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1、第 五 章,办公室信息工作,第一节 信息工作概述,一、信息工作的概念 信息是事物存在方式或运动状态的直接或间接反应。因为办公室是一个单位联接上下、沟通内外的平台，所以，办公室信息指一切与单位相关的动态消息。办公室人员对这些动态的消息进行收集、加工、传递、储存和利用就是办公室信息工作的内容。,第一节 信息工作概述,二、信息工作的特征功能 （一）一般特征 1、客观性对物质世界运动变化的真实反映。 2、时效性一定时间内发挥效力。 3、多变性一定时期内不断变化。 4、传递性具有不断扩散和传递的特点。 5、共享性被不同需求者提取利用。 6、可加工性通过对客观信息加工以求利用。,第一节 信息工作概述,二、
2、信息工作的特征功能 （二）信息的功能 1、具有开发智能的功能谁五官开放，就会变得聪明。 2、是知识型的生产力谁拥有信息，谁就会占得先机，获得成功。 3、是科学管理的前提谁善于使用信息，谁就会做大做强。 4、是决策的基础和依据谁准确分析信息，谁就能决断高明。 案例分析123,第一节 信息工作概述,三、办公室信息分类 （一）按照信息来源划分 1、上级机关信息；2、下级机关和部门信息； 3、往来信息；4、社会信息；5、知识信息。 （二）按照信息内容分类 1、行政综合信息政策、法律法规，涉及全局或对组织利益有重大影响。 2、财务经济信息组织内部财务运转，与外部的经济联系。 3、业务技术信息与组织业务性
3、质有关。 4、劳动人事信息人力资源开发与管理的信息。 5、福利保障信息服务性质。 6、党群社团信息党政机关、事业单位和国有企业较为重视。,四、办公室信息的特点和作用 （一）办公室信息的特点 1、服务性:适用对路及时提， 领导决策有依据。 2、普遍性：信息时时处处在， 办公人员要敏感。 有关信息多关注， 发布信息要谨严。 3、综合性：既有广度有深度， 归纳综合思谋全。,第一节 信息工作概述,四、办公室信息的特点和作用 （一）办公室信息的特点 4、紧迫性：稍纵即逝抓机遇， 助推决策莫迟疑。 又快又准及时提， 稍有延迟误全局。 5、开拓性：信息材料深加工， 开拓深化责任重。,第一节 信息工作概述,四
4、、办公室信息的特点和作用 （二）办公室信息工作的作用 1、参谋作用对领导 2、指导作用对工作 3、解难作用对问题 4、控制作用对组织,第一节 信息工作概述,一、获取信息的主要渠道 （一）七分法：1、公文渠道；2、会议渠道；3、调查信访渠道；4、书刊渠道；5、大众传媒渠道；6、信息传递网络渠道；7、档案渠道。 （二）四分法：1、工作渠道；2、信息网络；3、大众媒体；4、调查研究。,第二节 信息的收集,二、办公室一般关注信息内容 (一)国家地方权力和权力执行机关的决策。 吃透政策 （二）社会各种新闻以及舆论 联系社会 （三）与本组织直接关联的组织情况 不患人之不己知，患不知人也。 （四）本组织内部
5、职能部门和下级单位执行决策情况和实现目标情况。 自知者明，自胜者强 （五）组织内部成员对组织的意见和建议 天地相交，草木蕃，天地闭，贤人隐。,第二节 信息的收集,第二节 信息的收集,三、获取信息常用的方法 （如何成为信息大师？） 勤观察 目光敏锐善发现，沙里披金多分析。 切莫以偏来盖全，透过现象看本质。 善调查 调查重在有方向，带着问题走下去。 全面咨询与了解，数据准确资料齐。 广阅读 一生学习一生读，纸上总须下功夫。 博文广识全凭此，业务因此逾精熟。,三、获取信息常用的方法 览媒体 根据需要有选择，切莫一心求娱乐。 新闻经济与法制，知识创业都不错。 会查询 网络查询最便捷，提前输入关键词。
6、点击浏览内容现，下载复制并粘贴。 多交流 办公职员秉性好，擅长与人打交道。 值班接待外联络，座谈交谈多协调。,第二节 信息的收集,课堂练习： 小刘刚刚毕业，到一家商贸总公司行政办去上班，总经理得知他是新来的大学生，很是器重，有一天，写了一张纸条请主任转交小刘。 小刘：近来公司正酝酿改革，我需要得到以下几个方面的信息，请你费时间帮忙收集并整理分析。 1、了解我市几家主要超市电器的零售价格，汇总成各商场电器零售价格表。 2、了解本公司员工薪酬情况，了解其他几家商场员工薪酬情况，调查我公司员工对个人薪酬的满意度。 3、提供我国历史上10位著名的商人及其主要事迹。 4、找最近商业企业发布的10条广告语
7、，要有创意，内容新鲜的，摘录下来，以备参考。 要求：这几条信息，应从哪些渠道去寻找，每种信息的收集要用到哪些方法？如果你是小刘，该怎样去做？,第二节 信息的收集,一、信息的鉴别 （一）什么是信息的鉴别： 对信息的真实性进行甄别，去伪存真。信息不真实的八种表现：偏颇；夸张；拼凑；添枝加叶；捕风捉影；孤证；回避；假象。 （二）为什么鉴别：确定信息的性质、使用价值、可靠性与真实性。 （三）怎样鉴别： 1、分析法对内容进行逻辑分析，发现破绽和疑点，识别真伪。 2、核对法与权威资料或其他资料比对，纠正偏差。 3、调查法通过直接的现场调查检验真实性与准确性。,第三节 信息的整理,二、信息的筛选方法去粗取精
8、 （一）看来源：重点把握带有权威性、全局性、综合性的上级信息，重点筛选同级和下级信息，重点鉴别其他渠道的信息。 （二）看标题：看标题中的关键词，帮助判断信息中的信息中的内容和价值。 （三）看内容：了解主要内容，确定全用，部分用，或者不用。 （四）决定取舍：突出主题思想；注意典型性；要富有新意；有所侧重。,第三节 信息的整理,三、信息的传递 （一）信息传递的要求 1、把握好传递对象、传递对象和传递时间。 2、主动而不失时机地将信息传递给接受者。 3、保密信息按照保密范围进行传递。 4、传递过程中保证内容不失真。 （二）信息传递的形式 1、信件A；2、备忘录B；3、通知或告示；4、传阅单C；5、内
9、部刊物；6、新闻稿；7、新闻发布会；8、声明；9、直接邮件。,第三节 信息的整理,第三节 信息的整理,三、信息的传递 （三）信息传递的方法 1、语言传递：将信息转化为语言进行传递，包括对话、座谈、会议、录音、技术交流等。 2、文字传递：将信息转换成文字符号、图像进行传递。包括文本、表格、图表等。 3、电讯传递：利用现代化通讯手段传递信息。包括电话、传真、电报、电子邮件等。 4、可视化辅助物传递：利用录影、造型、台板进行的信息传递，包括影像、投影、展示架、实物展示、实物示范、布告栏等。,工作渠道,日常文件 报表；电 话传真邮 件；会议 来访档案,信息网络,信息员队 伍；亲朋 好友；智 囊机构,大
10、众媒体,广电报刊 书籍网络,筛选,分类,编目,制卡,分析,口头,书面,网络,影像,专人,收 集,调查研究,观察走访 问卷蹲点,整 理,编写,传 递,反 馈,信息工作的程序,分析AB,第四节信息存储和开发（略）,一,课下作业之一：简答题,1、接听电话有何礼仪及技巧？ 2、邮件处理应如何进行分类？,课下作业之二：制作题,1、2010年12月31日，新风物业公司在周五召开经理办公会，研究部署下周工作内容，连经理说，元旦之后，我们就步入了新的一年，新年要有新气象，下周准备安排一次新年联欢会，员工代表在小礼堂搞个联欢活动，振作士气，凝聚人心。另外刘副区长还要到清馨家园来入户慰问，需要公司相关人员陪同，时
11、间是5日上午。管业务的金副经理说，我准备召集我们在本市的10个社区的驻点人员负责人，开个协调会，主要是把收费标准再协商一下，按照不同的类别搞出统一的标准，办公室安排一下时间和地点。财务室曹科长说，下周地税局通知要来人查账，最好公司领导出面接待接待。连经理说，我正好和地税的人熟，我来应对。他们什么时间来啊？曹科长说，元旦上班后第一天。连经理忽然拍拍脑门，说，差一点忘了，张庄小区业主委员会屡次三番找我公司在小区的管理机构，要求与公司对话，我看这是躲不过的事情，干脆我们就去一个负责人，带着办公室的人，把他们的要求先记下来，沟通沟通，具体时间办公室安排。 用表格方式为新风物业公司写一份“周工作安排”,
12、课外作业之二：制作题,2、山东鲁星轻工机械有限公司办公室主任张治国要到烟台职业技术学院联系本单位职工培训的事情，请为他代拟一封介绍信。,课外作业之二：制作题,3、天地公司行政办公室小李负责零用现金管理，2011年1月4日，小李将前一年的账单发票做了清理，经由主管经理签字，到财务处报销，共取回9600元现金。1月份花销明细如下：1月5日，购置各种办公文具花费835元；1月7日，连经理在绿叶火锅城请城市管理局吃饭，饭费580元；1月10日，司机梁某因着急送金副经理出差，拿走现金1000元；1月12日，企业一名老职工去世，送去慰问金500元，买花圈一对花费140元；1月17日，办公楼卫生间出现问题，
13、支付修理人员报酬200元；1月21日，公司行政人员为春节联欢排练节目，中午工作盒饭共计花380元；1月26日，慰问公司退休人员购买花生油、酒等礼品花费3450元；1月27日，春节联欢会布置会场花费897元；1月28日，给各关系单位邮递新年贺卡和挂历、台历，其中，贺卡花80元，挂历花900元，台历花369元，邮费花120元；2月2日，为公司值班人员定做除夕夜饺子，花费340元。 请为小李草拟一份零用现金台账。,传阅单,(五)几种规章制度的写法,4、公约 # 概念：是国家机关、单位、公众为了共同的目的和利益而共 同拟订、共同遵守的规则。 # 分类：根据制定机关的不同可分为国际公约、国内社团、社 区等公约。 # 写法和格式： （1）标题：完全式；省略发文机关式。 （2）正文： A 直接以条款式叙述内容 B 用近似歌谣的形式 开头先用引文说明制定公约的目的、参约方名称及签约代表姓名，再以条款式叙说，如有附件，则要注明附件的名称。,备忘录格式,
