管理信息系统第5章系统

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1、1,第五章 系统分析,2,本书结构,3,本章内容,第一节 系统分析概述,1,第二节 现行系统调查的内容和方法,2,第三节 现行系统的调查,3,第四节 现行系统的分析研究,第五节 目标系统的逻辑设计,6,第六节 系统分析说明书,5,4,4,第一节 系统分析概述,一、系统分析的基本任务 管理信息系统的系统分析引用了系统分析法的思想，其工作状况直接关系到管理信息系统的设计质量和运行效果，因此系统开发者必须予以高度重视。 系统分析的基本任务主要包括需求分析和新系统逻辑模型设计两个方面：,5,1. 需求分析 需求分析是指在对现行系统的调查基础上，以现代管理理论和方法为指导，对现行系统的经营管理目标、功能

2、和信息流程进行分析和研究，指出存在的问题，提出改进的意见。 2. 新系统逻辑模型设计 新系统逻辑模型设计是指在需求分析的基础上，提出新系统的逻辑模型，从总体上规定新系统的结构。,第一节 系统分析概述,6,二、系统分析的内容和步骤,第一节 系统分析概述,7,第二节 现行系统调查的内容和方法,一、系统调查的内容,系统业务流程,系统运行环境,系统运行状态,系统发展战略,系统组织结构,系统调查内容之一,8,系统薄弱环节,各种单据、凭证、台账、报表,管理标准、 定额、指 标和编码,管理工作的制度和方法,系统资源条件,系统调查内容之二,第二节 现行系统调查的内容和方法,9,二、 系统调查的方法,开座谈会,

3、发调查表,参加业务实践,全面了解企业实际流程和需求,第二节 现行系统调查的内容和方法,10,第三节 现行系统的调查,一、现行系统组织结构的调查 现行系统的调查包括组织结构调查、业务流程调查、单据和报表调查等三个方面，逐步表达企业或其它组织管理活动的过程及其信息流动的全貌。 组织结构调查是系统分析人员了解现行系统的首要环节，重点应放在调查各部门的职责以及部门间的关系上。组织结构中的各种关系可以借助于组织结构图予以表现，部门间的层次关系即表示上下级的隶属关系（简化的组织结构图仅表示隶属关系），其它相互间的传递关系可用一定的符号表示。,11,第三节 现行系统的调查,12,贝斯特挖掘机配件公司是贝斯特

4、工程机械有限公司（见本书后附案例）的控股企业，该公司独立运作，面向挖掘机生产企业（包括贝斯特工程机械有限公司）销售挖掘机零配件。,组织结构调查任务的完成将为现行系统的深入调查分析提供总体框架，也将为业务流程重组、组织结构变革以及管理信息系统的数据流程设计和层次结构的划分提供参考依据。,第三节 现行系统的调查,13,二、现行系统业务流程的调查 业务流程的调查应围绕业务的处理来展开，即围绕业务处理调查与之相联系的所有输入、输出和存储。业务流程的调查可以以发放调查表的形式进行，调查表的格式需要系统分析员自行设计。,现行系统业务流程调查表,第三节 现行系统的调查,14,调查表的填写要求是： 调查表分部

5、门并按处理顺序填写。最后填写整个系统的调查表，从总体上反映系统的输入、输出和存储，以便明确系统环境。 调查表中处理的编号按部门编号加顺序号的形式编制，输入、输出和存储的编号按部门编号加类型编号（输入为1、输出为2、存储为3）再加顺序号的形式编制。 如果对于某一处理而言为输出或存储的信息，同时又是另一处理的输入，则采用同一编号。这种现象如跨部门发生，则以提供信息部门的相应编号为同一编号。 不同处理如有相同的输入、输出或存储，则编号和名称必须一致。,第三节 现行系统的调查,15,表5-3 贝斯特挖掘机配件公司业务流程调查表,第三节 现行系统的调查,16,在对各部门的业务流程进行充分的调查分析基础上

6、，可以绘制各部门的业务流程图以及现行系统的业务流程总图，以全面反映现行系统业务流程的细节和全貌（系统业务单一或简单时，可仅绘制系统业务流程总图）。,第三节 现行系统的调查,17,销售部 仓库 发货部 财务部 采购部,第三节 现行系统的调查,18,三、单据和报表的调查,表5-4 单据或报表调查表,第三节 现行系统的调查,19,填写完毕的调查表经核实、整理后应按部门归类。调查表应附有对应的原始单据或报表，最好是有实际数据的样品或复印件。单据或报表调查表中的编号必须与业务流程调查表中的编号一致。,第三节 现行系统的调查,20,第四节 现行系统的分析研究,一、调查资料的整理与归档 由于系统调查的时间较

7、长，参加调查的人员数量较多并且其背景和经验不同，因此在资料的管理上必须建立严格的制度。将有联系的资料按部门整理、编号、归档，访问记录和文字资料应整理、打印，形成的档案要经负责人签字后保管。,1,2,3,4,单据和报表的样品或复印件,分发并收回的调查表,调查访问的记录和初步归纳的文字资料,调查访问后加工形成的图表和文字资料,21,二、现行系统薄弱环节分析,系统问题,业务流程衔接不畅,领导短期行为现象较严重,单据或报表不规范,单据或报表中的数据不准确,管理人员素质低,管理不规范、制度不健全,定量分析欠缺,业务流程环节偏多，不合理的迂回严重,第三节 现行系统的调查,22,三、新系统目标的提出,新系统

8、目标的特点,战略性,适应性,整体性,多重性,长期性,依附性,第三节 现行系统的调查,23,管理信息系统的目标视现行管理系统的不同而不同，也与用户的要求以及资源条件、开发力量等制约因素有关。总体而言，新系统目标一般围绕以下几个方面提出：,管理方面,性能方面,功能方面,1,2,3,第三节 现行系统的调查,24,四、可行性审核 可行性审核是指在对现行系统调查研究的基础上，根据用户的要求和新系统的目标，并考虑系统开发所受到的各种制约条件，进一步审核系统开发的意义和可行性，提出修改意见。可行性审核是对系统深入开发的论证和把关，审核完毕需撰写审核报告。审核报告包括组织结构调查、业务流程调查、单据和报表调查

9、的结果与图表以及现行系统存在的问题分析、系统业务重组和新系统的目标等内容，报告还包括有关专家和领导的审核意见与建议。可行性审核报告是系统进一步分析和设计的依据。,第三节 现行系统的调查,25,五、现行系统管理业务变革 重组后的管理业务分别由销售部、仓库、财务部和采购部承担，原发货部取消，其管理业务并入仓库。经过管理信息系统开发者的进一步设计，贝斯特挖掘机配件公司业务流程和组织结构的优化目标将成为现实。,第三节 现行系统的调查,26,销售部 仓库 财务部 采购部,27,表5-5 贝斯特挖掘机配件公司组织结构变革后的主要职责,第三节 现行系统的调查,28,第五节 目标系统的逻辑设计,一、逻辑设计与

10、逻辑模型的概念 目标系统的逻辑设计是指通过对现行系统的调查研究，在明确了系统的业务流程和存在的问题，并在新系统目标提出、业务流程重组和组织结构变革的基础上，设计目标系统总体方案，解决目标系统“干什么”问题的过程。目标系统的逻辑设计是对现行系统合理内容（组织结构、业务流程、单据报表等）的继承，也是对现行系统不合理内容的否定，并通过管理变革抽象出目标系统的总体框架。,29,目标系统的逻辑模型主要由数据流程图、数据字典和处理逻辑表达工具等图表工具构成。数据流程图是对新系统数据输入、输出、存储、处理、流向等的总体描述，是新系统逻辑模型的核心，总图上的处理功能可以细化为不同层次的子系统数据流程图；数据字

11、典是对数据流程图中输入、输出数据流和数据存储的详细描述；处理逻辑表达工具则用于阐明数据流程图中处理功能的具体逻辑。这些图表工具逐步细化，逐级补充，共同配合，构成较为完整的新系统逻辑模型。,第五节 目标系统的逻辑设计,30,二、数据流程图 1. 数据流程图的基本概念与组成 数据流程图（Data Flow Diagram，DFD）是新系统逻辑模型的主要组成部分，它摆脱了业务流程图中所有的物理内容（如物流等），准确地描述了目标系统在数据输入、输出、存储、处理、流向等方面的逻辑关系，抽象而概括地反映了目标系统的全貌。,第五节 目标系统的逻辑设计,31,二、数据流程图 （1）外部实体 外部实体（Exte

12、rnal Entity，简记为E）是指系统以外的事物、人或部门，它不受系统控制，表示系统数据的外部来源或去向。 说明数据输入的源点(数据源)或数据输出的终点(数据终点)。 外部实体可用来明确系统和环境的界限！ 同一个外部实体可以在一张数据流程图中出现若干次。,第五节 目标系统的逻辑设计,32,（2）数据流 数据流（Data Flow，简记为F）是指系统内部数据流动的方向，它用单向或双向的箭头表示。 数据流名应能直观地反映数据流的含义。 数据流的流向 数据流可以同名，也可以有相同的数据结构，但必须有不同的数据或具有不同的含义。 两个符号(加工、外部项、数据存储)之间可以有多个数据流存在，DFD并

13、不表明它们之间的任何关系，诸如次序、主次等。 避免错误的数据流命名方法：用名词,不要使用意义空洞的名词；尽量使用现实系统已有名字。,第五节 目标系统的逻辑设计,33,（2）数据流（举例）,第五节 目标系统的逻辑设计,处理与数据流,外部实体向系统输入数据,系统向外部实体输出数据,数据存储与数据流,34,（3）数据处理(加工) 数据处理（Data Process，简记为P）是指对数据的逻辑处理功能，也就是对数据的加工功能。 加工又称处理亦称变换，它表示对数据流的操作。 加工的符号分成上、下两部分，从上到下分别是标识部分和功能描述部分。 标识部分用于标注加工编号，加工编号应具有唯一性，以标识加工，以

14、“P”开头。 功能描述部分用来写加工名。为使DFD清晰易读，加工名应简单，能概括地说明对数据的加工行为，其详细描述在数据词典中定义。 加工要逐层分解，以求得分解后的加工功能简单、易于理解。,第五节 目标系统的逻辑设计,35,（3）数据处理(加工),第五节 目标系统的逻辑设计,处理的命名（描述）： 最好使用动宾词组，一个动词加一个名词。,36,（3）数据处理(加工),第五节 目标系统的逻辑设计,处理的编号： 处理的唯一标识，可用数字表示，也可用P加数字表示，应表示出它的层数，P1； P1.1； P1.2； P1.1.1,37,（3）数据处理(加工),第五节 目标系统的逻辑设计,处理的执行者（部门

15、）： 表示功能由谁来完成，可以是人、部门或是程序，也可以没有。处理必须同时有输入和输出的数据流。,？,38,（3）数据处理(加工)常见错误,第五节 目标系统的逻辑设计,每个处理至少有一个输入数据流和一个输出数据流!,39,（4）数据存储 数据存储（Data Store，简记为D）是指数据保存的逻辑描述（而不是物理介质），一般指存储在介质上的数据库。,一般情况下，外部实体向管理信息系统提供单据，管理信息系统向外部实体输出单据或报表，因此为了将数据流程图与系统环境之间的关系表达清楚，有时将单据或报表作为管理信息系统与外部实体间交流的内容，也绘制在数据流程图中。,第五节 目标系统的逻辑设计,40,（

16、4）数据存储 现对数据存储符号说明如下： 数据存储名写在开口的长方框内，应概要地说明文件中的主要数据。 数据存储上一定要有数据流。 为便于说明和管理，数据存储亦应编号，编号写在文件符号左端小方格中，以“D”开头。 为避免DFD中出现交叉线，同一数据存储可在多处画出，可以用下图所示符号表示数据存储重复。,第五节 目标系统的逻辑设计,41,（4）数据存储,第五节 目标系统的逻辑设计,数据存储：是数据的“保存处”和“中转站”！可以避免处理和处理之间的直接箭头联系，这样能提高每个处理的独立性。,42,常见错误,第五节 目标系统的逻辑设计,数据流必须要么从某个处理流出、要么流入某个处理，而不能与处理无任何关系。,43,2. 数据流程图的绘制方法 目标系