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1、走进学生档案 6月9日国际档案日,海医档案馆 学生档案管理室负责人 钟万梅 2014-5,主要内容,学生档案 学生档案管理的相关依据 毕业生档案注意事项,学生档案,定义：是大学生在校期间的生活、学习及各种社会实践的真实历史记录,学生档案内容,高中阶段： 中学毕业生登记表、学籍卡、高校招生报名登记表、体格检查表等 大学阶段： 成绩单、毕业实习鉴定、高校毕业生登记表、就业报到证（副联）、党团材料、奖惩材料,学生档案与人事档案,人事档案：记录和反映个人经历、德才能绩、工作表现的历史记录,学生档案的作用,选拔、任用、考核的主要依据。在重要的人生关口都离不了！ 个人身份、学历、资历等方面的证明 公务员、
2、事业单位时入职审查的依据 与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用； 流动人员计划生育相关事宜及婚姻状况证明 员工工龄的认定和退休工龄的审核等 研究生录取也要审核档案,学生档案管理的相关依据,高等学校档案管理办法 干部档案工作条例（一九九O年修订） 流动人员人事档案管理暂行规定 国务院办公厅.转发教育部等部门关于进一步深化普通高等学校毕业生就业制度改革有关问题意见的通知国办发200219号文件 海南省人事代理暂行办法 海南医学院学生档案管理工作规范（暂行）,高等学校档案管理办法 （ 2008年，教育部和国家档案局， 27号令）,学生类：高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案
3、、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。,人事档案的分类 （根据就业单位的性质）,干部档案工作条例（一九九O年修订） 流动人员人事档案管理暂行规定,对人事档案的收集、整理、查阅借阅、转递等环节进行了规范 如转递:“应通过机要交通或派专人送取,不得邮寄或交本人自带。 两者区别： ：干部档案的管理制度，对象为国有企事业单位的干部、公务员。 :流动人员的管理制度，对象为非国有企事业单位的从业人员，主要包含七类。,流动人员人事档案管理暂行规定,七类人员称为流动人员（专业技术人员和管理人员） 辞职或被辞退的机关工作人员、企事业单位人员 与用人单位解除劳动合同的人员 待业的大中专毕业生 自费出国留学人员
4、 外资企业、私营企业等非国有企业聘用的人员 外国企业常驻代表机构的中方雇员 其他流动人员,流动人员人事档案管理暂行规定,流动人员人事档案管理机构 为县以上 ( 含县)党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构 其他任何单位不得擅自管理 严禁个人保管他人人事档案 跨地区,可由其户籍所在地/现工作单位所在地人才流动服务机构管理,国办发200219号文件：关于进一步深化普通高等学校毕业生就业制度改革有关问题意见的通知,对毕业离校时未落实工作单位的高校毕业生，学校可根据本人意愿，将其户口和档案转至入学前户籍所在地或两年内继续保留在原就读的高校 档案可申请保留在学校两年,海南省人事代理暂行办法
5、 ,人事代理是指政府人事行政部门批准或授权的人才中介服务机构接受用人单位或个人委托，代理其人事业务与人事业务相关的其他事宜。,人事代理的工作职责： 代管人事档案，做好人事档案的接收，转出，档案材料的收集归卷及整理装订 向有关单位提供借阅、查询及出具与档案有关的证明； 为接受人事代理服务人员办理转正定级、档案工资、职称申报、出境政审、社会保险、户粮关系、党(团)组织关系等手续等等。,省人力资源开发局办理档案、户口的条件,1、改派报到证； 2、省级工商注册单位签订的劳动合同； 3、在省政务中心办理用工备案申请登记 4、交纳社保的清单，至少6个月；,改派报到证的条件,1、报到证（原件、复印件） 2、
6、毕业证及身份证（原件、复印件） 3、个人改派申请 4、劳动合同（原件、复印件） 5、用人单位营业执照副本复印件（加盖公章） 6、就业单位同意接收书面函件（加盖公章） 7、社会保险需交满6个月以上，打印清单,海南医学院学生档案管理工作规范（暂行）,规定了收集、整理、查阅借阅、转递、学生档案的补办等内容 学生档案最多可在校免费保管2年，留校保管需办理寄存档案的手续，签订寄存协议,毕业生档案注意事项,归档 转递 常见问题,毕业生档案工作流程图,档案收集,填写档案 转递登记表,到档案馆 整理装袋,发送电子版 、提交证明、 寄存协议,填写档案转递机要信封、 档案转递通知单,审核通过,机要邮寄,自带档案,
7、档案查询,档案 移交,毕业生档案归档,归档范围： 入党材料：正式党员的党员档案、入党申请人（没有发展为入党积极分子）的材料 其它的转入党组织 获奖材料：校级及以上获奖证书复印件（需加盖院系公章） 本科生的学生登记卡（在辅导员处）,毕业生档案归档,归档要求 手写材料一律用黑色墨水或签字笔填写；注明组织盖章处须盖上组织公章。 材料排序：按报到证副联、高校毕业生登记表、成绩单、学生登记卡、实习鉴定、奖惩材料、党团材料顺序排列 各人之间按学号从小到大排序。,毕业生档案归档,归档要求 移交材料的同时应提供移交清单，一式两份。 各班在移交材料的同时，由指定班干部带领3-4名同学到档案馆负责将本班材料分别装
8、入各人档案袋。 归档时间安排,明确档案去向,报到证,毕业生就业报到证的功能,落实工作关系的功能： 到接收单位报到的凭证，用人单位以毕业生就业报到证为依据，办理接收毕业生有关事宜； 证明身份的功能：证明持证的毕业生是纳入国家统一招生计划的学生 迁移户口的功能：公安机关凭毕业生就业报到证办理落户事宜；,人事代理功能：人才服务机构存档的证明； 保护和维护普通高校毕业生权益的功能 报到证副本是存入个人档案的必备材料 有效期问题：2年后不能改派,填写档案转递登记表,每一个人都得填写 基本上是依据报到证来填写 注意寄存、转出、其它三个表格 单位没有注明省、市、县的须填详细地址,寄存协议,档案留在学校的人填
9、写 一式两份 2年后由学校转回,档案转递方式,机要邮寄（县级及以上的政府部门、国有企事业单位） 专人派送 个人自带（特殊情况下）,填写机要信封要求,字迹工整 单位、地址信息无误,海南省海口市人力资源和社会保障局 海南医学院档案馆 张三 缄 13810020030,档案转递手续（个人办理）,本人办理： 报到证 调档函（不按报到证转时） 个人有效证件（身份证/毕业证） 委托他人办理： 亲笔签名委托书、委托人和受托人的身份证复印件（可委托他人办理） 报到证/调档函,档案查询,档案经机要寄出后，请于2个月内到档案接收单位查询落实档案是否寄达并按要求办理相关手续。 档案没到，致电66893065登记查询
10、 机要查询在一年内有效，过期查询无效，请同学们谨记。,毕业生档案常见问题,我想转档案，该办什么手续？,本人办理： 调档函（不按报到证转时） 个人有效证件（身份证/毕业证） 委托他人办理： 亲笔签名委托书、委托人和受托人的身份证复印件（可委托他人办理） 调档函（不按报到证转时）,我没有正式单位，档案不知道放哪里，就放学校吧！,按报到地址转到当地的人才机构并办理人事代理手续. 保管档案，出具与档案有关的证明 转正定级、档案工资、职称申报、出境政审、社会保险、党(团)组织关系,不按报到地址填写转递单位,李同学在x县人民医院就业，但还不是正式编制的员工，单位不负责保管档案，报到地址为x县人力资源和社会
11、保障局。 在提交档案转递登记表时，转递单位为xx县人民医院 应为x县人力资源和社会保障局。,档案接收单位无档案保管权限,王同学在x医药公司就业，报到证的地址为：x医药公司。该企业为非国有企业，不据有保管人事档案的资质。 其在提交档案转递登记表时，转递单位一栏为：x医药公司。 应填三方就业协议上注明的档案保管单位，若没有，则跟工作单位落实档案托管单位，若落实不了，则转到工作地的人才市场或转回原籍。,档案转递到不能接收机要件的单位,能接收机要件的单位一般为县级及以上的政府部门、国有企事业单位。 若转递地址为不能接收机要件的单位，有两种情况：一是退回，二是上级机构接收。 张同学在华泰医院就业，其转递
12、地址为广东省湛江市霞山区建设路40号火车站旁“华泰医院”。经机要寄出后，张同学来电说收不到。 经查询，该档案于2011年7月14日霞山区政府某某同志签收了。,档案可以自己保管？,一些同学认为自带档案方便，要求自带档案。但是他不按毕业生档案转递通知单的要求及时把档案托管到人才中心，而是长期放在自己手上。 自己保管档案无效，因为不能保证档案的客观性、完整性，没有凭证效用。 后果：后来考上公务员、事业单位时，入职需要调档，会受影响。在升学、出国政审、婚育证明等方面无法提供相应的人事证明。,档案在学校保管满2年了怎么办？,学校将于2016年年底前根据寄存协议转出去，届时会公布在档案馆网站上,小测试,小王在省人民医院工作，他的档案该转到哪里？为什么？ 小李在部队工作，他的档案该转到哪里？为什么？ 小潘海口人，在深圳一医药公司工作，他档案该转到哪里？为什么？,谢谢！ 电话：66893065 地址：图书馆六楼学生档案管理室 网址：海医校园网首页/管理机构/档案馆,
