《公文管理系統問答集》由会员分享，可在线阅读，更多相关《公文管理系統問答集（35页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、Question_1. 如何進入公文系統？n 開啟IE瀏覽器n 開啟高雄餐旅大學校園資訊入口網n 輸入帳號、密碼後按下登入n 點選校園資訊入口網n 點選應用系統系統選單中的【電子公文線上簽核系統】即可登入系統Question_2. 輸入完帳號密碼後，還是無法登入，該怎麼辦？n 第一步：請先確認您輸入的帳號密碼是否正確n 第二步：請洽電算中心確認是否有建立您的帳號n 若是無法登入公文系統，請洽文書組確認是否有建立公文系統帳號Question_3. 繕打公文時，無法開啟公文製作？n 請確認您是否有安裝公文製作程式n 可檢查是否有C:Program FilesDigitWare資料夾判斷n 檢查是否
2、使用IE瀏覽器登入公文系統n 若尚未安裝請再參考下個問題Question_4. 新電腦如何安裝公文製作程式？n 進入公文系統後，點取左下方的【使用者手冊】-【公文系統服務平台】n 點選公文製作下載即可下載公文製作程式進行安裝n 若是全新電腦可安裝完整版安裝程式n 若是已經有安裝過公文製作的電腦可安裝更新版安裝程式n 安裝前請將所有IE瀏覽畫面全數關閉(包括公文系統)Question_5. 執行作業時出現一些錯誤訊息？n 點選IE工具-網際網路選項-進階-停止指令碼的偵錯Question_6. IE的基本設定?n 點選IE工具-相容性檢視設定-加入203.68.4.* 或是勾選在相容性檢視下顯示
3、所有網站(IE8才需設定)n 點選IE工具-網際網路選項-安全性-選擇信任的網站-點選網站按鈕-新增203.68.4.* (請將畫面最下方的此區域內的所有網站需要伺服器驗證(HTTPS)的勾選取消)(IE7與IE8皆要設定)Question_7. 無法開啟來文附件，畫面閃了一下沒有反應？n 點選IE工具-網際網路選項-安全性-信任的網站-自訂等級-下載項目(自動提示下載檔案與檔案下載)都設定成啟用(IE7與IE8皆要設定)Question_8. 無法開啟WEBOE，畫面閃一下？n 請先檢查您的IE瀏覽器上是否有Yahoo、MSN、Google等工具列，請於檢視工具列將此相關工具列(Yahoo、
4、MSN、Google)勾選取消n 點選IE-工具-網際網路選項-進階-安全性-將允許主動式內容在我電腦上執行勾選後，即可看到下載更新的訊息，即可安裝使用。Question_9. 開啟WEBOE後畫面出現已被封鎖的訊息。n 點選IE-工具-網際網路選項-隱私權-快顯封鎖勾勾取消n 關閉其他工具列：MSN、YAHOO、GOOGLE等n 參考共用版手冊Question_10. 開啟WEBOE後簽核意見那一頁出現空白一片。n IE畫面上方會出現要附加的元件(黃色一條的顯示列)請點選附加元件執行Question_11. 設定流程時出現JAVA SCRIPT的錯誤訊息，而且無法設定流程。n IE-工具-網
5、際網路選項-安全性-自訂層級-安全性-指令碼處理-ACTIVE SCRIPTING停用即可Question_12. 憑證登記是否有完成?n 點取上方的【基本資料】-【使用者憑證登記】n 點取上方【新增】n 卡片插入讀卡機並點選n 驅動讀卡機並將卡片資訊讀入(必須兩個憑證序號欄位皆有資料)後選擇【確定】n 啟用狀態勾選為啟用，確認啟用、終止日期n 點選【存檔】即可Question_13. 憑證登記時若出現卡片未到位或晶片接觸不良時?n 請拔出卡片多試幾次n 晶片有汙漬的情況，可使用像皮擦擦拭Question_14. 文號的結構n 紙本、電子收文：由系統自動給號，仍有貼附條碼，總收文號10100n
6、 創簽稿登記：由系統自動給號(不分紙本簽核或是線上簽核)，承辦人創簽稿101XX，XX以承辦單位號為區別。n 改變簽核方式並不會異動文號Question_15. 簽核方式n 紙本簽核：承辦人僅是透過系統製作文書，仍需印出紙本，長官僅是執行在系統中執行電作流程與核判註記作業。蓋章動作請在紙本上進行。n 線上簽核：長官在電腦中進行核稿作業並有歷程的紀錄。n 可由簽核方式欄位判斷簽核方式。Question_16. 如何在系統中建立個人基本資料(如文面中的聯絡資訊，陳核時的上層主管)？n 點取上方的【系統管理】-【個人設定】-【使用者基本資料】n 輸入相關基本聯絡資訊並以下拉式選單選定直屬主管資料點選
7、【存檔】Question_17. 多重身分如何進行切換？(如單位收發又兼承辦人)n 點選左下角的【系統管理】-【身分切換】即可進行切換Question_18. 如何修改剛剛編輯好的已存檔的文稿n 選取您要開始編輯的公文主旨n 下方的相關文書後方即有編輯按鈕出現，點選編輯即可開啟文書再次編輯Question_19. 創簽(稿)該如何進行作業？n 點取左邊【文書製作】的功能選項n 點取右上方的文書製作按鈕即可選擇簽範本（或是稿）n 繕打好簽呈內容後存檔n 回到【文書製作】功能，作業畫面上會多一筆剛剛所繕打的文稿n 請點選該筆資料前方【創簽稿登記】的圖示n 確認畫面中相關欄位資料是否正確n 確認無誤
8、後請按下存檔即可要到單位號碼(由系統自動給號)n 選擇流程預設好該份公文流程n 選擇送出給主管即可Question_20. 如何編輯修改還未取號前的文稿資料n 點取左邊【文書製作】的功能選項n 右邊會出現目前所有已製作好的文書n 針對要修改的文書後方點選編輯n 即可開啟文書再次編輯n 如果選擇【刪除】就表示在系統中完全刪除該筆文書Question_21. 將公文送出之後後悔想要在修改承辦意見或再次加入其他附件時該如何處理?n 點選【公文管理】中的【取消傳遞】n 畫面下方會帶出你已經送出，但對方尚未收到該公文。n 點選公文主旨，資料呈現待收人員(等待簽收)並點選【執行】n 點選主旨即到待處理公文
9、中的【主辦公文】可在看見這份公文，在進行後續處理。Question_22. 如果長官指示所擬辦的簽或函稿需重簽，原先擬辦的簽或函稿該如何處理？方法一：將該文書整各移除，表示以後查詢此文號時無法得知該文書是連結於此文號之下n 點選該文書的主旨後，在子文書號後方即會出現【移除連結】n 出現的提示訊息係表示該文書即與原連結的文號的關聯取消，請點選確定即可n 移除的文書即會再放在【文書製作】中n 請注意：若該文書已經陳核給組長/系主任且已核示過，即不可再移除n 如果還想要在加入請使用【加入文書】勾選要加入的文書編號即可方法二：可將該文書以【廢止註記】的方式處理，表示以後查詢此文號時仍可有該筆文書且會顯
10、示廢止n 該文書的後方，即會出現【廢止註記】n 出現提示訊息後點選確定n 即會看到該文書前方有廢止的圖示n 若想將廢止的狀態取消，可再次點選該文書的主旨n 在子文書號後方即會出現取消廢止的圖示點選即可n 出現提示訊息後點選確定Question_23. 如何製作例稿？n 開啟公文製作n 選擇功能列中公文檔案寫出電子交換檔即可存一份放在自己的電腦中n 選擇功能列中公文檔案儲存文書檔即可存一份放在自己的電腦中Question_24. 如何讀取例稿資料？n 開啟公文製作n 選擇功能列中公文檔案讀取電子交換檔選擇欲開啟的舊檔(Di檔)即可開啟n 選擇功能列中公文檔案讀取文書檔選擇欲開啟的舊檔(Ocs檔)
11、即可開啟n 選擇功能列中公文檔案複製文書查詢之前在公文系統上承辦過的公文Question_25. 若想將公文存成WORD檔案或是其他格式再利用?n 開啟公文製作n 選擇功能列中公文檔案另存新檔n 選擇輸出的檔案類型，其中RTF檔案是可被WORD開啟的檔案，但並非全然WORD的格式所以有可能有格式不一樣的情形出現Question_26. 以前收到外來文時想在文面(紙面)上直接寫上文擬陳閱後存查，線上簽核的公文該如何作業？n 由於線上簽核後沒有紙本公文可以直接寫n 故於系統中提供擬辦單這個範本n 先進入主辦公文的畫面n 點選欲來文擬辦的公文主旨n 點選繕打n 範本清單中有提供2.擬辦單供選擇Que
12、stion_27. 如何將已繕打好的稿與外來文進行連結？n 先進入主辦公文的畫面n 點選欲連結的外來文主旨。n 點取下方的加入文書按鈕n 依序勾選欲連結稿或簽的文書號碼按下確定即可Question_28. 如何知道公文的流程？第一個方法：n 點取右邊的【處理期限】功能的區塊n 再點取一下主辦公文中的數字n 再點取一下欲查詢的文號，即可顯示目前該文的流程以及其他資訊第二個方法：n 請點選左邊【公文查詢】中的【公文流程及內容查詢】n 輸入欲查詢的公文文號n 點選畫面上方的公文流程選項中得知目前公文流程到哪裡了Question_29. 如何申請公文內部改分？n 先進入主辦公文的畫面n 點選欲改分的公
13、文主旨n 點選流程n 選擇處理狀態中的承辦改分n 接收單位選擇自己科室後點選加入再點選存檔n 即選擇送出即送至組系登記桌及主管進行改分Question_30. 如何進行公文內部會辦(內會)？內會指的是單位內的相互會辦n 先進入主辦公文的畫面n 點選欲改分的公文主旨n 點選流程n 選擇處理狀態中的內會順會n 選取接收單位後再選擇會辦人(若不選擇人也可以)，記得要按一下加入n 右方預設公文流程會出現您選擇的資料n 選擇完畢後，可按一下存檔，此時公文還未送出。n 若您選擇送出，則系統就會將公文送給第一個內會的人，此時你就不能對這份公文再進行編輯等作業了。註：如果是內會同科之承辦人，方可直接按確定送出
14、；若是內會同單位內之不同組系，應先陳核單位主管後，再走內會流程。Question_31. 如何將公文陳核？n 點取左邊的【待處理公文】的功能選項n 點選第一項主辦公文n 選取您要開始處理的公文主旨n 點選送出的按鈕n 陳核的優先順序分為一般及持陳(單位內送出時勾選緊急；一級主管請在選擇陳核時勾選緊急公文)n 確認陳核的對象後按下確定，系統就會將公文送給陳核的主管，此時你就不能對這份公文再進行編輯等作業了。n 長官看到這件公文會提示為紅色急字，表示要讓長官了解這件公文較為急迫須優先核稿處理。Question_32. 文送出去給主管陳核後，發現還需要再修改時該如何處理？n 由於流程已不在您手上所以
15、您無法進行修改n 但可透過點選左邊【公文管理】內的【取消傳遞】的功能n 輸入欲取回的公文文號，或是點選下面可以取消傳遞公文主旨n 按下確定n 確認一下畫面中的資料後，按下執行n 此時在您的主辦公文中就可以看到該份公文資料n 唯收文方若已經簽收公文，則不可以使用此功能n 請注意取消傳遞後的公文請重新設定流程Question_33. 如何預設公文送出單位的流程？n 若這份公文您已經確定要會辦其他單位、陳核到一層主管、發文，您可以先做流程的預設。n 點取左邊的【待處理公文】的功能選項n 點選右方第一項主辦公文n 選取您要開始編輯的公文主旨n 點選流程的按鈕n 選擇處理狀態及收件單位：公文會辦其他單位公文陳
