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1、,本资料仅是我个人的理解，表述不够准确或错误难免，只限参考。,公文格式及公文管理,一、公文格式,公文格式即公文规格样式，是指公文中各个组成部分的构成方式，它和文种是公文外在形式的两个重要方面，直接关系到公文的效用的发挥。,新条例与原条例、原办法公文格式的不同处：,第一，将党委的条例和行政的办法合并为新的条例。 第二，规范了承载公文的介质，主要包括纸张的开本、规格、印刷、装订等要求；统一了公文用纸幅面，采用国际标准A4型纸。 第三，调整了公文的组成要素，并将这些要素在页面上重新确定了标注位置。,第四，对公文数据的表现形式，包括文字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等的使用规范。 第五，取消了主
2、题词和共印份数，增加了页码的表述。 第六，发文机关标志中，取消了发文机关全称或者规范化简称加括号标明文种的发文机关标志，换成了发文机关全称或者规范化简称的标志。 第七，灵活摆放主送机关的位置，当第一页排放不下主送机关时，可放在抄送机关的位置。,公文格式主要从以下四个方面介绍： 一、总体的要求； 二、版头部分的要求； 三、主体部分的要求； 四、版记部分的要求。,一、总体的要求,包括适用范围、开本、版心、标点、字体字号及文字的颜色、制版、印刷、装订等八部分。,（一）适用范围：,明确规定党政机关公文格式适用于各级党政机关制发公文。其他机关和单位的公文可以参照执行。,（二）开本：,文件采用60g/ 8
3、0g/胶印纸或复印纸，纸张白度在85%-90%；开本为 A4型纸型，成品尺寸为宽210mm，长297mm。,文件尺寸,297mm,210mm,上下的空法,35mm,40mm,（三）版心：,公文版心尺寸为宽156mm，长225mm（不含页码）。 版面上空约37mm1mm，订口（左白边）空28mm1mm，下空约35mm1mm（含页码）。 公文一般每页22行，每行28个字，并撑满版心。为了便于印制，每页的行数可调整为21行或23行，并保持各页行数相同。 在调整行数时适当调整行间距，以保证版心高度的相对固定。,文件版心的空法,35mm,40mm,标点符号用法，采用中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局
4、、中国国家标准化管理委员会2011年12月30日发布，2012年6月1日实施的标点符号用法，并按规定使用，注意符合中文排版规范 。,（四）标点：,（五）字体字号及文字的颜色：,1.字体字号。如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特殊情况可以作适当调整。 2.文字的颜色。如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。,（六）制版：,制版时要求版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。,（七）印刷：,印刷要求双面印刷；页码套正，两面误差不超过2mm，黑色油墨应达到色谱所标BL100%，红色油墨应达到色谱所标Y80%，M80%。印品作墨实，均匀；字面不花、不白、无断划
5、。,公文应左侧装订，不掉页，两页码之间误差不得超过4mm。裁切后的成品尺寸允许误差2mm，四角成90度,无毛茬或缺损。 公文一般采用骑马订的方式装订，无法用骑马订时采用平订的方式装订。,（八）装订：,装订公文应做到： （1）订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差4mm； （2）无坏订、漏订、重订，钉脚平伏牢固； （3）骑马订钉锯均在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3mm-5mm； 包本装订公文的封皮（封面、书脊、封底）与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。,公文首页红色分隔线以上的部分称为版头。公文版头由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人和版头中的分隔线
6、七部分组成。,二、版头部分的要求,份 号,密级和保密期限,发文字号,紧 急 程 度,发文机关标志,中共九江市委文件 九发201212号 - 1 -,000001 机 密 特 急,分隔线,九江市人民政府文件,九府发20122号,紧急程度,密级和保密期限,发文机关标志,发文字号,000001 机密1年 特急,份号,分隔线, 文件 201212号 关于 的通知 。 ,000001 机密1年 特急,份号,密级和保密期限,紧急程度,发文字号,发文机关标志,分隔线, 签发人： 201212号 关于 的请示 。 ,000001 机 密 特 急,签发人,公文标注份号有利于文秘人员对公文的管理和利用，掌握公文的
7、去向，也便于公文的分发、清退、查对、借阅和统计。特别是密级文件应标注份号。 公文份号一般用6 位3号（仿宋体）阿拉伯数字标识在版心左上角的第一行，份数不足6位数的前面均用0补足。,（一）份号（即文件印制份数的顺序号）：,根据条例规定，涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。 密级和保密期限，一般用3 号黑体字，顶格标式在版心左上角第二行位置（即编号的下方）。如需同时标识保密期限，密级和保密期限之间用实心“”隔开，密级二字中间不空字。没有保密期限的，密级二字中间空1字。保密期限中的数字用阿拉伯数字标识。,（二）密级和保密期限：,（三）紧急程度（即对文件送达和办理时间的
8、要求）：,根据紧急程度，紧急公文应当分别标注 “特急”、“加急”。 电报一般都是比较紧急，均需要标明紧急程度，紧急电报分别标明“特提”、“特急”、“加急”和“平急”。 公文如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第三行；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行编排。如图：,文件编号、密级和保密期限、紧急程度的标法一,文件编号、密级和保密期限、紧急程度的标法二,（四）发文机关标志：,除在报刊上公开发表的公文,不使用发文机关标志外，公文都应使用发文机关标志，以示公文的庄重和权威性。 发文机关标志可由发文机关全称或标准化简称加上
9、“文件”二字组成，也可由发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布在公文首页上部，上边缘至版心上边缘为35mm。推荐使用小标宋体字，颜色为红色；以醒目、美观、庄重为原则。,联合行文时，发文机关标志既可用主办机关的名称，也可用联署机关的名称。若把联合行文单位的发文机关标志都排上，一般应当将主办机关名称排列在前，如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。但单位再多，也必须保证公文首页显示正文。字号的大小看字数多少，以版心一行能排下为限，但字号应不大于上级机关的发文机关标志。,（五）发文字号（即机关制发文件的编号）：,发文字号是党政机关制发公文的编号，由机
10、关代字、发文年度和发文顺序号三部分组成，缺一不可。 发文字号一般用3号仿宋体，简称要准确而没有歧义，年份应标全称，如“2012”，不能用简称“12”；用中文六角括号“ ”括起来，不能用西文的方括号“ ”；顺序号不编虚位号，顺序号前不能加“第”字。如“赣办发20121号”，不能写成“赣办发 2012第001号” 。 另外,联合行文只标主办机关的发文字号。,上行文均需标注签发人，以表示对该文件的负责。签发人由“签发人”3个字加全角冒号和签发人姓名组成，“签发人”用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字标注。 标注签发人的文件，发文字号居左空1字，签发人及签发人姓名标右侧，右侧后空1字。,（六）签发人
11、（即机关签发公文的负责人）：,联合行文的单位均应标签发人，签签发人姓名按发文机关的排序从左到右、自上而下依次均匀顺排，一般每行排两个姓名，主办机关的签发人排第一行，其他单位的签发人按版头的排序往下排。回行时与上一行第一个签发人姓名对齐，最后一个签发人姓名应与发文字号处在同一行。,（七）版头中的分隔线：,在发文字号之下4mm处印一条与版心同宽的红色分隔线,其高度一般不小于0.5mm。,三、主体部分的要求 公文首页红色分隔线（不含）以下公文末页首条分隔线（不含）以上部分称为主体。公文主体由标题、主送机关、正文、附件说明、（发文机关署名、成文日期、印章）、附注、附件七部分组成。,（一）标题：,1.公
12、文标题组成“三要素”：由发文机关全称或规范化简称、公文主题和文种组成。 2.标题中可用的标点符号有：书名号、引号、顿号、连接号和括号等。 3.标题具有“画龙点睛”的作用，有助于阅读者对公文的制发机关、内容、性质的了解，便于公文的登记、办理、整理归档等处理工作。文字排列要注意合理、美观。,标题的排法：,位于红色分隔线下空2行位置，用2号小标宋体，一行或多行居中排布。多个发文机关名称之间用空格分开，不加顿号，换行时省略空格。多行标题换行时，注意句子词意的完整性，做到排列得当，长短适宜。 副标题用3号楷体。副标题中的人名，两个字的两字间空开2个字，三个字的，每字间分别空半个字。标有“送审稿”、“代拟
13、稿”等的，每字间分别空半个字。日期用3号楷体。,多行标题的排列方式，一般是正宝塔、倒宝塔或棱形，两行、三行的标题要避免出现上下长度一样的长方形或上下长、中间短的沙漏形型排法，必须一行长，一行短，哪行长，哪行短，应根据句子的词意来断定。三行的标题排法应为第二行比第一行长，第三行比第一行短；四行标题的排法应第二行比第一行长，第三行比第一行短，第四行比第三行短。,两行标题的排法 中 共 江 西 省 委 关 于 进一步加强管理的通知,三行标题的排法 中 共 江 西 省 委 关 于 印发进一步加强和改进 工作的意见的通知,四行标题的排法 中 共 景 德 镇 市 委 关于 印发进一步加强和改进 工作的意见
14、的通知,两个以上联合机关排列要转行的排法 市 委 办公室 市政府办公室 关于印发 进一步加强和改进新时期工作 的意见 的通知,市委办公室 市委宣传部 市直机关工委 关于印发进一步加强和改进新时期 工作的意见的通知,市 委 办 公 室 市 政 府 办 公 室 关于进一步加强 工作的通知,避免出现的二种排法 第一种是三行或两行长度一样的等号形或长方形的排法。,市 委 办 公 室 市 政 府 办 公 室 关于印发进一步加强和 改进工作的意见的通知,第二种是上下长、中间短的沙漏形的排法。,（二）主送机关：,1.指受理公文的机关。 2.主送机关应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称，使用简称要规范、准确；使用统称，包括地区、部门、单位要齐全，称谓要准确。 3.位于标题下方、正文上方，顶格排印。 4.向上级机关行文，应当主送一个上级机关，如需其他相关的上级机关阅知，可用抄送。 5.如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。,与标题空一行。 可
