中国石化上海高桥分公司erp项目erp系统上线准备工作说明

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1、提交：中石化上海高桥分公司 ERP 管理组抄送：中石化 ERP 项目管理组 提交人：赵楚泓提交时间：09282004 编号：PMO-Golive-01 中国石化上海高桥分公司中国石化上海高桥分公司 ERPERP 项目项目 ERPERP 系统上线准备工作说明系统上线准备工作说明 中国石化上海高桥分公司中国石化上海高桥分公司 ERPERP 项目组项目组 20042004 年年 9 9 月月 目录目录 1. 1.简介简介3 3 2. 2.整体任务及时间点整体任务及时间点4 4 3. 3.上线准备工作事项上线准备工作事项6 6 3.1.规章制度的制订和落实6 3.2.岗位操作规程的落实6 3.3.单据

2、流转操作的注意事项.6 3.4.主数据的维护体制.7 3.5.业务应急方案7 3.6.上线前的系统试运行8 4. 4.数据转换工作数据转换工作9 9 4.1.数据转换的目标.9 4.2.数据转换的范围及时间9 4.3.11 月份业务数据的收集及补充录入10 5. 5.网络及技术环境网络及技术环境1111 5.1.生产服务器、网络及其他设备11 5.2.用户帐户及权限设置就绪.11 5.3.用户帐户的管理.12 6. 6.系统上线阶段组织及人员安排系统上线阶段组织及人员安排1313 6.1.分公司 ERP 上线总体协调组.13 6.2.核心支持组13 6.3.业务部门上线支持组14 7. 7.系

3、统上线阶段风险分析系统上线阶段风险分析1515 8. 8.附件附件1717 1. 1.简介简介 中国石化上海高桥分公司 ERP 项目扩大试点工作从 2004 年 4 月正式启动。在中国石化总 部 ERP 项目指导委员会的统一部署和领导下，经过了规划、设计和实施各阶段，目前实施工 作已进入上线前的最后准备阶段。 根据总部和分公司领导的决定，上海高桥分公司 ERP 实施范围包括：上海高桥分公司机关、 各职能部门以及下属炼油和化工事业部。具体软件的功能模块包括：FI（财务会计）、 CO（管理会计）、 SD（销售分销）、 MM（物料管理）、PP（生产计划）和 PM（设备维护） ，涵盖分公司财务管理、生

4、产计划、原油管理、产成品库存管理及销售业务、物资供应管理和 设备检维修管理六大业务领域。 实施过程中，分公司和项目组坚持思想领先，业务主导，重视项目管理，培养团队精神， 倡导集思广益，体现“一把手”原则。业务骨干全职参与，设计了 195 个业务流程，配置了 500 多个通用和本地角色；组织了多个数据准备和转换队伍，整理了 25 万多条的各类主数据； 编制了 2800 页的培训教材，近 700 人参加了最终用户培训。 按照中石化 ERP 项目管理组的系统上线的五条标准，我们已逐项检查和落实，已具备了上 线条件。目前系统上线准备工作已按计划全面展开。预计的成果是：上海高桥分公司各级单位 的业务部门

5、能够在 11 月份顺利的从现有的业务操作移到以 SAP 平台为基础的业务操作（新的 业务流程和方式）。该阶段的主要工作包括：网络及技术环境建设、生产服务器的日常维护、 数据转换、业务职能部门准备、以及相应的组织和人员支持。同时，我们也制定了整体的时间 表，并且考虑在这个过程中存在的风险。 本文件从整体上介绍了中国石化上海高桥分公司 ERP 项目组（下简称项目组）在系统上线 准备阶段的目标、工作方法、要求和主要事项。 2. 2.整体任务及时间整体任务及时间点点 10 月份将进入上线的最终冲刺阶段，其成功与否将直接标志着系统是否能够成功上线，并 且平稳运行。在这期间，将有多项重要并行工作，如下列。

6、 各个职能业务部门牵头，制定及落实 ERP 系统相关的规章制度，主要内容包括岗位 操作规程、单据流、主数据管理制度、业务应急方案等； 信息中心负责完善分公司内部网络建设，同时确保所有 ERP 业务点的电脑和打印机 安装及调适完成； 企业高级领导 ERP 培训； 建议召集各业务单位的骨干用户（各个单位在最终用户培训中的部分优秀最终用户） 、项目组关键用户和部门领导，对系统上线准备工作进行相应的培训、安排及布置； 安排和动员分公司的所有最终用户参与为期两周的系统模拟运行； 相应业务领导对所有的业务数据进行最终的确认，主要静态数据包括物料主数据、 供应商及客户主数据等； 相应业务领导对 10 月份的

7、月结数据作最终的确认，主要动态数据包括库存初始值、 物料初始价格、财务科目余额等； 建立 ERP 支持中心，以便 ERP 系统上线之后，承担起支持 ERP 系统日常运行和进 一步拓展 ERP 功能的任务; 分公司 ERP 系统上线动员会。 任务任务时间点时间点负责方负责方 A.A. 制定系统上线准备工作计划制定系统上线准备工作计划 完成整体及各个业务领域系统切换准备方案 09/20 09/24 项目组 讨论和初步确定 ERP 系统上线整体支持方案 09/13 09/30 项目组信息中心 初步确定支持组织人员 09/13 09/30 信息中心 召开 ERP 领导组会议，汇报工作、解决遗留问 题和

8、总体布置工作 09/30 ERP 领导组管理组项目组信 息中心 各业务部门讨论和确定本部门系统切换准备的 详细工作内容 10/08 10/12 业务部门主要负责，项目组提供支 持 各业务部门确定本部门详细的业务应急方案 10/08 10/12 业务部门主要负责，项目组提供支 持 ERP 系统上线动员会 10/25 公司领导/项目组 B.B. 执行系统上线准备工作执行系统上线准备工作 企业高级领导 ERP 培训待定项目组 任务任务时间点时间点负责方负责方 系统切换工作培训 10/13 项目组 业务部门确定有关规定并下发具体业务单位 10/13 10/15 业务部门事业部 网络连接完毕 10/15

9、 PCITC信息中心 外接硬件设备和 SAP 登陆安装完毕 10/15 信息中心各单位 用户的登陆 ID 下发完毕 10/15 信息中心 系统模拟运行 10/18 10/29 各单位 C.C. 数据转换及系统初始化数据转换及系统初始化 静态数据收集和上传完毕 10/15 项目组信息中心 中石化财务系统月结 10/25 11/03 财务处和各事业部财务部门 物资管理的库存盘点 10/25 供销部门 动态数据的收集和上传完毕 11/05 项目组 上传数据的签字确认 11/05 各业务部门 11 月份补充交易数据的录入 11/06 11/07 骨干用户项目组 D.D. 系统上线系统上线 系统实现上线

10、 11/08 全公司 ERP 支持中心开始运作11/08 持续支持中心 3. 3.上线准备工作事项上线准备工作事项 3.1.3.1.规章制度的制订和落实规章制度的制订和落实 上海高桥分公司 ERP 系统上线后，出现一些新的业务操作。在系统上线前， 必须制订和 落实有关的新的管理制度，以便在 SAP 正式运行后，企业及时和有效的利用系统解决实际业务 中的问题。 根据 ERP 系统上线以后的未来业务流程为基础，同时参照了分公司的职责划分手册以及内 控制度，项目组顾问和关键用户初步拟定了相关的规章制度。主要内容包括了岗位操作规程、 业务单据流、主数据管理制度及业务应急方案。接下来需要相关业务模块负责

11、人对这些规章制 度进行审核及确认，然后在系统试运行期间按照相应的规章制度在系统中进行全面的试运行。 详细内容参考相关模块的规章制度文档。 3.2.3.2.岗位操作规程的落实岗位操作规程的落实 为明确 ERP 系统上线后各类 ERP 系统操作人员的工作职责及工作内容，确保分公司业务 的有效运作，保证分公司 ERP 系统正常运行，项目组为各 ERP 系统操作相关的岗位编制了相 应的操作规程。系统上线以后，最终用户将按岗位操作规程进行与日常业务相关的系统操作。 3.3.3.3.单据流转操作的注意事项单据流转操作的注意事项 在 SAP 系统上线后，新的业务操作流程将同现有的做法存在一定的变化，其中一个

12、重要的 体现是单据的流转过程。其中，包括在本业务部门内部的单据流转和相关部门之间的单据流转 两个部分。对于每一个部门内部的单据流转，建议由部门领导召开本部门专门的讨论会研究处 理。对于部门之间的单据流转，建议由主要负责部门牵头，相关部门参加的专题会议研究处理。 埃森哲顾问将参与上述会议，并提出相应的建议。但是，各业务部门最终确定相关的单据流转 处理方案。 建议各业务部门对于单据流转作了具体的说明，包括单据流转图和具体的说明文件，并在 10 月 13 日前下发各业务部门。在系统试运行阶段，最终用户熟悉和掌握单据流转的变化，以 便在系统上线后，能够平稳地实现系统切换，尽量减少对于系统的影响。 详细

13、内容参考相关模块的单据流转文档。 3.4.3.4.主数据的维护体制主数据的维护体制 在系统上线后，对于业务中新增的主数据的系统维护，必须落实到具体的职能部门并相应 的制订有关的业务操作流程。关于下列主数据的具体维护办法，各个部门在本部门的具体系统 切换和运行方案中作了详细的要求。对于跨部门的数据收集，尤其需要将有关职责落实到具体 的科室和具体的负责人员，并要确定线外填写的表格、具体申请和审批的流程。 详细内容参考相关模块的主数据管理制度文档。 3.5.3.5.业务应急方案业务应急方案 业务应急方案是指各业务部门在 SAP 系统由于各种原因瘫痪的情况，启用备用的应急流程、 单据流转和措施，以保证

14、企业核心业务的正常进行。业务应急方案的具体制定，将由分公司主 要的业务职能部门根据本部门的实际情况，分别制定详细的方案。业务应急方案的启动涉及到 企业日常运做的相关方面，所以通常的技术问题处理不属于业务应急方案的处理范围。通常业 务应急方案的启动，根据业务的需求和对于系统依赖的情况而定。建议，对于上海高桥分公司 相关的业务部门，在 SAP 系统在工作时间，由于网络或应用系统原因（除正常技术停机外）超 过 4 个小时的情况下，可以启动业务应急方案。具体的启用业务应急方案，需要分公司主管领 导、主要业务部门负责人和信息中心负责人共同研究，统一意见并决策实施。 针对于不同的业务模式，应急处理方案的内

15、容不尽相同。详细内容参考相关模块的业务应 急方案文档。 3.6.3.6.上线前的系统试运行上线前的系统试运行 从 10 月 18 日至 10 月 29 日为止，项目组将动员所有的最终用户参与为期两周的系统试运 行。系统试运行的目的是为了 帮助最终用户在系统上线前，进一步熟悉 SAP 系统操作； 帮助最终用户和业务领导进一步熟悉和掌握新的规章制度、业务流程和单据流，并 利用它们处理日常业务； 帮助各单位了解系统运行后，不同业务部门之间的新型业务协助关系； 发现具体操作中的问题并及时反馈到项目组，以便在系统上线前解决这些问题 项目组将在生产服务器上拷贝出一个同正式生产环境配置一致的试运行环境（P2

16、0-620）， 同时为最终用户创建好同正式生产环境一样的用户 ID。分公司机关和各业务部门的最终用户， 根据新的业务流程和单据流转方式，用自己的用户 ID 进入 SAP 系统中处理日常业务。 各单位应该明确试运行的重要性和必要性，认真动员和组织将来 SAP 系统的最终用户参加 SAP 试运行。各位最终用户认真参与此项工作，在有限的时间内完成所负责各种业务的系统操 作演练，及时反映试运行中出现的各类问题。试运行不单单是系统的操作演练，也是业务流程、 单据流转和各业务部门之间协助演练的过程。 4. 4.数据转换工作数据转换工作 4.1.4.1.数据转换的目标数据转换的目标 数据转换的目标是，按照项目组确定的实施范围，将系统上线时间点前所存在的，需要在 SAP 系统中应用的业务数据，通过一系列标准工作步骤，利用标准化的工具，全部转入到 SAP 系统中。从而达到： 系统上线后，所有的业务数据存在于 SAP 系统内，业务人员能够直接利用系统进行业 务操作； 减少上线后数据维护工作量，同时又提升了数据的准确