第六章采购监督及控制管理

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1、第六章 采购监督与控制管理,第一节 采购监督,第二节 采购控制,第一节 采购监督,一.采购招投标监督,二.物料质量的监督,三.商品交货过程的监督管理,企业的采购活动必然涉及方方面面，为保证企业采购活动顺利进行，需要制定许多防范措施，对企业的采购过程实施采购控制和监督。招标与投标的概念，如表6-1所示。,采购招投标监督,采购招投标监督,表 6-1 招标与投标的概念,一、招标投标方式,目前世界各国和有关国际组织的有关采购法律、规则都规定了公开招标、邀请招标、议标等三种招标投标方式。,表6-2 公开招标的含义,一、招标投标方式,公开招标 (竞争性招标),1,公开招标的含义和内容如表6-2所示。,这是

2、在世界范围内进行招标，国内外合格的投标商均可以投标。它要求制作完整的英文标书，在国际上通过各种宣传媒介刊登招标公告,这是在国内进行招标，可用本国语言编写标书，只在国内的媒体上登出广告，公开出售标书，公开开标。通常用于合同金额较小、采购品种比较分散、分批交货时问较长、劳动密集型、商品成本较低而运费较高、当地价格明显低于国际市场等类型的采购,（3）公开招标采购的适用情况 一般只适宜于比较重大的项目中，或者影响比较深远的项目中。例如以下情况： 1）寻找比较长时期供应物资的供应商，例如新企业开业，寻找未来的长期物资供应伙伴时采用招标方式。 2）寻找一次比较大批量的物资供应商。 3）寻找一项比较大的建设

3、工程的工程建设和物资采购供应商等。 对于小批量物资采购、或者比较小的建设工程，一般较少采用公开招标方式，因为这样做成本太高、不合算。,一、招标投标方式,邀请招标 (有限竞争性招标或选择性招标),2,邀请招标的含义和内容如表 6-3 所示。,表 6-3 邀请招标的含义,一、招标投标方式,议标 (谈判招标或限制性招标),3,议标的含义和内容如表6-4所示。,选择中标单位不是通过公开或邀请招标，而由招标人或其代理人直接邀请某一企业进行单独协商，达成协议后签订采购合同,表 6-4 议标的含义和内容,“比价”是兼有邀请招标和协商特点的一种招标方式，一般使用于规模不大、内容简单的工程和货物采购,它是选择工

4、程规划设计任务的常用方式。通常组织公开，也可邀请经预先选择的规划设计机构参加竞赛,(2)议标的分类:,1）直接邀请议标方式 2）比价议标方式 3）方案竞赛议标方式,选择中标单位不是通过公开或邀请招标，而由招标人或其代理人直接邀请某一企业进行单独协商，达成协议后签订采购合同。如果与一家协商不成，可以邀请另一家，直到协议达成为止。,(2)议标的分类:,1）直接邀请议标方式 2）比价议标方式 3）方案竞赛议标方式,“比价”是兼有邀请招标和协商特点的一种招标方式。由招标人将采购的有关要求送交选定的几家企业，要求他们在约定的时间提出报价，招标单位经过分析比较，选择报价合理的企业，就工期、造价、质量、付款

5、条件等细节进行协商，从而达成协议，签订合同。,(2)议标的分类:,1）直接邀请议标方式 2）比价议标方式 3）方案竞赛议标方式,由招标人提出规划设计的基本要求和投资控制数额，并提供可行性研究报告或设计任务书、场地平面图、有关场地条件和环境情况的说明，以及规划、设计管理部门的有关规定等基础资料，参与竞争的单位据此提出自己的规划或设计方案，阐述方案的优点和长处，并提出该项规划或设计任务的主要人员配置、完成任务的时间和进度安排等，报送招标人，招标与优胜者签订合同的方式。,二、招标投标的基本程序,一个科学规范的招标采购应由策划、招标、投标、开标、评标、定标和合同授予等部分组成。 招投标流程，包括发标方

6、制作标书并组织招标、投标方根据标书内容制作投标书并进行投标、招标评审及中标信息发布等过程。,（一）策划 1.明确招标的内容和目标，对招标采购的必要性和可行性进行充分的研究和探讨。 2. 对招标书的标底进行仔细研究确定。 3.对招标的方案、操作步骤、时间进度等进行研究决定，例如是采用公开招标还是邀请招标，是自己亲自主持招标还是请人代理招标，分成哪些步骤，每一步怎么进行等。,4.对评标方法和评标小组进行讨论研究。 5.把以上讨论形成的方案计划形成文件，交由企业领导层讨论决定取得企业领导决策层的同意和支持，有些甚至可能还要经过公司董事会的同意和支持。,（二）招标 1.资格预审 2.形成招标书(即招标

7、文件）。 3.发布招标通告。 4.发售招标文件。,采用公开招标方式采购的，招标采购单位必须在指定媒体上发布招标公告。 采用邀请招标方式采购的，招标采购单位应当在指定媒体发布资格预审公告，公布投标人资格条件。资格预审公告的期限不得少于7个工作日。投标人应当在资格预审公告期结束之日起3个工作日前，按公告要求提交资格证明文件。招标采购单位从评审合格投标人中通过随机方式选择三家以上的投标人，并向其发出投标邀请书。,（二）采购招标的筹备管理,资格预审包括两大部分（见图6-1）。,经验和以往承担类似合同的业绩和信誉。 为履行合同所配备的人员情况。 为履行合同任务而配备的机械、设备以及 施工方案等情况。 财

8、务情况。 售后维修服务的网点分布、人员结构等。,图 6-1 资格预审的分类,2.招标文件的编写 ( 1)招标文件的概念: 招标文件是招标人向投标人提供的为进行投标工作所必须的文件，旨在向其提供为编写投标文件所需的资料并向其通报招标投标将依据的规则和程序等项内容的书面文件。,(2)招标文件包括的内容 1)招标邀请书 2)投标人须知 和投标资料表 3)合同条款 4)技术规格 5)投标书的 编制要求 6)投标保证金 7)供应一览表、报价表 和工程量清单,其核心内容就是向未定的投标方说明招标的项目名称和简要内容、发出投标邀请，并且说明招标书编号、投标截止时间、投标地点、联系电话、传真、电子邮件地址等。

9、,(2)招标文件包括的内容 1)招标邀请书 2)投标人须知 和投标资料表 3)合同条款 4)技术规格 5)投标书的 编制要求 6)投标保证金 7)供应一览表、报价表 和工程量清单,投标须知，实际上要建立起一些在整个招标投标过程中的共同的概念和规则，把它明确地写出来，作为招标文件的一部分，以期形成共识，作为今后双方行为的依据，并且声明未尽事项的解释权归谁所有、以免今后引起争议。,(2)招标文件包括的内容 1)招标邀请书 2)投标人须知 和投标资料表 3)合同条款 4)技术规格 5)投标书的 编制要求 6)投标保证金 7)供应一览表、报价表 和工程量清单,基本内容就是任务内容明细组成、货币价格条款

10、、支付方式、运输方式、运费、税费处理等商务内容的约定和说明。,(2)招标文件包括的内容 1)招标邀请书 2)投标人须知 和投标资料表 3)合同条款 4)技术规格 5)投标书的 编制要求 6)投标保证金 7)供应一览表、报价表 和工程量清单,基本内容就是所购货物、设备的性能和标准。,(2)招标文件包括的内容 1)招标邀请书 2)投标人须知 和投标资料表 3)合同条款 4)技术规格 5)投标书的 编制要求 6)投标保证金 7)供应一览表、报价表 和工程量清单,有的招标文件把一部分叫做“附件”。这一部分很重要，就是要告诉投标者，他们将来的投标文件应该包括一些什么文件，每种文件的格式应当如何。,(2)

11、招标文件包括的内容 1)招标邀请书 2)投标人须知 和投标资料表 3)合同条款 4)技术规格 5)投标书的 编制要求 6)投标保证金 7)供应一览表、报价表 和工程量清单,投标保证金可打用现金、支票、不可撤销的信用证、银行保函、保险公司或证券公司出具的担保书等方式交纳。,(2)招标文件包括的内容 1)招标邀请书 2)投标人须知 和投标资料表 3)合同条款 4)技术规格 5)投标书的 编制要求 6)投标保证金 7)供应一览表、报价表 和工程量清单,采购商品汇总表、所用的报价单的列示、工程量清单。,（二）采购招标的筹备管理,招标通告的内容因项目而异，一般应包括：,采购实体的名称和地址,资金来源,采

12、购内容简介,希望或要求供应货物的时间或工程竣工的时间或提供服务的时间表,开标日期、时间和地点,（二）采购招标的筹备管理,采获取招标文件办法和地点,提交投标书的地点和截止日期,投标保证金的金额要求和支付方式,采购实体对招标文件收取的费用及支付方式。,（二）采购招标的筹备管理,发售招标文件的基本过程（见图6-3）。,图6-3 发售招标文件,（三）投标,在正式投标前，采购单位还需要做一些必要服务工作： 一是对大型工程或复杂设备组织召开标前会和现场考察； 二是按投标商的要求澄清招标文件，澄清答复文件要发给所有购买招标文件的供应商。,采购单位或招标单位只接受在规定的投标截止日期前由 供应商提交的投标文件

13、，截止期后送到的投标文件拒收， 并取消这类供应商的资格 在收到投标文件后，要签收或通知供应商投标文件已经 收到 在开标以前，所有的投标文件都必须密封，妥善保管。 投标文件的内容应与招标文件的要求相一致,（1）投标资格申请 资格预审申请书的格式如下页所示：,投标资格申请书 注册营业名称： 注册营业地址： 电话： 电传： 电报： 谨致（招标机构名称） 先生： 我们兹向（招标机构名称）申请作为（项目及合同）的投标人。,我们授权（招标机构名称）或其授权代表，为查证我们提交的报告书、文件及资料，并澄清本申请书提供的财务和技术情况而进行任何调查。为此目的，我们授权（任何官方官员、工程师、银行、托存人、制造

14、商、分配人等）或任何其他人员或企业向（招标机构名称）提供他所需要并要求提供的有关材料，以查证本申请书所提出的报告书和资料或有关我方是否能胜任及所处的地位。,如有需要，可向下列姓名及职务人员进一步了解情况： 1)技术方面（姓名及职务）； 2)财务方面（姓名及职务）； 3)人事方面（姓名及职务）。 我们声明，在慎重完成的本申请书中所提供的报告书和资料，其细节都完整、真实而正确。 （申请人授权代表）谨上 日期,（2）投标文件的概述及内容 1）投标文件概述： 投标书是投标者对于招标书的回应。招标书的基本内容，是以投标方授权代表的名义写的明确表明参加对招标方招标项目进行投标的意愿、简要说明项目投标的底价

15、和主要条件。 2）投标文件的内容： a.目标任务的详细技术方案 这是投标文件的主体文件。在这份文件中，要针对招标项目提出自己的技术的和经济的指标参数，并且详细说明达到这些技术经济指标的技术方案和技术路线、保障措施等。,b.投标资格证明文件 这一部分要列出投标方的资格证明文件，包括投标方企业的全称、历史简介和现状说明，企业的组织结构，企业的营业执照副本复印件、企业组织机构代码证、技术交易许可证等，还要有开户银行名称以及开户银行出具的资格证明书。还要对授权代理人的情况、资格等作说明，并附授权委托证明书。,c.公司与制造商代理协议和授权书 如果投标方是某些制造商的产品代理，则还要出具和制造商的代理协

16、议复印件以及制造商的委托书，这样做的目的，是为了防止在招标方和投标方将来合作时可能引起的来源于制造商的纠纷。,e.公司有关技术资料及客户反馈意见 这一部分主要是投标方企业对自己的业务水平、技术能力、市场业绩等提出一些让招标方可信的说明以及证明材料，增加投标方对自己的信任，也是一种对自己的技术资格的另一种方式的证明。,（3）投标文件的封装 以上全部文件构成一份投标文件、封装成一份“正本”，还要根据招标文件的要求的份数分别复印若干份，封装成若干份“副本”。每本封装好后，在封口处签名盖章，交付邮寄。,（四）开标,（1）开标应按招标通告中规定的时间、地点公开进行，并邀请投标商或其委派的代表参加。开标前，应以公开的方式检查投标文件的密封情况，当众宣读供应商名称、有无撤标情况、提交投标保证金的方式是否适合要求、投标项目的主要内容、投标的价格以及其他有价值的内容。,（四）开标,（2）开标要做开标记录，其内容包括项目名称、招标号、刊登招标通告的日期、发售招标文件的日期、购买招标文件单位的名称、投标商的名称及报价、截标后收