会议筹备组织方案

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1、公事081班秘书课程设计会议筹备组织方案1、 会议主题（议题）2、 会议目的3、 会议内容4、 会议时间和地点5、 会议参与人员6、 会议主持7、 会议日程8、 会议议程9、 主要活动10、 会务分工11、 会场布置12、 会场所需设备和用品13、 会议要求14、 会后提交资料15、 经费预算1、会议主题（议题）公事081班秘书学课程设计成果汇报会2、会议目的本次会议为的是响应管理系培养4+X核心能力的号召，提高学生的实际操作能力、动手能力、写作能力和语言表达能力；根据秘书学课程讲授的内容，结合实际的秘书工作情况与工作环境，使学生综合运用和深化了解所学过的书本理论和专业知识，熟悉使用秘书工作事

2、务及会议筹备等内容，培养学生的组织协调能力，在会议筹备中，让每个成员有事可做。不论是情景模拟还是会议会场布置都是一次锻炼的机会。通过一次模拟的会议让大家更好的掌握4+X核心能力。3、会议内容 本次秘书学课程设计汇报会主要是公事081集体做一次课程设计交流会，交流课程设计的心得和经验，总结不足。发言同学主要是不限主题自由发挥，对当今的热点或者自己的经历进行讲述和讨论。通过发言使更多的同学得到当众讲话的锻炼，并且由老师对发言者进行点评。同时对这一周公事班课程设计情况进行评价。4、会议时间和地点会议拟于2010年11月5日上午9:00在经管楼A511举行。5、会议参与人员1、将邀请管理系有关老师，辅

3、导员2、秘书学任课老师纪晓岩老师3、公事081班全体学生6、会议主持 班长李乃龙担任主持7、会议日程1、11月1日召开公事081班课程设计全体动员会议，研究并确定会议议题，分配好小组，分配好任务，做好会前准备工作。 2、11月2日，各小组按分配的任务讨论并开展会议前的准备工作，拟定会议组织方案、会场布置方案、会议通知的初稿等工作。 3、拟定于11月3日上午9：00在A310开一个座谈会、茶话会或小型工作会议。负责会场布置的小组提前布置好会场，负责嘉宾席布置的做好黑板报。各小组模拟接待工作，提前对会议接待进行预热，发现问题及时解决，最后由老师进行点评4、11月4日以小组形式开展讨论，找出方案的不

4、足之处，进行修改，从而确定会议组织方案、会场布置方案、会议通知等，撰写会议发言稿。提前确认到场嘉宾老师，并制作席签，为11月5号的总结报告会做好准备。5、11月5日上午9：0召开公事081班课程设计总结汇报会。各小组派一名代表发言，题目不限，最后由老师点评。8、会议议程1、由主持人致开幕词，介绍参会老师、会议目的，宣布会议开始2、学生代表演讲，对最近发生的社会热点，难点问题或自己的体验进行演讲，发表自己的看法，给出自己的观点、意见。同学们可以进行讨论3、老师对学生演讲进行总结评价，指出学生的不足，给出意见。期间的表现进行评价，指出不足。4、指导老师纪晓岩老师对课程设计进行总结，对同学们在课程设

5、计5、参会老师代表讲话，对此次会议发表看法，给与鼓励。6、主持人宣布会议结束7、欢送与会老师8、清理会场，将会场按原座位排好，打扫教室卫生，将教室恢复原样。9、主要活动1、大家探讨这一周课程设计的得失，互相交流工作经验2、小组代表个人发言，就当今热点话题或自己的个人体验进行讲述，同学们可在发言后各抒己见3、老师对小组发言进行点评，并对秘书学课程设计的成果给予点评，对做得不足之处进行指正4、有请系老师或辅导员对本次课程设计进行点评10、会务分工1、会议筹备总负责人：李乃龙、周丛丛2、工作人员：公事081全体学生3、将全班分成八个小组，每组六到七个人，具体分组如下：第一组徐燕 姜庭楠 周从从 倪海

6、燕 赵萍 于海滨 高翔第二组陈承凯 刘超 齐辉 李凌琳 赵玉洁 蓝萌萌 王亚莉第三组刘玉洋 李乃龙 闫京超 薛曼曼 鲁晓菲 谢斯第四组魏海川 田硕 戴琳纾 黄心欣 王超 俞逸飞第五组陈娟 刘振芳 刘萍屏 魏秋艳 纪志浩 侯明明第六组衣秀峰 吕金玉 于绮鹏 宋雪 王雪君 徐青瑶第七组张健 王禾 唐斯亮 齐成荣 贺雪 张欣欣第八组马晓波 吴许婷 朱文超 张耀 向超群 曾江换4、按小组进行划分工作，具体分工如下：(1)主席台布置:第一小组。一组成员向管理系办公室借桌布和鲜花，布置好主席台 （2）会场布置:第二小组。主要职责是服务于开会之前会场的相关事宜。会场大小要适中，以四五十名与会人员来说小型教室

7、比较适合；暂定在A511,会场温度要适中，如果会场过热或过冷可以向相关部门借空调、风扇等制冷制热设备；会场要求干净、明亮，适当的开窗通风，保持室内空气流通良好；二组同学安排足够数量的桌椅，按照会场布置方案的要求对桌椅进行摆放，避免发生混乱。(3)会议名称的制作和悬挂：第三小组。主要职责是制作、悬挂有会议名称的横幅、会徽、会标、旗帜。其制作要求名称简洁、标识清晰明确、如有必要可设计相应的会议标志已达到突出主题的作用。（在制作横幅时已采取尽量节约的观念，可向学生会借事宜的横幅加以改造，但是不准去商业街等地制作，要求独立完成） (4)会签制作:第四小组。第四小组要在确定发言人和出席老师的情况下提前做

8、好席签，自己打印，外壳可以向系办公室借。（5）会前接待与会间服务：第五小组主要职责是会前的解答以及会中的服务工作。会间服务，是文秘人员最活跃的阶段。其中本次会议的会间服务主要是由第三组成员来准备的。应做到以下几点：第一、邀请有关老师以及嘉宾参加会议，明确与会人员名单，做好会议签到工作；第二、会前十五分钟第三组全体组员应全部在会场门口组织接待工作，注意接待礼仪，准确了解出席、列席和缺席的人数及人员资料，并报告给大会主持人；第三、按会场安排安排与会人员入座，座次安排要提前制定，若怕出错应制定小卡片标识各与会人员名单对号入座（座次安排应以职位、声望高低居中依次向左右侧排列）；第四、准备好会议材料、热

9、水、纸杯以确保会议顺利进行；定时给与会人员倒水；第五、制定应急方案，以防止突发事件的发生。 (6)拍摄工作:第六小组。主要负责拍摄工作和宣传工作，使本次会议得以宣传，成果可以存档必要时可以作为新闻宣传的有利素材。会前要准备好拍摄工具，向系里借数码相机或数码摄像机，并学习如何使用，要求该小组所有成员能够熟练的操作数码相机和数码摄像机；会议期间，要求对会议的过程做详细的拍摄，包括会场环境、老师的发言、同学的发言；在拍摄期间，要遵守会场秩序，避免影响会议的进程；会后要将照片冲洗出来以作宣传之用；将会议的情况写成文章发表到系网站，以作宣传之用；对于照片与底片应及时存档，以确保以后文件材料的保存和查阅工

10、作（7）宣传板的制作：第七小组 借用学生会的宣传板，自己进行设计，要求美观简洁，引人瞩目（8）会后的宣传:第八小组 主要是借助网站将本次课程设计的新闻稿发布到管理系网站，协助第七组做好宣传板的利用。（10）组长的具体职责是:负责与指导老师的联络、沟通工作。负责纪律的检查与登记，每天及时将有关情况报告指导老师； 负责本小组日常管理组织和考勤工作。（11）班级负责人的职责是：会前通知同学统筹安排会议工作、进程，总揽全局负责会前、会后的宣传工作 11、 会场布置1、会场分布图主持人花篮花篮入口一组人员五组人员七组人员六组人员二组人员三组人员四组人员八组人员嘉宾席2、会场布置思路：会场布置要求严谨，重

11、要位置突出显示“课程设计报告会”等字样，布置要庄重，严肃。会场同学区按照3-5-3布置，主要是考虑到教师空间较小，班级人员较多，还要留出走动的空间3、会场布置分区：（1）主持人区 （2）主席台 （3）同学区12、 会场所需设备和用品（1）音响，话筒，电脑，横幅，花篮，粉笔，席签和桌布（2）桌椅，主持人台（3）会议文件（人手一份）13、会议要求1、参会人员必须准时参加，如有特殊情况的需提前向老师请假，经老师批准后方可缺席会议2、与会人员须提前15分钟进入会场。会议期间关闭随身携带的通讯工具或调至震动，不得随意出入，不得中途退场。3、开会期间要保持室内安静，不得交头接耳，更不得大声喧哗，要认真听取报告人讲话4、每组必须有一位同学发言，两位同学做好会议记录，会后进行总结14、会后提交资料公事081班会议筹备方案公事081班会场布置方案公事081班课程设计报告会会议通知总结汇报会会议记录个人发言稿会议总结15、经费预算水杯一袋3元 茶叶一袋6元 横幅25元 照片若干20元