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1、如果觉得本文尚可，麻烦点下评哦财务中心金算盘操作手册目 录一、 建账及账套初始化设置.2二、 财务模块操作流程.7三、 采购管理模块操作流程.3四、 销售管理模块操作流程.7五、 库存管理模块操作流程.9六、 存货管理模块操作流程.13七、 月未结账流程.14八、 年度账套结转流程.14九、 金算盘软件安装流程.40十、 账套数据的导入、导出流程及备份与恢复. 45十一、 金算盘系统报表生成与导出的注意事项.54第一部分 建账及账套初始化设置1、建立账套运行并进入金算盘账套管理界面，选择或新建“核算单位”，然后右键点击选择“新建账套”；（新安装的软件和数据库一般需要进行数据库的初始化，在账套管
2、理里面进行操作，在“账套管理”的上端“数据库”在弹出的对话框里面选择“初始化”。已安装好的就可以不进行此操作。）在弹出的“新建账套”窗口中，逐步设置账套基本选项，完成新建账套。 账套名称：命名并输入账套名称会计制度：选择采用企业会计制度的单位行业：选择“企业会计制度”科目预置：默认选择生成“预设科目”本位币：设置使用的本位币名称会计年度：设置“期间数”、“起始日期”、“结束日期”及“账套启用日期”模块启用：除了下面四个模块“委托加工”，“计划管理”，“生产管理”，“质量管理”不选择外，其他模块都需要启用，“工资管理”，“固定资产”一般在分公司没有用到，亦可以不启用这两个模块，以简化操作界面。在
3、账套管理界面中，右键单击刚建立的账套，选择“账套属性”，进入账套属性的设置界面。（此界面在进入金算盘ERP系统后，通过打开“文件”菜单中的“账套属性”也可进行设置）在账套属性窗口中，查询或设置账套相关属性，完成新建账套。用户档案：显示或设置企业基本信息；开户行：个业的银行开户情况（可选项）；收发地址：可不设；会计期间：查询或新增会计年度，每年未如不结转新账套，必须在此新增下一年度的会计期间，即可以直接新增会计年度2009；特殊科目：设置会计处理的几个特殊科目（暂估入库科目“2121应付账款”、“1911-01待处理流动资产损溢”、“2141代销商品款”，“1501固定资产”、“1502累计折旧
4、”、“1505固定资产减值准备” ） 。编码如果为三位数可能是因为选择了“商品流通企业”，需要选择的“企业会计制度”即四位数编码。核算选项：在“填制单据选项”中取消“单据号不能修改”、“禁止成批复核凭证”、“银行分录必录付款方式”及“银行分录必票据号”；“收入凭证依据”设为“销售单据”，其它选项可根据实际情况设置。结账：可查询各模块的结账情况。2、启用账套，进行账套基础设置 打开服务器上的加密狗服务，运行金算盘ERP程序（可在服务器上直接打开或通过客户端远程访问）。选择要打开的账套，录入注册日期，选择操作员，输入口令（系统管理员的口令默认为空，点击“修改”可更改口令），进入金算盘ERP界面。1
5、) 用户权限设置，增加操作员： 进入金算盘系统操作界面，选择“工具”菜单中的“用户权限”，弹出权限设置窗口。 右键单击选择“新增”，新增操作员，并分配及设置其操作权限。操作权限：根据需要分配各模块的操作权限给各操作员，可事先设置不同的权限组，把各操作员分配到相应的操作组即可；根据日常经营的实际情况，可把平时不涉及的模块单据及操作权限取消（即屏蔽掉），简化系统的操作界面。制单权限、查询权限、账表权限、审批金额：这几个可根据实际情况设置，一般避免设置错误，按系统默认即可。2) 账套属性设置：通过“文件”菜单，选择“账套属性”，即可打开账套属性设置界面。具体设置流程可参考账套管理中的账套属性设置，此
6、略。3) 单据格式设置：选择“工具”菜单中的“单据格式”，打开单据模板列表。可对现有单据模板进行查询及修改，并可新增单据模板。（注：在日常操作中，通过各个模块的日常单据输入时，也可对相应的单据模板进行修改及新增操作。）4) 设置审批流程：（选择“工具”菜单= “审批流程”，在操作界面的左下方有个“编辑”按钮，点击此按钮，然后在弹出的对话框中选择“新增” ）根据日常管理需要，可将日常业务单据设置相应的审批流程，实现公司对重要的单据处理或操作环节进行专人审核及监督。同时为了方便简化分公司人员的日常工作，尽量避免设置复杂或不必要的审批流程。目前为简化工作，分公司都没有设置审批流程，因此在这里只需要对
7、这一流程做一个了解就行，实务中暂时不需要进行此步操作。5) “财务”及“进销存”模块基础设置：此为系统初始化中最重要的环节，如各模块的基础设置不合理，必定会影响日后的数据处理。完成各模块的基础设置，可通过以下两种方式来完成。 通过系统的数据导入导出功能，导入另一账套相同的基础设置：此操作的前提是两账套的基本账套属性设置一致，比如行业设置及采用的会计制度方式都一致。但导入的项目或数据，如目标账套已存在，则无法进行替换或覆盖，必须通过手工进行调整处理。（具体的操作步骤，可参考“年度账套结转流程”。）注：关于导入一些基础设置的问题，在操作是要进入账套进行操作，即先进入你需要的基础数据所在的账套，在顶
8、端的第一个按钮“文件”里面的“数据导出”如图所示：里面有很多数据可以导出，但是关于数据方面的即关于期初余额的一个都不要导，可以根据自己的需要来选择需要导出的数据，分公司不同导出的数据也会存在较大的差异，一般就是在“基础设置”里面选择一些核算科目组，科目，物品类型，物品性质，物品，物品计量单位，成本计算组，还有一些，因为分公司的不同需要自己设置，比如说货币，货位，单位等。在导出数据之后，保存在你自己清新明了的路径，然后进入你新建的账套，选择“文件”，“手工导入”，选择你保存的路径，导入基础设置，在导入的过程中会弹出很多对话框，里面显示的有打对或错的，错的表示导入没有成功或者账套里面已经有次数据无
9、法覆盖，对的表示导入成功，对于错的有些项目需要你之后注意检查一下。数据导入完成之后就需要对导入的数据进行检查或是修改，即删除一些不需要的二级或三级明细科目，增加一些需要用的明细科目，对于“销售现金”，“现金备用金”，“银行存款”，科目需要双击打开次科目的设置界面，然后重点选择“核算所有币种”，“期末调汇”，对于往来的“应收”，“应付”，重点选择“核算所有币种”，“期末调汇”，辅助核算选择“单位”，并检查余额方向，是否正确。对于其他的科目一般不要选择辅助核算，只是应收，应付的往来科目一定要选择辅助核算，“单位”。 手工逐一设置各模块的基础设置：通过各模块的“基础设置”界面，对各项目进行设置，具体
10、操作步骤将在各模块的操作流程作详细描述。第二部分财务管理模块操作流程一、“总分类账”模块、日常业务主要包括：凭证填制，凭证复核，凭证记账三项。其中凭证填制是指在公司日常发生的各种费用时编制会计分录，主要是指管理费用等间接费用，不用摊入采购存货的成本的。主要采用手工录入记账凭证的方式，如借记管理费用，贷记银行存款或现金。凭证的复核和凭证的记账和一般用在对已编制凭证的检查和月末或者年末结账时用到。在新的分公司开始营运的时候，有时候总部会往新的分公司拨付资金，一般可以手工做一张凭证，挂与总部的往来。需要注意的是，如果在成本调整中由于系统原因的出现死循环，导致在存货管理模块无法调整成本，从而使得总分类
11、账的期末存货成本与子模块存货管理或是库存管理中的期末余额不一致的情况，此时期末无法结账，这种情况下就需要在总分类账财务管理模块的凭证填制这里编制一张成本调整的凭证，使总账模块和子模块数据保持一致。2、单据列表 主要包括：凭证列表，主要是用来筛选察看各种类型的凭证，可以自己设定筛选条件。3、期末业务 主要包括：期末调汇，损益结转等等项目。其中期末调汇以前可能分公司比较少涉及，但是由于近年来的汇率波动较大，所以要启用这一项目。 具体操作为在基础设置里面的“币种汇率”设置汇率，这样期末和期初的汇率由于变动就会产生汇兑损益，所以就需要进行期末调汇处理。输入期末汇率，汇兑损益科目选择“5503-汇兑损益
12、或期末调汇”，凭证模板“XX”，凭证生成方式“汇兑损益凭证”4、基础设置1) 会计科目系统建立账套时会生成预设的一级科目，必须根椐各分司实际情况设置各会计科目，并设置“二级科目”及各科目的属性。u 现金、银行及应收、应付等涉及到外币核算的科目，必须设置多币种核算及期末调汇；u “主营业务成本”及“财务费用”不能设置“辅助核算”，否则会影响系统的期末调汇及成本调整单的凭证生成。（如无必要，所有损益类科目都不需要设置“辅助核算”；2) 科目期初 主要是指个会计科目的期初余额，在这里要注意的是有些如会计科目，物品编码的资料都可以在期初直接从上期的账套导出来然后导入本期新建的账套，但是科目期初余额不行
13、，以前有过不少失败的案例，直接导入的数据会出现期初余额不平衡的错误等，导致本期无法核算，这可能是系统的原因，所以科目期初的数据需要手工输入。工作量较大，需要财务人员有足够的耐心和细心。 3) 币种汇率一般设置美元和记账本位币两种币种核算，你可以自己输入本位币兑美元的比率，可以一个月输入一次，匹配方式选择向前就是指选用上月月末的汇率进行本月的核算。一般是月初输入一个汇率，月末输入一个汇率，这样期末可以做“期末调汇”处理，有时候汇率波动较大，也可以采用资金存放最多的开户行的银行汇率的中间价作为入账汇率，有时候在做单的时候也可以自己输入一个汇率。4) 凭证类型，主要是指记账凭证。没有具体细分为收款凭
14、证，付款凭证，转账凭证。5) 单位类型，主要是用来分类管理单位的，如区分是客户，分公司，或是供应商，根据需要设置二级明细科目分类管理，可以根据需要新增单位类型或在不需要使用时停用某个单位。6) 往来单位，主要是指与公司发生日常业务往来的各种单位，可以根据需要自己设定编码，进行管理，在年初新建账套的时候，可以不用重新输入这些输入，这需要花费大7) 量的时间，可以直接导出，然后导如新的账套就可以。在设置往来单位时可以输入关于往来单位的一些详细信息。8) 往来期初，主要是指往来单位的上期末余额，本期初的期初余额。主要是指与客户之间未结清的款项或是客户预付的款项。9) 部门设置，根据分公司需要设置不同的部门。10) 职员设置，主要是用来对业务部门的业务员进行管理。5、账册报表主要是用来查询各类会计科目的明细账，总账的本期发生额，科目余额等等。还可以根据需要设置各种不同的账表格式，来获取所需要的数据，也就是可以订制多种类型，多种格式的账册报表来满足我们不同类型，不同部门的数据
