第七章设备工程信息管理

《第七章设备工程信息管理》由会员分享，可在线阅读，更多相关《第七章设备工程信息管理（56页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。

1、第一节 信息管理概述,一、信息与信息管理 （一） 信息 1 信息的概念 信息是一种客观存在的事物。人类社会无处不存在着大量的自然信息、生物 信息和社会信息。信息具有广义和狭义之分。 广义的信息，是指发生源发出的各种信号或信息、代码被接收体所接收、吸 取和利用，这些信号或信息、代码以及所载负的具体内容统称为信息。它是人与 人、人与生物、生物与生物之间进行联系交流的信号。 狭义的信息，是指依据一定的需要收集起来的，经过加工整理后具有某种使 用价值的情报、图形、文字、公式、方法、数据等知识元素的总称。 信息是当今新闻媒体，如报刊、电视、电台、网络等使用频率较高的名词。 在现代社会中，信息与材料和能源

2、，已被人们称为科技进步、经济繁荣和社会发 展的三大支柱，日益受到人们的普遍重视。 2 项目信息 项目信息，是指报告、数据、计划、安排、技术文件、会议等与项目具有联 系的各种信息。项目管理者应灵活运用各种项目信息形式，尽量减少项目信息传 递的障碍，保证项目信息传递的准确和快捷。项目信息表现形式主要有：,（1）书面材料 包括图样及说明书、项目手册、工作条例和规定、项目组织设计、情况报告、 项目报告、谈话及会议记录、报表、信件、合同等提供的信息。 （2）个别谈话 包括口头分配任务、作指示、汇报、工作检查、建议、批评、介绍情况、谈 判交涉等产生的信息。 （3）集体口头形式 包括工作讨论和研究、会议、培

3、训班、特殊任务的工作班子、检查组等产生 的信息。 （4）技术形式 包括听写器、广播器、电话、电报、传真、录像、录音、电子邮件、光盘等 产生的信息。 3 项目信息的特点 （1）时效性 市场无论在时间上或空问上都处于动态之中，项目的信息则是市场动态活动 的反映。因此项目信息的时间与效用性很强。项目信息的价值与提供时间的长 短成反比，即提供时间越短，对市场经济活动的反映就越真实，信息的价值就越 大；反之，时间拖延越久，价值就越小。 由于项目信息涉及范围广，来源渠道多，因而障碍也大。其中，最主要的障 碍来自于文化、通讯、交通、保密等方面。文化程度低、通讯手段落后、交通条 件差、信息的保密与封锁等，都在

4、不同程度上影响到信息的获取、加工与利用。,（2）竞争性 项目信息是以市场竞争为前提，以市场竞争为中心，以市场竞争为目的。项 目的信息是在市场竞争过程中产生的，没有市场竞争，就没有信息，或者不需要 竞争信息。项目的信息正是项目得以存在的前提。 项目信息的内容突出竞争情报主体，把竞争对手放在首要位置，并严密跟踪 对手在市场上的竞争行为，以了解竞争态势，预测市场变化。从信息搜集的手段 来看，一般情报主要是文献搜集，辅之以少量的实地搜集，而企业信息的搜集手 段则灵活多样，不仅有文献搜集、现场接集，甚至有隐蔽搜集，不让竞争对手察 觉。 （3）效益增值性 项目信息可以多次被使用和开发，不断再生，不断增值。

5、项目的信息是一种 “非短缺资源”。信息是质与量的结合，就会成为现实资源而增值。所谓信息的 质，是指流入项目的经济信息的可用度、准确度和适时度。经济信息的“有用 性”，是项目信息质的规定性，它是指适合项目需要信息的系统性、完整性、创 利性。项目信息的量，是指项目收集到的经济信息条目的多少，信息能量的大 小。 输入到项目的各种信息，只有积累到一定的数量，才能作用于生产经营过程 而成为一种现实的资源。 （4）信息量大 这主要是因为项目本身涉及多部门、多环节、多专业、多用途、多渠道、多 形式的缘故。,（5）系统性强 由于项目具有单件性和一次性的特点，所以，虽然项目信息数量庞大，但却 都集中于较为明确的

6、项目对象中，因而容易系统化，这就为项目信息系统的建立 和应用创造了非常有利的条件。 （6）传递障碍多 一条项目信息往往需要经历提取、收集、传播、存储以及最终进行处理这样 一个过程。在这一过程中，往往是由于信息传递人主观方面的因素，如对信息的 理解能力、经验、知识的限制而产生信息传递障碍；也会因为地区的间隔、部门 的分散、专业的区别等造成项目信息传递障碍；还会因为传递手段或使用不当而 导致项目信息传递障碍。 （7）信息反馈滞后 信息反馈一般要经过加工、整理、传递，然后才能到决策者手中，往往迟于 物流，造成反馈不及时，从而影响信息及时发挥作用。,4项目信息化的模式 知识的最基本要素是信息，知识经济

7、也是以信息的传播和增值为基础的经 济，而网络技术的迅速发展又推动着传统经济的全面信息化，因此，当知识经济 与网络技术结合起来时，就意味着一个全新的全球性的以网络驱动的新型经济 信息经济的诞生。项目信息化的模式主要有： （1）网上市场型模式 它是通过网上展示项目的有形无形资产，吸引客户，争取巩固已有的市场并 努力争取扩大市场份额。同时通过网上客户服务系统，提高客户服务的质量。 （2）网上高效型模式 它有利于提高项目团队的办公效率，加强行政和生产管理，降低管理成本。 同时，通过Internet网络带来的廉价通讯平台为各项目提供信息传输渠道，提高 项目团队内部信息交流的效率，还可提高项目团队与外部环

8、境的信息交流的效 率。 （3）网上服务型模式 如网上公司信息及产品咨询、网上领导和员工教育培训、网上企业软件升级 维护、网上安全诊断、网上网络诊断。很多项目经营的服务品种与信息或网络直 接相关，可以通过互联网络为自己的客户提供知识、经验服务，也可以通过互联 网络提高信息产品服务，或直接通过网络为客户提供网上技术服务。 （4）网上商品交易型模式 商品交易型网站需要建立一个庞大的技术和商业体系，需要在继承好传统交 易方式所具有的直观方便、面对面服务等特点的前提下，体现网上操作的高效 率、价格透明、信息全面等特点。,5项目信息的来源 （1）记录 记录分内部和外部两种。内部记录包括输入输出的事例、存储

9、记录、施工日 志、会议纪要、信件等。这些记录可以从档案、工作记录本和计算机资料库中获 得。外部记录是指从外部的各种渠道获得的资料，如有关报纸杂志、统计年鉴、公 开发行的统计报告等。 （2）抽样调查 如果要获取尽可能准确的资料，就要全面客观地进行调查。然而资料积累得过 多，处理全部资料又要受时间和资金的限制，一般常用统计学中抽样调查的方法来 获得所需要的资料。 （3）文件报告 文件报告是指从组织内外的有关文件、报告中获取信息。如技术操作规程、竣 工验收报告、工程进度报告、可行性研究报告、设计任务书等。 （4）业务会议 业务会议是通过召开各种会议，用座谈讨论的形式获取信息。这样，可以在总 体设想的

10、基础上进一步扩大信息的来源并对信息进行综合评价和修正。 （5）直接观测 管理者直接到现场观察或测量实际情况来收集所需要的资料。在观测过程中， 还可以收集部分样品，通过统计分析来得到信息。 （6）个人交谈 通过个人之间交换意见的形式来获得信息。个人交谈利于消除顾虑，可以充 分发表个人的观点和意见。由于这种信息是面对面的，所以其可靠程度的大小将取 决于个人之间的信任程度。,6项目信息的划分 （1）根据信息流向的划分 1）自上而下的项目信息：是指从项目经理流向中低层项目管理人员乃至具体工作人 员的信息；或在分级管理时，每一个中间层次的机构向其下级逐级流动的信息，即信息源 在上，信息接受者是其下属。这

11、些信息包括管理目标、命令、工作条例、办法、规定和业 务指导意见等。 2）自下而上的项目信息：是指由下级向上级(一般是逐级向上)传递的信息。这些项目 信息的源在下，而信息接受者在上。这些信息包括项目管理中有关目标的进度、成本质 量、安全、消耗、效率情况、工作人员的工作情况和一些值得引起上级注意的情况、意见 以及上级因决策需要下级提供的资料等。 3）横向流动的项目信息：是指项目管理班子中同一层的工作部门或工作人员之间相 互沟通交流的信息。这种信息一般是由于分工不同而产生的，但为了共同的目标和相互协 作又需要互通有无。项目经理的主要职能之一就是采取有效措施防止横向信息流通的障 碍，发挥其应有的作用，

12、尤其在直线制组织结构中更要注意这一点。 4）以顾问室或经理办公室等综合部门为中心的项目信息：顾问室或经理办公室等综 合部门为项目经理决策提供辅助资料，同时又是有关项目利害关系的信息的提供者。它们 既是汇总、分析、传播信息的部门，又是帮助工作部门进行规划、检验任务、对专业技术 与问题进行咨询的部门。 5）项目管理班子与环境之间进行交流的项目信息：项目管理班子与自己的领导、建 设部门、设计单位、供应单位、银行、咨询单位、质量监督单位、国家有关管理部门都需 要进行信息交流。一方面是为了满足自身管理的需要，另一方面也是为了满足与项目外部 环境协作的要求，或按照国家规定相互提供信息。因此，项目经理对这种

13、信息应给予充分 的重视，因为它们涉及项目单位的信誉、项目竞争、守法和经济效益等多方面的原则问 题。,（2）根据信息来源的划分 1）外生信息：产生于项目管理班子之外的信息，可分为指令性或指导性信息、市 场信息和技术信息。 2）内生信息：产生于项目管理过程中的信息，包括基层信息、管理信息和决策信 息。基层信息是项目基层工作人员所需要的以及由他们产生的信息，这类信息需要对 原始数据进行整理和汇总；决策信息是高层决策者所需要并产生的信息，如决策、计 划、指令等。 （3）根据项目管理角度的划分 1）进度管理信息：包括项目总进度规划、总进度计划、分进度目标、各级进度计 划、单体计划、操作性计划、物资采购计

14、划、实际进度统计信息、项目日志、计划进 度与实际进度比较信息等。 2）质量管理信息：如项目的功能、使用要求、相关标准和规范、质量目标和标 准、设计文件、资料、说明、质量检查、测试数据、隐蔽验收记录、质量问题处理报 告、各类备忘录、技术单、材料及设备质量证明等。 3）合同管理信息：如各类法规、招投标文件、项目参与各方情况、各类合同、 合同执行情况信息、合同变更、签约记录等。 4）费用管理信息：包括费用规划信息，如投资计划，估算、概算、预算资料， 资金使用计划，各阶段费用计划，职能及费用定额、指标等；实际费用信息，如已支 出的各类费用，各种付款账单，费用变更情况，物价指数，人工、材料、设备等的市

15、场价格信息等；费用计划与实际值比较分析信息；费用的历史经验数据，现行数 据，预测数据等。 5）项目其他信息：如政策法规、规章制度等文件，政府及上级有关部门批文，项 目往来信函，会议信息及会议记录等。,（二）项目信息管理 1 项目信息管理的概念 项目信息管理，是指对项目信息的收集、整理、处理、储存、 传递与应用等一系列工作的总称，也就是把项目信息作为管理对象 进行管理。如何有效、有序、有组织地对项目全过程的各类介质信 息资源进行管理，是现代项目管理的重要环节，以计算机为基础的 现代信息处理技术在项目管理中的应用，又为大型项目信息管理系 统的规划、设计和实施提供了全新的信息管理理念、技术支撑平台

16、和全面解决方案。 项目信息管理的目的就是根据项目信息的特点，有计划地组织 信息沟通，以保持决策者能及时、准确地获得相应的信息。为了达 到信息管理的目的，就要把握信息管理的各个环节，并在此基础上 建立项目信息管理系统。 项目管理过程总是伴随着信息处理过程。对于大型工程建设项 目，随着项目的启动、规划、实施等项目生命周期的展开，项目的 文件、报告、合同、照片、图样、录像等各种各类介质信息会不断 产生，项目信息管理的效率和成本直接影响其他项目管理工作的效 率、质量和成本。,2 项目信息管理的主要内容 项目信息管理的主要内容有项目信息收集、项目信息加工、项目信息传递。 （1）项目信息收集 项目信息收集，是项目信息管理各环节中关键的第一步，是后续各环节得以 开展的基础：全面、及时、准确地识别、筛选、收集原始数据是确保信息正确 性与有效性的前提。面对复杂的信息世界，在数据收集过程中，应坚持目的 性、准确性、适用性、系统性、及时性、经济性等原则，紧紧围绕信息收集的 目的，以尽可能经济的方式准确、及时、系统、全面地收集适用的数据。 （2）项目信息加工 信息的加工过程主要有鉴别真伪、分类整理