第8章采购管理

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1、第8章 采购管理,1,大家习以为常的一个场景,走进一家企业的供应科，在几张拼成一行的桌子上放着一张长长的像“哈达”一样的大表。 表的左方是各种产品名称，上方是供应科负责采购的各种材料名称。,2,大家习以为常的一个场景,电话铃不时地响着，传来市场和生产变动的消息，几位苦命的采购计划员在桌旁疲惫地奔忙，对繁星般的表格数据，进行不厌其烦地计算和修改。 年复一年，做着同样枯燥的工作。 但即使再怎样卖力，也还是跟不上客观环境的变化。,3,ERP中的采购管理,一、采购业务的作用。 二、采购业务概述。 三、采购管理中的单据。 四、采购管理模块的运作。,4,一、采购业务的作用。,企业的采购部门必须适时、适量、

2、适质、适价地完成采购任务，为生产部门提供生产所需要的原材料(或外加工件)。,5,一、采购业务的作用。,企业的采购部门必须适时、适量、适质、适价地完成采购任务，为生产部门提供生产所需要的原材料(或外加工件)。 任何企业要向市场提供产品或服务都离不开原材料或消耗品的采购。,6,一、采购业务的作用。,企业的采购部门必须适时、适量、适质、适价地完成采购任务，为生产部门提供生产所需要的原材料(或外加工件)。 对于制造业来说，物料成本占整个产品成本的比重较大或非常大。,7,一、采购业务的作用。,企业的采购部门必须适时、适量、适质、适价地完成采购任务，为生产部门提供生产所需要的原材料(或外加工件)。 例如，

3、石油炼油企业的原材料成本占销售额的80。 例如，对于几乎占用最少原材料费的制药业，其原材料成本也占了近30。,8,一、采购业务的作用。,企业的采购部门必须适时、适量、适质、适价地完成采购任务，为生产部门提供生产所需要的原材料(或外加工件)。 考虑到材料在产品中的费用份额，因此采购部门必须想方设法降低材料的采购成本，同时还必须考虑物料的库存。 大量物品库存积压，意味着物料的库存成本增加，资金占用增加。,9,一、采购业务的作用。,企业的采购部门必须适时、适量、适质、适价地完成采购任务，为生产部门提供生产所需要的原材料(或外加工件)。 降低材料成本与提高采购作业的质量已成为了每个企业所追求的目标。,

4、10,采购的基本目标： 保证供应 、控制成本 、保证质量 。,二、采购业务概述。,2.1、接受物料需求或采购指示。 2.2 请购管理 2.2、选择供应商。 2.3、下达订单。 2.4、订单跟踪。 2.5、验收货物。,12,二、采购业务概述。,2.1、接受物料需求或采购指示。 物料需求大部分来自于主生产计划(MPS)产生的需求，采购部门必须按物料规格、数量、需求时间及质量要求提供给生产部门。,13,二、采购业务概述。,2.1、接受物料需求或采购指示。 对要求外协加工的物料，由生产技术部门(或生产部门)与采购部门共同确定外加工方案，或者由采购部门主要确定外加工方案，因为采购部门对市场的加工能力、供

5、应情况更加了解。,14,二、采购业务概述。,2.1、接受物料需求或采购指示。 另外，部分物料不是由生产部门(或计划部门)提出需求，而是由库存部门提出，因为部分物料是按订货点控制需求的。这部分物料多为固定消耗料。,15,2.2 请购管理,16,采购员确定外购物资的供应商,对需要采购的物资限定价格,是,是,否,2.3、选择供应商。 供应商处于企业供需链的供应端，从这种意义上说，供应商也是企业资源之一。,17,二、采购业务概述。,2.3、选择供应商。 企业在选择供应商时一般来说要考虑三个要素： 价格。 质量。 交货期。,18,二、采购业务概述。,2.3、选择供应商。 现代管理的管理思想趋向于“供应商

6、是合作关系” 的关系。 传统企业与供应商的关系是一种短期的、松散的、竞争对手关系，这样一来会出现价格上的波动、质量上的不稳定及供货期的不可靠现象。,19,二、采购业务概述。,2.3、选择供应商。 现代企业管理者们意识到供应商对企业的重要影响，把建立和发展与供应商的关系作为企业整个经营战略的重要部分，与供应商共同分析成本与质量因素，并向供应商提供技术支持。,20,二、采购业务概述。,2.2、选择供应商。 但是，企业对供应商太过于依赖也会产生供应商缺乏竞争力，而且企业的风险也会增加。 一般地说，企业对每种物料的供应至少要保持两家供应商较为合适。 当然，企业要根据自身的特点与市场的环境制定合适的策略

7、。,21,二、采购业务概述。,2.1、接受物料需求或采购指示。 2.2、选择供应商。 2.3、下达订单。 2.4、订单跟踪。 2.5、验收货物。,22,二、采购业务概述。,2.4、下达订单。 根据物料需求计划制定采购计划，并根据采购计划选择供应商，下达采购订单。 这要求采购人员必须将材料的质量要求、数量要求及交货时间要求准确无误地下达给供应商。,23,二、采购业务概述。,2.4、下达订单。 根据物料需求计划制定采购计划，并根据采购计划选择供应商，下达采购订单。 因此，采购人员除了应具有采购专业知识外，还要熟悉企业所需求的材料技术要求与制造工艺知识。,24,二、采购业务概述。,2.4、下达订单。

8、 根据物料需求计划制定采购计划，并根据采购计划选择供应商，下达采购订单。 当然，企业的质量管理人员、技术人员、生产人员及计划人员都要对采购工作给予充分的支持。,25,二、采购业务概述。,2.5、订单跟踪。 采购员发出采购订单后，为了保证订单按期、按质及按量交货，要对采购订单进行跟踪检查，控制采购进度。,26,二、采购业务概述。,2.6、验收货物。 采购部门要协助库存与检验部门对供应商来料进行验收，按需收货，不能延期也不能提前，平衡库存物流。,27,三、采购管理中的单据,存货凭证,记帐,存货核算,四、采购管理模块的运作。,4.1、建立供应商资源。 4.2、生成采购计划。 4.3、询价及洽谈。 4

9、.4、生成用款计划。 4.5、下达订单。 4.6、采购订单跟催。 4.7、来料验收。 4.8、结账与费用核算。 4.9、采购订单结清。 4.10、系统基础数据维护。,33,四、采购管理模块的运作。,4.1、建立供应商资源。 首先建立供应商档案，同时对首选、次选等供应商加以分类，并建立供应商的供应物品明细(品种、价格、供应期、运输方式等)，资料最终必须进行确认才有效。,34,四、采购管理模块的运作。,4.1、建立供应商资源。 系统在执行采购订单下达时，要读入相应的供应商资料。,35,四、采购管理模块的运作。,4.1、建立供应商资源。 供应商资料是采购子系统的基本资料，并且还要初始化供应商的有关账

10、务资料。初始化完成之后才能处理采购业务。,36,四、采购管理模块的运作。,4.2、生成采购计划。 根据MRP的物料需求计划及库存子系统生成的物料需求(订货点控制、订货周期控制等生成的请购计划)来生成采购计划(或采购建议订单)，并综合考虑物料的订货批量、采购提前期、库存量、运输方式以及计划外的物料申请，进行系统自动物料合并，也可以人工干预和修改。,37,四、采购管理模块的运作。,4.2、生成采购计划。 另外，有些原材料的采购提前期很长(有的进口件要半年以上的采购周期)，因此有可能超过主生产计划制定周期。,38,四、采购管理模块的运作。,4.2、生成采购计划。 这类采购的采购计划应经过销售、财务与

11、计划等部门的综合讨论与评估来确定所需的数量和时间，然后制定材料的中期或长期采购计划。,39,四、采购管理模块的运作。,4.3、询价及洽谈。 该过程是落实采购订单的采购供应商。采购业务人员广泛利用市场的采购供应资源，进行价格咨询并商谈有关交货数量、交货期、质量要求与技术要求，落实每种物料的供应商。,40,四、采购管理模块的运作。,4.3、询价及洽谈。 对新开发的供应商资源还要进行供应商的认证过程，经过相应的评审并合格后才能作为许可采购的供应商。,41,四、采购管理模块的运作。,4.4、生成用款计划。 生成采购计划后，系统自动生成用款计划，并根据询价结果进行维护。由财务部门对用款计划进行确认，之后

12、反馈意见给采购部门。,42,四、采购管理模块的运作。,4.5、下达订单。 根据订货批量、采购提前期、库存量、运输方式、用款计划以及计划外的物料申请进行物料合并，生成采购订单，并经过确认后即可进行订单输出，最后下达给供应商，也可以网上发布订单。,43,四、采购管理模块的运作。,4.5、下达订单。 对于临时追加的采购任务，可以通过与供应商协商直接下达采购订单。,44,四、采购管理模块的运作。,4.6、采购订单跟催。 采购业务人员对下达的采购订单按计划进行跟踪，系统可以设置跟踪的时间周期，形成订单跟催计划。,45,四、采购管理模块的运作。,4.6、采购订单跟催。 在跟催过程中，要了解供应商的生产进度

13、及质量情况，并及时对供应商给予支持。,46,四、采购管理模块的运作。,4.7、来料验收。 由采购业务员对来料按订单与发票进行验收，并录入收货单与发票。,47,四、采购管理模块的运作。,4.7、来料验收。 也可以根据系统集成的特点与企业的实际流程，直接由来料检验人员(或物料管理员)对来料按订单验收，并对不按计划交货的供应商进行管理控制(拖期、提前)。,48,四、采购管理模块的运作。,4.8、结账与费用核算。 结账付款工作应由采购部门配合财务部门来完成，并根据物料的采购结算单据和对采购各种费用的分摊，计算出物料的采购成本。,49,四、采购管理模块的运作。,4.9、采购订单结清。 在采购订单交货、收货、人库、付款和考核后，要及时结清采购订单。有些系统有自动结清功能，并可以设置结清的类型：交货、收货、入库、付款、考核等结清方式。 一般系统按付款结清的方式处理。也可以进行强制结清。,50,四、采购管理模块的运作。,4.10、系统基础数据维护。 采购子系统的基本数据有采购员资料、供应商资料、采购提前期以及业务流程设置。 对这些数据应及时加以维护。,51,52,53,ERP中的采购管理,一、采购业务的作用。 二、采购业务概述。 三、MRP II/ERP对采购管理的要求。 四、采购管理模块的运作。,54,讨论,用友ERPU8中的采购管理流程？ 您自己心目中的采购管理流程？,55,