《营采中心工作流程》由会员分享，可在线阅读，更多相关《营采中心工作流程（46页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、江苏五星现代办公用品有限公司营采中心工作流程（试行）二OO九年十一月事业部工作一、商品采购1、采购依据：门店缺货单各门店于每日晚上下班前将门店缺货单（注明缺货数量和编码）发送至公司事业部；对于次日早晨客户的紧急需求，可以在次日10：30前再次由店长助理汇总缺货单发送至事业部；批量采购由专人汇总各门店缺货单编制相应的订货明细表按商品类别分配给相关采购主管备货，个别采购由采购主管自行处理，各采购主管结合总仓库存情况确定采购数量。当采购当日进货有困难或有库存门店库存量较大需要调剂时，事业部也可以在门店间调拨商品，涉及调拨的门店必须全面配合采购的调拨工作确保公司物流渠道的畅通。对于门店大客户或大宗的急
2、需商品，可由门店店长填写紧急缺货单交事业部经理急办，商品及时到位。2、 采购订货：采购具体业务分四类由各自事业部的采购主管办理，分别为：办公文具及杂品事业部：日常办公用品、学生文具、纸品、笔类、 劳保用品、个性化采购等；电脑及耗材事业部：电脑、设备、耗材、数码、外设、设备用纸等；运动用品事业部：体育用品、运动用品、运动器械、运动服装等；办公家具事业部：保险柜、文件柜、办公家具等。各事业部的采购主管根据订货明细表及表上的首选供应商询价订货，对订货价格与表中参考价格有差异的需了解市场后确认，对首选供应商的采购价格或商品数量不能满足我司采购要求的可按程序更换供应商。3、 采购退换货：所有退货事宜均由
3、各采购主管事先与供应商联系再通知仓库和进货司机退货，现款采购的可由进货司机直接办理。A：仓库直退供应商：由供应商打收条先将货品带走，当供应商带回退单或补回所退商品时撤走收条，有退单的经事业部和仓库签字后交财务入帐；B：上门退换仓库商品：我司配送司机带走商品时在仓库登记，当换回商品或办理好退单后消除仓库登记，有退单的经事业部和仓库签字后交财务入帐；C：门店商品处理过程中涉及退货的先将商品调拨至总仓再办理退货手续，退单必须经事业部相关人员理查核商品返库清单签字确认后办理报销手续；D：上门调换门店商品：我司配送司机调换已登记商品返库清单的商品时可直接办理后交还门店，处理完毕后在事业部专人的商品返库清
4、单上注明处理结果。4、 门店商品退库：各门店所有商品只要返回公司处理均需按日填写商品返库清单列明退库原因与所退商品一道退回公司交事业部处理，各门店需退库商品应事先与事业部相关人员联系好可由配送司机在门店签字后先将商品带回事业部，事业部专人要跟踪商品的处理情况与商品调拨手续的办理，各处理责任人分别在商品返库清单上签字后处理自己的商品，归还门店时配送司机也需在商品返库清单上签字确认处理结束，对暂时不能处理的商品可先调至建宁1库按季度统一处理，对需要退至供应商的商品先将商品调拨至总仓再办理退货手续。办理商品调拨手续或商品归还门店后要消除经办人在门店的签字手续。正常的商品调拨凭商品调拨单办理，不属于商
5、品退库。（1）、商品退回：当门店无法再实现销售或事业部进货和客户需求有误的商品在门店与事业部沟通后可退回仓库由事业部处理。（2）、商品调换：当门店商品有质量问题影响销售时可与事业部协调后退回事业部处理，事业部按现款采购和记帐采购分别交经办人处理。（3）、商品维修：当客户在我司所购设备有质量问题需要退回解决时需在设备上用美纹纸列示故障条同时登记商品返库清单退回事业部处理，事业部按质保内和质保外分情况交维修部处理，但事业部需跟踪处理结果与交接手续。门店在接受客户设备时需填写一式三联售后维修服务单，客户联交客户提货，留存联和结帐联随设备流转（登记设备的维修结果），设备维修好归还客户时客户需出示客户联
6、并在一式三联上签收和提议，同时我司也需在客户联上填明解决方案和费用交客户留存，留存联交内勤主管留存和回访，结帐联交财务挂帐和销材料库存。5、 缺货说明：事业部各块负责人在当天下午3：00之前对不能及时到位的商品应填写门店缺货反馈单给予详细说明，其中山西路店和句容店在送货前一天由事业部给出详细缺货说明。6、 采购方式：A：送货上门 每天上午必须办理好当日采购的订单手续，与供应商确定送货时间，尽可能送货上门。 B：上门采购 对于不能送货上门的货品事业部每天下午安排时间集中上门采购，必须保证缺货商品当天进仓，进货车辆每天16：30前必须返回公司。7、 采购分货：各采购主管每天11：00和15：00前
7、分两次根据门店缺货单结合当天入库情况编制商品调拨通知单报财务进行商品调拨。（考虑包装率，避免零散配货。）商品调拨通知单单号必须按月份连续编号（两位月份加三位序号），如10月份第五号单“10005”，月度内不得断号以便查核。紧急需求经事业部经理批准后17：00前处理完毕。8、 新品入库：A：新上市商品 从客户需求或市场消息得知的有一定市场需求的新上市商品，经总经理批准可适量采购。B：促销期商品 供应商通知可参加促销活动且有一定市场需求的商品，经总经理批准可酌情采购。所有新品入库必须填写新品入库通知单标明进价和售价交仓库核条形码和材料会计输入货品资料，每周三和周六由事业部汇总新品入库报表交总经理审
8、阅。9、 供应商选择：经常性商品采购应固定供应商，同时确定年终返利；新品的采购需货比三家，新增加或更换供应商均应在采购业务发生前填写新开供应商登记表填全供应商信息报总经理审批后交财务入帐。10、 价格确认：对于固定供应商且销售量较大的商品每月在市场询价一次，价格有异常的及时与供应商交涉；对于进价或售价（零售价、会员价、直销价）需调整的货品事业部应及时填写调价通知单（说明原因）报总经理批准后交材料会计调价，调整售价时要同时通知门店调整价格签，门店收到调价通知单更换价签后由店长签字回传事业部以确认调价。11、 结算方式：A：现结客户：必须取得对方的送货单和收款凭证（发票或收据）。B：记帐客户：至少
9、取得客户送货单两联，一联返回客户结帐用，一联仓库据以收货后转财务记往来帐；结帐时客户凭发票（或收据）和送货单结帐联交财务付款。二、采购付款(一) 现款采购1、 由事业部专人根据当天的现款采购量填写借款单，经事业部经理签字批准后统一向财务先借支备用金。2、 带现金外出采购的：由事业部专人根据当天外出采购需求借款给采购驾驶员，由采购驾驶员在借款登记簿上签收，回来后采购驾驶员汇总当日现款采购日报表（附所有采购原始单据）连同剩余现金一并交事业部专人处销帐，事业部专人将所有原始采购单据经相关事业部采购主管签字确认并填写商品编码后交仓库入库管理员验收，仓库人员验收签字确认后将单据转交材料会计入电脑帐。3、
10、 送货上门取现金的：由事业部专人在经仓库签收的供应商送货单上签字确认（现款结帐只签一联）并填写商品编码交事业部经理批准后在事业部专人处领取现金， 事业部专人同样登记现款采购日报表，并将采购原始单据直接交材料会计入电脑帐。4、 所有原始采购单据上均需注明付款方式（现金、银行、记帐）和结帐单据类型（普票、增票、收据）（只注我司留存联），前一天采购单据在当日9：00前必须交仓库验货，对于验货单据有差异的仓库以实际收货数入帐，对于无法取得或遗失的采购单据，必须由事业部专人补办单据经事业部经理审批后方可交仓库据以验收入库。仓库10：00前交财务入帐，财务入帐后于15：00前打印入库单据逐一审核并按客户分
11、类后交事业部办理报销手续，次日8：30前事业部将汇总费用报销审批单交财务审批，并附当日现款采购日报表且在备注栏注明所欠发票情况和经办人姓名，财务9：30前将完成审批手续待总经理审批，事业部专人每两日凭总经理审批的费用报销审批单向财务办理备用金清理手续一次。款项结清后财务需在费用报销审批单上加盖“现金付讫”字样并督促所前欠发票的催收。5、 通过银行转帐（付支票或电汇等）的：由相关采购内勤填写付款申请单经事业部经理批准后去财务领取支票或办理付款手续，但财务要办理好相关领取和销帐手续，商品验收与入帐、报销程序同现金采购，只是财务入帐后直接办理报销审批和销帐手续（不需事业部办理），款项结清后财务需在付
12、款申请单上加盖“银行付讫”字样，但财务对超过两天仍未收到销帐单据及发票的业务需进行监管，每月20日向事业部提供欠发票客户清单。(二) 记帐采购1、 仓库凭事业部内勤确认的供应商送货单验收签字后交材料会计入电脑帐，材料会计入帐后打印入库单据逐一审核并按客户分类后放财务留存。对事业部内勤当天未能及时签字确认的供应商送货单在次日九点前必须去财务补签。2、 在付款期临近时由相关事业部内勤提供供应商对帐单，财务根据对帐单提供相应收货单据交采购与供应商核对开票，同时事业部内勤将该对帐单复印签字后留财务备查，当该单据办理完审批手续回财务付款时，财务退还该对帐单复印件。3、 事业部内勤凭供应商发票、送货单和入
13、库单填写付款通知单经事业部经理、材料会计、财务经理、总经理审批后由事业部经理安排付款时间。4、 记帐客户财务每周六安排付款，每周五事业部经理需申报本周六的付款计划，以便财务安排资金。三、物流管理1、 采购入库：仓库收货管理员核对实物与送货单上商品名称、数量、单位、价格的一致性，在收货单上签字确认，一联公司留存，另一联返还记帐客户结帐（现结客户无需）；上门采购则由采购员先代为验收签字后将结帐联返还客户，记帐联回公司交仓管收货管理员验货后补签。收货管理员验收时应在客户送货单上注明条形码后四位以便电脑操作员核对，商品入库后应分类整理，并按规划好的库位入货架陈列。仓库出库管理员和协管员在仓库主管的安排
14、下协助收货与陈列。所有采购入库单据必须经采购经办人员和仓库验货人员双方签字确认。2、 电脑入帐：材料会计凭事业部经办人员确认且仓库收货员签收的客户送货单将商品录入电脑作总仓收货，同时核对采购价格和应付帐款金额，对无验收手续或调价无手续的单据不予处理；电脑入帐后打印现款采购单或采购收货单一式两联，经办人签字确认后与客户送货单一并交财务入帐，财务签收确认后将第一联返仓库留存。3、 赠品入库：对于可销售的客户返利、赠送或多送的货品必须凭事业部经理确认且仓库签收后的有效单据入“赠品客户”的现款采购，进价按实际市场价入帐，售价由事业部确认，但该单据不得向财务报销；随货同行的促销赠品（非买品）由事业部安排
15、随货至门店促销，促销结束后由门店提供发放清单。4、 商品贴码：材料会计对入库单上无条形码或重码的的货品应及时打印货品条形码交收货员贴码（务必准确无误）；对公急需已发货的商品仓库在入库单上注名已发可不打条码；门店经营过程中发现缺码的商品由门店及时与材料会计联系打印条码带至门店。5、 调拨出库：销售会计每天12：00和16：00前分两次根据采购的商品调拨通知单打印仓库调拨单交仓库或门店配货，并检查商品调拨通知单单号的连续性，以防漏单。仓库发货时由仓库出库管理员签字确认后交司机送货，货到门店签收后门店留存第二联，第一联返回仓库留存。仓库必须见到仓库调拨单才可以发货（从门店调拨入库流程相反）。各门店之间的仓库调拨单打印一式两份（调入单和调出单各一份，每份一式两联），调入和调出门店各签一份留存第二联，第一联交财务留存。所有调拨单发货人、收货人、送货人都必须签字确认。6、 仓库配货：仓库每天12：00和16：00后分两次根据财务的仓库调拨单配货分装，减少零散配货；当天紧急进货的商品根据采购开具发货清单交门店临时签收，次日财务根据签收单补开仓库调拨单交仓库返回门店正式签收，同时退还门店签收的发货清单；仓库配货过程中发现仓库调拨单与实际库存有差异（库存不足
