新公文处理讲解

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1、新公文处理办法讲解 2013年2月 1 1 2 2 一、新办法的主要变化 1、新办法适用范围扩大到了税务系 统各级党的组织，也就是新的公文处 理办法包含和适用于各类党的发文， 包括党组发文、纪委发文和党委发文 。 3 3 2、新办法增加了公文种类。根据 工作条例规定和税务系统的实际情 况，新办法在公文种类中增加了“ 决议”，将老办法12个文种增加到 新办法的13个。 4 4 3、新办法的语言表述更加简洁精炼 。例如，老办法第十三条关于命令 的规定有232字，而新办法只有91个 字 5 5 4、新办法增加了公文拟制章节。老 办法只在发文处理一章中提到公文拟 制，而新办法则专门拿出一章对公文 拟制

2、进行说明。 6 6 5、新办法调整了公文格式要素。老 办法规定公文格式要素包括密级和保 密期限等一共是16项，新办法规定公 文格式要素共18项，主要是主题词改 成信息公开选项，增加了份号、发文 机关署名并调整了页码位置。 7 7 6、统一了发文字号和公文式样。老 办法只对省局机关行政发文的字号作 出规定，新办法在此基础上增加了党 的发文字号和相应的公文式样。 8 8 7、进一步明确了“便函”使用的相 关要求。新办法第六十一条，除了再 次强调便函“非正式公文”的特性外 ，又从正反两个方面对便函的定义和 适用范围进行了设定。 9 9 8、细化了公文办理的内容和程序。 新办法前5章按照党政机关公文处

3、 理工作条例的结构进行编排，第6 章至第8章则结合税务工作的实际情 况，将公文办理包括的发文办理、收 文办理、整理归档环节各自单设一个 章节，并将公文格式的内容充实其中 ，便于税务人员了解和掌握。 1010 二、公文格式各要素变化情况 1、新办法增加了份号，就是机密以上级 别的文件印制若干份时每份公文的顺序编 号。份号一般用6位3号黑体阿拉伯数字， 顶格编排在版心左上角第一行。 1111 2、密级和保密期限，老办法标注 于公文版心的右上角，新办法顶格 编排在版心左上角第二行。 1212 3、紧急程度 ：老办法规定紧急公 文分别标注“特急”“急件”，标 注于版心右上角。新办法规定紧急 公文分别标

4、注“特急”“加急”， 标注于版心左上角。 1313 4、发文机关标志：发文机关全称 或者规范化简称加“文件”二字， 新办法规定联合行文可单独用主办 机关名称，发文机关要与署名一致 。 1414 5、发文字号：新办法要求与老办 法基本一致。增加了党的组织的发 文字号，总局机关代字用“税总” 代替“国税”。 1515 6、签发人：新办法规定只有上行 文才标注签发人。标注签发人应注 意两点：一是只标姓名，不标职务 ；二是联合行文，须标明所有联署 机关签发人即会签人姓名。 1616 7、标题：老办法规定上行文和联合 发文一般不加发文机关名称，新办法规 定上行文加发文机关名称，6个以上机 关联合行文时，

5、发文机关名称可简略。 1717 8、主送机关、正文、附件说明新老办法 要求一致。主送机关在标题下空一行位置 ，居左顶格，回行时仍顶格。同级同类机 关之间使用顿号，同级不同类机关之间用 逗号。在文头纸的主送和抄送中都要使用 全称 。 1818 正文中小标题层次序号依次可用“一 ”、“（一）”、“1”、“（1）”标注 ；第一层一般用黑体字、第二层一般用楷 体字、第三层和第四层一般用仿宋字标注 。 1919 附件在正文下空一行左空二字位置编排 “附件”二字，后标全角冒号和附件名称 。附件如有顺序号，使用阿拉伯数字标注 （如“附件：1.”）；附件名称后 不加标点符号。附件名称较长需回行时， 应与上行附

6、件名称的首字对齐。 2020 9、发文机关署名：老办法只要求最后标 注文件的签发日期和单位印章，新办法要 求发文机关要署名。发文机关署名在成文 日期之上、以成文日期为准居中编排。联 合行文时，应将各发文机关署名按顺序整 齐排列在相应位置，并使印章加盖其上。 2121 10、成文日期：老办法规定用汉字标注 ，新办法要求用阿拉伯数字标注。 2222 11、印章：新办法规定，税务公文应当 加盖发文机关印章，并与署名机关相符。 命令、纪要不加盖印章。联合上行文，发 文机关署名只有主办机关时，可以只加盖 主办机关印章。联合下行文时，所有联署 行文机关均须加盖印章。 2323 12、附注、附件、抄送机关这

7、几项没有 改变。 2424 “附件”二字及附件序号用3号黑体字顶格编 排在版心左上角第1行。附件标题居中编排在版 心第3行。附件序号和附件标题应与附件说明的 表述一致。附件与正文不能一起装订的，附件左 上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标 注“附件”二字及附件顺序号。附件说明和附注 的关系，正文下空一行是附件说明，然后空三行 是发文机关署名和成文日期，然后在成文日期下 一行是附注。 2525 抄送机关是在公文最后一页的版记中， “抄送”二字后标全角冒号，冒号后标注 抄送机关名称，各抄送机关之间用豆号隔 开，回行时与冒号后的抄送机关名称首字 对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。 2626

8、13、印发机关和印发日期，新办法调整 为承办部门名称、印发部门名称和印发日 期。将老办法版记中校对人调整为新办法 中的承办部门，取消打字，印发部门一般 是机关办公室。公文的印发日期区别于公 文的成文日期。 2727 14、页码，新办法要求标注页码。 15、主题词，新办法彻底取消了主题词 2828 三、相近文种的异同 （一）公告与通告 这两个文种均属告知性的公文，它们均可以通过新 闻媒体或在社会上张贴等方式公开发布。 它们的不同点主要表现在：一是从使用者看，公告 的制发者是国家行政机关以及被授权的机关；通告则是 各级机关、人民团体、企事业单位均可使用。二是从发 布内容看，公告内容的重要性大于通告

9、，是郑重宣布重 要事项或法定事项；通告则主要是用于发布应当遵守或 周知事项。三是从公布范围看，公告是面向国内外的， 范围广；通告则是针对社会某一方面，用于局部范围。 2929 三、相近文种的异同 （二）通知与通告 这两个文种都是告知性公文。 它们的不同点主要表现在：通告是普遍告知意思， 是把某一机关、组织的意图、要求普遍告诉人们知道并 加以遵守；通知有可能告知全部，也可能告知部分下级 、平级机关、单位，要求它们知晓或办理，这就是两个 文种的主要区别点。在具体使用上，凡是向社会上公开 告知人们遵守某一事项时，应使用通告；内部行文告知 下级、平级机关办理某一事项，应使用通知。 3030 三、相近文

10、种的异同 （三）通知与通报 这两个文种均属告知性公文。 它们的不同点主要表现在：通知的内容侧重于直接 提要求、明确界限；通报的内容侧重于说明、介绍某一 事物或问题的情况。通报既可以提出下一步工作要求（ 如指导性通报），也可以不提任何要求（如情况性通报 ），而通知（指示性）有工作的意见与要求。通知可用 来批转、转发、印发公文，通报则无此功用。 3131 三、相近文种的异同 （四）意见和报告 它们的不同点主要表现在：在行文方向上，报告仅 用作上行文，意见则可多方向行文，既可作上行文使用 ，也可作下行文和平行文使用；意见用于对重要问题提 出见解和处理办法，报告则主要是汇报工作，反映情况 ，答复上级询

11、问；意见作为上行文时，一般按办件的程 序和要求办理，报告一般只作为阅知性公文处理。 3232 三、相近文种的异同 （五）意见与请示 它们的不同点主要表现在：在行文方向上，请示仅 用作上行文，而意见则可用作上行文、下行文、平行文 。意见若为上行文，只能用于对重要问题提出见解和处 理办法的建议，而请示则无此限制，对符合请示条件的 所有请求指示和批准的事项均可涉及；意见必须对重要 问题表态并提出处理问题的办法，请示则可以直接提出 问题，请求上级机关指示批准。 3333 三、相近文种的异同 （六）请示与报告 这两个文种的共同点是都是上行文，行文的作用都 是向上级机关反映情况。 它们的不同点主要表现为：

12、一是对上级要求不同。 报告不要求上级答复，而请示则要求上级答复。二是行 文时间不同。报告是事中或事后行文，而请示只能是事 前行文。三是文种性质不同。报告属陈述性的上行公文 ，而请示属请求性的上行公文。四是行文的目的不同。 3434 三、相近文种的异同 （七）请示与函 这两个文种的共同点主要是它们的适用范围中都有请求 批准的功用。 它们的不同点主要表现在：一是在行文时间上，函是视 内容可事前、事中、事后行文，而请示只能事前行文；二是 在行文方向上，函主要用于平行文，而请示只能用于上行文 ；三是在行文功能上，除了两者的共同点外，函还可以商洽 工作、询问和答复问题，请示只能请求指示、批准；四是在 行

13、文结果上，因为发函机关与收文机关不相隶属，所以作为 收文机关收到函后，一般只能用函答复，而上级机关收到请 示后，无论对请示事项是否同意，都要给予答复，有时用下 行文批复，有时授权办公厅（室）用函来答复。 3535 三、相近文种的异同 （八）纪要与决定 它们的不同点主要表现在：纪要所记载的是会议的 主要情况和议定事项，不一定必须像决定那样针对重要 或重大事项；纪要不仅仅反映会议议定的事项，还要记 载会议提出的其他方面的事项、要求等；决定必须是完 全确定的决策而不必反映其他意见；纪要中的议定事项 是有关与会各方确立的意见，决定的内容则可根据有关 规则由与会者中的多数人确认并通过即为有效；在表达 方

14、面，纪要需综合反映会议的全面情况，对有关意见和 观点进行阐述，决定则一般无这些内容。 3636 四、公文处理的基本原则 （一）实事求是原则 一是发文要务实，要根据实际需要发文。 二是办文要切实，要结合本机关本单位的工作实 际细化办文规范。 三是拟文要朴实，公文行文要简练精确。 3737 四、公文处理的基本原则 （二）准确规范原则 一是要认真把好公文的质量关。 二是要认真把好公文的程序关。 三是要认真把好公文的出入关。 3838 四、公文处理的基本原则 （三）精简高效原则 一是要坚持少而精的标准。精简公文包含2个方面 ：发文数量要少，公文篇幅要短。 二是要坚持快而好的标准。运转高效也包含了2个

15、方面：公文处理要迅速及时，公文内容要效能突出。 3939 四、公文处理的基本原则 （四）安全保密原则 一是要确保公文使用和传递安全。 二是要确保公文保管安全。 三是要确保公文销毁安全。 4040 五、公文处理的基本程序 （一）收文 收文办理主要程序包括签收、登记、 审核、拟办、批办、承办、传阅、催办 、答复。收文可分为阅知性公文和批办 性公文两大类。 文件 办公室签收、登记， 提出拟办意见 一般性公文 重要性公文 承办部门办理 局领导批办 4141 （二）拟制 公文拟制包括公文的起草、审核和签 发等程序。 科室人员拟稿 科室负责人复审 办公室领导信箱 办公室主任复核 分配文号 分管领导签发 4

16、242 （三）发文 发文办理主要程序包括复核、编号、 校对、印制、用印、登记、封发等程序 。 分管领导签发 办公室文档室编号 打字室排版 发文处室校对 文档室封发电子文稿、打字室打印纸质文件 文档室盖章存档 4343 六、起草文件的基本格式 页边距上是2，下是2.2，左是2.8，右是2.6，页眉是 1，页脚是2.5，题目是宋体2号，加粗，上下各空一行 ，如果是领导讲话，下面的名字和时间都是楷体3号， 正文是3号仿宋，行间距是1.25倍。 领导讲话的正文，一级标题是3号黑体，就是用一、 二、三表示的，二级标题是3号楷体，就是用（一）、 （二）、（三）表示的，其他无论几级都是仿宋。 4444 七、工作中需注意的几个问题 一是正确使用文种 需要上级批复的事项必须使用请示，而不能使 用报告，使用报告上级就无法批复；同级机关行文 不能使用报告，也不能使用请示，而是要使用函， 主办人大议案和政协提案应当使用“鲁国税函”答复代 表和委员，如果是会同其他部门办理，应使用“鲁国 税办函”答复主办单位。 4545 七、工作中需注意的几个问题 二是注意行文规则 文件只能有一个主送机关，而不