问称号以及参观、座谈、交流、讲学、演出、联欢等各种活动的照片、音/视频等；6、具有一定影响的大学生论文答辩会，学生的社会实践活动，先进事迹，奖学金发放仪式，新生开学典礼、毕业生毕业典礼等照片、音/视频；7、民主党派和校友会重要活动的照片、音/视频；8、学校各种展览中陈列的照片、音/视频；9、反映学校不同历史时期变化、发展的校景和基建
6、照片、音/视频（每一个主楼、校园内主要景色应列入摄制范围）；10、反映学校不同历史时期的教学、科研、外事情况的照片、音/视频。主要指收集过去的照片、音/视频；11、其它有重要意义活动形成的声像材料。第十一条 属于归档范围的声像材料，各承办部门责任人员必须在摄录工作结束后及时收集、整理，照片一般一次选取2-5张左右能反映活动或者会议全过程的照片，特重大活动可以多选，在声像材料形成后一周内将需归档声像材料及时上传到内网非书资源管理系统内，上传具体方式见非书资源操作指南（附件），并于每个年度学年末将原件整理并向图书馆移交，移交时需提交声像材料内容说明及目录，一式两份，双方各执一份。第十二条 归档要求
7、1、归档的声像材料必须是原版、原件，要求内容完整、图像清晰、声音清楚，并加以必要的事由、时间、地点、人物、拍摄者等文字说明，应能较好地反映客观事实、突出重点。2、声像材料的电子版，归档时应将材料刻录到光盘上与原件一并归档。3、用扫描仪等设备获得的图像电子文件，像素应不低于600dpi，如果采用非标准压缩法，应将相关软件一并收集、归档。4、用视频设备获得的动态图像文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。5、录像带保存的历史视频，应使用视频采集卡转换成数字视频并上传到非书资源管理系统，移交时提供原始录像带。6、用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。7、图片档案数字化。采用高清
8、晰图片扫描仪、专用胶片扫描仪，将静止图像、历史照片或底片的模拟影像转换成数字影像存储到计算机或光盘中，也可用数码相机直接拍摄照片，数码照相机拍摄形成的数码照片应是TIFF和JPEG格式，如果不是，需转换成这两种格式，照片像素应在500万像素以上，应保证未经编辑，主题鲜明、影像清晰、画面完整。对反映同一内容的若干照片，应选择具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁，能反映活动全过程的照片归档。8、音频、视频档案数字化。视频文件需转换成AVI和WMV格式，清晰度不低于VGA标准，最好是高清720P标准格式；音频文件一般为WAV或MP3格式。存储在感光和磁性材料上的声像材料，要经过数字化处理，
9、刻录光盘后再归档。9、凡属个人拍摄或录制的能反映学校面貌并具有参考价值的声像载体材料，向校图书馆归档者，一经采用，学校将给予适当补偿； 第四章 声像档案的整理第十三条 声像档案除了由非书资源管理系统进行在线保存管理外，图书馆从事电子声像管理的工作人员，应将本馆形成的以及各单位归档的电子声像档案，分门别类，进行加工整理、登记、编目，实行统一管理。第十四条 声像档案保管期限划分国家档案局关于学校档案保管期限的规定执行，分为永久（Y）、长期（C）、短期（D）三种，根据单位实际情况，我校声像档案的保管期限一律为永久。第十五条 声像档案依据载体的不同分为照片（ZP）、底片(DP)、录音带(LY)、录像带
10、(LX)、光盘(GP)、缩微胶片（SW）、影片（YP）等几类，根据照片档案管理规范（GB/T11821-2002）和磁性载体档案管理与保护规范（DA/T15-95）对声像材料进行整理，每一类档案按照保管期限-年度-问题进行分类，基建工程中产生的声像档案按照一个具体项目形成的时间顺序进行分类整理。第十六条 分类之后，对每一类声像档案进行排列、编号，排列可以按时间顺序，并按排列顺序编声像档案流水号，如果同一盒录音带或录像带录制了两个以上问题或两个年度的应归主要问题或最后一个年度。第十七条 声像档案的编号。声像档案一级类目代号采用英文大写字母“S”标识，按媒体形式设置视频（01）、音频（02）、图像
11、类（03）三个二级类目。声像档案档号的基本结构由全宗号、类别号、载体代号、保管号组成。示例如下：档案管理人员在归档整理时应根据需要编制档案目录。“档案目录”的填写统一使用附表2“档案目录”。光盘盘内目录的填写统一使用附表3“照片档案册（盘）内目录”，光盘按“盘”为单位进行整理，同一事由的档案要放在一起，按年代形成时间顺序排列。第十八条 声像档案的归档要求1、数码相片、录音录像等声像档案，必须图像清晰、声音清楚，并刻录光盘归档，由摄录人员加以必要的文字说明。光盘文字说明统一使用附表5“光盘文件文字说明表”。2、纸质文字说明附在外包装盒内，同一盘内涉及几个事由的，原则上按事由时间顺序排列，要填写每
12、张盘的文字说明表一起附在盒内。文字说明的尺寸与盒大小一致。3、光盘在刻录时，每一事件、每组照片的文件夹内要附有Word或Excel文档格式的文字说明（新闻照片可用新闻稿件代替），每张照片必须附有题名，题名应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。4、归档的照片应根据照片的编号将照片入册，按照分类、排列顺序将照片固定在芯页上组成照片册，若大幅照片照片册放不下，可将其放入专用的档案袋或者档案盒中，按照照片号顺序排列。填写单张照片说明。说明的内容包括题名、照片号、底片号、参见号、时间、摄影者、文字说明。题名应简明概括准确反映照片基本内容、任务、时间、地点、事由等要素
13、尽可能齐全；照片号参照本条第3项；底片号：因为现在基本都是数码照片，没有底片的可不填写底片号；参见号是指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号；拍摄时间用8位阿拉伯数字表示，第1-4位表示年，第5-6位表示月，第7-8位表示日，如2014年1月5日写作2014-01-05；摄影者一般填写个人，必要时可以加写单位；文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息，或者仅对题名未及内容作出补充，其他需要说明的事项亦可在此栏表述，例如照片归属权不属于本单位的，应注明照片版权、来源等。5、归档后的磁性载体档案需装入档案盒，且需贴上标签，光盘上应注明编号、
14、档号、软件名称、版本号、文件数、密级、编制人、编制日期等；录像带盒上需标注编号、档号、片名、放映时间、摄制单位、摄制日期、语别、密级等；录音带盒上需标注编号、档号、讲话人姓名、职务、主要内容、录制日期、密级、讲话时间等。第十九条 编册后的声像档案要编制符合要求的册内备考表、案卷目录和卷内目录，备考表格式见附件4，卷内目录格式见附件5，案卷目录格式见附件6。第二十条 声像档案管理系统数据需定期备份，一般当年的档案于次年5月份前对档案数据进行备份，备份一式三份，用光盘刻录，刻录的光盘也应一并归档。第五章 电子声像档案的保管和利用第二十一条 声像档案产生后要及时对其内容以及质量进行审查、核实、整理。
15、整理编目好的声像档案按照不同载体类别分开排列保管。第二十二条 在声像档案储存时，要将声像档案与声像档案设备集中统一存放，统一管理，便于检查和察看。储存条件要标准，严格控制温湿度，避开电磁干扰，以免发生霉变及磁性记录消失，做到防尘、防磁、防光、防火、防蛀等。 声像档案的册、盒、带等应采用竖放保存方式，以防重压，磁性载体档案要远离发动机、变压器、高音喇叭、话筒、电视机等能产生磁场的设备。第二十三条 声像档案工作人员要定期检查声像档案，对破损的应及时修复和复制，保证声像档案完好无损。第二十四条 归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改；声像档案的鉴定、销毁应严格按照档案鉴定销毁
16、程序执行，报领导批准，方可进行销毁和处理。第二十六条 声像档案在非书资源管理系统保存的资料，在校内范围内提供有限的在线欣赏和下载。第二十七条 声像档案原版一般不得借出图书馆，如有特殊需要，经主管领导批准后，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借，外单位借用或复制声像档案，如在借用中造成损坏，则由借用单位负责赔偿。第二十八条 在不影响保密的前提下，各部门可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现在的声像档案。第六章 声像档案的移交第二十九条 声像档案的移交时间立档部门应随时收集具有保存价值的声像资料并及时进行归档整理。重大活动（事件）形成的声像档案在活动
