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1、高效投诉处理技巧,主讲:XX,第二部分 顾客投诉处理与技巧,一、投诉的初步认识 概念、原因、目的、意义 二、投诉处理的原则 三、投诉处理的步骤与技巧 四、几种难应付的客户投诉 五、投诉处理的宗旨 六、投诉处理者的心理调节,客户投诉究竟是什么？,什么叫投诉？,客户（员工）对产品、服务等产生不满而引起的抱怨。,WHAT,一、投诉的初步认识 概念、原因、目的、意义,投诉的实质,表象: 即客户（员工）对商品或服务的不满与责难 本质： 客户（员工）对企业或部门信赖度与期待度 的体现也就是企业或部门弱点所在。,是你也会投诉投诉原因解剖,投诉成因分析之产品角度 （品质不良、使用不当） 投诉成因分析之服务角度
2、 （服务品质不良、方式不当） 投诉成因分析之其他角度 （使用不惯新商品、新服务）,4%,显在诉求,潜在诉求,投诉,顾 客 不 满 意,客户不满的等级,不 满,抱 怨,投 诉,离 开,大部分的客户都是不满和抱怨，处理不当，才升级为投诉 不要人为的将低级的不满升级 大部分客户都不想投诉，客户投诉也需要成本，包括感情成本和时间成本,客户希望得到什么？,发泄情绪 解决问题 获得补偿 谋取不当利益,大部分客户都是前两个需求！,投诉处理的意义,.恢复客户（员工）对企业或部门的信赖感 .避免引起更大的纠纷和恶性事件 .收集信息 .(投诉)满意客户（员工）将是最好的中介 （满意客户会将满意告诉另外的2-5人）
3、 .(投诉)不满意客户（员工）是企业或部门的灾难 (不满客户会将不满告诉另外的25人),1、合作共赢处理好客户（员工）界面； 2、明确责任找到责任人，分析问题实质； 3、持续改善触类旁通，分析根源，制定改进措施。,领导负责制,投诉处理三原则,二、投诉处理的原则,经理投诉处理特点,没有退路和推托的余地 投诉来源复杂 事无巨细 有客户情感投入 资源相对充足 领导相对重视,树立正确的态度,“客户永远是对的” 处理疑难问题方显价值 不要把投诉当成个人恩怨,不要尝试让客户承认自己的错误！,投诉抱怨处理原则,积极面对，以诚相待 追本溯源，关注情感 换位思考，有礼有节 结果导向，解决问题,先说心情，再说事情
4、 先讲心理，再讲道理,环境的准备：天时、地利、人和 心情的准备：好奇心、同理心、平常心、诚意、歉意 工具的准备：糖果、饮料、纸笔、意见簿、小礼品、法律文本,1.有备无患：处理前的准备,三、投诉处理的步骤,感性倾听,复述询问,解释澄清,提出方案,实施跟进,按部就班：投诉处理的步骤,Step1: 感性倾听,建立良好的沟通环境 倾听： 客户在陈述投诉理由时，不得随意打断客户； 认真倾听，告知客户正在记录，屏蔽客户的情绪语言； 控制客户的语音语调语速，以缓解客户情绪：“请您慢慢讲好吗？我会尽力帮助您的”； 适时给予回应，用以缓和气氛 暂停： 客户有把话说完的权力 不要本能的去反驳客户，即使客户话 中有
5、明显的错误,Step2: 复述询问,当客户陈述完投诉理由后，开始对全过程，尤其是重要信息进行复述询问询问 倒清确认：“先生，刚才您提到了方面的问题，（您以前遇到过类似情况吗？），是吗？” 注意： 不要主动提及“投诉” “赔偿”等敏感词汇，避免人为将问题扩大化 消除，缩小、精确问题,Step3: 解释澄清,切勿将解释 变成辩解,如无100的把握，先进行后台查询和了解，不要直接作出猜想和解释，让客户体验过程。 在没有完全了解清楚客户所投诉的问题时，不得马上将问题转交其他同事或相关部门,解释过程需要始终关注到 客户情绪变化和语音语调语速,Step3: 解释澄清,1.应从正面阐述。强调对方可以做的而不
6、是你不愿或不愿他们做的事情或公司规定 2.说明负面情况的产生原因或将它与对方的某个受益方面结合起来叙述。 3.如果消极面根本不重要，低调处置，压缩相关篇幅甚至干脆省去。,如何传递负面信息,Step4: 提出方案,有时解决方案的提供不宜太快 结果和过程同样重要 如要拒绝客户，预先找好客户台阶,Step4: 提出方案,快速准确地将客户投诉的问题进行分类,马上可以解决的,短期才能解决的,现阶段无法解决的,Step4: 提出方案,马上可以解决的,准确告知客户事情的原因； 让客户充分意识到你所付出的努力； 告知客户在你的努力下，事情得到了圆满的解决，让客户感觉到满意的结果和被尊重的过程； 感性的告知客户
7、如何预防此类事情的再次发生； 感谢客户的建议，表达继续服务的意愿,Step4: 提出方案,准确告知客户事情的原因； 让客户意识到事情处理的流程，并明确相信你已经和相关部门沟通过； 避免使用“尽快”等模糊词语，明确回复时间； 感谢客户的配合；,短期才能解决的,Step4: 提出方案,不要直接拒绝客户，哪怕客户提出的明显是不可能的要求； 向客户表明你已尽力，同时降低客户的期望值； 拒绝客户后重要的是需要帮客户寻找台阶； 积极的为客户想其他方法； 感谢客户的配合；,现阶段无法解决的,Step5: 实施跟进,1.当场迅速行动； 2.在客户等待处理结果的过程中，必须做到适时回访（电话或短信） 3.回访时
8、，首先要给客户真诚、亲切的问候，再说上一些抱歉的话：“真不好意思，让您等了这么久”、“请您在耐心地等,我们会抓紧时间为您解决的” 4.如客户对处理结果感到满意，要记住向客户道谢 5.重大投诉，无论最后是否达到客户要求，写个正式的感谢函。,Step5: 实施跟进,前事不忘 后事之师,及时投诉进行总结，特别是那些比较棘手的投诉 每一个投诉，可能给我们带来一次提高服务质量的机会，也可能给我们带来一次商机 将总结分享给其他客户经理，以便于日后顺利解决类似的投诉 寻找预防此类事件再次发生的方法,一、投诉处理禁止法则,投诉处理的技巧,1、立刻与客户摆道理 、急于得出结论 、一味的道歉 、告诉客户：“这是常
9、有的事” 、言行不一，缺乏诚意 、吹毛求疵，责难客户,二、处理投诉十句禁语,这种问题连小孩子都会 你要知道，一分钱，一分货 绝对不可能发生这种事 你要去问别人，这不是我们的事 我不知道，不清楚,处理投诉十句禁语,公司的规定就是这样的 你看不懂中文（英文）吗 改天再和你联络（通知你） 这种问题我们见得多了,三、处理投诉的方法,热情接待 承认错误 耐心倾听,详细记录 满足要求 及时反馈,将异议变为机会,处理投诉的方法,前车之鉴：投诉处理常见问题,含糊其辞,以己度人,重复痛苦,滔滔不绝,钻牛角尖,冠冕堂皇,锦囊妙计：投诉处理经典战术,奉若上宾,笔下乾坤,以静止动,以退为进,借力打力,另起一行,出奇制
10、胜,移情换景,1、感情用事者,特征： 情绪激动，或哭或闹 建议： 保持镇定，适当让客户(员工)发泄 表示理解，尽力安抚，告诉客户(员工)一定会有解决方案 注意语气，谦和但有原则,四、几种难于应付的投诉客户,2、以正义感表达者,特征： 语调激昂，认为自己在伸张正义 建议： 肯定用户，并对其反映问题表示感谢 告知公司的发展离不开广大客户(员工)的爱护与支持,3、固执已见者,特征： 坚持自己的意见，不听劝 建议： 先表示理解客户(员工)，力劝客户(员工)站在互相理解的角度解决问题 耐心劝说，根据产品或服务的特性解释所提供的处理方案,4、有备而来者,特征： 一定要达到目的，了解消法，甚至会记录处理人谈
11、话内容或录音 建议： 处理人一定要清楚公司的服务政策及相关法律规定 充分运用政策及技巧，语调充满自信 明确我们希望解决客户(员工)问题的诚意,5、有社会背景、宣传能力者,特征： 通常是具有国家机关、新闻媒介等重要资源或熟悉国家法律、办事程序者，不满足要求会实施曝光 建议： 谨言慎行，尽量避免使用文字 要求无法满足时，及时上报有关部门研究 要迅速、高效的解决此类问题,五：投诉处理的宗旨,一、以客户(员工)为中心： 一切源自客户(员工) 一切为了客户(员工),客户的满意最大,公司的损失最小,二、两个最值的取得,六、投诉处理人的心理调节,、合理的自我宣泄 、转移注意力 、排除“前功尽弃”心理 、学会倾诉 、多从事有益于身心健康的活动 、 处理人之间多沟通 、提高成就感,客户投诉的预防,一、强化服务意识 二、提升沟通技巧 三、服务流程再造,哈哈 痛苦终于结束了！,谢谢大家！,
