第3章报表管理系统

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1、第3章 报表管理系统(T6版) 1 学习要求学习要求 了解会计报表系统的功能与特点。 理解报表系统中有关的基本概念。 熟悉报表管理系统的基本操作流程。 掌握报表格式设置、公式设置及报表数据的处 理方法。 2 第一节 报表管理系统概述 第二节 报表格式设计与公式定义 第三节 报表数据处理 第四节 报表模板 课程内容课程内容 3 一、报表管理系统总体介绍 二、UFO报表系统的主要功能 三、UFO报表系统与其他系统的联系 四、报表管理系统的基本操作流程 五、报表管理系统的报表结构与基本概念 第一节 报表管理系统概述 4 一、报表管理系统总体介绍 （一）报表管理系统 报表管理系统是将计算机技术与会计报

2、表的编制方法相 结合而设计的，专门用于报表数据处理的系统，是会计信 息系统中的一个独立的子系统。会计报表管理系统的主要 任务就是设计报表的格式和编制公式，从总账管理系统或 其他系统中取得有关会计信息，自动编制会计报表，并对 会计报表进行审核、汇总，生成各种分析图表，并按预定 格式输出各种会计报表。 5 （二）UFO报表系统(User,sFriend Soft,即 用友财务软件) UFO报表系统提供了一些固定的财务报 表以便用户使用，但如用户需要一些特 殊格式的报表，可通过自定义的方式来 设计自己所需要的报表格式 。 6 二、UFO报表系统的主要功能 1、提供各行业报表模板(包括现金流量表) 2

3、、文件管理功能 3、格式管理功能 4、数据处理功能 5、图表功能 7 三、UFO报表系统与其他系统的联系 采购管理系统 固定资产管理系统 应收应付管理系统 报表管理系统 库存管理系统 销售出库单 采购入库单 凭证 折旧费 人工费 成本管理系统 凭证 凭证 凭证 材料费 凭证工资管理系统 销售管理系统总账管理系统 存货核算系统 8 四、报表制作基本流程 在会计电算化状态下，编制报表的流程 可以分为三步， 第一步是报表的格式定义，包括空白报 表的设置和报表公式的定义； 第二步是报表的数据处理，包括报表的 数据采集和运算。 第三步为报表的打印输出。 9 第二节 报表格式设计与公式定义 1、建立报表

4、一般由四个基本要素组成：标题，表 头，表体和表尾 。 10 11 报表的格式在格式状态下设计，格式对整个报表都 有效。主要包括以下内容的设计： 1、定义表尺寸 2、调整行高和列宽 3、画表格线 4、设置组合单元 5、设置单元属性及单元风格 6、确定关键字在表页上的位置，如单位名称、年 、月、日等。 7、录入表样文字 12 （1）格式状态和数据状态 1）格式状态。 格式状态下进行报表格式设计的操作和公式的定义工作。报表 格式的设计包括设置表尺寸、行高列宽、单元属性、单元风格 、组合单元、关键字等。报表公式的定义如单元公式、审核公 式、舍位平衡公式的定义。 在格式状态下的操作对该报表中的所有表页都

5、发生作用，该状 态下不能进行数据的录入、计算等。 13 1)格式状态 14 2）数据状态 可管理报表的数据，如输入数据、增加 或删除表页、执行审核和舍位平衡操作 、图形操作、汇总与合并报表等。 数据状态下的操作只对本表页有效，不 能对格式进行修改，但可看到报表的格 式和数据。 15 2)数据状态 16 2、设计表样 （1）设置表尺寸：几行几列 （2）定义行高列宽 （3）划表格线：数据状态下是没有表格 线的。 17 （4）定义组合单元 单元：组成报表的最小单位。单元名称由所在 行、列标识。行号用数字1-9999表示，列标用 字母A-IU表示。如A3、C7。单元的完整描述 为： “报表名”单元名称

6、表页号。在报表“资产 负债表”第5张表页上的C6单元表示为： “资产负债表”C65 组合单元：由相邻的两个或更多的单元组成。 如把A2到B4定义为一个组合单元，可用A2： B4或A2、B4表示。 18 （5）输入表间项目：输入报表项目时， 编 制单位、日期一般不输，应将其单独设置为 关键字。 （6）单元类型 数值单元、字符单元和表样单元。表样单元 的定义对某报表文件的所有表页有效。 （7）单元风格。是指单元内容的格式，对 报表进行修饰，改变字体、字号、字型、对 齐方式、加背景、边框等格式特性。 19 3、设置关键字 关键字是区分不同报表的标志。在一个报表文 件中，可能包含着多个单位、不同时期的

7、报表 ，这时如果需要快速准确地搜索到所需要的报 表，就需要有一个对表页能够进行定位、辨识 的特殊标志，这个特殊标志就是关键字。 系统中共提供了单位名称、单位编号、年、月 、季、日六种关键字，也可以自行定义。主要 是对账表进行定位、取数等操作。 20 表页 一个UFO报表最多可容纳99,999张表页，每一张表 页是由许多单元组成的。一个报表中的所有表页具 有相同的格式，但其中的数据不同。 表页在报表中的序号在表页的下方以标签的形式出 现，称为页标。用第1页-第99999表示，当前表的 第2页，可以表示为2 21 4、编辑公式 UFO报表中公式共有三种，即：单元公 式、审核公式、舍位公式。 单元公

8、式：可定义报表数据间的运算关 系。 审核公式：用于审核报表内或报表间的 勾稽关系是否正确。 舍位公式：用于对报表数据进行进位或 小数取整后重新调整平衡关系。 22 （二）审核公式 23 公式的含义是：报表B37单元的数据必须 等于E37单元的数据，否则，在屏幕上显 示“期末资产总计不等于期末负债及所有 者权益总计”的提示信息。 24 （二）审核公式 25 舍位平衡公式 目前我国对外报表中的金额单位都是“元”。因 此在大规模的单位，会计报表上的数据都比较大 ，阅读报表时就显得比较麻烦，故常常希望将报 表中的数据金额单位由“元”改为“千元”或“万元” ，以方便阅读。 这时报表上原来的数据平衡关系就

9、可能被破坏 ，因此需要重新进行调整，使之保持数据间的平 衡关系。 26 例如：原始报表数据平衡关系为D5+E5=F5， 在未转换之前，D5的值为15237.23元，E5的值 为1543.31元，F5的值为16780.54元，此时该表 页是符合平衡关系的。但在转换为“万元”表之 后，D5的值变为1.52，E5的值变为0.15，F5的 值变为1.68，这时原先的平衡关系被打破，即 1.52+0.15=1.671.68。 报表经舍位后，重新调整平衡关系的公式称为 舍位平衡公式。其中，进行进位的操作叫做舍 位，舍位后调整平衡关系的操作叫做平衡调整 。当报表数据生成之后，应对报表进行审核， 以检查报表各

10、项数据勾稽关系的准确性。 27 28 （1）单元取数公式定义 单元取数公式有四种类型：账务函数、 凭证取数函数、从表内单元取数、从其 他表页中取数、从其他报表中取数。 29 UFO账务函数的基本格式如下： 函数名(“科目编码”，会计期间，“方向” ，“账套号”，会计年度，“编码1”， “编码2”)。 函数内部带中括号的项目为可选项目， 可采用缺省方式。而科目编码或会计期 间则是必选项目。 1、函数名：即函数关键字,账务取数函数 主要函数名，如表所示。 30 账务函数取数 账务函数主要有： 报报表名 称 账务账务 函数名取数含义义 资产资产 负负 债债 表 期初（QC）提取资产类资产类 、负债类

11、负债类 和所有者权权益类类科目的 期初余额额 期末（QM）提取资产类资产类 、负债类负债类 和所有者权权益类类科目的 期末余额额 求和（PTOTAL）提取表内有关项项目合计计数（如非流动资产动资产 合计计 ） 利润润表发发生（FS）提取收入类类科目的贷贷方发发生额额或费费用类类科目的 借方发发生额额 净额净额 （JE）提取损损益类类科目的借方发发生额额与贷贷方发发生额额相 抵减后的差额额 对对方科目发发生（DFS ） 提取损损益类类科目与“本年利润润”科目相对应对应 的 损损益结转发结转发 生额额 扩扩展对对方科目发发生 （DFSEX） 提取损损益类类科目中，出现现收入类类的借方发发生额额 和

12、费费用类类的贷贷方发发生额额。 SELECT本表他页页取数函数（如利润润表中本年累计栏计栏 = 本年上月累计计数+本月发发生额额） 31 科目编码：表示取哪一个科目的数据。 会计期间：表示取某一年哪一个月的数据，可 以是全年、季、月等变量，也可以用具体数字 表示年、季、月。 方向：即借或贷，可以省略。 账套号：表示取哪一套账的数据，为数字型字 符串，缺省时默认为第一套账(默认的账套号可 通过“数据”菜单下的“账套初始”程序设置)。 会计年度：即数据取数的年度，可以省略，省 略时取默认的会计年度，该值也可通过上述“ 账套初始”程序设置。 编码1与编码2：与科目编码的核算账类有关， 可以取科目的辅

13、助账，如无辅助核算可以不填 。 32 从其他表页中取数 对于取自于本表其他表页的数据可以利用某个关键字作 为表页定位的依据，或者直接以页标号作为定位依据，指 定取某个表页的数据。可以运用选择函数取数。 选择函数是指取数时计算机将自动搜寻满足条件的数据 。其基本格式为SELECT()，括号内为取数的条件。 33 1、C5=SELECT(B5,月=月+1) 对照理解：SELECT是本表他页取数，所以第 一个参数是B5说明本页的C5取的是本表的其 他页的B5单元格的数；然后看筛选条件，月是 关键字，这个条件表示本页的关键字比目标页 的关键字大1。所以如果本页关键字月=6，那 么目标页的关键字月=5，

14、这样目标页就找到了 ：关键字月=5的表页的B5单元格。 2.损益表中的累计数如何用这个函数来表示呢 如5101科目（主营业务收入）累计数 D5=C5+SELECT(D5,月=月+1） （D列是累 计数，C列是本月数，这个公式实现的是每月 叠加累计） 34 （2）单元公式录入：格式状态下 1）将光标置于某个单元格，点击“fx”按 钮（或键入“=”）。 2）数据编辑公式单元公式。 3）直接录入或是参照录入 35 5、保存报表 .REP为用友报表文件专用扩展名。 36 第三节 报表数据处理 报表数据处理主要包括生成报表数据、 审核报表数据和舍位平衡操作等工作， 数据处理工作必须在数据状态下进行。 处理时，计算机会根据已定义的单元公 式、审核公式和舍位平衡公式自动进行 取数、审核及舍位等操作。 1、录入关键字 2、整表重算 37 第四节 报表模板 一、调用报表模板生成报表数据 二、自定义报表模板 38