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1、EXCEL表格制作,员工通讯录,回顾Word表格制作,插入表格 录入文字并进行格式设计,基础知识,认识Excel 2003 2-1,Excel 2003 界面,标题栏,工具栏,菜单栏,工作表标签,编辑栏,单元格名称,单元格,工作表 导航按钮,认识Excel 2003 2-2,工作簿和工作表,双击打开工作簿,包含3个工作表,二、员工通讯录的制作,制作步骤,输入数据并进行格式设置 表格样式设置 添加公司的标志图片 制作分隔线 命名员工通讯录工作表 保存员工通讯信息,单元格和单元格区域的选择,编辑数据,编辑数据1-1,编辑内容,输入文字,1) 向单元格输入或编辑的方式,(1)单击选择需要输入数据的单
2、元格,然后直接输入数据,输入的内容将直接显示在单元格内和编辑栏中。 (2)单击单元格,然后单击编辑栏,可在编辑栏中输入或编辑当前单元格的数据。 (3)双击单元格,单元格内出现插入光标,移动光标到所需位置,即可进行数据的输入或编辑修改。 如果要同时在多个单元格中输入相同的数据,可先选定相应的单元格,然后输入数据,按Ctrl+Enter键,即可向这些单元格同时输入相同的数据。,2)文本(字符或文字)型数据及输入,在Excel 2003中,文本可以是字母、汉字、数字、空格和其他字符,也可以是它们的组合。在默认状态下,所有文字型数据在单元格中均是左对齐。 输入时注意以下几点: (1)在当前单元格中,一
3、般文字如字母、汉字等直接输入即可。 (2)如果把数字作为文本输入 例如:身份证号码、电话号码、“=3+5”、2/3等),应先输入一个半角字符的单引号“”再输入相应的字符。例如,输入“01085526366”、“=3+5”、“2/3”。,3)数字(值)型数据及输入,数字型数据除了数字09外,还包括 +(正号)、-(负号)、(、)、 ,(千分位号)、.(小数点)、/、 、%、E、e等特殊字符。 数字型数据默认右对齐,数字与非数字的组合均作文本型数据处理。,输入数字型数据时,注意以下几点: (1)输入分数时,应在分数前输入0(零)及一个空格,如分数2/3应输入“0 2/3”。如果直接输入“2/3”或
4、“02/3”,则系统将把它视作日期,认为是2月3日。 (2)输入负数时,应在负数前输入负号,或将其置于括号中。如-8应输入-8或(8)。 (3)在数字间可以用千分位号“,”隔开,如输入“12,002”。,(4)单元格中的数字格式决定Excel 2003在工作表中显示数字的方式。如果在“常规”格式的单元格中输入数字,Excel 2003会将数字显示为整数、小数,或者当数字长度超出单元格宽度时以科学记数法表示。采用“常规”格式的数字长度为11位,其中包括小数点和类似“E”和“+”这样的字符。如果要输入并显示多于11位的数字,可以使用内置的科学记数格式(即指数格式)或自定义的数字格式。 无论显示的数
5、字的位数如何,Excel 2000都只保留15位的数字精度。,4)日期和时间型数据及输入,Excel 将日期和时间视为数字处理。工作表中的时间或日期的显示方式取决于所在单元格中的数字格式。在默认状态下,日期和时间型数据在单元格中右对齐。 输入时注意以下几点: (1)一般情况下,日期分隔符使用“/”或“-”。例如,2006/2/16、2006-2-16、16/Feb/2006或16-Feb-2006都表示2006年2月16日。 (2)如果只输入月和日,Excel 2000就取计算机内部时钟的年份作为默认值。例如,在当前单元格中输入2-16或2/16,按回车键后显示2月16日,当再把刚才的单元格变
6、为当前单元格时,在编辑栏中显示2010-2-16(假设当前是2010年)。Excel 对日期的判断很灵活。例如,输入2006-5-16时,Excel 经过判断将认为是日期型数据;输入16-Feb、16/Feb、Feb-16或Feb/16时,都认为是2月16日。,(3)时间分隔符一般使用冒号“:”。例如,输入7:0:1或7:00:01都表示7点零1秒。可以只输入时和分,也可以只输入小时数和冒号,还可以输入小时数大于24的时间数据。基于12小时制输入时间:在时间(不包括只有小时数和冒号的时间数据)后输入一个空格,然后输入AM或PM(也可以是A或P),用来表示上午或下午。否则,Excel 将基于24
7、小时制计算时间。例如,如果输入3:00而不是3:00 PM,将被视为3:00 AM。 (4)如果要输入当天的日期,则按Ctrl+“;”(分号)。如果要输入当前的时间,则按Ctrl+Shift+“:”(冒号)。 (5)如果在单元格中既输入日期又输入时间,则中间必须用空格隔开。,5)自动填充数据,Excel 2003有“自动填充”功能,可以自动填充一些有规律的数据。如:填充相同数据,填充数据的等比数列、等差数列和日期时间数列等,还可以输入自定义序列。 1)自动填充:根据初值决定以后的填充项 方法为:将鼠标移到初值所在的单元格填充柄上,当鼠标指针变成黑色十字形时,按住鼠标左键拖动到所需的位置,松开鼠
8、标,即可完成自动填充。,(1)初值为纯数字型数据或文字型数据时,拖动填充柄在相应单元格中填充相同数据(即复制填充)。若拖动填充柄的同时按住Ctrl键,可使数字型数据自动增1。 (2)初值为文字型数据和数字型数据混合体,填充时文字不变,数字递增减。如初值为A1,则填充值为A2、A3、A4等。 (3)初值为Excel预设序列中的数据,则按预设序列填充。 (4)初值为日期时间型数据及具有增减可能的文字型数据,则自动增1。若拖动填充柄的同时按住Ctrl键,则在相应单元格中填充相同数据。,(5)输入任意等差、等比数列,先选定待填充数据区的起始单元格,输入序列的初始值。再选定相邻的另一单元格,输入序列的第
9、二个数值。这两个单元格中数值的差额将决定该序列的增长步长。选定包含初始值和第二个数值的单元格,用鼠标拖动填充柄经过待填充区域。如果要按升序排列,则从上向下或从左到右填充。如果要按降序排列,则从下向上或从右到左填充。如果要指定序列类型,则先按住鼠标右键,再拖动填充柄,在到达填充区域的最后单元格时松开鼠标右键,在弹出的快捷菜单中单击相应的命令。,也可以在第一个单元格输入起始值,(如:2);通过“编辑”菜单中的 “填充”“序列”命令,打开“序列”对话框产生一个序列。如图所示,在对话框的“序列产生在”区域选择“行”,选择的序列类型为“等比数列”,然后在“步长值”中输入2,“终止值”中键入256,最后单
10、击“确定”,就会看到如图所示的结果。,2)创建自定义序列,用户可以通过工作表中现有的数据项或输入序列的方式,创建自定义序列,并可以保存起来,供以后使用。 (1)利用现有数据创建自定义序列: 如果已经输入了将要用作填充序列的数据清单,则可以先选定工作表中相应的数据区域。单击“工具”菜单中的“选项”命令,打开“选项”对话框,在对话框中选择“自定义序列”选项卡,单击“导入”按钮,即可使用现有数据创建自定义序列,(2)利用输入序列方式创建自定义序列: 选择图中“自定义序列”列表框中的“新序列”选项,然后在“输入序列”编辑列表框中,从第一个序列元素开始输入新的序列。在输入每个元素后,按回车键。整个序列输
11、入完毕后,单击“添加”按钮。,编辑数据1-2,复制、粘贴 快捷键 复制: + 粘贴: + 菜单命令 编辑复制(或粘贴) 编辑Office 剪贴板 鼠标拖动,复制,剪贴板,剪贴板窗口,粘贴,选择性粘贴,一个单元格含有多种特性,如内容、格式、批注等。可以使用选择性粘贴复制它的部分特性。 选择性粘贴的操作步骤为: 先将数据复制到剪贴板,再选择待粘贴目标区域中的第一个单元格,单击“编辑”“选择性粘贴”命令,选择相应选项后,单击“确定”按钮可完成选择性粘贴。,编辑数据1-3,移动,1,2,3,编辑数据1-4,删除,选择删除形式,删除整行,编辑数据1-5,插入,选择插入形式,插入一行,单元格设计,2-1,
12、合并单元格,勾选即合并,取消勾选则取消合并,2-2 设置行高与列宽,设置行高: 设置列宽,同设置行高,2-3 设计单元格中数据格式,单元格格式设计2-3,列标题单元格中数据格式: 对齐方式:居中;字体:宋体,加粗,11 具体数据: 对齐方式:居中;字体:宋体,加粗,10,2-4 为单元格设置底纹,颜色:浅绿色,2-4 为单元格设置底纹,2-5 为单元格添加边框,颜色:绿色 边框:最粗的直线 框内线:最细的直线,3 插入对象,文本框中字体的格式 字体:隶书;16;加粗; 对齐方式: 水平:两端对齐 垂直:居中,打开绘图工具栏,用鼠标画出一个文本框,4 命名工作表,5 隐藏通讯录中的网格,6 冻结
13、窗格快速浏览信息,7 打 印,工作表或图表在编辑好之后,打印前,应使用“打印预览”命令看一下模拟显示,若不满意,可通过“页面设置”进行适当设置,根据需要插入分页符,直到效果满意时再打印。 页面设置 使用分页符 打印预览 打印工作表,7-1 页面设置,单击“文件”菜单中的“页面设置”命令,出现如图所示的“页面设置”对话框,该对话框中共有“页面”、“页边距”、“页眉/页脚”和“工作表”4个选项卡(若当前被编辑的是一个图表,则“工作表”选项卡将变为“图表”选项卡)。,7-2“页面”、“页边距”选项卡,“页边距”选项卡如图所示,可设置页面四个边界的距离、页眉和页脚的上下边距等,设置方法同Word类似,
14、7-3“页眉/页脚”选项卡,单击“页面设置”对话框中的“页眉/页脚”选项卡,或者单击“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令,都会出现如图所示的对话框。 如果设置页眉和页脚,可单击 “页眉”和“页脚”的下拉列表,选择内置的页眉和页脚格式。也可分别单击“自定义页眉”、“自定义页脚”按钮,在相应的对话框中自己定义。,7-4 “工作表”选项卡,单击“页面设置”对话框中的“工作表”选项卡,出现如图所示的对话框。 (1)打印区域: (2)打印标题: (3),若不设置,则当前整个工作表为打印区域;若需设置,则单击“打印区域”右侧的折叠按钮,在工作表中拖动选定打印区域后,再单击“打印区域”右侧的折叠按钮,返回对话
15、框,单击“确定”按钮。,每页都打印行号和列标:选中图中的“行号列标”复选框即可。,如果要使每一页上都重复打印列标志,则单击图中的“顶端标题行”编辑框,然后输入列标志所在行的行号;如果要使每一页上都重复打印行标志,则单击“左端标题列”编辑框,然后输入行标志所在列的列标。,7-5 使用分页符,如果需要打印工作表的内容不止一页,Excel 将自动在其中插入分页符将其分成多页。分页符的位置取决于所选纸张的大小、页边距设置和设定的缩放比例。当用户有特别需要时,可以人工插入分页符。 1. 插入水平分页符 单击要插入分页符的行下面的行的行号,再选择“插入”菜单中的“分页符”命令。 2. 插入垂直分页符 单击
16、要插入分页符的列右边的列的列标,再选择“插入”菜单中的“分页符”命令。 3. 分页预览 选择“视图”菜单中的“分页预览”,手动插入的分页符显示为实线,Excel 自动插入的分页符显示为虚线。,4. 移动分页符 只有在分页预览时才能移动分页符。移动分页符的步骤为:选择“视图”菜单中的“分页预览”命令,然后根据需要将分页符拖至新的位置。 5. 删除分页符 如果要删除人工设置的水平或垂直分页符,则单击水平分页符下方或垂直分页符右侧的单元格,然后选择“插入”菜单中的“删除分页符”命令;如果要删除工作表中所有人工设置的分页符,则选择“视图”菜单上的“分页预览”命令,然后右击工作表中任意位置的单元格,再选择快捷菜单中的“重置所有分页符”命令。另外,也可以在分页预览时将分页符拖出打印区域以外来删除分页符。,7-7 打印预览,单击“常用”工具栏上的“打印预览”按钮或者“文件”菜单中的“打印预览”命令,出现如图所示的“打印预览”窗口。,在此窗口中上方有一排按钮,它们的作用是: (1)上(下)一页:若要打印的内容超