公文格式用语

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1、公文写作,公文的格式和语言,主要教学内容,一、公文格式 二、公文用语,公文格式,一、公文格式,（一）公文的概念 （二）公文的种类 （三）公文的格式,（一）公文的概念,党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。 广义的公文：党政机关,企事业单位,社会团体使用的公务文书 狭义的公文： 党政机关使用的公文,（二）行政公文的种类,1.按适用范围来划分 2.按行文方向来划分 3.按缓急程度来划分 4.按保密级别来划分,1.按适用范围来划分,党政机关公

2、文处理工作条例规定的公文有15种:决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、议案、报告、请示、批复、函和纪要。,2.按行文方向来划分,下行文 上行文 平行文,上行文。指下级机关向所属上级机关的发文，如请示、报告。,下行文。指上级机关对所属下级机关的发文，如命令、公报、决定、决议、公告、通告、通知、通报、批复等。,平行文。指平行机关或不相隶属的机关之间的发文，如通知、函。,3.按缓急程度来划分,特急 加急 一般文件,特急公文，是指事关重大而又十分紧急，要求以最快的速度形成、运转和办理的公文。,紧急公文，一般也是涉及重要工作需要急速形成、运转和办理的公文。,常规公文，是指可以按正

3、常速度形成、运转和办理的公文。但常规公文也要及时办理。,4.按保密级别来划分,绝密 机密 秘密,绝密”：是最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害。,是重要的国家秘密，一旦泄露就会使国家的安全和利益遭受严重的损害。,“秘密”：是指一般的国家秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益受到一般的危害和损失。,（三） 行政公文的格式,1.公文的书面格式 2.公文的特定格式,1.公文的书面格式,公文的书面格式是指公文的数据项目在公文文面上所处的位置和书写的形式。 党政机关公文处理工作条例 党政机关公文格式国家标准,公文的格式构成：,第一部分：版头 第二部分：主体 第三部分：版记,第一部分：

4、眉首,份号 密级和保密期限 紧急程度 发文机关标志 发文字号 签发人 版头中的分隔线,份号,公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。 如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。,密级和保密期限,公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。 如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。,紧急程度,公文送达和办理的时限要求。 如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程

5、度的顺序自上而下分行排列。,电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。,发文机关标志,由发文机关全称或者规范化简称加 “文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。,发文字号,由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。,签发人,上行文应当标注签发人姓名 签发人必须是本机关正职或主持工作

6、的领导。,第二部分：主体,标题 主送机关 公文正文 附件说明 发文机关署名 成文时间 附件 印章 附注,标题：,即对公文主要内容准确、简要的概括。 由发文机关名称、事由和文种组成。 （1）完整结构：发文机关事由（表明文件主要内容）文种；发文机关和事由有时可省略，唯一不能省略的是文种。 （2）公文标题要正确选用文种。 （3）“事由”的结构：“关于的”，要求准确概括公文内容。（“关于”在发文机关后）。 标题排列应当使用梯形或菱形，不应使用长方形或沙漏形。回行时，要做到词义完整。,标题排列,主送机关：,公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。 编排在标题下空一行，左侧顶格

7、号仿宋体字编排，回行时仍顶格。最后一个主送机关名称后标全角冒号。 注： （1）主送机关是指对公文负有处置、答复或执行责任的机关； （2）顶格，回行仍顶格； （3）全称或规范化简称或同类型机关的统称。,正文：,公文的主体，用来表述公文的内容。 注意： （1）正文一般由三部分组成： 原由事项结尾。 （2）引文：先引标题，后引发文字号。 （3）日期：要求用阿拉伯数字写明具体的年月日，不能把2005年写“05年”。,正文：,（4）结构层次序数： 第一层：汉字“一”， 第二层：汉字加括号“（一）” 第三层：阿拉伯数字“1.”， 第四层：阿拉伯数字加括号“ （1） ” （5）公文中标点符号、计量单位和数字

8、的用法符合国家标准,附件说明,附件说明。公文附件的顺序号和名称。 公文如有附件，在正文下空一行左空二字用号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数字（如“附件：1. ”）；附件名称后不加标点符号。 附件说明处的标题应与附件本身的标题相一致。,附件,附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。,发文机关署名：,署发文机关全称或者规范化简称。,成文时间：,成文日期编排在正文之下，空二行右空四字，用阿拉伯数字标全。 署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。 联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。 电报则以发出的日期为准。,印章,公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章

9、，并与署名机关相符。 有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。,加盖印章应上距正文（或附件说明）一行内，端正、居中、下压成文时间，印章用红色。,联合行文,联合行文时，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文（或附件说明）之间。主办机关印章在前，每排最多排 个印章，两端不得超出版心，印章之间互不相交或相切；最后一个印章居中下压成文日期。,附注：,是需要说明的其他事项，如公文的发放范围、政府信息公开方式、联系人和联系电话等。 公文如有附注，用号仿宋体字，居左空二字加圆括号编排在成文时间下一行。 “请示”件应在附注处注明联系人和电话。,第三部分：版记,抄送机关 印发机关 印发日期

10、 页码,文件格式,抄送机关：,除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。 公文如有抄送，一般用4号仿宋体字，左空一字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。,印发机关和印发时间：,公文的送印机关和送印日期。 设在公文末页最后一行。一般用4号仿宋体字，印发机关左空一字，印发时间右空一字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。,页码,页码。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。,公文格式常见错误,1.没有发文机关标识

11、（非红头文件） 2.发文字号不规范 3.上行文（请示、报告、意见）没有签发人 4.公文标题缺要素、用词不当 5.正文错别字、层次不当、字体字号不规范 6.附件格式不规范 7.日期格式不规范 8.抄送不规范（乱抄报、抄送领导个人、内部抄送） 9.版记要素不全、多余,2.公文的特定格式,信函格式、 命令格式、 纪要格式。,信函格式,在制发机关公文的实践中，经常使用一种只标识发文机关名称而不标识“文件”二字的“信函式”公文，它是用于处理日常事务的平行文或下行文，而且使用频率很高。,命令格式,1.发文机关名称要全称，不能使用简称包括规范化简称。例如国务院令的发文机关名称就是“中华人民共和国国务院令”。

12、,2.令号要居中，令号的前面加“第”字，即“第X号”。令号的编制自发第1号令开始，不受年度限制,3.中间没有红色反线。由于命令的正文大多比较简短，所以使用一个自然段完成正文的情况较多。,4.正文之下空2行标识签发人亲笔名章，签名章也要使用红色标识，右空4字。签名章左空2字标识签发人职务，命令的签发人应是发文机关的最高领导。,纪要格式,纪要标志由XXXXX纪要”组成，居中排布，推荐使用红色小标宋体字。 纪要格式可以根据实际制定。 会议纪要不加盖印章。,公文用语,四种文体的特点及风格,公文语体：公文因交际的需要和社会功能的作用,形成公文语体。 政论语体：表达法式以科学论证的逻辑性、说理性与艺术描绘

13、的形象性、情感性相交织为特征。 文艺语体：称文学语体。是通过艺术形象反映客观世界，表达作者的观点和思想感情的语言体系。 科技语体：科技语体主要是用来总结描述事物规律的一种语体，要求概念准确，判断严密，推理周密。,公文的语体特色,公文因交际的需要和社会功能的作用,形成公文语体。公文语体的形成在它的内部因素上主要表现在:书面语的大量运用,文言词语的保留用法的运用,专业术语的运用,整句和长句子的运用,有句型整饬的修辞方法等方面,从而使公文语体具有简明、准确、庄重、规范的特色。,二、公文用语,（一）公文的用词特征 （二）公文的句式特点 （三）公文的用语原则,（一）公文的用词特征,1.稳定严肃的专用词语

14、 2.典雅庄重的书面词语 3.内涵丰富的文言词语 4.频繁出现的介词短语 5.言简意赅的单音节词 6.公文用语的禁忌词语,1.专用词语,同样的文种，其内容和作用类似，所用语言也大体相同。于是逐渐形成固定性词语。其中一部分成为公文专用词语。 公文惯用词语11种,称谓词即表示称谓关系的词,第一人称：“本”、“我”，后面加上所代表的单位简称。如：部、委、办、厅、局、厂或所等。 第二人称：“贵”、“你”，后面加上所代表的单位简称。一般用于平行文或涉外公文。 第三人称：“该”，在应用文中使用广泛，可用于指代人、单位或事物。如：“该厂”、“该部”、“该同志”、“该产品”等。,根据 ；按照 ；为了 ； 接前

15、接或近接；遵照 ； 敬悉 ； 惊悉 ；收悉 ； 查 ；为特 ；现如下,领叙词多用于文章开端，用以引出应用文撰写的根据、理由或应用文的具体内容的词,用以结束上文的词语。 如： 此布 ； 特此报告 ； 通知 ； 批复 ； 函复； 函告 ； 予公布 ； 此致 ； 谨此； 此令 ； 此复 ； 特此 再次明确行文的具体目的与要求。 如： 为要；为盼；是荷；为荷（感谢） 表示敬意、谢意、希望。 如：敬礼 ； 致以谢意 ； 谨致谢忱,结尾词结尾词即置于正文最后，表示正文结束的词语。,2.书面语言,“领导得法，生产直线上升，工人们干得也更带劲了”。“得法”、“直线上升”、“带劲”等词语都是口语，不符合书面语言

16、的要求，一般不上公文。 国家税务局关于整顿城乡个体商业户的税收秩序的通告” , 其中“ 个体商业户” 不能改成“ 做小买卖的”或“ 二道贩子” 、“ 导爷儿” 等 与情妇收受贿赂万元，不说“二奶”、“小三”、“破鞋”等,3.文言词语,你局关于x x x x 请示我们已经收到了，并且阅读和知晓了其中的内容。 你局关于x x x x 请示收悉。 今年春耕时节就快到了，我们乡里还缺少两万吨水稻种子，希望尽快调拨给我们，好用来满足紧急需要，可以不可以？等待着你们迅速来信答复。”（某乡政府关于商请调拨水稻种子的函） “春耕在即，我乡尚缺水稻种子两万吨，望速拨付，以应急需，可否，急盼复函”。,公文表述,公文表述,4.介词短语,鉴于莫言同志取得的成功，网友们强烈建议由莫氏家族人氏担任新一届党政要职。其中：外交部长莫软，国防部长莫怕，财政部长莫贪，国税总局莫愁，组织部长莫牛，宣传部长莫吹,计生委主任莫生,交通部长莫堵