第9章采购及库存管理

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1、第9章采购与库存管理,第一节 采购与采购管理,在MRP中采购管理与车间作业计划并列，都属于计划的执行层，是物料管理的一项重要内容。运行MRP的结果，一方面是生成“计划加工单”，另一方面就是生成“建议的采购单”。,一、采购的概念 1、采购定义 2、集中采购 3、分散采购,二、采购管理的概念 1、什么是采购管理 采购管理就是对整个采购业务过程进行组织、实施与控制的管理过程，从而适时、适量、适质、适价为生产部门提供生产所需要的原材料（或外加工件）的过程。,2、采购管理的重要性 （1）供应链的重要环节 企业生产能力的发挥，在一定程度上也受采购供应的制约。 （2）质量第一关 （3）成本第一关 降低采购费

2、用是提高企业利润的一项重要措施。采购管理的目标就是用较低的采购成本、较少的库存保证生产活动不间断地均衡进行。,三、采购管理的内容 1、接收物料需求或采购指示 大部分物料需求来自于生产计划产生的需求，部分物料是由库存部门提出的，是按订货点控制需求的，这部分物料多为固定消耗料。 2、选择供应商 考虑3个因素：价格、质量、交货期 现代管理思想：供应商是合作关系或合作伙伴 传统管理思想：是一种短期的、松散的、竞争对手的关系。,3、下达订单 根据物料需求计划制订采购计划，并根据采购计划选择供应商，下达采购订单。 4、订单跟踪 保证按期、按质、按量交货，进行跟踪检查，控制采购进度。 5、验收货物,四、采购

3、管理业务流程分析,采购管理运行顺序流程图,1、建立供应商资源 采购管理的永恒主题是：提高质量，降低成本，提高效率，保证供应。质量和成本是选择供应商的两项重要指标，“比质比价”。此外其他要素： （1）信誉。 （2）技术。 （3）质量。 （4）成本。 （5）服务。 （6）位置。 （7）沟通。,2、生成采购计划 根据MRP的物料需求计划及库存子系统生成的物料需求，并综合考虑物料的订货批量、采购提前期、库存量、运输方式以及计划外的物料申请，进行系统自动物料合并，也可以人工干预和修改。另外，有些原材料的采购提前期很长（有的进口件要半年以上的采购周期），因此有可能超过主生产计划周期。这类采购的采购计划应经

4、过销售、财务与计划等部门的综合讨论与评估来确定所需的数量和时间，然后制定材料的中期或长期采购计划。,3、询价及洽谈 该过程是落实采购订单的采购供应商。采购业务人员向搜索到的供应商询价，了解各种可能的优惠条件，建立报价、供货条款等记录，对各供应商进行比较。,4、供应商认证 分析、论证、筛选，确定“首先供应商”，建立供应商档案，系统只向建立了文档的供应商执行采购作业，对一些“一次性”采购，可以建立临时供应商档案，简化信息量。,5、生成请购单 MRP运算生成的建议采购单，可以直接下达。也可以进入请购状态，以便在采购订单下达前进行种种核定，如采购提前期是否足够和有效，核对物料号、数量、批量，可否动用安

5、全库存；是否有需要人工添加的采购件等。同时还要确认采购的必要性和采购条件的合理性，根据库存费用、运输和价格优惠政策等因素合并某个时期内同一物料的采购量。相当一次“确认”过程。,6、审批 一般说来，各采购员负责的采购物料和金额数有一定范围，必要时，采购员应定期轮换。采购员应当编码，以便查询和维护他所负责的物料主文件以及物料的库存状况。每一位采购员允许经管的采购物料和采购金额是预先设定的，系统会自动检查，合乎权限规定，无需审批，流程将自动进行下去。超过权限时，系统也会生成请购单提出报批，按照设定的审批顺序，自动逐级提交给审批人（系统会自动向审批人发出处理提示）。经过确认审批通过后，再形成正式的采购

6、单下达。,7、下达采购单 与供方签订协议，确定规格数量、价格、交货批次、运输装卸方式、交货地点、验收条件与付款条件等。同供应商物料代码的对应关系，需要在这个阶段明确。为了避免可能出现的不确定因素，对采购件往往采用安全提前期，合同协议上的交货时间要早于需用时间，适当提前。,8、采购单跟踪 如果双方都实施了ERP系统，可以按照权限，进入对方系统查询采购物料的加工进展情况，或通过电子数据交换(EDI)，控制进度，并做好运输安排。,9、验收入库 登录验收报告，核对采购单、到货量和发票的一致性，进行库存事务处理，在出现不合格品时，要及时采取补救措施。,10、退货处理 当发现有不合格品时，可以有不同的退货

7、处理流程。例如，未付款退货，退货退款，补齐，返修，撤销合同等。都要根据企业的需求而定。,11、结清 进行付款结算，分析采购费差异（采购与财务部门协同进行），评价供应商学院业绩，维护采购提前期和批量规则数据的合理准确。,五、采购管理中的决策方法 1. 直观判断法 根据征询和调查所得的资料并结合人的分析判断，对供应商进行分析评价的一种方法。常用于选择企业非主要原材料的供应商,2. 招标法 适用情况：当订购数量大，供应商竞争激烈时，可采用招标法来选择供应商。公开招标、指定招标 缺点：手续复杂，时间长，不适应于紧急订购；它的订购机动性差，有时订购者对投标者了解不够，双方未能充分协商，造成货不对路或不能

8、按时到货。,3. 协商选择法 适用情况：采购时间紧迫，投标单位少，竞争程度小，订购物资规格和技术条件复杂时，选择此方法。与招标法相比，协商法由于供需双方能充分协商，在物资质量、交货日期和售后服务等方面较有保证。 缺点：由于选择范围有限，不一定能得到价格最合理、供应条件最有利的供应来源。 4. 采购成本比较法 通过计算采购成本来进行比较分析,5. ABC成本法 SiB=(Pi-Pmin)q+cjBDijB SiB第i个供应商的成本值； pi第i个供应商的单位销售价格； Pmin供应商中单位销售价格的最小值； q采购量； cjB因企业采购相关活动导致的成本因子j的单位成本； DijB因供应商i导致

9、的在采购企业内部的成本因子j的单位成本。 这个成本模型用于分析企业因采购活动而产生的直接和间接的成本的大小。企业将选择SiB值最小的供应商。,6. 层次分析法 20世纪70年代由著名运筹学家赛惕（T.L.Sattt）提出的，而韦伯(Weber)等人把它应用于供应商的选择中。 基本原理：根据具有递阶结构的目标、子目标（准则）、约束条件、部门等来评价方案，采用两两比较的方法确定判断矩阵，然后把与判断矩阵的最大特征相对应的特征向量的分量作为相应的系数，最后综合给出各方案的权重（优先程度）。,优点：可靠性高、误差小 缺点：遇到因素众多、规模较大的问题时，容易出现问题。 7.供应商选择的神经网络算法,基

10、于人工神经网络的供应商综合评价选择的流程结构图,六、对供应商综合评价与选择的步骤 1.分析市场竞争环境(需求、必要性) 2.确立供应商选择目标 3.制定供应商评价标准 4.成立评价小组 5.供应商参与 6.评价供应商 7.实施供应链合作关系,采购管理业务流程,ERP中的采购管理业务流程根据采购活动分为：请购作业、采购作业、进货作业、退货作业、供应商管理,请购作业流程,请购单信息创建,请购单,主管核准请购单,采购询价确认,生成采购单,采购作业流程,处理请购单,供应商报价,报价选择,询价,生成采购单,采购单审核,处理采购单,采购单进度跟踪,采购作业监控,采购预计进料表 采购交货状况表,进货作业流程

11、,监控采购单,进货单确认,订货相关文件处理,进货检验,生成进货单,验退,采购收货记录 历史收货记录 厂商进货明细,退货作业流程,退货信息创建,退货单,退货核准,退货单确认,采购进度跟踪,采购进货记录 采购历史记录 进货明细表,采购管理与其他ERP子系统的关系,MRP,采购管理,质量管理,库存管理,应付账款,成本管理,检验,计划来源,入库,补货,采购管理系统功能与模块结构,采购管理系统的软件应用,基础数据设：供应商管理 请购作业：采购申请单的录入及维护 采购作业：采购订单的录入及维护 进货作业：收料通知单、外购入库单的录入及维护 退货作业：退货单的录入及维护 结算作业：采购发票的录入及维护,一、

12、库存的概念 1、概念 （1）APICS：“库存（inventory）”一词的定义是：“以支持生产，维护，操作和客户服务为目的而存储的各种物料，包括原材料和在制品，维修件和生产消耗品，成品和备件等”。 （2）狭义:“仓库里存放东西” （3）广义：库存就是为了满足未来需要而暂时闲置的资源。闲置的资源就是库存，与这种资源是否存放在仓库中没有关系，与是否处于运动状态也没有关系。,2、库存管理希望解决的问题 传统：何时订货和订货多少，旨在“保障供应而储备量最小”。 现代：关注的重点增加了，在“哪里存货、存什么货、货物种类及仓库如何搭配”等，其根本目标是谋求“通过适量的库存达到合理的供应，使得总成本最低”

13、。,二、库存的作用 （1）缩短订货提前期 （2）稳定作用：供需矛盾、缓冲 （3）分摊订货费用：批量规则 （4）防止短缺 （5）防止中断：前一道工序出现故障，在制品库存 （6）降低物流成本 （7）保证生产的计划性、平稳性以消除或避免销售波动的影响 （8）储备功能,三、库存管理的概念 1.概念 库存管理是指企业为了生产、销售等经营管理的需要而对计划存储、流通的有关物品进行相应的管理，如对存储的物品进行接收、发放、存储保管等一系列的管理活动。 库存管理主要是： “与库存物料的计划与控制有关的业务”，目的是支持生产运作。,2.同仓库管理的区别： 仓库管理主要针对仓库或库房的布置，物料运输和搬运以及存储

14、自动化等的管理；库存管理的对象是库存项目，即企业中的所有物料，包括原材料、零部件、在制品、半成品及产品，以及起辅助物料。库存管理的主要功能是在供、需之间建立缓冲区，达到缓和用户需求与企业生产能力之间，最终装配需求与零配件之间，零件加工工序之间、生产厂家需求与原材料供应商之间的矛盾。,四、库存管理内容 1.库存控制 控制库存量，加速库存周转，降低成本。评价库存管理的主要标准如下： 客户服务水准，既保证生产和销售的需求，又控制资金占用； 库存占用的资金额，控制在企业预算之内； 库存资金周转次数，保持或接近行业领先水平 库存资金周转次数（次）=产品年销售成本（元）/库存年平均占用资金额（元）,2、库

15、存目的 主要是为了保证生产和销售的正常进行，维持销售产品的稳定，维持生产的稳定，平衡企业物流，平衡流通资金的占用。 3、库存费用 （1）年维持库存费CH ：仓库折旧费、陈旧老化损失 （2）年补充订货费CR ：订货次数 （3）年购买费CP ：价格和数量 （4）年缺货损失费CS ：缺货数量、缺货次数,五、库存的分类 可以从不同角度对库存问题进行分类，按不同的分类方法可以把库存分成： 1、按库存物品需求的重复性： 单周期需求:在一段特定时间内的需求 多周期需求：足够长的时间内重复的、连续的 2、按库存物品需求的相关性： 独立需求库存： 相关需求库存：,3、按库存物品形成原因： 安全库存：最小库存 储

16、备库存：季节性储备 批量库存：批量规则 在途库存：对厂内来讲，在制品库存；对厂外来讲，正在路途中的物料 囤积库存：针对生产常用物料涨价，储备一定数量，以控制成本 4、按库存物品成型状态：原材料库存、半成品库存和产品库存 5、按库存物品价值：贵重物品与普通物资,六、库存管理业务流程分析,1、库存管理部门人员设置 （1）收料人员： （2）原材料库： （3）生产仓库： （4）成品库： 2、现行仓库管理业务流程中存在的问题 （1）手工记账导致工作效率低、出错频繁 （2）收料发料错误 （3）工作效率低，库存报表滞后，造成财务对成本分析不准确。,七、库存管理策略 1、衡量指标 （1）平均库存值：某一段时间内全部库存物品的价值之和的平均值。通过这个指标可以了解企业资产的库存占用情况，但它随市场波动而变化。 (2) 可供应时间：现有库存能够满足多长时间需求。,2、降低库存的策略与措施 周转库存：减少批量Q；生产采取JIT方式，缩短作业交换时间降低订货费用，利用“相似性”增大生产批量。 安全库存：订货