《档案管理流程.》由会员分享，可在线阅读，更多相关《档案管理流程.（24页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、档案管理,贵州台金农业技术开发有限责任公司 综合管理办工作 制,档案管理流程设计,流程设计目的 流程结构设计,流程设计目的,档案管理是文书资料管理的一项重要内容，企业文件资料都应具有一定的完整性、保密性和时效性，需要进行妥善管理。企业档案管理流程的设计目的所示。,档案管理 流程设计 目的,目的1,目的2,目的3,目的4,规范档案管理工作，统一档案的管理与使用标准，分清权责 ，降低企业经营风险,规范档案的分类、传递等工作，科学归档保管档案，提高档 案管理工作的质量和效率,尽量减少档案的复印份数及保管场所，节约资源，提高档案 的保密系数和安全性，同时降低管理成本,逐步实现企业管理的规范化、标准化和
2、程序化，提高企业 管理水平和管理效率,流程结构设计,档案管理流程结构可按总分形式进行设计，其总流程为档案日常管理流程，子流程按照档案管理的各大职能展开，如档案归档与维护流程、档案借阅与归还流程、档案销毁管理流程、档案保密管理流程等。具体到每个流程，则按照“关键节点工作执行标准、流程执行工具、关键事项与考核指标”这一思路进行设计。档案管理流程的结构设计范例如图所示。,档案 管理 流程 结构,档案日常 管理流程,档案归档与维护流程,档案借阅与归还流程,档案销售管理流程,档案保密管理流程,声像档案管理流程,总流程,子流程,档案日常管理流程图,主办部门,行政部,流程名称,档案日常管理流程,档案 销毁
3、与 记录 存档,档案 保管 维护,档案 鉴定 与 分类 登记,总经理,行政经理,行政人员,各职能部门,1.档案收集、整理,2.档案鉴定,3.分类整理、登记,4.归档保管,保密？,5.提供查询、借阅,6.档案定期更新、完善,销毁？,销毁申请,7.档案销毁,8.档案记录存档,编修部门,开始,配合,审核,审批,审核,审批,签发人,签发日期,查询、借阅,否,是,是,否,档案日常管理工作标准,阶段,节点,工作执行标准,执行工具,档案 鉴定 与 分类 登记,1,（1）在相关部门的配合下收集档案 （2）将新收集的档案和已有档案进行分类整理,企业档案收集规定 档案管理制度 档案鉴定表,2,（1）对档案进行鉴定
4、，整理出有价值的档案，并拟定保管期限 （2）编制档案鉴定表，提交上级领导审批,3,（1）确认档案鉴定的各项手续齐全，且已经主管领导审批 （2）根据审批结果对档案进行分类，并编号登记,档案 保管 维护,4,（1）将登记表及齐全文件的修订稿、正本和材料归档保管 （2）档案归档保管流程可参照档案归档、维护流程与工作标准,5,查询、借阅流程参照本书档案借阅、归还流程与工作标准,6,（1）收集相关材料，不断对档案进行更新、完善 （2）整理出没有价值和已损坏的档案，并进行相应处理,档案登记表 档案检索工具 档案管理制度 档案更新记录表,档案销毁 与 记录存档,7,档案销毁流程参照档案销毁管理流程与工作标准
5、,8,（1）将档案更新、销毁记录表进行存档 （2）对档案重新进行存档保存,档案销毁记录表 档案更新记录表 档案管理制度,流程关键事项与考核说明,所属节点,关键事项,考核指标与目标值,1,档案收集、整理,收集全面性，收集的档案文件完整、全面 收集、整理及时性，及时收集和整理档案文件、无拖 延情况,2,档案鉴定,鉴定准确度，对档案价值和保存期限的鉴定意见与领导 审批的鉴定结果基本一致,3,档案分类整理、登记,分类整理准确率，目标值为100% 登记及时率，目标值为100%,6,档案更新、完善,更新延误次数，目标值为0次 更新、完善次数，目标值为（ ）次以上,所属节点,档案归档、维护流程图,主办部门,
6、行政部,档案归档、维护流程,流程名称,档案 维护,档案 装盒,档案 编号 归档,档案 装订,申请 归档,行政经理,行政人员,各职能部门,开始,1.申请档案归档,2.档案装订,3.档案分类,配合,4.档案排列,5.档案编号,6.编制档案目录,7.档案装盒,审查,工作改进,8.档案保存维护,配合,结束,编修部门,签发人,签发日期,审批,档案归档、维护工作标准,阶段,节点,工作执行标准,执行工具,申请 归档,1,根据档案鉴定表与档案登记表填写档案归档申请表，并提交行政 经理的审批,档案鉴定表 档案登记表 档案归档申请表,档案 装订,2,（1）将所整理的文件进行组合固定，根据厚薄度采用卷绳或订书 器装
7、订 （2）装订是首先应根据文件排版确定装订线。处理未留装订空隙 或装订线上有文字的文件时，应在装订的位置加一定宽度的纸边 处理大小不一、长短不齐的文件时，应采取折叠的方法使其规格 统一,档案管理制度,档案 编号 归档,3,在各职能部门的配合下，将装订好的档案按文件性质分类,4,分类后，按一定的标准，对分类方案的最低一级类目进行排序,5,（1）排列顺序后，按分类方案和排列顺序对档案逐件编号 （2）在文件首页上端的空白位置加盖归档章，并填写文件名称、 类别、编号等内容,6,编号后，按文件性质和内容编制档案目录，以便查阅统计,档案管理制度 档案目录,档案 装盒,7,（1）确定各档案已全部分类编号且编
8、制了档案目录 （2）将整理好的档案按编号顺序装入案盒，在档案盒封面标明 全宗名称 （3）根据档案盒摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年 度、保管期限、起止编号、盒号等必备项 （4）档案盒内应附上案卷备考表（置于盒内文件之后），其项目 包括盒内档案情况说明、整理人、检查人和归档日期等 （5）盒内档案情况说明主要记录档案的缺损、修改、补充、移出 、销毁等情况,档案盒 档案盒标签 档案管理制度 案卷备考表,续,阶段,节点,工作执行标准,执行工具,档案 维护,8,（1）将归档、审查完毕的档案盒根据档案编号、档案材质及保存 方法存放至相应的档案室 （2）定期对档案与档案盒进行除尘、维护 （3）对破
9、损的档案应及时进行必要的修理、托籿、裱糊，确保 档案完整、恢复原貌,档案管理制度 档案室管理制度,流程关键事项与考核说明,所属节点,关键事项,考核指标与目标值,1,档案归档申请,档案归档申请及时性，档案归档申请及时，无延误情况 档案归档申请表填写准确性，填写准确、无错误,2,档案装订,档案装订规范性，档案装订工作按档案管理制度中的档案 装订办法执行 装订整齐性，档案装订整齐，无大小或长短不一等装订 情况,3,档案分类,档案分类合理性，档案分类合理，便于查找 档案分类出错次数，目标值为0次,5,档案编号,档案编号正确性，档案编号正确，无重复或错漏编号等 情况,7,档案装盒,档案装盒准确率，目标值
10、为100% 档案盒各项标签填写的清晰、准确度，档案盒各项标签填 写清晰、内容准确,8,档案保存维护,档案保存维护及时率，目标值为100% 档案保存整洁性，档案整洁、干净，无灰尘覆盖 档案破损率，目标值为0,档案借阅、归还流程图,主办部门,行政部,流程名称,档案借阅、归还流程,档案 归还,档案 续借,档案 借阅,总经理,行政经理,行政人员,借阅人,开始,填写档案借阅申请表,审查,2.取出、登记档案,3.办理借阅手续,办理借阅手续,4.续借审查,档案阅读、使用,5.办理续借手续,办理续借手续,6.催还档案,档案归还,7.检查、登记归还 档案,续借？,1.审核,审批,审核,审批,破损？,8.破损档案
11、处理,9.档案与记录归档,结束,编修部门,签发人,签发日期,审核,审批,权限外,权限内,权限外,权限内,是,是,否,否,档案借阅、归还工作标准,阶段,节点,工作执行标准,执行工具,档案 借阅,1,（1）行政经理审核经行政人员审查的档案借阅申请表 （2）行政经理审批权限内的申请表，并将权限外的申请表 （如借阅机密档案的申请表）交总经理审批,2,（1）行政人员确认档案借阅申请表已经主管领导审批 （2）取出相应的借阅档案，在档案调出登记表中登记档案的 名称、类别、编号、取出日期等信息,3,（1）通知借阅人领取借阅档案 （2）在档案借阅登记表上登记借阅档案的名称、类别、编号、 借阅人、借阅日期、应归还
12、日期、审批人、经办人等信息,档案借阅申请表 企业内部申请审批 制度 档案调出登记表 档案管理制度,档案 续借,4,（1）审查续借档案与续借原因 （2）将相关续借档案的名称、类别、编号、续借原因、续借 时间等信息填写至档案续借申请表，提交上级领导审批,档案续借申请表 档案续借登记表 企业内部申请审批 制度 档案管理制度,5,（1）确认续借手续已齐全 （2）在档案续借登记表中写明续借档案的名称、类别、编 号、续借人、审批人、续借日期、续借时间经办人等情况,档案 归还,6,（1）根据档案借阅登记表确认各档案应归还日期及其借阅人等 （2）对于即将到期归还的档案，应通知档案借阅人按时归还,7,检查归还档
13、案是否完整。对于有破损或缺失的档案，应将相关 情况登记后反映给上级领导进行相应处理,8,根据上级领导审批的处理方式，对相应的档案及借阅人进行处理,9,（1）将归还或修复的档案归档至相应的档案盒与档案室 （2）将档案借阅登记表、档案续借登记表、档案破损处理表 永久保存,档案借阅登记表 档案续借登记表 档案破损处理表 档案管理制度,流程关键事项与考核说明,所属节点,关键事项,考核指标与目标值,2,档案取出、登记,档案取出及时性，档案借阅申请审批完成后及时取出 档案调出登记表填写完整性，填写内容完整、准确,3,借阅手续办理,借阅手续办理及时性，目标值为100% 借阅手续完整性，借阅手续齐全，经主管领
14、导审批，登记 内容完整,5,续借手续办理,续借手续办理及时率，目标值为100% 续借手续办理完整性，续借手续齐全，经主管领导审批， 登记内容完整,7,归还档案检查、登记,归还档案检查及时性，及时检查归还档案的破损情况 归还档案登记准确率，目标值为100%,8,破损档案处理,破损档案处理及时率，目标值为100% 破损档案处理规范性，处理工作根据领导批示及档案管理 制度中的档案破损处理办法进行,9,档案与记录归档,归档及时率，目标值为100% 记录保存完整性，各项登记记录保存完整、无缺失情况,档案销毁管理流程图,主办部门,行政部,流程名称,档案销毁管理流程,档案 销毁,档案 销毁 审批,档案 销毁
15、 分析,总经理,行政经理,行政人员,开始,1.定期审查、鉴定档案价值,销毁？,2.清点、核对筛选出的需 销毁档案,3.编制需销毁档案清单、销毁 手册,4.注销档案,5.销毁档案,6.记录及归档,结束,审核,审批,监督,否,是,编修部门,签发人,签发日期,档案销毁管理工作标准,阶段,节点,工作执行标准,执行工具,档案 销毁 分析,1,（1）定期根据档案的形成时间、内容、密级、利用价值等，对档 案的保存价值进行鉴定 （2）对鉴定为保存价值的档案编制档案销毁报告,档案销毁分析报告 档案管理制度,档案 销毁 审批,2,清点、核对筛选出档案的内容、价值，确保筛选出的需销毁档案 为无保存价值档案,3,（1
16、）根据清点，核对无误的需销毁档案列出档案销毁清单 （2）根据需销毁档案的内容、密级，编制档案销毁手册，内容 包括档案的名称、编号、类别、形成时间，销毁原因，销毁方式等 （3）将档案销毁手册与档案销毁分析报告提交上级领导审批,档案销毁清单 档案销毁手册 档案销毁分析报告 企业内部申请审批 制度 档案管理制度,档案 销毁,4,（1）确认需销毁档案已通过 （2）在需销毁档案的档案目录、档案总登记薄和档案目录登记薄 上注销相关档案,5,（1）在行政经理的监督下，由两名或两名以上的行政人员根据 销毁处理方式对销毁档案进行销毁处理 （2）销毁处理方式有焚烧、碎片和化浆等,6,（1）确认需销毁档案已销毁 （2）在档案销毁记录表上登记销毁档案的时间、地点、销毁人及 监督人等信息、并签字归档 （3）长期保存档案销毁记录表,档案目录 档案总登记薄 档案目
