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1、采购计划管理,主讲：翁新焕,一、目的,增强采购工作计划性，从物资供应上保障企业正常运营，特制定本制度，旨在为集团有关部门的材料计划制定、跟踪提供操作指引。,二、适用范围,1、 从公司范围说，适用于集团下属地产和建筑项目部的材料计划管理 2、从材料范围说，原则上对行政、营销、工程等材料均需进行有计划的采购，以下材料可以除外： 1） 临时、应急、零星、不常出现的材料、资产设备 2） 涉及金额小，可现购或生产周期不超24小时的物料 3）包工包料工程中的材料,三、关于采购计划各部门的职责,一）集团采购部 1、主导上层材料计划的编制 2、负责材料采购计划的跟进、反馈及总结 3、 结合库存审核申购数量的合
2、理性 4、 对下层计划编制的及时性进行监督和考核,三、关于采购计划各部门的职责,二）成本预算部 1、配合采购部提供施工物料种类、规格及计划或预估使用量等 2、审核计划需求量的合理性 3、负责出招投标文件,三、关于采购计划各部门的职责,三）工程管理部 审核采购计划中各类物料的必要性及数量的合理性,三、关于采购计划各部门的职责,四）规划设计部 1、配合采购部提供相关设计的物料清单，包括物料种类及数量、规格、图纸等 2、向采购部知会和抄送涉及材料变更的设计变更,三、关于采购计划各部门的职责,五）营销中心 配合采购部提供相关物料种类及数量、规格、设计方案等,三、关于采购计划各部门的职责,六）行政人事中
3、心 配合采购部提供相关物料种类、数量及规格等,三、关于采购计划各部门的职责,七）建筑项目部 1、负责编制采购下层计划 2、根据集团采购部需要，跟进、反馈计划的执行情况,四、材料的分类,从计划角度，材料根据使用特性和相应的市场行情，按采招周期可以分为以下两种： 1、年度材料 2、项目材料,四、材料的分类,一）年度材料 1、定义 为集团常年使用的物料，通过年度的招投标确定若干常年合作的供应商后可解决材料的供应问题。 2、 材料特性 如符合以下条件的物料，可以纳入年度采购计划的编制范围： 能实施集中采购，供应商能跨区域供货且不太影响采购总成本 需用量相对稳定，集团总使用量持续，发生持续萎缩直至消失的
4、情况机率很少 使用量大，总体价格比较高，采购具有规模效应,四、材料的分类,二）项目材料 1、 定义 围绕项目施工和销售过程所使用的物料，其供应商以项目的起止为合作周期。原则上，归入年度招标计划的物料不应再纳入项目采招计划的编制范围 2. 材料特性 符合以下条件之一及以上的材料，均应纳入项目物资计划编制范围 使用量随项目周期增减变化或消失 供应商集中在当地，难以实现跨区域供货 物料因个性化的项目设计，和其它项目缺少共性，从而难以进行集中采购,五、计划编制原则和作用,配合项目施工进度和营销计划的开展 尽可能准确地预估用料数量、交期，防止缺料断料 保证合理库存，避免库存过多，减少资金积压和空间浪费
5、尽量配合公司的资金预算和周转 指导采购部门人员按计划作业，保障整个开发过程的物料和设备供应,六、年度招标计划的编制,一）作用 对年度材料供应商的确定一般通过年度招标计划开展和实现，本计划指导和督促集团采购部按时完成年度招标工作。,六、年度招标计划的编制,二）计划的关键节点 1、 获取物料规格清单 当某种年度材料有不同规格时，集团采购部须向使用部门或供应商等收集规格清单，经使用部门确认后作为供应商的报价基础。 2、 年度预估使用量的获取 作为招标议价的筹码，集团采购部须向使用部门或财务中心收集历史数据，根据次年的业务量预估，最终生成年度预估使用量，可用金额或数量表示。,六、年度招标计划的编制,三
6、）审批流程如下：,六、年度招标后处理,一）形成年度供应框架协议 根据评标结果，集团采购部就每类年度材料与年度供应商签署年度供应框架协议，包括物料规格清单及其对应的单价、暂定总价等 二）签订项目供应合同 根据项目进度及实际，可在不同时间根据年度供应框架协议签订以项目为单位的供应合同。,七、月度物料需用计划的编制,一）作用 为了能让采购部门提前作好月度采购计划，由使用部门以项目为单位编制月度材料需用计划。,七、月度物料需用计划的编制,二）各类材料计划的编制 1、行政类物料需用计划 各部门向行政人事中心提交月度需用计划，行政人事中心汇总各部门需求，根据下月预算，向集团采购部提交行政类物料月度需用计划
7、，计划包含物料名称、规格、特殊要求、具体到位时间等。由集团采购部采购工程师补充单价、总价等。,七、月度物料需用计划的编制,二）各类材料计划的编制 2、营销类物料需用计划 由营销中心根据下月预算，向集团采购部提交月度需用计划，计划应包含项目名称、物料名称、规格、技术参数要求、特殊要求、设计图纸、样板、具体到位时间、数量等。由集团采购部采购工程师补充单价、总价等。特殊情况，可以参照附表二各类物料采购前置期稍后提供图纸、样板等。,七、月度物料需用计划的编制,二）各类材料计划的编制 3、工程类物料需用计划 属“集团采购类”年度材料的需用计划，由建筑项目部主导编制，包括物料名称、具体规格、技术参数要求、
8、具体到位时间、当月分批使用量及使用部位，需附上图纸、样品、特殊要求等。由集团采购部采购工程师补充单价、总价等。,八、计划审批流程如下,九、月度物料采购计划编制,一）作用 汇总各部门、各项目的物料月度需用计划后，由采购部门对每种物料的采购时间及送货地点进行汇编，以指导和跟进物料供应的及时性,九、月度物料采购计划编制,二）计划的编制 集团采购部根据需求计划，针对每种物料制定下单时间、样板获取时间等，经集团采购部副经理确认后按材料种类分配采购任务。,十、项目采招计划编制,一）作用 对项目材料，需根据现场工作进度提前确定供应商，本计划旨在保证上述供应商的招标按时实施。,十、项目采招计划编制,二）计划的
9、关键节点 1、数量获取 指每类材料的计划使用量，如需要，应细化至各种规格的使用量，由成本管理中心或营销中心提供，若时间不允许，可根据经验数据提供暂定使用量。,十、项目采招计划编制,二）计划的关键节点 2、规格/样板确定 规格包括具体型号、技术参数指标、性能要求，由产品设计中心或工程管理中心提供，作为供应商报价的重要依据。,十、项目采招计划编制,二）计划的关键节点 3、发标书 以开始发标书时间为准，由集团或项目预算部主导。,十、项目采招计划编制,二）计划的关键节点 4、评标 评标包括开标和组织评标会，以结束评标会时间为准，发标至评标间的时间一般情况下不得少于7工作日，由集团或项目预算部主导,十、
10、项目采招计划编制,二）计划的关键节点 5、定标 定标包括集团领导确定中标单位、与中标单位约谈合同条款、集团领导签订合同约谈记录表等过程，以集团领导签订合同约谈记录时间为准。,十、项目采招计划编制,二）计划的关键节点 6、签订合同 包括起草合同、合同会签、双方盖章、合同存档等过程，以合同存档时间为准。,十一、计划的审批,由集团采购部起草后，由总裁办项目管理部组织项目经理、工程管理中心、成本管理中心、设计中心讨论决定，并报集团总裁审批,十二、合同的签订,项目采购招计划完成后，由采购主体草拟合同，并发起合同审批流程，由总裁办与供应商签订项目供货合同。,十三、计划管理,一）计划的跟踪 1 、计划跟踪的
11、内容 以跟踪计划完成情况为主，计划编制情况为辅。,十三、计划管理,二）跟踪主体 采用“谁编谁跟”原则，其中集团采购部对项目采购部的计划完成情况有监控权 。,十三、计划管理,三）计划跟踪方式 1、会议跟踪 集团采购部或项目部可以定期召开会议，跟踪计划的执行情况。适用于预见性比较强的物料采招行为。,十三、计划管理,三）计划跟踪方式 2、电话跟踪 相关责任人可以和供应商、使用部门进行定期、不定期的电话沟通，跟踪计划执行情况。适用于零星物料的跟踪。,十三、计划管理,三）计划跟踪方式 3、库存系统跟踪 通过查询库存系统的入仓情况，跟踪计划的执行情况。,十四、跟踪反馈,只针对没完成的情况进行反馈，一方面由
12、跟踪人填报进行登记并存档，为了对相关责任人及供应商进行考核评价；另一方面要预警填写物料订购跟催表，向供应商跟催货物。,十五、计划总结,每个月尾，由集团采购部组织收集以下数据，并从以下几点进行总结，以改善下一周期的计划制定和执行情况。,十五、计划总结,一） 节点的按时完成率：按时完成的节点数/总节点数，此项数据说明相关责任人节点控制效率 二）按时到货率总结：按时到货批次/总订货批次，此项数据考察供应商的交货准时率 三）计划临时调整次数：考察计划的准确性和可行性 四）协议补充次数：考察计划和预算的准确性,十五、计划总结,一） 节点的按时完成率：按时完成的节点数/总节点数，此项数据说明相关责任人节点控制效率 二）按时到货率总结：按时到货批次/总订货批次，此项数据考察供应商的交货准时率 三）计划临时调整次数：考察计划的准确性和可行性 四）协议补充次数：考察计划和预算的准确性,
