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1、1/39 * Inspur Communication Information Systems Co.,Ltd PPT文档制作方法 2/39 *Inspur group Content 目录 . 封面 . Logo的使用 . 页面设置 . 页码设置 . 正文结构 . 关于字体 . 关于色调 . 综合事例说明 1. 为何要做幻灯片 2. 幻灯片制作概要 3. 善用图片 4. 善用流程图 5. 善用数据 6. 善用图表 7. 内容逻辑构成 8. 金字塔结构 3/39 1,为何要制作幻灯片? 制作幻灯片就是为了通过幻灯片这种良好的表现方式来展现我们的观点或者能力并取得目标人群 的理解和认同 *Ins
2、pur group 4/39 中心思想 每一个幻灯片文件都应该有一个主题并贯穿整个幻灯片文件. *Inspur group 现 象问 题原 因解决方案 5/39 2,Documentation概要 *Inspur group 帮助听众明确地理解。 使听众轻松掌握要点，帮助其认知与记忆。 结合丰富的图片，引起听众的兴趣，集中其注意力。 成功的Documentation技巧! 从听众的立场进行制作。 文字信息实现chart化，数值信息实现graph化。 制作格式一致。 检查所提示的Data的范围。(1图1查的原则) 为卓有成效地表现Message而实现虚拟化 协调应用色彩。 篇幅适当。 2.1 D
3、ocumentation制作要点 6/39 2,Documentation概要 *Inspur group 搜集资料分析/筛选资料 构成资料 制作原稿图表再确认原稿图表 完成Presentation资料 - 考虑主题、目的与日程、 场所、对象人群 - 调查公司内、公共机关的 记录资料及问卷调查 - 整理为必用资料、参考用资料、 不立即使用资料等几类 - 个别资料的综合， 通过分割一个资料来区分要素 - 思考Presentation的逻辑展开 - 预防 逻辑的重复、跳跃、 Data的偏颇与缺乏、 最终终端的修改操作 - 考虑目的与对象、发表母体等， 研究Layout、强调方法 - 通过Rough
4、 Sketch检查有效的 表现方法 - 确认逻辑上是否矛盾、Data 是否充足、有无遗漏 - 改进图表 - 追求制作过程中的效率化， 争取时间 提取Message 决定Presentation 主题 2.2 Presentation资料制作顺序 7/39 3,善用图片创造有效沟通 图片可以把复杂的、难以表达的事物具象化，变得清晰、易懂；善于运用图片的人甚至可以通过 寥寥数图，就从根本上逆转阅读者的固有想法，进而创造出魔术般的沟通效果。然而，道理虽然 浅显，做起来却不那么容易。 *Inspur group 通过简单而形象的比喻, 让吸烟者了解到危害 即使眼见的不是实(是比喻), 也能起到”实”的
5、效果 8/39 4,善用流程图 在我们制作流程图的时候，一定要先提取它在逻辑上的主干。 逻辑上的主干一定要让人一看就知道这里面有明确的逻辑关联，这样才能将流程图的作用最大化 *Inspur group 4.2 简约而不简单 很常见的一种流程说明，不过似乎缺少了一些东西以时间为主干，整个流程图就更加流畅 9/39 4,善用流程图 不管制作的流程图有多复杂，如果其中包括很多图形，最好让这些图形能够充分对齐。 *Inspur group 4.3 细节决定成败 可以借助PowerPoint的“自定义工具栏”功能，把“左对齐”、“右对齐”、“上对齐”、 “下对齐”、“横向对齐”、“纵向对齐”、“横向平分
6、间距”和“纵向平分间距”8个按钮加 进来，它们将为你的流程图制作节省大量时间。 绘图参考线也是推荐使用的一个工具，它的吸附特性可以帮你轻松制作出整洁划一的PPT页 面。在PowerPoint的背景上单击鼠标右键，选择“网格和参考线”，并在弹出的窗口中选中“ 在屏幕上显示绘图参考线”，即可让参考线出现在页面当中。 对比，重复，对齐，就近 10/39 5,善用数据来表达观点 虽然数据可以让我们的观点变得更可信，但请记住，我们所有的观点都是服从于“人与人的沟通 ”这个大前提的。做PPT就是为了沟通，不论这些沟通属于“解释”还是“说服”，这一点都不 会有任何改变。 *Inspur group 11/3
7、9 5,善用数据来表达观点 为进行Presentation，需要从Communication的观点重新研究、修改已掌握的概念。 *Inspur group 重新构成Presentation所需的Data - Issue、Data的混同 - 视觉上的混乱 - 检查逻辑的拟定 - 分类、整理Issue、Data - 应用视觉效果 A B C A B C 5.1 使用数据的原则 12/39 5,善用图表来表达观点 使用图表的目的有两种情形。 自己本身所使用的图表虽然在表现方法上没有制约，但对于要用作与他人Communication手段的 图表而言，则需要掌握对方的认识允许限度并符合这种限度。为此，需
8、要对图表功能有基本的理 解。 *Inspur group 使用图表的目的与表现方法 用于自身理解的分析手段 (概念的整理) 与他人的Communication手段 (概念的传递) 自由的图解法 各种发想法所使用的图表 (KJ法、PERT法等) 只要自身方便，则无任何限制。 其结果是，按自己的偏好制作，他人 无法理解之处也会较多。 也有可能出现创新性的、普遍性的表现方法。 各种Presentation图表 (报纸、杂志、TV、学术书籍、研讨会等) 需要对Presentation的TPO进行确认。 需要对概念/要素进行适当分类、整理。 需要符合对方 “认识能力所及范围” 的Design 目 的 具
9、 体 示 例 表 现 方 法 5.2 如何使用图表 13/39 6,需要注意内容逻辑构成 导出结论后，整理、整合支持该结论的证据(资料)，同时完成整体的逻辑构成。 为了使逻辑构成容易理解，有如下三个要点，a)整体的整合性，b)从逻辑上展开思考，c)强调核 心点及修改表现顺序。 *Inspur group Pyramid Structure Hotel业如要成功， 需要有出色的厨师。 Hotel业的收益性对 餐馆部门收益的依存度 非常大。 (结论) (各章) 餐馆部门的收益性受到 非住宿者使用率的左右。 如要从外部吸引客人，把 口味作为Sales Point是 最有效的。 (各节) Room C
10、harge由于 存在固定费负担， 不能对利润作出 更大贡献。 餐馆部门的 利润直接关系到 Hotel整体的盈亏 14/39 中心思想 每一个幻灯片文件都应该有一个主题并贯穿整个幻灯片文件. *Inspur group 现 象问 题原 因解决方案 15/39 6,需要注意内容逻辑构成 以Pyramid法构建的逻辑在按照其原有形态发表时，有时可能不一定会完全与听众的心理一致。 为此，虽然需要研究发表的顺序，但不以Pyramid对整体的逻辑与证据进行整理，只是考虑听众 的心情与接纳性来组织语言，这种作法并不可取。 *Inspur group 强调核心点及个性表现方法 (开始) (最后一章) 6.1
11、逻辑调整与优化 16/39 7,金字塔型的内容组织结构 为加强说服力，各个个别要素/Message的内容应根据基本原则进行排列。 *Inspur group 要素/Message的排列 基本原则 1. 一个Message是其下level Message群的概括 2. 同一level的Message群为相同Type，按照逻辑 顺序罗列。 3. Message从重要的开始叙述。 重要的是以观众/应听取的人为中心。 构成 主Message (Governing Thought) Sub Message Sub Message 1. Sub Message 2. 3. 重要度 17/39 *Inspu
12、r group . 封面 统一采用该封面样式，最上方为公司名称，中间为报告课题名，下面为公司的Logo。 1. 推荐封面 18/39 *Inspur group . 封面 还有两种可以选择的封面模版，可以根据幻灯片主题选择合适的封面 2. 其它可选封面 19/39 *Inspur group . Logo的使用 在有顾客商的情况下，顾客商的Logo应置于左下方，本公司的Vision和Logo应置于右下方使用，对于 其他Logo的添加可以灵活掌握。 1. 有顾客商的情况 20/39 *Inspur group . Logo的使用 在没有顾客商的情况下，本公司的Vision应置于左下方，Logo则
13、应置于右下方使用。 2. 没有顾客商的情况 21/39 *Inspur group . 页面设置 目录的构成 1. 标题目录的设置 I.Concept II.Text page III.Tables 1.1 Concept 1.2 Text page 一级目录二级目录三级目录四级 1. Graphs 2. Charts 3. Visual Object 4. Cover Pages 22/39 *Inspur group . 页面设置 各级目录的字体大小、位置、编辑方法必须依照以下规定： 1.2.各目录的字体使用规定 一级目录：字体20号，加粗，置于左上角，在母板中制作，单击文本框进行编辑 二
14、级目录：字体18号，加粗，置于右上角，无法在母板中反映，只能复制使用 三级目录：字体16号，加粗，置于概述部分上方左上角、一级目录正下方（ 概述部分位置不变 ） 1. 标题目录的设置 23/39 *Inspur group . 页面设置 页面设置时，统一使用A4用纸，注意请不要选择 “在屏幕上显示” 一项。（否则幻灯片互换时 会出现错位） 2. 页面大小 24/39 *Inspur group . 页面设置 统一的页面格式可以使报告内容更加一目了然，整齐化一，但目录标题、概述的位置即使固定使 用，一不小心也容易错位（如图），针对该问题，具体设置技巧如下： 3. 页面还原技巧 步骤：格式 / 幻
15、灯片版式 / ”标题和文本 ”/ 单击右键 / 重新应用样式 这样就能回到预先定义的母版锁定样式 注意：前提是必须在母版中定义过的文 本框中进行标题目录和概述部分的编辑 25/39 *Inspur group . 页码设置 以封面不加页码为原则 1. 加页码 封面下一页开始表示页码 封面不加页码 页面设置时将除去封面后的第一张幻灯片设置为第一页， 所以封面页码（即幻灯片编号起始值）应设置为 0。 （具体方法：文件/页面设置/幻灯片起始编号） 26/39 *Inspur group . 页码设置 1 . 发表时若没有页码表示，提问时就没有办法指出特定页。 2 . 要把当前页码与整体页码同时标记，
16、否则就无法知道当前发表的进程，容易使听众失去耐心。 2.三种页码添加类型 第一类 : 没有表示页码 傻瓜或放弃社会生活的人制作的文档 * PT : Presentation 11 第二类 : 只表示当前页码 初学者或专业人士（Generalist）制作的文档 11/48 第三类 : 当前页和整个页码同时表示时 成功制作的文档 27/39 *Inspur group . 页码设置 正确的页码标注方法 3.正确的标注方法 不可以用 “ -10/20 - ”的方式 标注，正确标注方法如左上： 附录部分的页数不计入整体页数 中 在母板中进行设置，字体采用12 号，复制使用 “数字区”的 “”, 在页脚处编辑为 “/38（总 页数）”
