《秘书与助理培训PPT》由会员分享，可在线阅读，更多相关《秘书与助理培训PPT（46页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、秘书、助理培训 For Secretaries & Assistants 欢迎参加 1 *秘书与助理培训2 培训日程Agenda z自我职业认知与发展前景规划 z时间管理与工作效率的提高 z提升沟通技巧，建立共同的沟通平台 z行动计划 2 *秘书与助理培训3 自我介绍 zWho am I? zWhats my job? zMy expectation/challenge? 3 *秘书与助理培训4 男女性别的差异 z男性：攻击性，独立性，竞争性，喜欢冒 险 z女性：喜欢聊天，机敏圆滑，温和，善解 人意，安静 4 *秘书与助理培训5 男女性别的差异 z男性：情绪稳定，自信，善决断，临危不 惧 z女
2、性：推理能力较差，好嫉妒. 5 *秘书与助理培训6 种豆得豆，种瓜得瓜 z种下思想，收获行动 z种下行动，收获习惯 z种下习惯，收获性格 z种下性格，收获前途 6 *秘书与助理培训7 把握机会，发展自己 z全面了解你的企业 z提高你的技能 z抓住变革机会 7 *秘书与助理培训8 人才发展所需的三种能力 z专业技能 z策略技能 z行为技能 策略技能 行为技能 专业技能 职 务 技 能 要 求 8 *秘书与助理培训9 案例分析 一天，某公司经理突然收到一封非常无礼的信 ，信是由一位与公司交往很深的代理商写来的。 经理怒气冲冲地把秘书叫到自己的办公室，让 秘书记录自己口述的回信：我没有想到会收到你这
3、 样的来信，尽管我们之间已有那么长时间的往来， 但事到如今，我不得不中止我们之间的一切交易， 并且按照惯例，我要将这件事公之于众！ 9 *秘书与助理培训10 秘书的角色定位 z地位的从属性 z作用的辅助性 10 *秘书与助理培训11 If you are General Manager, 你认为作为秘书五点最重要的要求是什么？ 11 *秘书与助理培训12 计划与时间的管理 zFail to plan is planning to fail 不做计划就等于为失败做计划 z“仅仅忙碌是不够的，问题在于我们在忙些 什么？” 梭 罗 12 *秘书与助理培训13 计划与时间管理 z理解时间管理的意义 z
4、了解紧要与重要的概念 z向文件管理要时间 z收集与处理信息 13 *秘书与助理培训14 时钟罗盘 N 14 *秘书与助理培训15 紧要与重要 重 要 紧 要 % OF TIME 15 *秘书与助理培训16 影响时间的十项因素！ z 桌面杂乱无章/找不到东西 z 缺乏优先/目标 z 优先顺序不明确/危机管理 z 贪多嚼不烂 z 无效授权 z 缺乏自律/拖延 z 电话打扰 z 不速之客 z 不会说“不” z 会议 16 *秘书与助理培训17 4原则 z Do it now马上就做 z Do it later以后再做 z Delegate授权 z Dont do it 不做 17 *秘书与助理培训1
5、8 整理你的办公室 y保持你的办公桌整洁，仅把正在处理的工作放 在手边。 y注意每天整理，而不要留到明天早上。 y建立一套文件系统，适应你自已、你的经理和 你的业务；每过几个月就回顾这个系统。 y定期检查你的文件，仅仅保留你需要的文件， 扔掉你不再需要的文件。 y为无法正确归档的文件，设立一个“其它”文件 夹。 18 *秘书与助理培训19 计划的杠杆原理 z帕累托原理 z巅峰期 z每天十五分钟 19 *秘书与助理培训20 大脑图 20 *秘书与助理培训21 接听/拔打电话 zTaking Phone Calls y学会使用“转接”功能 y学会说“是”，当对方问 及“现在是否不方便接 听” y记
6、住自己的承诺，给对 方回电话 y不要问一些细节性的问 题，除非你真的需要 y运用4D原则 zMaking Phone Calls y确认你已经准备好了， 把要讨论的事写下来， 很清楚、简洁地表达自 己的意图 y集中起来拔打电话 y不要把困难或紧急的电 话放在最后 y介绍你自己 y利用等待的时间 21 *秘书与助理培训22 管理其他人的时间 z同事 y珍惜、尊重他人的时间 y团队工作，确定合理的 工作期限及跟进方法 y遵守对时间的承诺 y有效地管理项目进展 y确保你明确地表达了你 的目的 y到他的办公室去 y有效地沟通 z经理 y熟悉经理的工作习惯并 努力适应 y让经理了解你的工作状 况 y让经
7、理授权给你 y守时 y一次带几件事找经理 y时间是最民主的 y有效地沟通 22 *秘书与助理培训23 信息的收集与处理 z时间上4D原则 z形式上二次加工 z内容上收与放 z渠道上多元化 23 *秘书与助理培训24 沟通?! 管理就是沟通 销售就是沟通的过程 生活就是沟通的艺术 . 秘书就是经理与外界沟通的纽带 24 *秘书与助理培训25 沟通模式 The Communication Model 发送者Sender 接收者Receiver 沟通渠道 Channel of Communication 过滤 Filters 25 *秘书与助理培训26 The Spoken Word “I know
8、 that you think you understood what I said to you, but what you think you heard me say is not what I was actually saying, and what I actually said is not quite what I meant to say.” “我知道你以为你理解我对你说的话，但你认 为你听到的我说的话并不是我实际说的话，其实， 我实际说的并不是我真正想说的.” 26 *秘书与助理培训27 这是什么？ What is this? 27 *秘书与助理培训28 凹？凸？ Conc
9、ave? or Convex? 28 *秘书与助理培训29 沟通有什么用 z对个人的好处 z对企业的好处 29 *秘书与助理培训30 沟通对个人的好处 z能理解他人、善解人意 z沟通能力是个人能力的体现 z是创造和谐的人际关系环境的前提条件 z从旁人的经验与习惯中吸取智慧 z减少重复劳动，提高效率 z避免无胃的争执 z激发他人对你的理念与建议产生兴趣 30 *秘书与助理培训31 沟通对企业的好处 z是企业顺利运行的前条件 z企业生产效率的提高 z创造良好的人际关系气氛，对企业的生存 和发展是相当重要的 z有助于化解随着企业的扩张而带来企业内 多文化并存而引发的人际冲突 31 *秘书与助理培训3
10、2 沟通之道 z有意识地使用身体语言 z避免使用别人听不懂的术语 z坦白承认自己的感受，传情达理 z观察对方的举止的时候头脑要开放 32 *秘书与助理培训33 身体语言 z身体姿势 z目光接触 z面部表情 z手势动作 z接触 z人体空间 33 *秘书与助理培训34 倾听技术 z倾听的意义 z有效的倾听 z听好的技巧 34 *秘书与助理培训35 询问技术：问题 z封闭式问题： yDid you? yAre you? yCan you? z开放式问题： yHow many? yWhen are you? yWhere are you? 35 *秘书与助理培训36 建议与要求 36 *秘书与助理培训
11、37 聆听技术 z听 z想 z回应 37 *秘书与助理培训38 聆听技术 zI never said you stole the money. zI never said you stole the money. zI never said you stole the money. zI never said you stole the money. zI never said you stole the money. zI never said you stole the money. zI never said you stole the money. 38 *秘书与助理培训39 有效解决
12、问题的方法 39 *秘书与助理培训40 解决问题中的常见错误Pitfalls y过多地依赖于经验，而不是事实 y还未考虑成熟，就直接寻求答案 y关注于症状，而不是原因 y指责他人，而不是寻求系统的原因 yRelaying on “expert opinion” instead of facts yJumping to solution prematurely yFocusing on symptoms rather than causes yBlaming people instead of the system 40 *秘书与助理培训41 查明问题 “问题的确定是解决问题的一半”Charle
13、s F. Kettering z描述症状 20 症状 80 隐藏的原因 41 * 42 确定可能的原因 “在这个小小的地球上意见比瘟疫或地震带来的麻烦更多” Voltaire 利用5寻求原因 为什么零件尺寸出现误差？ 因为刀具磨损，引起尺寸误 差。 为什么刀具会出现磨损现象？ 因为使用时间较长，而未发 现。 为什么会没有发现？ 因为没有定期检查。 为什么没有定期检查？ 因为没有相应的程序和规定。 零件关键尺寸超差 42 *秘书与助理培训43 计划并实施永久性措施、在可能的地方 加强防范 “如果你觉得可能会出错，那么一定会发生” Murphys law 制定详细的行动计划： z FAILSAFE失效保障 43 *秘书与助理培训44 对继续改进进行测定和评估 “只有衡量，才能了解”James Clark Maxwell 新方法文件化 如果新的方法有助 于解决问题或改进工作， 那么，在问题解决后或改 进后的第一件事就是把新 的方法标准化或程序化。 问题 文件 满意的顾客 44 *秘书与助理培训45 吃大象原理 远 景 目 标 计 划 行 动 45 46
