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1、英文商务信函写作原则分析 摘要： 本文通过对商务信函写作的基本点、写作原则及其以客户为中心的服务原则，从信息接受者的角度给予了分析、评价，并讨论了它的写作理论，从而提出商务信函发展的趋势，以求对英文商务信函写作有所启示。 关键词： 基本特点；以客户为中心；信息接受者 一、引言 改革开放以来，尤其是中国成功加入世界贸易组织之后，中国对高层次复合型国际商务英语人才的需求越来越大，越来越迫切。但目前具有广博的国际商务知识，并熟练商务英语技能的高级复合型人才为数不多。大多数要么只有国际商务的专业知识而没有良好的语言技能，要么只具有良好的语言技能而没有国际商务方面的专业知识。在这种情况下，中国的企业很难
2、在国际市场上进行竞争，很难具备真正的国际竞争力。因此培养出一批具有扎实的语言技能又有国际商务技能的人才日益迫切，而在日常交往中，商务信函尤为频繁，尽管电话、电传和电报通讯方式已广泛使用，商业书信仍然是重要的通讯方式。事实上绝大部分的重要电话、电传和电报通讯，最后还要用书信来证实。它在商务交流中所起的作用日益增强。 二、英文商务信函写作的重要性和必要性 1什么是商务信函？商务信函是一种常用的商务交往的媒介，其内容常常是一种业务安排，一个协议或一个合同的证件，它是一种通过人工、电脑或打字机“书写”来完成的人际交往。实际上商务信函是一种“推销”函，写信人总是在推销着什么，可能是一种产品、一项服务、一
3、项专利、一个观念，或树立自己所在公司的形象等。商务信函是商务活动中不可缺少的环节之一。 2什么是英文商务信函？英文商务信函是商务信函在国际间进行商务沟通的实际应用，它与商务信函是具体与一般的关系。商务信函写作为英文商务信函的写作提供了理论基础，同时还为其它类型的写作提供了模板和方法，因此具有概括性、一般性的特点，而英文商务信函是商务信函的理论应用于对外商务活动的具体实践，并丰富和发展了商务信函写作的理论。二者相辅相存。 三、怎样才能写好英文商务信函呢 英文商务信函的写作是商业活动中的一项基本活动，必须谨慎撰写。首先必须记住，你是在同你的客户进行交流，这种交谈成功与否，你的目的能否实现，关键取决
4、于信函中信息的表达方式和内容。信函写得好，就可能为你赢得新的业务，有助于促进和发展同客户的关系，也能够消除彼此间的误会，缩小分歧，抚慰受到伤害的心灵等。反之，就可能会招致新的矛盾、失去客户，达不到信函的目的，同时也说明你不具备处理日常商务事务的能力，是一个失败者。其次还应具备较扎实的语言基础，特别是英语，在语言的使用上应记住一个原则，那就是能恰当地表达思想的语言就是好的语言，也就是应该用的语言。 不仅如此，要写好一篇英文商务信函，我们还应从其以客户为中心的服务原则、书写原则和基本特点等方面对其进行分析： 1以客户为中心的服务原则：商务信函是否成功，是否写得好，关键在于作者能通过所写信函获得自己
5、希望的结果，这就要求在实际商务活动中反复实践、不断总结经验，针对具体情况，进行具体分析，采用不同的对策，灵活运用相关规则。只有这样才能充分发挥好信函的作用。在拟就一封英文商务信函时首先考虑的原则，主要有以下四大方面：“注意”、“兴趣”、“意愿”、“行动”。在商务活动中，为了达到与对方交易的目的，首先必须引起对方“注意”，后挑起其“兴趣”。一封英文商务信函，无论措辞多么优美，内容多么完备，如果不能吸引对方注意，则一切枉然；即使对方注意到了，但有关提议或交易意向缺乏兴趣，亦是前功尽弃。因此，把“引起对方注意”，“挑起对方兴趣”作为拟定信函的两个点，应认真加以考虑，力求初获成功。然后进一步激发对方的
6、“意愿”，使其愿对提议或交易产生意愿，为“深谈” 实际交易做好准备，最后则是采取令其满意的“行动”和灵活的优惠活动，给经办人佣金等，使其不仅能痛快地接受议案，采取具体的购买行动，而且还为今后的进一步交易打下了良好的基础。 2书写原则：商务信函的目的就是希望引起读信人的兴趣，并且取得客户合作，因此在书写时可注意以下10个“C”，尽量使自己的信函达到更佳的效果。 1）明确（clarity）：明确是指作者用组织良好的语言，提供足够的信息，使读者能够充分理解自己的意图。通知性信函一般采用演绎或顺序。首先提出中心思想，然后通过提供部分必要的信息来实现明确性。在信函的内容中，从一点到另一点的推论要符合逻辑
7、，所写的句子和段落要前后一致，要过渡自然。 2）具体（concreteness）：信函要写得生动、具体和明确，特别是要求对方做出明确反应的信，或是答复对方提出的要求或问题的信函，或是报盘、承诺等，要用词确切，恰到好处，各条款、观点应明确、不抽象、不笼统，与表达的意思相符。 3）完整（completeness）：从信函的内容上讲应力求“完整”，即，包括写信人希望收信人做出积极反应的一切情况及问题，或是回答来信提出的全部问题或要求，要力求思路清晰、条理分明、内容完整，要有始有终地提示中心思想，注意给出所有信息，一层层、一段段地把内容表达完整。例如接受对方的报盘时，最好把条件全部述明，或具体说明所接
8、受的报盘的根据是什么，因为这种信实际上已是成交合同，此信发出后，对方一收到即对双方都具有约束力。如果不完整，有可能引起不必要的纠纷。 4）得体（courtesy）：要设身处地从读者的角度考虑问题，才会使你的表达更得体，在态度上和语气上应体现出诚意和礼貌，以示尊重对方。对待公司的不同客户，语言上不应有亲疏之分，以体现出一种平等待人的处事态度。另外，拖延回信或不复函也是不礼貌的。同时对于可能造成负面影响的词要格外小心：如：you forget、unfortunately、you neglected等等。通过从对方的立场陈述你的信息，可以产生正面的影响，要更多地使用you而不是I和we。使用交谈式的
9、口吻，会使对方感觉比较亲切。 5）清楚（clearness）：信要写得清清楚楚、明明白白，毫无艰涩难懂之处，主题要突出，层次应清楚，语言要浅显易懂，使收信人看了信后不会误解写信人所要表达的意思，能一目了然。 6）简洁（conciseness）：简洁是指信件直截了当地陈述信息，节省读信人的阅读时间，要使信函的语言精炼，要长话短说，避免嗦，避免不必要的重复，用尽可能少的文字“完整”、“清楚”而又有礼貌地表达需要的意思。要注意避免出现以下不当之处：a.使用过时的词汇（如attached please find和pursuit to your request）；b.使用冗长的引导语（如I am wri
10、ting this letter to 或 That letter was to inform you）；c.使用意义含糊的词（如very definitely、really等）；d.使用拖沓的短语（如in view of the fact that和in addition to）。 7）正确（correctness）：商业书信必须写得正确，因为它牵涉到买卖双方的权利、义务和利害关系等，是各种商业单据的根据，正确不仅仅指单词拼写、句子结构、英语语法、标点符号和惯用法等正确。要注意提高英语的语言修养，经常模仿、练习和实践，达到运用自如。正确还指不致引起误会的书写方式。搞外贸工作离不开数字，对商务
11、书信中的数字的正确性要特别加以注意，有时“失之毫厘、差之千里”。$76000与$760000就相差甚远，所以在书写商务信函当中应特别加以注意。 8）个性（character）：商务信函的书写不应完全按照遵循写作常规，可根据实际适当地创造独特的语言及多角度、多方面的思维方式，通过用新颖的构思、新鲜的立意的方式，给对方强烈的感觉与印象，从而获得更好的效果，以促成交易成功。 9）诚意（conscientiousness）：商务信函书写时要用诚意。着重“正面地、肯定地”谈问题，尽量避免“否定地”谈问题。要实事求是，以负责任的态度坦诚对待，不能弄虚作假、搞欺诈活动。那样做不仅会伤害客户的感情，而且还会影
12、响公司形象，给公司业务带来不可弥补的损失。 10）优美（concinnity）：商务信函应尽量考虑其优美的视觉效果，恰当贴切的用词造句往往会使信函更生动有吸引力，衬托出一种语言美。要根据内容的多少以及信函的长短等，全面考虑书写格式和结构安排，讲究比例、和谐、匀称等，体现出一种形式美。 四、英文商务信函的基本特点 英文商务信函的基本特点与其它普通商务信函的特点基本相似。即：语言简短、朴实、生动、有趣、不花哨，内容清晰、准确、易读易懂、有吸引力；书写正确、具体、完整；语气真诚、友好、客气。在商务活动中，时间就是金钱，效率就是生命，简洁的表达内容与有效率的掌握分寸是最重要的。因此书写的重点，应始终放
13、在“效率”二字上，一般不需要礼节性的寒暄，最好是开门见山，直入话题。同时信函中的冗言必须略去，尽可能将详细交易事项整理好后，简洁地向对方陈述。要尽力避免毫无重点，而拉拉杂杂地写上几张纸的情形。但是在书写商务信函时，开头就唐突地说出交易要求，会显得冒昧而令客户不知所以。因此，开始时应简略地陈述本信的理由与内容大意，使对方能理清头绪，以便于对方能更快地、正确地进入话题。 五、商务信函发展的趋势 1）电子邮件：近年来我国外经贸事业有了迅速发展。特别是随着对外开放被确定为基本国策而日益扩大和深化，以及“大经贸”格局的逐步确立，使外贸与外经、外资等结合更加紧密，许多对外贸易与经济合作等国际商务联系还涉及
14、国际金融、信贷等业务。同时随着计算机的广泛应用和现代通讯技术的发展，国际商务通讯联系的方式和方法也在逐步改革和更新。如过去曾经常用的手写书信、电报、电传逐步为电子邮件所取代，电子邮件日渐成为一种新型的商务沟通渠道，是商务信函的信息化、数字化。 2）电子商务：电子商务是在Internet开放的网络环境下，基于浏览器、服务器应用方式，实现消费者的网上购物，商户之间的网上交易和在线电子支付的一种新型的商业运营模式。在网络越来越发达的今天，我们的生活跟随这个时代的网络脉搏作着巨大的改变。历史的经历告诉我们，每一次的技术冲击，必将伴随着商业的利润增长而更趋于完善。不管是在哪里，任何新科技、新思想在发展的
15、同时，那些商业运作家总要用灵敏的触觉闻一下，在那里有没有金钱的气味。 电子商务是九十年代初在欧美兴起的一种全新的商业交易模式，它实现了交易的无纸化、效率化、自动化，表现了网络最具魅力的地方。快速地交换信息，地理界限的模糊，这所有的一切也必将推动传统商业行为在网络时代的变革。早在网络盛行的时代，通过网络的电子邮件、视频交换、文件交换以及目前还很热门的电子数据交换所进行的商业行为，都可以说是现在电子商务的某种形式的表现，也可以说，电子商务是它们崭新的应用集合。 电子商务是internet爆炸式发展的直接产物，是网络技术应用的全新发展方向，其参与实体有四类：顾客、商户、银行及认证中心。interne
16、t本身所具有的开放性、全球性、低成本、高频率的特点，也成为电子商务的内在特征。并使得电子商务大大超越了作为一种新的贸易形式所具的价值，它不仅会改革企业本身的生产、经营、管理活动，而且将影响到整个社会的经济运行与结构电子商务的特点：1）电子商务重新定义传统的流通模式，减少了中间环节，使得生产者和消费者的直接交易成为可能，从而在一定程度上改变了整个社会经济运行的方式。2）电子商务一方面消除了时空的壁垒，另一方面又提供了丰富的信息资源，为各种社会经济要素的重新组合提供了更多的可能，这将影响到社会的经济布局和结构。3）电子商务所具有的开放性和全球性的特点，为企业创造了更多的贸易机会。4）电子商务将传统的流程电子化、数字化，一方面以电子流取代了实物流，可以大量减少人力、物力，降低了成本；另一方面突破了时间和空间的限制，使得交易活动可以在任何时间、地点
