《excel-表格制作》由会员分享，可在线阅读，更多相关《excel-表格制作（53页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、EXCEL表格制作,员工通讯录,回顾Word表格制作,插入表格 录入文字并进行格式设计,基础知识,认识Excel 2003 2-1,Excel 2003 界面,标题栏,工具栏,菜单栏,工作表标签,编辑栏,单元格名称,单元格,工作表 导航按钮,认识Excel 2003 2-2,工作簿和工作表,双击打开工作簿,包含3个工作表,二、员工通讯录的制作,制作步骤,输入数据并进行格式设置 表格样式设置 添加公司的标志图片 制作分隔线 命名员工通讯录工作表 保存员工通讯信息,单元格和单元格区域的选择,编辑数据,编辑数据1-1,编辑内容,输入文字,1） 向单元格输入或编辑的方式,（1）单击选择需要输入数据的单
2、元格，然后直接输入数据，输入的内容将直接显示在单元格内和编辑栏中。 （2）单击单元格，然后单击编辑栏，可在编辑栏中输入或编辑当前单元格的数据。 （3）双击单元格，单元格内出现插入光标，移动光标到所需位置，即可进行数据的输入或编辑修改。 如果要同时在多个单元格中输入相同的数据，可先选定相应的单元格，然后输入数据，按Ctrl+Enter键，即可向这些单元格同时输入相同的数据。,2）文本（字符或文字）型数据及输入,在Excel 2003中，文本可以是字母、汉字、数字、空格和其他字符，也可以是它们的组合。在默认状态下，所有文字型数据在单元格中均是左对齐。 输入时注意以下几点： （1）在当前单元格中，一
3、般文字如字母、汉字等直接输入即可。 （2）如果把数字作为文本输入 例如：身份证号码、电话号码、“=3+5”、2/3等），应先输入一个半角字符的单引号“”再输入相应的字符。例如，输入“01085526366”、“=3+5”、“2/3”。,3）数字（值）型数据及输入,数字型数据除了数字09外，还包括 +（正号）、-（负号）、(、)、 ,（千分位号）、.（小数点）、/、 、%、E、e等特殊字符。 数字型数据默认右对齐，数字与非数字的组合均作文本型数据处理。,输入数字型数据时，注意以下几点： （1）输入分数时，应在分数前输入0（零）及一个空格，如分数2/3应输入“0 2/3”。如果直接输入“2/3”或
4、“02/3”，则系统将把它视作日期，认为是2月3日。 （2）输入负数时，应在负数前输入负号，或将其置于括号中。如-8应输入-8或(8)。 （3）在数字间可以用千分位号“,”隔开，如输入“12,002”。,（4）单元格中的数字格式决定Excel 2003在工作表中显示数字的方式。如果在“常规”格式的单元格中输入数字，Excel 2003会将数字显示为整数、小数，或者当数字长度超出单元格宽度时以科学记数法表示。采用“常规”格式的数字长度为11位，其中包括小数点和类似“E”和“+”这样的字符。如果要输入并显示多于11位的数字，可以使用内置的科学记数格式（即指数格式）或自定义的数字格式。 无论显示的数
5、字的位数如何，Excel 2000都只保留15位的数字精度。,4）日期和时间型数据及输入,Excel 将日期和时间视为数字处理。工作表中的时间或日期的显示方式取决于所在单元格中的数字格式。在默认状态下，日期和时间型数据在单元格中右对齐。 输入时注意以下几点： （1）一般情况下，日期分隔符使用“/”或“-”。例如，2006/2/16、2006-2-16、16/Feb/2006或16-Feb-2006都表示2006年2月16日。 （2）如果只输入月和日，Excel 2000就取计算机内部时钟的年份作为默认值。例如，在当前单元格中输入2-16或2/16，按回车键后显示2月16日，当再把刚才的单元格变
6、为当前单元格时，在编辑栏中显示2010-2-16（假设当前是2010年）。Excel 对日期的判断很灵活。例如，输入2006-5-16时，Excel 经过判断将认为是日期型数据；输入16-Feb、16/Feb、Feb-16或Feb/16时，都认为是2月16日。,（3）时间分隔符一般使用冒号“:”。例如，输入7:0:1或7:00:01都表示7点零1秒。可以只输入时和分，也可以只输入小时数和冒号，还可以输入小时数大于24的时间数据。基于12小时制输入时间:在时间（不包括只有小时数和冒号的时间数据）后输入一个空格，然后输入AM或PM（也可以是A或P），用来表示上午或下午。否则，Excel 将基于24
7、小时制计算时间。例如，如果输入3:00而不是3:00 PM，将被视为3:00 AM。 （4）如果要输入当天的日期，则按Ctrl+“;”（分号）。如果要输入当前的时间，则按Ctrl+Shift+“:”（冒号）。 （5）如果在单元格中既输入日期又输入时间，则中间必须用空格隔开。,5）自动填充数据,Excel 2003有“自动填充”功能，可以自动填充一些有规律的数据。如：填充相同数据，填充数据的等比数列、等差数列和日期时间数列等，还可以输入自定义序列。 1）自动填充：根据初值决定以后的填充项 方法为：将鼠标移到初值所在的单元格填充柄上，当鼠标指针变成黑色十字形时，按住鼠标左键拖动到所需的位置，松开鼠
8、标，即可完成自动填充。,（1）初值为纯数字型数据或文字型数据时，拖动填充柄在相应单元格中填充相同数据（即复制填充）。若拖动填充柄的同时按住Ctrl键，可使数字型数据自动增1。 （2）初值为文字型数据和数字型数据混合体，填充时文字不变，数字递增减。如初值为A1，则填充值为A2、A3、A4等。 （3）初值为Excel预设序列中的数据，则按预设序列填充。 （4）初值为日期时间型数据及具有增减可能的文字型数据，则自动增1。若拖动填充柄的同时按住Ctrl键，则在相应单元格中填充相同数据。,（5）输入任意等差、等比数列,先选定待填充数据区的起始单元格，输入序列的初始值。再选定相邻的另一单元格，输入序列的第
9、二个数值。这两个单元格中数值的差额将决定该序列的增长步长。选定包含初始值和第二个数值的单元格，用鼠标拖动填充柄经过待填充区域。如果要按升序排列，则从上向下或从左到右填充。如果要按降序排列，则从下向上或从右到左填充。如果要指定序列类型，则先按住鼠标右键，再拖动填充柄，在到达填充区域的最后单元格时松开鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击相应的命令。,也可以在第一个单元格输入起始值，（如：2）；通过“编辑”菜单中的 “填充”“序列”命令，打开“序列”对话框产生一个序列。如图所示，在对话框的“序列产生在”区域选择“行”，选择的序列类型为“等比数列”，然后在“步长值”中输入2，“终止值”中键入256，最后单
10、击“确定”，就会看到如图所示的结果。,2）创建自定义序列,用户可以通过工作表中现有的数据项或输入序列的方式，创建自定义序列，并可以保存起来，供以后使用。 （1）利用现有数据创建自定义序列： 如果已经输入了将要用作填充序列的数据清单，则可以先选定工作表中相应的数据区域。单击“工具”菜单中的“选项”命令，打开“选项”对话框，在对话框中选择“自定义序列”选项卡，单击“导入”按钮，即可使用现有数据创建自定义序列,（2）利用输入序列方式创建自定义序列： 选择图中“自定义序列”列表框中的“新序列”选项，然后在“输入序列”编辑列表框中，从第一个序列元素开始输入新的序列。在输入每个元素后，按回车键。整个序列输
11、入完毕后，单击“添加”按钮。,编辑数据1-2,复制、粘贴 快捷键 复制： + 粘贴： + 菜单命令 编辑复制（或粘贴） 编辑Office 剪贴板 鼠标拖动,复制,剪贴板,剪贴板窗口,粘贴,选择性粘贴,一个单元格含有多种特性，如内容、格式、批注等。可以使用选择性粘贴复制它的部分特性。 选择性粘贴的操作步骤为： 先将数据复制到剪贴板，再选择待粘贴目标区域中的第一个单元格，单击“编辑”“选择性粘贴”命令，选择相应选项后，单击“确定”按钮可完成选择性粘贴。,编辑数据1-3,移动,1,2,3,编辑数据1-4,删除,选择删除形式,删除整行,编辑数据1-5,插入,选择插入形式,插入一行,单元格设计,2-1,
12、合并单元格,勾选即合并，取消勾选则取消合并,2-2 设置行高与列宽,设置行高： 设置列宽,同设置行高,2-3 设计单元格中数据格式,单元格格式设计2-3,列标题单元格中数据格式： 对齐方式：居中；字体：宋体，加粗，11 具体数据： 对齐方式：居中；字体：宋体，加粗，10,2-4 为单元格设置底纹,颜色：浅绿色,2-4 为单元格设置底纹,2-5 为单元格添加边框,颜色：绿色 边框：最粗的直线 框内线：最细的直线,3 插入对象,文本框中字体的格式 字体：隶书；16；加粗； 对齐方式： 水平：两端对齐 垂直：居中,打开绘图工具栏，用鼠标画出一个文本框,4 命名工作表,5 隐藏通讯录中的网格,6 冻结
13、窗格快速浏览信息,7 打 印,工作表或图表在编辑好之后，打印前，应使用“打印预览”命令看一下模拟显示，若不满意，可通过“页面设置”进行适当设置，根据需要插入分页符，直到效果满意时再打印。 页面设置 使用分页符 打印预览 打印工作表,7-1 页面设置,单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，出现如图所示的“页面设置”对话框，该对话框中共有“页面”、“页边距”、“页眉/页脚”和“工作表”4个选项卡（若当前被编辑的是一个图表，则“工作表”选项卡将变为“图表”选项卡）。,7-2“页面”、“页边距”选项卡,“页边距”选项卡如图所示，可设置页面四个边界的距离、页眉和页脚的上下边距等，设置方法同Word类似,
14、7-3“页眉/页脚”选项卡,单击“页面设置”对话框中的“页眉/页脚”选项卡，或者单击“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令，都会出现如图所示的对话框。 如果设置页眉和页脚，可单击 “页眉”和“页脚”的下拉列表，选择内置的页眉和页脚格式。也可分别单击“自定义页眉”、“自定义页脚”按钮，在相应的对话框中自己定义。,7-4 “工作表”选项卡,单击“页面设置”对话框中的“工作表”选项卡，出现如图所示的对话框。 （1）打印区域： （2）打印标题： （3）,若不设置，则当前整个工作表为打印区域；若需设置，则单击“打印区域”右侧的折叠按钮，在工作表中拖动选定打印区域后，再单击“打印区域”右侧的折叠按钮，返回对话
15、框，单击“确定”按钮。,每页都打印行号和列标：选中图中的“行号列标”复选框即可。,如果要使每一页上都重复打印列标志，则单击图中的“顶端标题行”编辑框，然后输入列标志所在行的行号；如果要使每一页上都重复打印行标志，则单击“左端标题列”编辑框，然后输入行标志所在列的列标。,7-5 使用分页符,如果需要打印工作表的内容不止一页，Excel 将自动在其中插入分页符将其分成多页。分页符的位置取决于所选纸张的大小、页边距设置和设定的缩放比例。当用户有特别需要时，可以人工插入分页符。 1. 插入水平分页符 单击要插入分页符的行下面的行的行号，再选择“插入”菜单中的“分页符”命令。 2. 插入垂直分页符 单击
16、要插入分页符的列右边的列的列标，再选择“插入”菜单中的“分页符”命令。 3. 分页预览 选择“视图”菜单中的“分页预览”，手动插入的分页符显示为实线，Excel 自动插入的分页符显示为虚线。,4. 移动分页符 只有在分页预览时才能移动分页符。移动分页符的步骤为：选择“视图”菜单中的“分页预览”命令，然后根据需要将分页符拖至新的位置。 5. 删除分页符 如果要删除人工设置的水平或垂直分页符，则单击水平分页符下方或垂直分页符右侧的单元格，然后选择“插入”菜单中的“删除分页符”命令；如果要删除工作表中所有人工设置的分页符，则选择“视图”菜单上的“分页预览”命令，然后右击工作表中任意位置的单元格，再选择快捷菜单中的“重置所有分页符”命令。另外，也可以在分页预览时将分页符拖出打印区域以外来删除分页符。,7-7 打印预览,单击“常用”工具栏上的“打印预览”按钮或者“文件”菜单中的“打印预览”命令，出现如图所示的“打印预览”窗口。,在此窗口中上方有一排按钮，它们的作用是： （1）上（下）一页：若要打印的内容超
