善本文献书目数据馆藏挂接问题探析

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1、善本文献书目数据馆藏挂接问题探析 善本特藏部吴碧华 摘耍 本文在深入分析单册馆藏挂接技术的基础上，提出用个别登录号财产号作为条码实现单册的馆藏 挂接，并对用财产号个别登录号作为条码的意义及其可能遇见的问题和解决方法作了详细的阐述。 关键词】善本文献馆藏挂接条码财产号个别登录号 由于互联网技术的快速发展，读者使用图书馆的行为也已经发生了变化，越来越多的读者 通过网络来了解和获取馆藏文献信息。因此，完整、有效地揭示文献的馆藏信息，对于数字时 代的图书馆及其读者来讲都是非常重要的。善本文献由于保存保护问题，不宜贴条形码，因此 都没有做文献的馆藏挂接。在O P A C 页面上也就没有显示文献的馆藏单册

2、信息。这将给读者 了解和使用这些文献带来一些困难。因为馆藏文献的藏、借地点，是否可借阅等信息，通常是 通过其馆藏单册信息来反映。普通读者也已经习惯这种形式。没有做馆藏挂接将带来哪些问 题? 在没有条形码的情况如何做馆藏挂接? 本文将就这些问题进行探析。 1 馆藏挂接的目的 在图书馆里，一件文献实体的完整信息包括书目信息、馆藏信息和单册信息。因此，简单 地说，馆藏挂接的目的就是针对已有书目记录建立相应的单册记录和馆藏记录。只有实现馆 藏挂接后，才能完整地揭示文献的信息。建立单册记录和馆藏记录也是图书馆应用系统管理 每一件文献实体所必需的。 在A l e p h 图书馆集成管理系统中，书目信息著录

3、在书目记录中，通常包含题名、作者、版 本、主题、附注、出版发行及载体形态描述等信息。而馆藏信息是通过馆藏记录来管理的，包括 书目资料馆藏信息和地点的信息，如馆藏地点、子库、索取号及其类型等信息。单册信息则包 含在单册记录中，也包括单册的馆藏地点、子库、索取号，另外还有单册的采访、编目、流通状态 和复本数量等信息。是否做馆藏挂接? 如何做馆藏挂接? 对文献的管理和应用会有不同的 影响。 1 1 单册做馆藏挂接后的正常表现 完整揭示文献的馆藏信息后，读者从O P A C 界面上就可以清楚地了解文献的馆藏地、数 量、索书号、借阅条件、借阅状况等信息。从图l 可以看出，该文献在“善本阅览室”可以借阅。

4、 点击图1 的“善本阅览室”进人文献馆藏信息界面，如图2 。从图2 中的单册信息栏中可以发 现，该文献有两个复本，其中一件需凭介绍信阅览，另一件复本则限制借阅。另外，对于可以借 1 0 4 阅的文献，如果是通过系统操作借阅手续，当单册正被读者阅览时，单册的应还日期栏下就会 显示出应还的日期，也就是说，其他读者暂时无法阅览这件文献。 嚼骶署黑啭墨霉薷墨一“ - 秘- J ja4 勰幅J 觚o 团- d - 蚴阿哥而i 赢丽丙而磊面面磊磊面丽碉P 悯曲。日： 地i 蜘i ! 霉 一二：P 一! 圈I 附- 0 P A C 标准格式显示界面 嘹黑熙黑墨黑，8 一 掣 ：磊：未i 譬教罴蠹黧嘉慧i 恕

5、一面，+ 厅吁i 丽研F 丽i i 。再一? 二i i 1 似# E R H 似口籼 # ， ：dd 十 一 日l 十 m 蛆俐h _ W 口p 1 E n 4 t l j 4 “ # I E t R 7 F 目蝴一 m n * $ i et a R 端q H ft * 日4 吣。、“r t ￥“ ，k n ，- ，菇8 ”1 图2w e b _ O P A C 文献馆藏信息界面 1 2 来做单册挂接的问题表现 由于文献的书目信息、馆藏信息、单册信息是分别保存在书目记录、馆藏记录、单册记录 中，因此即使不做单册的馆藏挂接也可以建立与书目记录对应的馆藏记录。而且在有与没有 馆藏记录情况下所表现的

6、问题也有所不同。 l2l 没有馆藏记录的表现 馆藏记录和单册记录均未做的问题表现，见图3 和图4 。 豢一 基篓一。 辫薹：了 日墨叵互日E 霹墨瑶墨墨互墨墨笠：= ：到 ! 咖- 衄t 础蚴i ( D - 蚴 一 - 尉一O aa 赫柚J 压罡凸- - 6 圃一- 面面面磊百葡丽i 磊鬲丽i i 网，* t - 围3W e b _ O P A C 标准格式显示界面( 丰做馆藏记录的情形) E 匹重臣Z I 墨墨互曩畦憋。 z m D 糟c 口i 0 自I o # - 月一j jg 0 * # J 口 J 目! 二J 甄J - t h - 口- “5 z m o ”e “re p v 。57

7、_ E e ，v rr p 5 m 】_ T - r & ” 田4W e b _ O P A c 列衰形式显示界面 如果文献的馆藏记录和单册记录都没有做，则意味着没有文献的馆藏信息和单册信息。 从图3 和图4 可以看出，从O P A C 系统上报本就无法了解文献的“馆藏地”，更无法知道文献 是否可以借阅、在何处借阅等。对于C N M A R C 的数据，在其“标准格式”界面下可能有一行 “索书号”信息，但也没有“馆藏地”信息，对于本馆工作人员可以根据多种信息推测其“馆藏 地”，但对于普通读者，尤其是初次使用国家图书馆主页的新读者来讲，就很难知道其“馆藏 地”了。 1 2 2 有馆藏记录的表现

8、由于已做馆藏记录，因此在其标准格式界面上可以显示出文献的馆藏地，其显示界面如 1 0 6 # h 、地一J 二 裂 戳 基i 盟 掣鲢 州#竖 H 蚺卜 斛!蓥； 图1 。但点击图1 的“善本阅览室”进入单册馆藏信息界面后，会发现单册信息显示“没有找到 匹配的资料”，而在书目信息下却有一行索取号和馆藏地的信息，如图5 。这就是有馆藏记录， 但未做单册记录的问题表现。这种现象很容易误导读者，使读者误认为该单册已经割除或丢 失，或实际上本来就没有该书目文献的相关藏品。同时也无法了解文献目前的流通状态，是否 有其他读者正在阅览? 可不可以借阅等等。 嚅黑黑黑黑焉焉“ 崔 ；嘬 j ja4 肝棒J 触

9、0 - J J - H * 旧2 J dp 删i 。 n 一V 口J j 1 1 ，d o f c 8 一”n ：h t “m n | _ 7 7 0 “十叫H # “s 【m 1 v 【一 “m 3 lm I ”| 1 c 0 】I ：0 m ，vc m 兰三生一! 竺竺_ 图5W e b - O P A C 文献馆藏信息界面( 未做单册记录舯情形 2 A l e p h 系统馆藏挂接的要求 在A l e p h 图书馆集成管理系统中，“书目记录”和“馆藏记录”在编目模块中建立、更新和 删除。“单册记录”根据情况可在流通模块( C i r c u l a t i o nM o d u l e

10、 ) 、单册模块( I t e m sM o d u l e ) 、采 访模块( A c q u i s i t i o nM o d u l e ) 中建立、更新和删除。 图书馆的每一个文献实体，如果要流通的话，都应有一个单册记录。对于在系统中还未做 书目记录的文献，为了能够实现用系统办理文献的流通手续，在流通模块中有一个快速编目， 应用快速编目可以建立一个书目记录和相应的单册记录。 在采访模块中也可以建立订单的单册记录，可以由系统为每个复本自动建立单册记录，也 可以人工建立。在流通模块和采访模块中建立单册记录的功能比较有限，建立、更新和删除系 统的单册记录主要是在单册模块中。单册模块中建立

11、单册记录的界面如图6 。 无论是在流通模块，还是在采访模块和编目模块中，建立一条单册记录有4 项内容是必备 的：条形码( B a r c o d e ) 、分馆( S u b l i b r a r y ) 、资料类型( M a t e r i a lT y p e ) 和单册状态( I t e mS t a - t u s ) 。 从图6 可以看出，除“条形码”之外，“分馆”、“资料类型”和“单册状态”3 项内容的后面均 l 有“巴”这样一个按钮。也就是说，这3 项的内容是从下拉菜单中来选择。对于善本文献来 0 7 巨卫_ 黼簿 L 篮盒篮丘山12 练舍信息13 I 肝q 信息1 条形码：旺

12、趸磊氮r 一 丹像丽r 一l l 舟* ：而一耐 索书号类型： 厂I l r 临时位置 囊书号：厂一旧 第二京书軎类型：广一l l 第二囊书号：r 一网 i M 号：一 4 期刊圾别1 _ 墨堑堂| 】 堕划| M M l ( a ) ( 茜) I t 鬣别2 厂一 说嚼：匠i 邪鼾甄酊盯一旧 资料类型：厩五一网 一 单册状卷= 陌一网 革册处理状卷：厂一同 I 饿链接= 一同 一 取消。 杀鸡较验失政 帮助曲 围6 单册记录建立界面图 说，“分馆”就是善本阅览室，其代码为S B Y L “资料类型”可能有图书、手稿和缩微资料，其代 码分别为B O O K 、M A N U S 和M I C

13、R O ；“单册状态”根据馆里规定使用特种文献阅或特种文献 借，其代码为4 8 或4 9 。 “条形码”是每个不同单册的唯一标识符，也就是说，每个复本都有一个唯一的条形码。 目前，我馆馆藏文献的条形码为库德巴码( C M a b a r ) ，有1 0 位数字。 在址p h 图书馆集成管理系统中建立一条单册记录时，可以手工输入单册的条形码数值， 或用条码阅读器扫描枯贴在单册中的条形码，也可以保留空白，点击“更新”按钮后系统将会 自动生成一个虚拟条码。一般是在单册没有条形码，而且后续的工作将会粘贴条形码时，先由 系统生成一个虚拟条码，然后再修改。如果访模块建立订单的单册记录，通常是由系统生成一

14、个虚拟条码，采访的文献到馆，并贴有条形码后，再来修改。 从圈2 中的单册条码项可以看出。其字符位数可以超过1 0 位，也可以少于1 0 位。A l , p h 图书馆集成管理系统有关单册条码的字符位数最多允许有1 5 位，其字符可以是字母、数字、连 字符“一”等。同时系统还有一个校验程序，用于对单册和读者条码的校验，也就是说，无论是 手工输人还是条码阅读器读人的值，必须符合其校验结果，否则将报告条码校验失败( 如图 6 ) 。这个校验程序也可由系统管理员关闭，但我馆目前要求开启这个校验程序，主要是为了 防止使用条码阅读器扫描时误读条形码。 1 0 8 3 结论与讨论 条码技术是一种方便实用的自

15、动识别技术，可以利用光电扫描阅读设备识读并实现数据 输入计算机。目前，图书馆使用条码技术的主要目的是方便工作人员为读者办理文献借阅等 流通过程中，提高操作速度和工作效率。 从前面的分析中可以看出，善本文献馆藏挂接的问题主要是因为条码的问题。由于保存 保护的问题，善本文献都不能贴条形码( 缩微品除外) ，但每一件文献都必定有一个唯一的财 产号，也称个别登录号，其编号通常是根据人藏的顺序，用阿拉伯数字依次编号，或在数字编号 前再加一些区别不同文献类别的字母或数字代码。目前我馆使用A l e p h 图书馆集成管理系统 有关单册条码的字符可以是数字，也可以是字母、连字符等。其输入方式可以人工键盘输入， 也可以用条码阅读器扫描输入( 如果文献贴有条形码) 。鉴于此，我们可以用善本文献的财产 号，虚拟一个条码，从而解决善本文献的馆藏挂接问题。 3 1 可能的问题及解决方案 首先是用财产号( 登录号) 虚拟条码的规范。由于不同文献的财产编号是各自独立的，如 善本文献中有善本、新