销售与收款内部控制

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1、第四章 销售和应收账款的内部控制 第一节 销售和应收账款的内容 1制定销售计划 2订单处理 3赊销批准 4发货 5开票 6会计纪录 7收款 8坏账处理 9销售调整 1制定销售计划 l依据 l本企业的生产能力 l对市场需求的调查 2订单处理 (1)接受订单。将客户名称与管理当局事先核准的客户名单进行核 对 (2) 内容和数量，登记订单。 (3)编制销售通知单。 3批准赊销 l赊销批准部门： 信用部门/信用小组(设在会计部门下) /专门的人员 4发货 l发货部门：仓库部门 l发货根据：信用部门核准的销售通知单发货 l发货编单：发货凭证 (出库单、提货单) 5开票 l开票部门：会计部门 l开票依据：

2、销售订单、销售通知单、出库单(或提货 单)等核对相符 l开票编单：销售发票，提供给客户 6会计记录 l记录部门：会计部门会计人员 l记录内容： l记账凭证 l应收账款明细账和总账 l主营业务收入总账和明细账 l库存商品总账和明细账 7收款 l收款形式 l支票形式 l现钞形式 l结算形式 l会计部门 l编制相应的记账凭证 l登记相应的总账和明细账 8坏账处理 l无法收回的应收账款作为坏账进行处理须经批准 l已经冲销的应收账款，应登记在备查登记簿 l以便对坏账进行动态的检测 l以便冲销的应收账款以后又收回时进行会计处理 (3)年末计提坏账准备。依据 l收账款的余额 l账龄分析 9销售调整 销售退回

3、业务 销售折让业务 销售折扣业务 销售调整 商业折扣 现金折扣 第二节 销售和应收账款业务中的常见 弊端 1虚记销售收入，调节利润 2销售成本结转不实，调节利润 3收款方式选用不当，造成坏账 4销售费用支出失控，成本增大 5销售凭证保管不严，造成资产流失 第三节 销售和应收账款的内部控制制 度 l职务分离制度 l定单的证实和审核制度 l折扣和折让政策制订和审核制度 l发货通知单(发运单)编制和证实制度 l销货业务的执行制度 l销货发票的控制制度 l收款业务的控制制度 l应收帐款的控制制度 l退化理赔的审核控制制度 l销售预算的控制制度 1职务分离制度(内部牵制) l职务分离，即不相容职务进行分

4、离。是控制不相容职 务的组织防范体制。即组织设计及职务安排上，将不 相容职务分开交给不同人员，或不同部门去担任，形 成一个互相监察，互相牵制，互相核对的业务机制。 l企业的经济业务活动的步骤：授权、签发、核准、执 行与记录。不相容职务的分离要求以上步骤分别由不 同的人员或部门实施。 l理论基础：两个假设 1两个或两个以上的人或部门无意识地犯同样错误要 比单独一个人或部门犯错误的机会小； 2两个或两个以上的人或部门有意识地合伙舞弊的可 能性大大低于单独一个人或部门舞弊的可能性。 销售和应收账款中的职务分离制度 (1)接收客户定单的人最后核准付款条件的人。 (2)发货通知单的编制人存货的提取、产品

5、的包装和托 运人。 (3)填制的发票人发票的复核人。 (4)办理退货实物验收工作的职务退货账务记录职务 (5)应收账款的记账员成为应收账款的核实者。 2购货定单的证实和审核制度 购货定单的审核 购货定单签字 购货定单登记 新客户购货定单的审核 新客户购货定单的审核 老客户定单的审核要点 l成交记录中与表现出不良支付信誉，则不予考虑赊销 l成交记录中与表现出良好支付信誉，则检查数量。 l购货定单所需数量同过去的数量基本相同，即可办理 批准手续。 l购货定单所需数量大大超过了历史记录，在办理批准 手续前，必须要求客户提供近期的财务报表，并通过 对财务报表的审查来判断客户近期的财务状况，然后 决定是

6、否接受定单。 对新客户定单的审核要点： l要求其同时提供能够证明其资信情况的资料和财务报 表。通过分析其资信情况决定是否接受其购货定单， 以及允许的信贷限额。 l客户难以提供其资信情况资料时，对本次定单规定最 大供货数量，证实确有良好信誉后，供货数量扩大 l定单签字： l购货信贷的批准需经信用部门经理或其他被授权人签 字同意。 l购货定单的接受需销售部门经理人的签字同意。 l定单登记：购货定单登记簿 l登记收到的每一份购货定单 l登记成交后销售执行情况和客户支付情况 3折扣和折让政策制订和审核制度 l目标： l使这种额销售和应收账款减少额保持在合理的范围内 销售折扣-政策控制 l折扣：制定详细

7、的折扣政策或规定。 l商业折扣：规定应详细说明可以享受折扣的客户的条 件，不同数量和品种的购货定单可以享受的折扣比例 等。 l现金折扣：规定应详细说明适用的范围和不同支付时 间可享受的折扣比例等。 l销售折扣控制要的点： l折扣政策必须得到最高管理当局的批准。 l销售部门在应严格执行折扣政策。 l折扣应经过销售部门经理的审核签字认可。 l办理现金收入或记录应收账款明细账业务的人不能同 时办理给予客户折扣的业务。 销售折让-程序控制 l偶尔发生的，缺乏共同特征，在事前较难制定出一个 允许给予的折让范围和标准，因此不能应用政策控制 。 l折让范围和标准通常根据客户的抱怨程度和对其提出 的异议进行的

8、分析判断确定。 客户提出折让要求 企业记录折让理由 派员调查核实理由 由被授权人来复核理由和企业调查的结果 决定在特定情况下给予客户特定折让金额 折扣和折让的文档管理： l折扣和折让批准文件记录在折扣、折让事项备忘录上 l折扣、折让事项备忘录事先连续编号 l折扣、折让事项备忘录由专门的职员定期检查 l调查遗缺的备忘录并说明原因 4发货通知单(发运单)编制和证实制度 l(1)发货通知单(发运单)编制制度 l发货通知单(发运单)编制是销售部门将购货定单转录 登记发货通知单上，并用发货通知单来控制整个销售 业务的执行程序。 l发货通知单的作用 l以完整和规范化的格式反映不同客户定单内容 l证明销售过

9、程中所需的各种授权和批准 l作为各部门在执行发运业务或记录有关账册时的书面 依据 l通过各环节的签字来监督每一环节中业务处理工作 l发货通知单要求： l正式鉴发前向询问库存提高顾客满意度 l事先进行连续编号 l格式统一且能反映出各销售环节控制 l在执行后应归档管理 l由专门的职员对其进行定期检查 l(2)发货通知单(发运单) 证实制度 l正式执行前向客户进行证实。 l因转录登记的错误 l客户改变 l取消定单 5销货业务执行制度 l销货业务执行是指对编制和证实的发货通知单的执行 。 l执行的环节 l存货的提取 l存货的包装 l存货的发运 l执行的部门 l仓储部门 l运输部门 l独立职员 仓储部门

10、 l基本职责：获得授权后发货 l获得授权方式：发货通知单 运输部门 l基本职责：决定运输路线和安排运输日程 l获得授权： l销售部门填制的装运单 仓储部门转来的发货通知单 其他独立职员(门卫)的监督 基本职责：监督发货业务执行者(仓储部门和运输部门) 的行为 l对所发运实物进行清点 l将所发运实物同发货通知单上列明的品种和数量核 l检查发运人和清点复核人应在有关凭证上签字负责 6销货发票控制制度 l销货发票意义：销售发票是会计上销售业务的正式记 录 l授权获得方式： l购货定单 l发货通知单 销货发票控制控制的要点 l(1)核对开票依据发货通知单等上的连续编号，以保 证所有发出货物均开单。 l

11、(2)发票人客户的名称应同主要客户一览表或客户购 货订单相对照。 l(3)发票上的数量必须以发货通知单上载明的实际发 运的货物数量记录或完成的劳务数量记录为依据，并 应受到非记录发运数量人的检查。 销货发票控制控制的要点 l(4)发票上的价格必须以信贷部门和销售部门批准的 金额或价格目录表为依据，并应受到独立于销售职能 的其他人员的检查。 l(5)开票人算出的金额和其他内容应受到其他独立于 发票编制人的复核 l(6)发票总额应加以控制，即所有发票应定期加出合 计金额，以便同应收账款或销货合计数相核对。 8应收账款的控制制度 l控制要点： l为防止应收账款被虚列，应收账款的记录必须以经销 售发票

12、和发运账单等为依据。 l根据应收账款的明细账户定期编制应收账款余额核对 表，并将该表寄客户请其认可。 l编制应收账款余额核对表的职员不能同时担任从事记 录或调整应收账款的工作。 l应收账款的总账和明细账户的登记应由不同职员根据 汇总的记账凭证和各种原始凭证、记账凭证分别登记 。 l由独立于记录应收账款的其他职员定期检查核对总账 户和明细账户的余额。 l由信用部门定期编制应收账款的账龄分析表，分析是 否有虚列的应收账款或不能收回的应收账款。 l专人对应收账款账龄较长的贷款进行催收和索取，以 保证公司的债权得以收回。 l应收账款的各种贷项调整(包括坏账冲销、折扣或折 让的给予)必须经财务经理的批准

13、。 9退货理赔审核控制制度 l理赔业务在销售环节中不多，但对企业的信誉有较大 的影响，理赔审核的控制非常重要。 退货理赔控制要点： (1)由收货部门或独立的退货验收部门验收退货 (2)由收货部门或独立的退货验收部门填制退货接收报告 (3)由顾客服务部门调查退货索赔 (4)由销售部门核准退货 (5)由销售部门填制和邮寄贷项通知单 (1)验收退货 l验收方法：与验收采购货物的方法相同。 l(2)填制退货接收报告 l填制该报告的职员不应同时从事货物发运业务。 l一切有关的资料必须记录在该报告上。 l当着客户的面全部填写完毕。 l退货接收报告由独立于发货和收货职能的职员的检查 。 l(3)调查退货索赔

14、 l将调查结果和意见记录在退货接收报告上，并交信贷 、会计和销售部门作最后的核准。 l(4)核准退货 l(5)填制和邮寄贷项通知单： l退货接收报告得到批准后编制。 l贷项通知单事先应编号加以控制。 l邮寄给客户前对数量、价格和其他内容复核。 l贷项通知单和其他相应的资料应附在有关分录凭证上 ，作为过入应收账款明细分类账的附件。 l退货在批准后应及时入帐，修正销售和应收账款余额 。 10销售的预算控制制度 (1)销售预算的编制控制 (2)销售预算的执行控制 (1)销售的预算编制控制要点： l销售预算全面控制营业收入业务环节 l销售预算由计划部门与销售部门编制 l各项数据接受企业主管的严格分析论证 l(2)销售预算执行 l销售部门经理定期将实际的销售收入同预算进行比较 。 l财务部门经理应定期将实际毛利同预算进行比较，将 实际发生的冲销项目、贷项通知单等同历史资料相比 较，各种比较结果应作详细的分析说明后上报企业主 管。 l企业主管指定专门人员对实际销售同预算之间的重大 差异进行调查，定期召开由销售部门、信用部门、会 计部门经理参加的会议。 l企业主管定期召开会议讨论的内容 l公司的销售趋势，以便及时修正销售预算和不断激励 开拓新的销售市场； l各种重大的拖欠账款，以便及时采取相应的措施； l决定为增加销售收入而可以发生的招待费、交际费的 范围和金额等。