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1、Intelligent Office,办公自动化系统,系统结构 功能详细介绍 系统安全措施 项目实施过程 售后服务 在企业管理中的作用,2002年12月,北京吉高电子技术开发有限公司,系统结构,功能详细介绍,普通办公管理,组织机构管理 电子邮件系统 个人通讯簿 个人任务 协作日历 项目计划,在线文档 讨论组 新闻通告 公共网址 综合信息资源 桌面,专业应用服务,工作流程管理 人力资源管理 资源设备管理,决策支持服务,生成各类统计报表 实时了解工作状态 提供最及时的动态信息 连接到业务/财务系统,组织机构管理,人员列表自动按职位排序,多层组织架构,在线考勤,在目录上放置您所需要的快捷方式,组织机
2、构管理的功能特性,部门多级部门的建立、修改、删除 人员的添加、修改、删除（离职） 通过设定条件检索人员 人员职位的添加、修改、删除，可设置职位的级别 支持一人多职设置 自动按人员职位排序 建立和删除用户，并建立用户与人员之间的联系,在线进行考勤记录 考勤报表查询 上下班时间设置 人员角色的设置、修改 角色的定义、角色功能的指派 可建立部门的快捷视图 快速查看“我的部门”的信息 密码修改 查看系统具有的功能清单。,收、发电子邮件,接收和发送内部电子邮件 接收和发送Internet电子邮件 支持丰富的文本格式 可设置多个POP3邮件账户 自动检查新邮件 邮件送达提醒 过滤垃圾邮件 多种方式排序 自
3、动从组织机构和个人通讯簿中获得邮件地址。,通过SMTP网关自动接收来自Internet的邮件,可连接多个外部邮箱,按各种方式排序,建立个人通讯簿,联系人资料录入、修改、删除 按指定条件检索联系人 联系人类别的增加、修改、删除 与Outlook联系人进行数据交换,可建立多个通讯簿,记录个人任务,添加、修改、删除个人任务 可指定任务的起止时间、优先级、状态、完成情况 当日任务自动提醒 未完成任务自动提醒,协同安排日程,在首页上显示今日日程和未确认的邀请； 以日、周、月的方式显示日历； 支持日、周、月格式的日历打印； 可设置日历类型为私人事务、会议、出差、临时外出、假期、电话呼叫、工作事项、特殊、其
4、它等； 可设置日程的提醒时间； 可设置时间的忙、闲、暂定、外出状态； 邀请多人加入日程； 显示每个被邀请人的可用时间状态； 被邀请人可以同意、拒绝他人的邀请； 查找日程安排； 自动发送电子邮件和手机短信提醒； 快速转到今日或某年、某月、某日。,不同颜色显示不同类别的日程,以图标表示多人日程,按日、周、月查看日程,管理项目计划,在首页上显示“我的任务”； 在快捷任务板上，显示所选日期的任务、以及任务截止期限情况； 新建、删除、修改、移动项目； 以甘特图的方式查看项目的任务时间表； 通过资源分配图查看项目的资源分配状况； 新闻、删除、修改、移动任务； 查看任务的详细信息和资源安排； 设置任务的完成
5、情况，并以图形化方式显示； 项目和任务管理的权限控制； 项目库的建立、修改、删除、权限配置； 项目任务完成状态统计； 项目任务综合查询； 与Microsoft Project转入或转出数据。,实时显示任务进度,查看不同人员的任务分配情况,在线文档共享,提供个人文件夹和共享的公共文件夹，支持多级文件夹结构； 在文件夹中对文件进行上传、下载、删除、移动、更名等操作； 根据多项条件进行文件搜索； 支持文件更新和版本管理，可追溯下载文件的历史记录； 对公共文件夹中的文件进行综合的权限管理，管理查看、上载、下载、删除、更新等权限； 可设置文件夹的快捷视图。,个人文件夹和公共文件夹,强大的权限管理,可以查
6、看文件的历史版本,信息发布和在线讨论,建立分类和论坛的快捷方式,格式化文本编辑,对每个论坛可单独进行权限管理,自由上载附件,信息发布和在线讨论,在首页上显示最近访问的论坛，和最近发表的文章； 新建、修改、删除讨论组； 在讨论组中新建、修改、删除论坛； 对论坛的综合权限配置，管理查看、发表、删除、设置精华文章等权限； 可建立讨论组的快捷视图； 在论坛中发表文章，支持格式化文本的在线编辑，支持上传附件； 支持两种论坛视图：顺序式、层次式； 支持文章预览； 自动标记已读文章； 记录文章的点击次数； 支持对精华区的管理、查阅； 对文章进行全文搜索。,发布和查阅新闻、通告,在首页上显示最近新闻； 建立、
7、修改、删除新闻库（如公司新闻、每周快迅、分类新闻等）； 设置和查看本部门新闻； 新闻搜索； 对发布新闻的权限管理； 新闻格式：支持图片及图片位置设置； 新闻搜索引擎：自动从互联网上搜索相关新闻。,建立个性化的“桌面”,显示每个用户不同的个性化的桌面； 在桌面上可显示快捷信息窗口，包括：新闻、日程、项目任务、个人备忘录、工作流收文、论坛（可选择多项）、文档（可选择多项）、电子邮件、头条新闻、个人工具箱等； 桌面内容可由用户自行定制。,工作流程管理,通过“工作流程管理”系统，能够建立各种类型的企业内部管理流程，并实现这些流程的运转、数据的存储和查询、处理过程的监控。,用户可建立各种模板库,快速启动
8、各种流程,直观地看到每天的待办文件,建立和处理各种工作流程,流程管理人员可以通过图形化的流程设计界面，方便地设计某项事项的处理流程，并通过电子表格式的数据设计界面，设计在该处理过程中要处理的数据的样式。,快速、方便地建立各种流程,可以指定自动或手动处理分支,处理人可以预先设定，也可以临时指定,直观地设置文档的处理方式,通过指定的数据来源，获取特定信息,流程监控和处理过程查询,快速列出所有要处理的文件、处理中的文件,随时了解文件的处理过程、历史记录、下一步操作,设定委托办理和短信提醒,当人员外出时，可委托其他人代办所有收件,当用户收到要处理的文件时，系统能够自动发送手机短信提醒,与业务数据库连接
9、,通过“通用数据连接器”，工作流系统可以实时地与用户的业务系统进行数据交互，使业务数据进入Intelligent Office工作流系统进行处理，或者使工作流处理的结果转入业务数据库。“通用数据连接器”使办公自动化系统与业务系统紧密集成，为对数据进一步分析、挖掘并实现决策支持提供了条件。,设置数据源,设置数据的映射关系,工作流程模板示例,财务报销流程 客户服务流程 项目管理流程 公文处理流程 人事管理流程 采购管理流程 业务审批流程 出差值班管理 ,工作流程系统特性总结,模板库管理：新建、删除、修改、加入视图，模板库如：财务报销、人事管理、行政事务、业务处理、收发文等； 可对模板库进行综合的权
10、限设置； 新建、删除、复制、移动模板； 配置模板的基本信息，如：名称、类型、状态、显示方式、文档显示、封面样式； 封面样式可自行定义和扩展，如：普通封面、公司文件、红头文件、签报、批件等； 以图形化的方式显示、修改工作流程； 新建、删除、修改文档，支持多种文档类型：联机电子表格、上传文件、填报模板、自定义格式等； 支持多种流程目标：发出人、特定用户、职位/角色/部门组合、文档中的指定用户、子流程； 通过子流程，可实现多个流程的嵌套； 在图形化的流程图上，设置自动流转条件； 配置在流程各个节点的文档使用方式； 为子流程分配文档；,通过联机电子表格快速定义文档及文档处理的动作设置； 对文档内容可设
11、置多种数据源，包括：下拉列表、外部数据库、其他文档、登录相关信息、附件、流水号、用户选择等； 通过自定义格式，可实现完全灵活的文档设计，并自动对HTML格式的文档进行数据访问配置和流程动作设置； 在多个文件夹中查看流转的文件：草稿、收件、发件、已处理文件； 通过电子邮件自动提醒新到收件； 通过手机短信自动提醒新到收件； 处理期限的设置和提醒； 流程自动流转，可实现单向流程、多向流程、并行流程、循环流程等； 流程手动流转，可由前置节点处理人手工指定下级分支； 可设置处理人委托，在处理人无法办公时自动转向预设置的委托人； 可针对不同的模板库、模板设置流程管理员，以便于对流程进行监控和人工干预； 综
12、合查询各类流转文件； 电子表格数据可自动保存到用户业务数据库。,资源设备管理,“资源设备管理”系统帮助企业管理三种类型的公共资源： 1、预约资源：在时间上排他的永久资源，如会议室、车辆等； 2、借用分配资源：在占有上排他的永久资源，如各类设备、图书、非消耗办公用品等； 3、消耗品：一次性使用的资源，如纸张笔墨、礼品等。,通过“资源设备管理”系统，能够将资源的购买、分配、使用、消耗过程记录下来，并实现资源的申请、审批处理过程，加强公司内部管理，帮助管理层了解资源存量和分布状况，降低资源的浪费并节省费用。,提出资源申请,管理资源分类和属性,资源设备管理的主要特性,可灵活定制的多层资源类别； 可继承
13、的资源类别动态属性； 资源申请过程管理； 根据条件进行资源综合查询； 资源占用情况的查询； 人员对资源的使用情况的查询； 快速查看用户自己的占用资源； 自动统计资源分布状况； 快速查看未归还资源的清单； 动态生成库存资源报表、资源购买报表和资源清理报表； 快到期资源的自动提醒。,人力资源管理,人事信息的增加、修改； 按各种条件组合进行信息检索； 各类信息可动态增加用户定义的字段，适应不同企业的需要； 严密的权限管理，保证人力资源数据的安全性。,人力资源管理的内容,基本信息：记录更详尽的员工资源，在“组织机构”中已有资料的基础上，增加了照片、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、文化程度、工资类别、银
14、行账号、保险账户等信息。 家庭成员：记录员工的主要家庭成员的姓名、性别、关系、工作单位、职务、联系方式等信息。 学历信息：记录员工的学历过程，包括时间、学校、专业、证明人等。 工作记录：记录员工的工作过程，包括时间、工作单位、部门、职务等。 调动情况：记录员工的工作岗位调动情况。 职称评定：记录员工所拥有的职称、资质、资格，以及获得的时间、方式等。 培训记录：记录员工所参加过的培训，包括时间、培训单位、培训内容、方法、专业等。 奖惩记录：记录员工所获得的奖励和惩罚。 薪资变动记录：记录员工的历次薪资调整情况。 合同管理：保存员工与公司签订的历次劳动合同的电子文本。,决策支持服务,生成各类统计报
15、表 实时监控工作状态 提供最及时的动态信息 连接到业务/财务系统,生成各种统计报表,项目计划 项目总览报表 任务分配报表 “谁在做什么”报表 项目费用报表 工作流程 处理情况统计报表 人员工作效率报表,资源设备 资源分布报表 未归还资源报表 库存资源报表 资源购买报表 资源使用报表 人力资源 基本情况(年龄/学历)统计 机构人员分布统计,实时监控工作状态,实时监控 项目和任务的完成情况 文件和业务的处理情况 人员的工作时间安排 自动警告 拖延项目和任务警告 拖延文件和业务警告 工作时间冲突警告,提供最及时的动态信息,快速显示公司内部的最新消息 公司内部新闻 公司内部通告 公司内部讨论组的最新文
16、章 自动搜索行业的最近新闻动态 通过新闻搜索引擎自动检索新闻 可设置各种关键字和搜索条件组合,连接到业务财务系统,通过工作流系统的通用数据接口，将数据转出到业务财务系统，或从业务财务系统中读取数据 从OA系统中建立对业务/财务系统的观察平台,使管理层方便地了解各类综合信息,系统安全措施,身份验证 用户名密码验证 客户数据签名验证 数据安全 密码加密存储 用户数据加密存储 通讯安全 SSL加密通讯 安全日志 关键事件审计,项目实施过程,系统规划,系统环境检查,系统安装配置,系统定制,用户培训,服务器数量及分布方案 存储空间和数据存储位置 服务器安全性设置 名称和标识确定 密码设置,硬件环境检查 操作系统、浏览器版本、数据库服务器检查 安全性检查,建立组织机构 建立各种分类和基本信息 建立工作流程 系统界面定制,普通用户培训 系统管理员培训 二次开发培训,项目实施时间表,售后服务,系统试运行期间，提供为期驻场服务，随时解决用户提出的问题 系统正式上线后，提供以下系统维护服务： 现场技术服务 电话响应请求 远程支持请求 故障预防和软件修补 为用户提供三年免费升级
