08采购管理

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1、上 海 申 美 饮 料 食 品 有 限 公 司 上 海 申 美 饮 料 食 品 有 限 公 司 纲纲 要要 文文 件件 采 购 管 理 采 购 管 理 密级:一般 文件编号: SM-RQ-008 第 1 页 共 1 页 版本/修订号:04/01 颁布日期: 2005 年 4 月 4 日 分发部门： hm 申美申美 1. 目的： 1. 目的： 1.1. 确保公司产品生产的原辅材料、包装材料、间接材料、市场材料、促销品及日常工作所需的非 生产性物品的采购供应，并确保符合我司的质量标准及环保要求。 1.2. 确保所采购的材料、物品获得最稳定的质量保证、优惠合理的价格及优质的供货。 2. 范围： 2.

2、 范围： 适用于上海申美饮料食品有限公司 3. 职责： 3. 职责： 3.1. 采购部负责采购供应商的选择，并负责上述物资的采购及管理。 3.2. 供应商评审：采购部参与市场部户外广告制作（灯箱、广告发布等） 、促销活动代理商，广告 设计等供应商的采购部评审工作。 3.3. 品控部负责编制合格供应商名录并执行原辅材料的进货检验。 3.4. 物流部负责原辅材料的接收与储存，非生产性的其他物资由申请部门接收管理。 4. 定义：4. 定义：根据各项采购物资对随后的产品实现或最终产品的影响程度，将采购物资分为二大类： 4.1. A 类物资：构成最终产品的主要部分或关键部分，直接影响最终产品使用或安全性

3、能的物资， 即产品的原料、辅助材料、包装材料、间接材料和消耗材料等。 4.2. B 类物资：不构成随后的产品实现或最终产品的影响，或影响极小的物资。包括： ? 非生产性物品：包括行政类物品、汽配、设备零部件、生产设备、化学试剂及电脑等等。 ? 生产部零星维修施工(不包括设备维修)及有关生产部资本性项目的土建、 设备安装及装潢 工程。 ? 市场、 促销物品、 冷饮设备、 各类礼品、 印刷品及生动化物品等等。 （采购流程参照 5.4 市 场物品的采购） 最新修改情况： 最新修改情况： 修改号 修改号 内 容 简 述 内 容 简 述 提议人 提议人 颁布日期 颁布日期 2 0 0 5 R Q 0 0

4、 2 改 供 应 商 月 评 估 为 季 评 , 修 改 5.3.1/5.3.2/5.3.3/5.4.1 中部分描述和内容. 张智杰 2005 年 4 月 4 日 起 草 起 草 审 核 审 核 批 准 批 准 日期:日期: 2005 年 4 月 4 日 日期:日期: 2005 年 4 月 4 日 日期:日期: 2005 年 4 月 4 日 申美内部使用 上 海 申 美 饮 料 食 品 有 限 公 司 上 海 申 美 饮 料 食 品 有 限 公 司 纲纲 要要 文文 件件 采 购 管 理 采 购 管 理 密级:一般 文件编号: SM-RQ-008 第 2 页 共 2 页 版本/修订号:04/0

5、1 颁布日期: 2005 年 4 月 4 日 分发部门： hm 申美申美 5，程序： 5，程序： 5.1 5.1 生产用原料、辅料的卫生控制： 参照 SOP-PR-002 “原辅料、包装材料质量安全卫生采购控制程序” 。 5.2. 5.2. 供应商的选择和评价 5.2.1. 5.2.1. A 类物资的供应商选择和评价由可乐公司技术部进行认可；B 类物资的供应商的选择 和评价由采购部会同相关需求部门自行进行。 5.2.2. 5.2.2. A 类物质中非可乐公司技术部进行认可的物品（指常规，连续供应的物品如纸箱等 ， 由申美公司品控部对供应商做认可，程序如下： a) 由供应部将合适的供应商提供给品

6、控部 b) b) 由品控部根据认可程序，执行认可的认证工作并批准合格的供应商 c) c) 品控部将合格的供应商登记在批准的供应商名单上 d) d) 采购部需在已批准的供应商中进行询价，比价及下定单采购 5.2.3 采购部负责对选择的 A 类物资的重点供应商进行季评。根据评比的结果，以后的采购 数量向好的供应商倾斜，具体方法如下： a) 参照附件 7 的内容，对主要供应商，由品控，生产及配送部门配合统计具体的数 据，由采购统一汇总并做出汇总报告。 b) 试行阶段先根据最主要的内容，产品质量来考核供应商 5.3 5.3 采购流程 5.3.1. 5.3.1. 采购申请 0） 1） 2） 3） 4）

7、采购申请单是由申请采购的部门填制，采购申请单的批准必须与公司的 COA 审批权限 表一致。资本性项目的采购申请单必须在 RFA 批准后才能执行，同时必须得到预算部 门批准的“资产购置申请表” ，并在采购申请单上注明资本预算编号。 申请采购部门必需根据需要和库存量填制合理的采购申请单，以确保满足需求及避免 库存积压。 申请采购部门将经过批准的采购申请单交付给采购部门，但必须确保采购部有足够的 时间接受和处理，以避免“紧急”采购的情况，从而增加采购成本。 采购申请单共两联（见附件一） ，第一联由申请部门保存；第二联交采购部。 填写采购申请单时，尽可能将下列信息填写完整： a) 成本中心 b) 品种

8、 / 规格 c) 数量 / 单价 / 总金额 d) 要货时间 e) 送货地点 f) f) 用途 / 费用类别 g) g) 资本预算编号 5) 非碳酸饮料的采购，不需要采购申请单，以当周或当月的销售滚动预测为准。 申美内部使用 上 海 申 美 饮 料 食 品 有 限 公 司 上 海 申 美 饮 料 食 品 有 限 公 司 纲纲 要要 文文 件件 采 购 管 理 采 购 管 理 密级:一般 文件编号: SM-RQ-008 第 3 页 共 3 页 版本/修订号:04/01 颁布日期: 2005 年 4 月 4 日 分发部门： hm 申美申美 5.3.2. 5.3.2. 供应商的选择 1） 采购申请单

9、被批准后送往采购部，通常应由采购部门联系供应商并取得竞标。如果采购 部门的资源和技术有限，招标工作可由申请部门和采购部门共同完成。 2） 供应商竞标： a) 一次入库采购金额大于 2000 元以上的采购， 必须至少从两个供应商处取得竞标， 同 时必须有书面的报价。 b) 对新材料的采购，应有两家以上供应商的报价作为备选对象，采购部应本着有利于 我公司获得最大利益的原则进行选择。 c) 对新供应商的确定，应有两家以上供应商的报价作为备选对象，采购部应本着有利 于我公司获得最大利益的原则进行选择。 d) d) 必须确保主要及关键的原辅材料采购是在已获得可乐或申美质量部认可的供应商处 采购。 e)

10、e) 如认可的供应商只有一家、或只能由原设备厂家等供应备件、或受生产条件所限、 或受品控要求所限、或受法律法规所限，那么一家报价也视为合理报价。CBPC 采购 定价以 CBPC 为主，申美以他们的传真或电子邮件确认为准。 5.3.3. 5.3.3. 采购合同，订单 1） 2） 3） 4） 5） 6） 采购部根据各相关部门已被批准的采购申请单发出采购合同或采购定单。 采购合同需经有关部门及法律顾问共同评审后签字，以确保合同的合法性和可操作性。 合同评审会签，由采购员填报“经济合同签约申请表”并按公司 COA 的审批权限审批， 同时必须经过法务会审，具体按公司相关 SOP 操作。 对于已签定过采购

11、合同的采购定单必须由采购员签字申请， 由采购经理或部门经理签字 批准。对于未签订合同的采购定单，必须由采购员签字申请，采购经理审核签字，再由 营运总监签字批准。 如一次采购入库不超过人民币 2000 元，则不需要采购合同及采购定单。采购申请审批 手续按公司规定。市外营业所可以自行采购一次入库不超过人民币 2000 元的物品，但 采购申请单需按 COA 权限批准。 采购定单及合同必须包含下列信息： a) 供应商名称/代码 b) 采购定单/合同编号 c) 采购物品的品种/代码、规格、数量、单价及总金额 d) 采购折扣 e) 供货时间、送货地点 f) 付款期、付款方式 g) 采购申请单编号 h) 原

12、合同编号 - 此项内容是指已签定过合同的编号， 然后根据合同再发出的分批要 货的定单。如原来未签定过合同，此项不用填列。此定单则与合同具有同等效力。 申美内部使用 上 海 申 美 饮 料 食 品 有 限 公 司 上 海 申 美 饮 料 食 品 有 限 公 司 纲纲 要要 文文 件件 采 购 管 理 采 购 管 理 密级:一般 文件编号: SM-RQ-008 第 4 页 共 4 页 版本/修订号:04/01 颁布日期: 2005 年 4 月 4 日 分发部门： hm 申美申美 i) 采购定单经办人、批准人签字 j) 日期 7） 8） 9） 10） 11） 采购定单必须连续编号，共有四联（见附件

13、2） ，第一联由采购部门保存；第二联交财 务；第三联交仓库；第四联交供应商。 如果采购定单因需求改变而需要修改的话，必须由相关部门填报新的采购申请并被批 准。 采购部门必须登记所有的采购定单，包括被取消或作废的定单，确保其编号的连续性。 并对已发出的采购定单进行控制和跟踪。 对采购部门保存的第一联采购定单必须附上采 购申请单及入库单并存档。 每月必须进行采购合同及定单汇总，做好备份与存档工作。 采购部必须及时将已发出的采购定单数量输入 BASIS 系统，以确保仓库能及时收货。 5.3.4. 5.3.4. 采购折扣 在与供应商谈判议价所取得的采购折扣， 在采购合同或采购定单上折扣与标准价格必须

14、分开说明。 5.3.5. 5.3.5. 收货 1） 当商品收到时，必须经收货部门的清点以确认其符合采购定单的要求，同时必须有集中 的收货区。 2） 收货后，各仓库必须立即填制收货报告，同时将供应商的送货单作附件。 3） 收货部门通知申请采购的部门商品已收到，由品控部门确认其商品符合采购质量和规 格，并在收货报告上签字确认。 4） 如果申请部门发现收到的商品不符合采购定单的质量和规格， 收货部门则发给供应商退 货通知单（红字收货报告） ，由采购部与供应商联系退货。 5） 仓库实际收货数量与采购定单的差异允许在 +10%的范围内，如有特殊数量要求，必须 在采购定单上注明允许的差异。如实际差异大于

15、10%，则必须补做采购定单；如实际差 异小于 10%，只要不影响要货需求，此定单即可关闭。 6） 利用 BASIS 收货的收货报告必须包含下列信息： a) 收到日期 b) 地点 c) 收货项目的描述 d) 收到货物的数量、体积和重量 e) 收货人的签名 f) 采购定单编号 g) 品控检验签字 7） 收货报告（包括红字收货报告）共四联，粉红联由仓库保存；蓝、白联交财务部；黄色 联采购部。 8） 关于手工入库单，仓库管理员应对实际收到的货物进行初验，确认合格后，填写手工入 库单。 申美内部使用 上 海 申 美 饮 料 食 品 有 限 公 司 上 海 申 美 饮 料 食 品 有 限 公 司 纲纲 要

16、要 文文 件件 采 购 管 理 采 购 管 理 密级:一般 文件编号: SM-RQ-008 第 5 页 共 5 页 版本/修订号:04/01 颁布日期: 2005 年 4 月 4 日 分发部门： hm 申美申美 9） 手工入库单共五联（附件 5） ，第一联：采购联 交由采购连同发票及付款申请一起 交财务，第二联：财务结算联交财务，第三联：仓库记账联仓库记账留存，第 四联：仓库发货联采购部留存，第五联：存根联仓库留存。 10） 市外营业所自行采购的低于 2000 元的物品，必须经指定的仓库办理入库手续。付款 申请单由行政部经理签字。 11） 如所采购的是电脑软件服务，则应由申请/使用部门在付款申请单上签字以证明其收 到的是合格的服务。 12） 一次性采购，且金额大于 2000 元，发票直接寄给财务，由财务做三方匹配。金额大 于 2000 元需分批采购，或金额小于 2000 元，由采购员填写付款申请。 13） 关于发票，采购员应请供应商在发票上注明采购定单编号及供应商开户银行及帐号， 并请供应商将