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1、Office应用技巧手册EXCEL篇2.1 输入编辑技巧 2.1.1 从Word表格文本中引入数据请问可以将Word表格的文本内容引入到Excel工作表中吗？具体如何实现？答：可以通过“选择性粘贴”命令来实现。具体操作如下：先利用“复制”命令将Word表格文本内容添加到系统剪贴板中，然后在Excel工作表中定位到对应位置。单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令，再选择“方式”下的“文本”项，最后单击“确定”按钮即可。2.1.2 快速实现整块数据的移动在工作中常常需要移动单元格中的数据，请问有比“粘贴”操作更快捷的方法吗？答：可以直接采用拖动的方法。操作过程如下：首先选择要移动的数据（注意必须是
2、连续的区域）。然后移动鼠标到边框处，当鼠标指针变成一个四个箭头标志时，按住“Shift”键的同时按下鼠标左键，拖动鼠标至要移动的目的区域（可以从鼠标指针右下方的黄色提示框中获知是否到达目标位置），放开鼠标左键即完成移动。2.1.3 固定数据输入时的焦点在数据输入时，每当我们按下“Enter”键后，光标就会自动跳转到下一个单元格中。因此在进行数据的反复验证中，就必须反复地来重新定位焦点。请问有什么方法来固定数据输入的焦点吗？答：要实现上述要求并不难。输入数据前，在按住“Ctrl”键的同时单击选择该单元格。当单元格边框的边很细的时候，再开始数据的输入。这样不管按下多少次“Enter”键，光标始终都
3、不会移动到其他单元格。如果要移动到下一单元格，可以使用方向键来完成。当然如果当前工作表中要实行数据验证的单元格很多时，每次都按上述方法来操作未免有些麻烦。那么可以试试以下方法来实现一劳永逸。单击“工具”菜单中的“选项”命令，在弹出的设置框中单击“编辑”选项卡，然后取消选择“按Enter键后移动”复选框，最后单击“确定”按钮即可。2.1.4 实现以“0”开头的数字输入在Excel单元格中，输入一个以“0”开头的数据后，往往在显示时会自动把“0”消除掉。请问有什么办法来让“0”不被消掉吗？答：要保留数字开头的“0”，其实是非常简单的。只要在输入数据前先输入一个“ ”（单引号），这样跟在后面的以“0
4、”开头的数字的“0”就不会被系统自动消除。2.1.5 将整列数据转换为矩阵形式请问如何将工作表中的整列数据转换成用矩阵来表示？答：要实现一列数据转化成一个矩阵，必须保证该列数据的个数L要等于该矩阵行数M和列数N的乘积，即LMN。然后按如下操作：选择该列的前N个数据，将其“复制”到剪贴板。再单击矩阵第一行的第一个单元格，然后从“编辑”菜单中执行“选择性粘贴”命令，在弹出的对话框中选择“转置”复选框，最后再单击“确定”按钮即把前N数据转换成了矩阵的第一行。接下来再选择该列中的下一组N个数据，执行“复制”。再将光标定位到矩阵的第二行的第一个单元格，执行“转置”操作。这样经过M次的“转置”后就把数据全
5、部转换为矩阵形式了。2.1.6 利用命令按钮快速实现合并对行或者列进行合并操作是编辑工作表时经常会遇到的，可每次都要执行好几个步骤才能完成，请问有没有更快捷的办法？答：其实系统为我们提供了合并单元格的工具按钮，只是它不是默认的工具栏按钮而已，可以按以下操作自行添加：单击“工具”菜单栏中的“自定义”命令，再选择“命令”选项卡，在左边的“类别”列表中选择“格式”后，在右边的“命令”选择列表中就可以找到“合并单元格”、“跨越合并”以及“撤销合并单元格”的命令按钮。直接用鼠标将它们拖到工具栏上的合适位置即可。这样下次要执行合并操作时只要按对应的命令按钮就可以快速完成了。2.1.7 让单元格数据斜向排版
6、有些工作表文件中的单元格数据是斜方向显示的，请问这个效果该如何实现？答：要实现这个效果并不难，因为这是系统自身提供的一种排版模式。只需要找到相应的命令按钮。方法如下：单击“工具”菜单中的“自定义”命令，在“命令”选项卡的“类别”列表中选择“格式”项，在“命令”列表中找到“顺时针斜排”和“逆时针斜排”两个命令按钮，将它们拖到工具栏的合适位置。这样只要选择需要斜排的单元格，然后执行命令按钮就可以实现数据的斜向排版。2.1.8 自动检测输入数据的合法性由于特殊需要，我们对单元格的数据输入要求必须按统一格式来定义。请问可以在用户输入数据时自动检测其一致性吗？答：只要为需要的单元格或工作表设置数据有效性
7、检查即可。先选择需要进行该设置的单元格，然后在“数据”菜单中找到“有效性”命令，单击执行它。在弹出的对话框中选择“设置”选项卡。再从“允许”下拉列表框中选择要设置的类型，如“整数”、“小数”、“日期”等。如果对数据输入的大小或范围有要求的话，还可以对“数据”项进行设置。当然还可以在“出错警告”和“输入法模式”选项卡中为单元格设置提示的类型和默认的输入法等。最后单击“确定”按钮。这样设置后，当用户输入的数据不符合你的设置要求时，系统会自动弹出一个“输入值非法”的提示对话框来提醒用户。2.1.9 通过剪贴板为单元格添加数据为什么利用“复制”和“粘贴”命令来为单元格中添加信息时，在菜单中的“粘贴”命
8、令项有时是灰色的，没办法操作？请问该怎么办？答：想通过“粘贴”对单元格内容进行添加数据是无法实现的。但是可以利用“剪贴板”来实现。首先要通过“编辑”菜单中的“Office剪贴板”命令，调出剪贴板查看程序，然后将要添加的数据“复制”到剪贴板上，这时可以在右边的剪贴板上看到该数据。接着将光标定位到要添加的单元格中，再单击剪贴板中刚才复制好的数据条目，数据就会自动的添加到单元格中了。2.1.10 直接公式输入法在输入公式或函数时，每次都要在前面带个“”号，实在麻烦。请问可以直接输入公式吗？答：当然可以，只要稍微设置一下就可以实现了。具体步骤如下：先单击“工具”菜单中的“选项”命令。再在弹出的选项对话
9、框中选择“1-2-3的帮助”选项卡，选择“转换Lotus 1-2-3公式”复选框。最后单击“确定”按钮即完成设置。不过需要注意的是，这样设置后必须保证输入的公式全部都是数字，不能包含有引用单元格的其他符号。否则必须加上“”号。2.1.11 让文本输入自动适应单元格长度在Excel单元格中输入文字时，即使输入的文字长度超过单元格长度，系统也不会自动换行，而只是显示为一行。请问可以让系统自动根据单元格长度来调整文本的行数吗？答：其实这就是文本的自动换行问题，要实现起来是很容易的。在输入文本时，当到达单元格最右边时，同时按下“AltEnter”组合键，这样系统会自动加宽单元格的宽度，而文本也会自动换
10、到下一行。如果觉得每次按组合键太麻烦，可以执行如下设置来一劳永逸：首先单击工作表最左上角的行、列相交的空白处，选择工作表中的所有单元格（当然也可以按下“CtrlA”组合键来选择）。然后单击“格式”菜单中的“单元格”命令，再在弹出的“单元格格式”对话框中选择“对齐”选项卡，选择“自动换行”复选框。最后单击“确定”按钮即可完成。如果只要实现部分单元格的自动换行，可以先选定这些单元格，再执行上述操作就可以了。2.1.12 利用“填充柄”快速输入相同数据在编辑工作表时，有时整行或整列需要输入的数据都一样，很显然如果一个一个单元格的输入实在太麻烦了。请问有什么快捷的方法吗？答：可以利用鼠标拖动“填充柄”
11、来实现快速输入。具体操作如下：首先在第一个单元格中输入需要的数据，然后单击选中该单元格，再移动鼠标指针至该单元格右下角的填充柄处，当指针变为小的黑色“+”字型时，按住左键，同时根据需要按行或者列方向拖动鼠标，选中所有要输入相同数据的行或者列的单元格，最后松开鼠标即可。这样数据就会自动复制到刚才选中的所有单元格了。不过上述方法只适用于输入的是文本信息。如果要重复填充时间或日期数据时，使用上述方法填充的将会是一个按升序方式产生的数据序列。这时可以先按住“Ctrl”键，然后再拖动填充柄，填充的数据才不会改变。 2.1.13 利用组合键在单元格中快速定位在修改工作表中的单元格数据时，如果要在单元格中增
12、加数据的话，每次都要先用鼠标定位，然后再用键盘输入，这样来回地切换很不方便。请问有什么键盘组合键吗？答：当然有，可以用键盘的方向键来选择单元格，然后按下“F2”键。这样单元格就会自动转换输入模式，同时光标也自动定位在该单元格的最后面，直接输入数据就可以了。2.1.14 在信息输入前就给予提示 希望在用户为单元格输入信息时，系统能自动的给予一些必要的提示，这样不但可以减少信息输入的错误，还可以减少修改所花费的时间。请问该如何实现？答：可以按如下操作：首先选择需要给予输入提示信息的所有单元格。然后执行“数据”菜单中的“有效性”命令，在弹出的对话框中选择“输入信息”选项卡。接着在“标题”和“输入信息
13、”文本框中输入提示信息的标题和内容即可。2.1.15 正确显示百分数在单元格中输入一个百分数（如10），按下回车键后显示的却是0.1。请问该如何设置才能正确显示百分数？答：出现这种情况的原因是因为所输入单元格的数据被强制定义成数值类型了，只要更改其类型为“常规”或“百分数”即可。操作如下：选择该单元格，然后单击“格式”菜单中的“单元格”命令，在弹出的对话框中选择“数字”选项卡，再在“分类”栏中把其类型改为上述类型中的一种即可。2.1.16 巧做设置，使公式更加明了在工作表的公式中，我们经常是通过单元格标号来引用数据的，如 “F2=A2+B2+C2+D2”。这样很难一下子了解公式具体的内容。有没
14、有方法用文字来取代单元格的符号，让公式更直观些呢？答：这个想法的确很不错，当然也是可以实现的。可以按下列步骤来操作：例如在一个特定的数据库工作表中，一般每一列数据都是同一个字段下的。可以先为每一列数据设置好相应字段名（如：语文、数学、外语、总分等）。再单击“工具”菜单中的“选项”命令，选择“重新计算”选项卡。在“工作簿选项”区域中选择“接受公式标志”复选框。最后单击“确定”按钮。这样如果要利用公式计算时，可以直接在公式中输入字段名称来表示了，例如：总分=语文数学外语。2.1.17 在连续单元格中自动输入等比数据序列请问有什么好的方法来输入一个较大的等比序列吗？答：可以通过填充的方法来实现。具体
15、操作如下：首先在第一个单元格中输入该序列的起始值，然后通过拖动操作选择要填充的所有单元格。再依次单击“编辑”菜单中的“填充”项下的“序列”命令。在弹出的“序列”对话框中，再选择“类型”中“等比序列”单选按钮，再在“步长”文本框中输入等比序列的比值。最后还要在“终止值”文本框中输入一个数字。不一定要是该序列的最后一个值，只要是一个比最后一个数大的数字就可以了。最后单击“确定”按钮即可。这样系统就自动将序列按照要求填充完毕。2.1.18 选择大范围的单元格区域由于屏幕大小的局限性，如果利用鼠标拖动操作，总是无法一次性准确地选择大于屏幕显示范围的单元格区域。请问有什么别的好方法吗？答：当然有。可以试试如下操作：首先在“名称”框（就是公式输入栏fx左边的输入框）中输入该操作区域的起始单元格名称代号，然后输入该操作区域的最后一个单元格名称代号，中间用“：”冒号分开。最后按下“Enter”键，这样以这两个单元格为对角的长方形区域就会被快速的选定。2.1.19 为修改后的工作表添加批注想在对工作表文档进行修改的同时，在修改处添加批注，以方便日后查阅。请问该如何操作？答：为修改添加批注是很容易实现的。具体操作如下：首先选择已经修改过的单元格，然后单击“插入”菜单中的“插入批注”命令。这时在该单元格旁边会弹出一个黄色
